Det 21. århundredes forretningsprincipper er mere fokuseret end nogensinde på fremtiden. Dette får virksomhedernes øjne til at se fremad og opad, men i al den tid, vi bruger på at tænke på fremadrettet bevægelse, overser vi nogle gange de erfaringer, der kan drages af fortiden.
I dag dykker vi ind i, hvordan refleksioner kan være en game-changer for at booste dit holds præstation. Teamrefleksioner fokuserer på, hvordan alles har det og er mere tilbagelænede. De giver plads til at tale om alt fra projektet overordnet til, hvordan teamet taler med hinanden, hvilket gør det til et godt tidspunkt at tage fat på alle mulige ting for at hjælpe teamet til at smelte og arbejde bedre sammen.
På den anden side handler agile retrospektiver, som du måske har hørt om, om at se på, hvordan holdet fungerer og gøre det bedre, tæt knyttet til, hvad der sker i den aktuelle sprint. Det er en struktureret måde at finde ud af, hvordan man kan forbedre sig.
Hvor ofte skal teamrefleksioner ske?
Tja, det kan afhænge af din virksomheds omfang, størrelse og hastighed. Mere agile virksomheder udfører dem normalt ugentligt eller hver anden uge. Mere stive virksomheder sigter efter hver 2. til 6. måned.
Tænk på teamrefleksioner som en chance for personalet til at dele deres ærlige og ægte tanker eller bekymringer om et projekt eller en opgave. At få dit personale til at tale åbent og behageligt er ofte lettere sagt end gjort. Det er derfor, vi er her i dag for at hjælpe dig med at oprette en perfekt teamrefleksion, en der sikrer, at dine teams vokser til deres fulde potentiale.
10 eksempler på spørgsmål, som en leder kan stille deres medarbejdere til effektive teamrefleksioner:
- Hvad var de sværeste dele af dette projekt, og hvordan håndterede vi dem?
- Kommunikerede vi effektivt gennem hele projektet, eller var der problemer?
- Nåede vi vores mål? Hvis ikke, hvad holdt os tilbage?
- Hvilke teamwork-øjeblikke skilte sig ud som succesrige, og hvor kunne vi forbedre os?
- Hvordan håndterede vi udfordringer eller forandringer? Hvad virkede, og hvad virkede ikke?
- Følte alle sig hørt og værdsat under projektet? Hvordan kan vi forbedre inklusiviteten?
- Er der nogle beslutninger, vi har truffet, som vi bør genoverveje?
- Hvad lærte vi, og hvordan kan vi anvende det næste gang?
- Gav denne reflektionssession os nyttig indsigt? Hvordan kan vi gøre fremtidige sessioner bedre?
- Hvordan kan vi sikre, at vi omsætter vores læring i praksis fremover?
Så nu ved du, hvilke spørgsmål du skal dække i møderne, lad os komme ind på, hvordan man kører et.
En trin-for-trin guide til at facilitere teamrefleksionsmøder
Inden teamrefleksionsmødet
Sørg for, at du forbereder holdets refleksioner korrekt. Nedenfor gennemgår vi nogle af de vigtigste aspekter af forberedelsen til mødet:
1. Definer klart mål
Det første skridt i at opsætte en perfekt teamrefleksion er at definere målene og målene for disse sessioner. Brug en notesbog eller et digitalt dokument til at lave en liste over ønskelige resultater. Måske rammer det det kvartalsvise mål eller forbedrer medarbejdernes glæde i årlige undersøgelser. Vær specifik.
Når du først har sat dine mål fast, skal du ikke holde dem låst. Del dem med dit team i den tidlige udviklingsfase, og føl ikke, at du sætter love. Forstå, at du opmuntrer din arbejdsstyrke til at arbejde hen imod målbare præstationer og giver dig mål, som dine teams kan sigte efter. Det er en god måde at starte på!
Toptip: hold det enkelt, hold det SMART!
Sørg for, at dine mål er SMARTE; det vil sige Specifik, Målbar, Opnåelig, Relevant og Tidsbestemt. Dette sikrer, at du forbliver fokuseret på de mest afgørende forretningsområder. Et andet tip, når du udarbejder dine mål, er at bruge de enkleste værktøjer som en notesblok .txt-fil. Dette forhindrer dig i at gå tabt i formatering, udsmykning eller dekoration.
2. Tidsplan frekvens
Med dine handlingsrettede mål fastlagt og forstået af dine teams, skal du nu tænke på, hvor ofte disse teamreflektionssessioner vil forekomme. Nøglen her er at skræddersy frekvensen til din arbejdskultur.
Hvis din virksomhed er agil (hvilket betyder, at den ofte tilpasser sig markedsændringer og teknologiske udviklinger), så passer denne fleksibilitet godt sammen med hyppigere refleksionssessioner. At sigte mod hver anden uge eller månedlig sikrer, at refleksioner består af væsentlige ændringer, så naturligvis er der flere lektioner, der skal reflekteres over.
