Forestil dig at gå ind i et møde uden nogen form for opvarmning, lige ind i den kolde, hårde dagsorden. Det er som at dykke ned i en pool uden først at dyppe tæerne – lidt af et chok, ikke? Tja, derfor er åbningsrefleksioner ligesom opvarmningsøvelserne før dit mødemaraton. De kan virke små, men de spiller en strategisk rolle i planlægningen og afviklingen af dine møder.

I dagens blog skal vi komme ind på præcis, hvorfor disse åbningsrefleksioner er vigtige, samt give tips til, hvordan du kan udføre dem inden begyndelsen af dit næste møde. Dette gælder også for enhver form for møder! Uanset om det er et ugentligt møde eller et vigtigt møde med alle hænder; der er ingen undskyldninger for dårligt planlagte møder nu!
‍

1. Velkomst og taknemmelighed

Forestil dig, at du går ind i et værelse, og det første, du hører, er et varmt "Velkommen! Vi er så glade for, at du er her." Øjeblikkeligt føler du, at du betyder noget. Det er det at udtrykke taknemmelighed og byde deltagere velkommen. Det sætter mødet i gang på den rigtige måde, og får alle til at føle, at de er en del af noget meningsfuldt. Og når folk føler sig værdsat og værdsat, gæt hvad? De er mere tilbøjelige til at være engagerede og klar til at bidrage, hvilket gør diskussionen mere produktiv.

Lad os ikke glemme, at møder nogle gange kan være lidt af en buzzkill, ikke? Du er midt i arbejdet, og pludselig er det mødetid. Men når nogen starter mødet med at sige: "Tak fordi du er her; din tilstedeværelse betyder noget," er det som en moralsk booster. Det minder alle om, at dette møde ikke kun er et tidsnød; det er meningsfuldt. Det er som at forvandle en potentiel pandebryn til et lille smil.

Lad os prøve: "God [morgen/eftermiddag/aften], alle sammen. Jeg vil starte med at udtrykke min taknemmelighed for jeres tid og tilstedeværelse her i dag. Tak fordi I var en del af dette møde."

Surf Offices bedste tip: "Velkommen-håndtrykket" er et godt valg til at fremme en følelse af velkomst og taknemmelighed i møder, uanset om de er fysiske eller virtuelle. Det er med til at skabe en varm og rummelig atmosfære, så deltagerne føler sig værdsat og værdsat lige fra starten.

Husk disse trin!

• Ræk en åben hånd ud med et smil.
• Vent på, at deltagerne svarer (fysisk eller virtuelt).
• Udtryk mundtligt taknemmelighed: "Tak, fordi du er her."
• Hold øjenkontakt, hvis du er i virtuelle møder.
  ‍

2. Formål og målsætninger

Har du nogensinde været til et møde, hvor du ikke havde nogen anelse om, hvorfor du var der, eller hvad du skulle opnå? Ja, også os! Det er som at vandre i mørket! At angive formålet og målene lige ud af porten er som at tænde lyset. Alle ved med det samme, hvorfor de er samlet, og hvad de skal udrette. Klarhed er din bedste ven i et møde.

Lad os prøve: "Hej hold. I dag er vi samlet her for at [angive formålet eller målene for mødet]. Lad os arbejde sammen for at nå vores mål."

Surf Offices bedste tip: Angiv tydeligt mødeprotokollen til teamet og hold dig til de tildelte tider. Hvis du vil tale om produktivitet, så angiv, at det vil tage X antal minutter. At gå væk fra emnet kan forlænge mødet, og alt dit hårde arbejde og forberedelser er fløjet ud af vinduet!
‍

3. Anerkendelse af præstationer

Overvej, hvordan det føles, når dit hårde arbejde bliver anerkendt og fejret. Det er som et skud positivitet lige i hjertet. At anerkende resultater i begyndelsen af et møde gør netop det – det giver dine teammedlemmer et moralsk boost. Det fortæller dem, at deres indsats ikke går ubemærket hen, og deres arbejde værdsættes.

