Nogle mennesker kalder dem " rådhuse ". Andre siger "møder med alle ansatte." Men når det kommer til alle hænder, diskuterer alle det samme: en afgørende virksomhedsdækkende sammenkomst, hvor medarbejdere, ledere og interessenter deler forretningsopdateringer, fejrer milepæle og diskuterer vigtige organisatoriske spørgsmål.
Vores tidligere indlæg om dette emne detaljerede, hvordan man kører en. I dag kigger vi nærmere på oprettelsen af din mødedagsorden for alle hænder. Ligesom en GPS, der fortæller dig, hvor du skal henvende dig, bør indstilling af dette på forhånd sikre, at sessionen kører problemfrit, dækker alt uden at overskride og holder deltagerne engagerede fra start til slut. Lyder det godt? Læs videre for at finde ud af, hvordan en effektiv dagsorden ser ud.
Eksempel på mødedagsorden for alle hænder
Her er en potentiel struktur for dit næste møde med alle hænder, inklusive hvor lang tid vi foreslår, at du bruger på hvert emne. Du er velkommen til at bruge eksempeldagsordenen, som den er, eller juster den efter din virksomheds behov. Hvis du leder efter yderligere ideer til alle emner, så gå ikke glip af det sidste afsnit af dette indlæg...
- Indledende check-in/velkomst (5 minutter)
- Isbryderaktivitet eller spil (10 minutter)
- Meddelelser, milepæle og festligheder (10 minutter)
- Virksomhedsopdateringer og emner for hele organisationen (20 minutter)
- Særlig session (15 minutter)
- Spørgsmål og svar (10 minutter)
- Udtjekning (5 minutter)
- Samlet længde: ~75 minutter
- Hyppighed: Månedligt
- Beliggenhed: På kontoret eller foretaget virtuelt, plus et eksternt møde en gang om året (tip: det kan vi hjælpe dig med!)
Dagsorden for alle personalemøder
Nu har vi set dets bestanddele, lad os se på hvert element af vores foreslåede dagsorden for alle hænders møde mere detaljeret:
1. Indledende check-in/velkomst (5 minutter)
Uanset om du mødes personligt eller online, er et logisk sted at starte en all-hands ved at byde alle velkommen og takke dem for at komme. Du kan også påpege eventuelle bemærkelsesværdige fravær, gennemgå dagsordenen meget hurtigt og/eller angive, hvad du håber at opnå i løbet af sessionen.
Nogle virksomheder laver også en meget kort interaktiv aktivitet på dette tidspunkt, såsom en afstemning. Mens du venter på, at folk ankommer/tilslutter dig, kan du for eksempel bede alle, der allerede er til stede, om at besvare et spørgsmål om virksomheden eller deres rolle (f.eks. "Beskriv virksomhedskulturen med ét ord" eller "Hvad er en ting, du nyder ved dit job" ?”). Den, der leder sessionen, kan kommentere svarene, grine sammen med eventuelle underholdende svar og bede frivillige om at give deres mening om, hvad der er blevet sagt.
I sidste ende er dette en sjov måde at videregive, hvad der ellers kan være et akavet par minutter at vente på efternølende. Det løfter også stemningen, tilskynder til engagement, hjælper deltagerne med at løsne op og får folk til at tale foran gruppen.
2. Isbryderaktiviteter eller spil (10 minutter)
Okay, så alle er nu til stede, og du har budt dem velkommen til mødet. Uanset om du inkluderede en kort aktivitet i introen eller ej, anbefaler vi at gå videre til et isbryderspil.
Fordelene ved dette ligner det, vi diskuterede i forbindelse med afstemningen. Underholdende isbrydere sætter folk i godt humør, hvilket sætter tonen for resten af sessionen. De hjælper alle med at slappe af og letter dermed deltagelse også. Og de fremmer en følelse af sammenhold, der er afgørende ved møder med alle hænder.
Vi har en hel artikel dedikeret til isbryderaktiviteter, som vi anbefaler at tjekke ud. I mellemtiden er her et par hurtige og nemme at prøve:
- Emoji-quiz: Energigivende og kreativt, dette spil involverer at vise gruppen en liste over velkendte film, som du har skrevet ud i emoji-form (f.eks. havet, en haj og et kraniesymbol kunne være Jaws). Deres opgave er at gætte hver enkelt!
- Gæt barndomsbilledet: For at spille denne sjove, sunde aktivitet skal du indsamle barndomsbilleder af teammedlemmer før sessionen og derefter bede gruppen om at gætte, hvem der er på hvert billede. At have en projektor hjælper her.
- Hold op med ballonerne: Denne isbryder er enkel, men giver uendelig sjov. Alt du gør er at fylde rummet med balloner og bede holdet om at gøre alt, hvad der skal til for at forhindre dem i at ramme gulvet! Tilføj et konkurrenceelement ved at opdele i grupper og give hver deres egne farveballoner for at holde sig væk fra jorden.