Agile stilarter blev udviklet som et svar på mere stive stilarter af forretningsdrift (også kaldet vandfald ). Waterfall er en mere lineær form for projektledelse, hvor teams gennemfører hver projektfase, før de går videre til den næste. Her er der behov for mindre hyppige refleksionssessioner, lige fra to gange om året til en gang om året.
I sidste ende er nøglen at finde en balance mellem konsistens og fleksibilitet. Sæt faste datoer for refleksionssessioner, men forbliv åben for at ændre dem baseret på dine teams feedback eller de udviklende projektbehov. Det kræver balance, men resultaterne betaler sig.
3. Vælg det rigtige mødeformat
Nu er det tid til virkelig at tænke på det perfekte mødeformat. Dit traditionelle mødeformat har stadig fordelene ved interaktion i realtid og ikke-verbale signaler, men er det optimeret til dine fjernmedarbejdere eller hybride teams? Hvis ikke, kan et virtuelt møde være vejen at gå.
Stigende fjernarbejde og fleksible arbejdsplaner betyder, at teams faktisk kan optimeres med asynkrone arbejdssystemer. Ikke alle refleksionssessioner behøver at ske i realtid. Asynkrone formater, såsom delte dokumenter eller diskussionsforum, giver medlemmer mulighed for at bidrage i deres eget tempo.
Nogle teammedlemmer kan føle sig mere trygge ved at dele deres tanker privat. Her kan der holdes dybere diskussioner, og din feedback kan blive mere personlig, og igen har du her mulighed for at gå efter et personligt eller virtuelt format.
Toptip: Brug cloud storage
Få mest muligt ud af din virksomheds digital asset management (DAM) for at gemme og gemme output fra teamrefleksioner. Dette skaber en uvurderlig boks af velorganiserede dokumenter, billeder og ressourcer i ét slankt cloud-baseret system.
Under teamrefleksionsmødet
Her er nogle ideer, du skal huske på, mens teamrefleksionsmødet finder sted:
4. Skab et sikkert miljø
Den næste fase læner sig op ad blødere teknikker, som ledere kan bruge, og det betyder, at alle medlemmer føler, at de er et sted, hvor de kan tale åbent og fri for dømmekraft.
For det første gå foran med et godt eksempel. Dine hold vil tage udgangspunkt i din adfærd, så vis en vis åbenhed og udtryk selv eventuelle bekymringer. Del dine erfaringer og vær modtagelig for feedback og forskellige synspunkter. Dette er med til at sætte tonen for åben dialog.
En mere teknisk betegnelse for dette er psykologisk sikkerhed på arbejdspladsen, som er defineret som "fraværet af interpersonel frygt." Personale, der er bange for at dele deres ideer, vil ganske enkelt ikke dele disse idéer, og i stedet for værdifulde refleksioner, sætter "gruppetænkning" sig til rette. Få mest muligt ud af en-til-en eller team -check-ins for at bekæmpe gruppetænkning og forstærke produktiviteten hos hvert teammedlem.
Ved at skabe et trygt miljø for teamrefleksioner føler folk, at de har grønt lys til at dele, hvordan de synes, et projekt forløb. Dette fører til at indsamle de oplysninger, du har brug for for at skabe teams, der arbejder med og for hinanden, og fører til positiv teamvækst.
5. Opmuntre til deltagelse
Førende fra at skabe en sikker og åben arena for fri udfoldelse, bør du nu gøre dit yderste for at få den afgørende deltagelse fra andre. Som leder vil du sandsynligvis modtage forskellige perspektiver, så fejr dem.
Vær villig til at gå på bagsædet og bed teamledere om at præsentere. At få hvert medlem involveret holder alle opmærksomme på, hvad der sker til enhver tid. Hver gang et nyt dagsordenspunkt er dækket, skal du have nogle spørgsmål forberedt for at prøve at måle deres meninger og tanker. I et virtuelt miljø kan du opmuntre til skærmdeling med medlemmer og have en digital samling af spørgsmål og aktiviteter til at bringe i teamrefleksioner.
Toptip: Frygt ikke små tavsheder
Når man tilskynder til deltagelse fra medlemmer, kan møder nogle gange falde lidt stille. Det kan være nyt for medarbejdere med forskellige baggrunde at have mere kontrol og åbenhed i at dele deres tanker. Dette er et simpelt tip, men det bliver ofte overset af ledere, der er for ivrige efter at komme til resultaterne af møder. Skynd dig ikke at fylde et stille tomrum med forhastede konklusioner.