Når folk føler sig værdsat, er de mere tilbøjelige til at gå til mødet med entusiasme og en positiv indstilling. Denne positive energi kan smitte af, spredes i hele teamet og sætte en produktiv tone til diskussionen.

Lad os prøve: "Før vi dykker ned i vores dagsorden, vil jeg gerne bruge et øjeblik på at fejre nogle nylige præstationer. [Nævn en nylig succes eller milepæl]."

Surf Offices bedste tip: Opret et system med priser eller certifikater for at hædre fremragende præstationer. Før mødet starter, overrække disse priser til teammedlemmer, der har udmærket sig på forskellige områder, såsom projektafslutning eller innovation. Du kan gøre dette til en fast del af dine møder.
‍

4. Ryste teams sammen

Vi ved alle, at isbrydere er en opvarmning for hjernen og hjertet. Kender du den akavede stilhed, når et møde starter? Isbrydere brager igennem det som en mester. De gør det hele hyggeligt og behageligt, så vi kan chatte uden at føle, at vi er til et formelt middagsselskab.

Så lad os sige, at vi er dybt inde i isbryderen, og du finder ud af, at din kollega ikke kun elsker regneark, men også er en amatør salsadanser. At dele personlige ting som det hjælper os med at knytte bånd på et dybere plan. Det er som at opdage, at I begge rod for det samme sportshold; det er en øjeblikkelig forbindelse. Og tro det eller ej, den forbindelse kan få os til at arbejde bedre sammen.

Lad os prøve: "Lad os starte dette møde med en hurtig isbryder. Del i én sætning noget interessant eller spændende, der er sket med dig for nylig."

Surf Offices bedste tip: En af vores foretrukne isbrydere til at deltage i møder er "To sandheder og en løgn" – perfekt til at sætte en venlig tone før et møde!

Sådan går det:

• Hver af jer tænker på to ting om jer selv, der er sande, og én ting, der er totalt fib.
• Når det er din tur, kan du dele alle tre med gruppen – men hold et pokerface!
• Nu er det de andres opgave at gætte, hvilken der er løgnen.
• Når stemmerne er kommet, spild bønnerne og del historien bag løgnen.
  
  

Why is this game awesome, you ask? Well, it's like a social puzzle. It gets everyone talking, laughing, and learning quirky facts about each other. Plus, it's a nifty way to break the ice and team build!
‍

5. Indstilling af tonen

En god måde at sætte tonen i ethvert møde på er at minde medarbejderne om, hvorfor de arbejder så hårdt i første omgang. Tænk på det som en lille gnist, der kan lyse hele vores værelse op. Når vi genskaber forbindelsen til vores virksomheds mission, er det som at genfinde den spænding, vi havde, da vi først kom med. Det er som at genoplive vores passion for det, vi laver. Og stol på os, at den slags følelsesmæssig forbindelse kan give os et turboboost af energi og holde os oppe under hele mødet.

Lad os prøve: "Når vi begynder, lad os huske vores fælles forpligtelse til [virksomhedens værdier/mission/mål]. Lad det styre vores diskussioner i dag."

Surf Offices bedste tip: Nogle gange kan virksomhedens missioner og værdier virke lidt som de store, fancy ord, du finder i virksomhedens dokumenter. Men i det øjeblik du begynder at flette dem ind i en historie fra det virkelige liv, bliver de pludselig jordnære og relaterbare.

Så hvorfor ikke dele en historie med holdet? Forestil dig at dele en historie om et af dine egne teammedlemmer, der stod over for en hård situation, og i det øjeblik legemliggjorde de virksomhedens værdier som en superhelt i aktion. Du fjerner næsten disse ord fra papiret og viser alle, at de ikke bare er tomme sætninger, men ledestjerner, der lyser vores vej.