Efter teamrefleksionsmødet
Bare fordi mødet er slut, betyder det ikke, at dine bestræbelser på at forbedre er det! Her er områder, du skal overveje, efter at teamrefleksionsmødet er slut:
6. Fokus på løsninger
Efterhånden som tankerne og ideerne fra teamrefleksioner kommer ind, er dette trin rettet mod at anvende disse ideer til praktiske løsninger.
Lad os skabe et scenarie med et punkt, der er rejst i en refleksionssession. Et teammedlem sagde, at de føler, at de kæmper med at balancere arbejdsbyrde og privatliv. Dette er tiden til at sikre dig, at du virkelig hører de tanker, der dukker op i en refleksionssession.
Du vil hurtigt finde ud af, om et andet medlem har den samme følelse. Hvis det er tilfældet, bliver det altafgørende at vise dine medarbejdere, at du er fokuseret på en løsning. I dette scenarie kan du overveje at indføre en mere fleksibel arbejdsplanpolitik. En refleksreaktion af stigende teamstørrelse kan være din foretrukne løsning, men det er afgørende at huske, at det ofte ikke er bevist, at tilføjelse af flere medlemmer til teams øger projektets output.
Ved at vise personalet, at du er fokuseret på effektive løsninger, der tager hensyn til trivsel såvel som arbejdsoutput, er du med til at skabe refleksionssessioner, der er mere åbne og ærlige. Denne tilgang fører til mere produktive teams, det største resultat en ægte teamrefleksionssession kan have.
7. Dokumenter erfaringer
Sæt lidt tid af til at dokumentere al denne værdifulde information i debriefs. Efter at have været så fokuseret på at anvende løsninger på de punkter, der er rejst i dit teams refleksioner, er det et godt tidspunkt at dokumentere og gemme, hvad der er blevet lært.
Lav et delt dokument, hvor alle opfordres til at få deres tanker om, hvordan dine refleksionssessioner har hjulpet. En central hub holder den tilgængelig for alle, inklusive dine fjernmedarbejdere, når de vil have en genopfriskning.
Du kan lede ved at skabe et dokument i historiestil, komplet med de små sejre og strabadser. Det er bevist, at historier holder sig mere til læserne, og de inkluderer billeder, der illustrerer, hvordan hver lektion blev taget ind. En mere jordnær tilgang holder læringen i live for alle!
8. Evaluer og inkorporer
Vi har oprettet en nøje planlagt teamrefleksion, indsamlet nøgleoplysninger og udstukket vores kurs for forbedring. Nu er det tid til at sikre sig, at den sande værdi ikke kun ligger i selve refleksionen, men hvad der kommer derefter. Vi er nødt til at inkorporere alt i strukturen af arbejdskulturen og forretningsdriften.
Brug dataene. Finder du nogle mønstre, der dukker op? Hvis ja, brug handlingsrettede trin til fremtidige opgaver. Din tidsplan for teamrefleksioner er oppe at køre, så tag dem med til overvejelserne i næste uge, måned eller næste kvartal. Denne løbende proces med teamvækst og udvikling fejrer erfaringerne på rejsen, ikke på destinationen.
Få dine klareste refleksioner på et nyt sted. Prøv et af vores firmature eller konferencer
Her hos Surf Office får vores virksomhed teams til at arbejde i deres bedste alder, og vi ved, at teambuilding-ture er en fantastisk måde at cementere positivt teamwork. Så hvorfor ikke overveje et team-ture med os? Forestil dig de sædvanlige rammer for dine kontormiljøer, der smelter væk på en sandstrand eller tager dig tid til at værdsætte naturen på et tilflugtssted på landet.
Kan du lide denne idé, men er du i tvivl om, hvordan du skal sætte det hele sammen? Intet problem, det er her Surf Office kommer ind.
Vi har haft fornøjelsen af at organisere over 700+ virksomhedsudflugtsaktiviteter, inklusive til remote teams, for mange forskellige virksomheder. Sådan tilbyder vi:
- Stressfri overførsler? Vi har dig! ✅
- Kvalitetssikrede boliger?Check! ✅
- Engagerende teambuilding aktiviteter? Vores speciale ✅
- Restaurantreservationer? Det er op til os! ✅
- Ekspert bistand til virksomhedsudflugtsplanlægning? Det har vi selvfølgelig dækket! ✅
- Support på stedet, skræddersyet til dine behov?Absolut ✅
Ikke kun dette, men vi har også adgang til 150+ lokationer rundt omkring i Europa, APAC, USA og nu Latinamerika, hvilket betyder, at himlen er din grænse, når det kommer til at vælge den rigtige placering til dig og dit team.
Dine teamrefleksionsmøder fungerer bedst, når alle føler sig afslappede og engagerede, så få mest muligt ud af en virksomhedsudflugt for hele teamet for at få dit teams refleksioner så klare som krystal.