Når du hører om, hvordan en medarbejder gik ud over at gøre tingene rigtige for en kunde, selv når det blev hårdt, bliver din virksomheds værdier levende. Det er en påmindelse om, at disse værdier ikke kun er til skue; de er det bankende hjerte i det, du laver. 
‍

6. Inspiration og motivation

At starte med et inspirerende citat er som en krog, der trækker alle ind i mødet. Folk kan ikke modstå et godt citat, der rammer de rigtige toner.

Når du deler et citat, der har rørt dig personligt, skaber det også en forbindelse med dit team. Det viser, at du ikke kun handler om forretning, men du bringer en del af dig selv ind i mødet.

Inspirerende citater fylder normalt positivt. Ved at starte med en, sætter du en solrig tone, der kan booste alles humør og motivation.

Lad os prøve: "Jeg stødte for nylig på et citat, der gav genklang hos mig: [Del et inspirerende citat]. Lad os bruge disse ord som motivation for vores møde i dag."

‍Surf Offices bedste tip: Prøv at bruge internettet til at finde nogle af de bedste citater for virkelig at få dit team i gang. Prøv at gøre det relevant for teamwork eller succes. Hvis du inspirerer blot én person under mødet, har du nået dit mål!

Her er nogle af vores yndlingscitater:

"Den eneste måde at gøre stort arbejde på er at elske det, du laver." - Steve Jobs

"Succes er ikke endelig, fiasko er ikke fatal: Det er modet til at fortsætte, der tæller." - Winston Churchill

"Alene kan vi så lidt; sammen kan vi så meget." - Helen Keller

"Den bedste måde at forudsige fremtiden på er at skabe den." - Peter Drucker

"Hårdt arbejde slår talent, når talent ikke arbejder hårdt." - Tim Notke

"Forskellen mellem en succesfuld person og andre er ikke mangel på styrke, ikke mangel på viden, men snarere mangel på vilje." - Vince Lombardi

"Succes er at gå fra fiasko til fiasko uden tab af entusiasme." - Winston Churchill

"Teamwork får drømmen til at fungere." - John C. Maxwell

"Fremtiden afhænger af, hvad du gør i dag." - Mahatma Gandhi
‍

7. Følelsesmæssigt check-in

Følelsesmæssige check-ins før teammøder kan gøre en væsentlig forskel i, hvordan dit team fungerer. Det er mere end blot en rutine; det er en praksis, der kan påvirke teamdynamik og produktivitet positivt.

Først og fremmest giver disse check-ins teammedlemmer mulighed for at udtrykke, hvordan de har det. Tænk på det som et sikkert rum for følelsesmæssig deling. Det kan virke som en lille ting, men det er afgørende for deres følelsesmæssige velvære. Når individer kan åbne op om deres følelser, kan det forhindre problemer i at eskalere eller påvirke teamdynamikken negativt.

Indtjekning bidrager også til at opbygge tillid i teamet. Tillid er den lim, der holder et team sammen, og når teammedlemmer føler sig trygge ved at dele deres følelser og bekymringer, vokser tilliden naturligt. Det er en kritisk komponent i effektivt teamwork, og disse følelsesmæssige check-ins kan bane vejen for stærkere bånd mellem teammedlemmer.

Lad os prøve: "Før vi går i gang, lad os tage et øjeblik til at stille spørgsmål til indtjekning til hinanden. Hvordan har alle det i dag? Er der noget, du gerne vil dele eller diskutere?"

Surf Offices bedste tip: Nu kan det være svært at få visse personer til at åbne sig, især hvis de f.eks. er irriterede på et andet teammedlem eller oplever personlige problemer. Lad os ikke prøve dette i en ulicenseret terapisession!

Nøglen er at skabe et sikkert og behageligt miljø, hvor teammedlemmer føler, at de kan åbne op, hvis de vælger at gøre det. Lad os prøve et spil:
‍

Følelsesdeling bingo

Inden mødet starter, skal du dele bingokort ud til hvert teammedlem med forskellige følelser eller følelser skrevet i felterne. For eksempel "glad", "frustreret", "spændt", "ængstelig", "tilfreds" og så videre.

Under check-in kan teammedlemmer skiftes til at dele deres nuværende følelsesmæssige tilstand, men i stedet for blot at sige det direkte, forsøger de at inkorporere det naturligt i samtalen. For eksempel, hvis nogen føler sig begejstret, kan de sige: "Jeg føler mig som et barn julemorgen om denne projektopdatering!"

Andre teammedlemmer kan markere den tilsvarende følelse på deres bingokort, når de hører den. Målet er ikke at presse nogen til at dele, men at skabe en lethjertet og ikke-påtrængende måde, hvorpå folk kan udtrykke sig, hvis de ønsker det.

Den første person, der udfylder sit bingokort, kan få en lille præmie eller anerkendelse, hvilket tilføjer et sjovt og venligt konkurrenceelement til aktiviteten. Denne tilgang tilskynder til følelsesmæssig deling uden at gøre nogen utilpas eller tvinge dem til at videregive personlige oplysninger. Det holder atmosfæren let og behagelig, samtidig med at teammedlemmerne stadig kan forbindes på et følelsesmæssigt plan, hvis de vælger at gøre det.
‍

8. Visuelle isbrydere

At tilføje en visuel isbryder er som at drysse et strejf af kreativitet ind i din mødecocktail. Det handler ikke kun om ord; det handler om at forbinde på et mere personligt plan. Når du beder dit team om at vise deres nuværende arbejdsområder frem, inviterer du dem ind i din verden. Dette hjælper med at bryde isen og får de virtuelle forhold til at føles en smule mere ægte.

Lad os prøve: "Hej, lad os sætte gang i tingene med en visuel isbryder. Vis os dit arbejdsområde, og glem ikke at fremhæve noget særligt på dit skrivebord."

Surf Offices bedste tip: Hemmeligheden her er at lade dit team blive lidt fancy med kameravinkler og baggrunde. Det tilføjer et sjovt element, lidt som en lille gætteleg. Derudover er det en chance for alle til at vise deres unikke stil frem.
‍

9. Refleksion over de seneste udfordringer

Før du dykker med hovedet ind i mødedagsordenen, hvorfor så ikke bruge et øjeblik på at sikre dig, at projekter og opgaver kører problemfrit? At reflektere over de seneste udfordringer, dit team har stået over for, giver alle mulighed for at tale om bekymringer eller fejl, der er sket siden sidste møde.. Det er en chance for at lære af dine tidligere eventyr, justere dine strategier og opbygge den altafgørende modstandskraft.

Lad os prøve: "Okay, lad os sætte gang i tingene ved at reflektere over en nylig udfordring. Hvilke lektioner kan vi presse ud af den, og hvordan kan vi bruge disse lektioner?"

Surf Office’s Top Tip: Sometimes people are reserved when admitting failures or challenges. If this is the case with your team, perhaps integrate a game into the meeting to energize the room!
‍

Lektionskort

Sådan spiller du:

• Giv hvert teammedlem et kartotekskort eller en note. Bed dem om at nedskrive en nylig udfordring, de stod over for på den ene side, og den lektie, de lærte af den på den anden side.
• Saml alle kortene og bland dem.
• Træk et tilfældigt kort og læs udfordringen og lektionen højt uden at afsløre forfatteren.
• Tilskynd teamet til at diskutere lektionen, og hvordan den kan anvendes på fremtidige opgaver eller projekter. Gæt, hvem der har skrevet kortet, hvis de ønsker det, men fokuser på selve lektionen.
• Fortsæt med at tegne og diskutere kort, indtil du har dækket alle udfordringerne og lektionerne, eller indtil du har brugt den ønskede mængde tid på aktiviteten.
• Afslut med at opsummere de vigtigste takeaways og handlingspunkter, der kom frem fra diskussionerne.
  ‍

Denne aktivitet tilskynder til refleksion over de seneste udfordringer og giver mulighed for meningsfulde diskussioner uden behov for for mange ressourcer og planlægning!
‍

10. Mindfulness minut

Så I er ved at starte jeres møde, men før I dykker ned i det rene, tager I alle en hurtig pust. Tryk på nulstillingsknappen på alles hjerne! En kort mindfulness-øvelse – hvad enten det er en åndedrætsøvelse på et minut eller en mini-meditation – hjælper alle med at skrue ned for deres stressniveau og blive Zen-krigere.

Lad os prøve: "Lad os sætte gang i tingene med et opmærksomt øjeblik. Luk de kikker, tag en dyb indånding, og lad os få hovedet med i spillet."

Surf Offices bedste tip: Hvis du føler dig eventyrlysten, kan du endda bringe en mindfulness-guru eller bruge nogle smarte meditationsapps. Over tid kan denne praksis gøre dine møder til Zen-zoner med fokus og ro.
‍

11. Gæstetalere

At invitere en gæstetaler til at åbne dit møde er en fantastisk mødeidé af flere tvingende årsager. Det tilføjer ikke kun et lag af nyhed og spænding til dine sammenkomster, men bringer også betydelige fordele til dit team og organisation som helhed.

Disse mennesker er professionelle; de har alle ingredienserne til at få folks hoveder væk fra skrivebordet og ind på bolden!

Lad os prøve: "God [morgen/eftermiddag/aften], alle sammen. Inden vi dykker ned i vores møde i dag, har vi en særlig godbid til jer. Vi har inviteret en motiverende taler, som vil dele værdifuld indsigt med os. Tak fordi du er her for at gøre dette øjeblik endnu mere meningsfuldt."

Surf Offices bedste tip: Lav din egen research! Hver virksomhed har forskellige værdier og ideologier, og gæt hvad? Der er motiverende talere derude, som passer perfekt til din beskrivelse. Tag imod anbefalinger fra andre personer i lignende virksomheder, surf på internettet, læs anmeldelser, men overordnet set sørg for, at den motiverende taler passer til din virksomhed.
‍

12. Skift indstillingen!

At skifte indstillingen til en indledende refleksion før et møde kan gøre underværker. Det er ligesom en mental ganesenser, især hvis du bruger mere end 40 timer i samme rum!

I stedet for at dykke direkte ind i forretningen, giver det alle en chance for at slappe af, rense tankerne og sætte en positiv tone. Denne ændring i landskabet giver dit team mulighed for at fjerne eventuelle distraktioner og fokusere bedre. Derudover tilskynder det til en mere afslappet og åben atmosfære, hvilket fremmer bedre kommunikation og samarbejde. Så hvor kan du tage hen?

Hvad hvis vi fortalte dig, at du kunne tage dine møder væk fra stedet, f.eks. på en...strand? Det er rigtigt, forestil dig, at du brainstormer ideer med dit team, lyden af blide bølger i baggrunden og solen kysser din hud. Det lyder måske som en drøm, men med hjælp fra Surf Office kan denne drøm blive din virkelighed.

Er du ikke fan af stranden? Intet problem! Vi har også et væld af forskellige by- og landsteder til dig og dit team. Forestil dig at tage den indledende refleksion på en picnic i det irske landskab eller en trekking i de skandinaviske skove. Meget inspirerende steder!

Hos Surf Office er vi specialiseret i at skabe unikke arbejdsoplevelser, der kombinerer forretning og fornøjelse.

Med Surf Office som din partner kan du problemfrit flytte dine forretningsmøder til stranden, hvor produktivitet møder paradis. Så hvorfor ikke bytte dit bestyrelseslokale til et kontor ved stranden og opleve magien ved at kombinere arbejde og fritid i de mest idylliske omgivelser som muligt? Dit team vil takke dig, og din virksomhed vil trives i processen.