3. Meddelelser, milepæle og fejringer (10 minutter)
Møder med alle hænder er perfekte muligheder for at fejre holdsejre, dele individuelle præstationer i dette offentlige domæne og tale om særlige lejligheder, såsom nylige fødselsdage eller jubilæer i virksomheden.
Efter at have hævet energiniveauet med en isbryder, kan du holde den gode stemning ved at flyde ved at dedikere 10 minutter eller deromkring til denne positive nyhed.
Måske har en kunde givet holdet fantastisk feedback, eller du har fået en stor ny kunde, eller den nye pige solgte sin første widget. Måske smadrede alle deres mål i denne måned eller gjorde solide fremskridt med det projekt, de har arbejdet på. Uanset hvad, vil denne del af mødedagsordenen for alle hænder helt sikkert højne moralen.
Åh, og hvis du har ansat nye medarbejdere siden sidste møde med alle hænder, er det nu et godt tidspunkt at introducere dem ordentligt til andre mennesker/teams i virksomheden.
4. Virksomhedsopdateringer og emner i hele organisationen (20 minutter)
Går videre til officielle anliggender! Det er tid til, at den administrerende direktør fortæller om nøglemålinger fra den foregående måned, og hvordan virksomheden udvikler sig mod sine bredere mål. Funktionelle kundeemner bør også opdatere gruppen om individuelle projekter - dele vigtige nyheder, bemærkelsesværdige resultater og så videre.
Selvfølgelig vil ikke alle disse opdateringer være positive. Denne fase af alle hænder er også, når du vil nævne eventuelle problemer eller tilbageslag, dit team skal være opmærksom på, plus hvad der bliver (eller blevet) gjort for at løse dem.
Glem heller ikke at minde alle om virksomhedens bredere vision her. Målet? For at hjælpe dem med at forstå, hvad de arbejder så hårdt for at opnå! At gentage denne vision regelmæssigt bør give deres dage større formål og hjælpe dem med at forblive forpligtet til virksomheden og dens ambitioner.
Som en sidebemærkning er denne del af sessionen, når deltagere er mest tilbøjelige til at miste fokus! Så sørg for at holde tingene så kortfattede, engagerende og interaktive, hvor det er muligt. For eksempel kan du søge øjeblikkelig feedback efter hver præsentation eller byde velkommen til hurtige spørgsmål.
5. Særlig session (15 minutter)
Nogle virksomheder dedikerer det femte segment af allehåndsmøder til såkaldte "særlige sessioner". Det er op til dig at beslutte, hvad dette indebærer, men tanken er at gøre noget anderledes (dvs. specielt), som gavner holdet.
For eksempel kan du invitere en gæstetaler ind på kontoret, køre en teambuilding-aktivitet eller lave en "silent hero"-aktivitet.
Sidstnævnte er, hvor man beder hele teamet om at nominere kolleger, som de synes fortjener anerkendelse. De kunne række hånden op for at sige personens navn og hvorfor de nominerer dem eller indsende deres valg/årsager via en udpeget Slack-kanal, som den administrerende direktør så læser fra. Hvis du mødes virtuelt, så kan du lave nomineringer i chatboksen.
Som du kan forestille dig, booster ting som dette a) moralen og b) gør dine møder til alle hænder at se frem til. Hvis du leder efter andre måder at udfylde disse 15 minutter på, så tjek vores næste afsnit med titlen "yderligere allehåndsmødeideer."
6. Q&A (10 minutes)
Nu har du dækket alle hovedpunkterne, så overvej at åbne ordet for spørgsmål. Er der nogen, der har et spørgsmål til den administrerende direktør eller direktionen? Har de bekymringer, de vil give udtryk for? Eller vil de gerne have klarhed over noget, der er blevet diskuteret? Hvis ja, så er det nu du skal spørge.
Der er dog et par måder at køre disse spørgsmål og svar på.
Den første er at tage spørgsmål på stedet og gøre dit bedste for at svare uden for manchetten. Dette kan dog være en skræmmende udsigt – og det er ikke uden risici. For eksempel kender du måske ikke svaret, men forsøger ikke desto mindre at komme uden om spørgsmålet eller i værste fald endda lyve.
Ak, dette sender den forkerte besked til holdet og kan tømme rummet. Derfor tager mange virksomheder i stedet spørgsmål inden sessionen.
En tredje mulighed er at lave en kombination af begge dele: acceptere nogle på forhånd og andre på stedet. Vi kan godt lide denne tilgang, fordi den garanterer, at der vil være spørgsmål og giver folk mulighed for at spørge om alt, hvad der falder dem ind under mødet.
Hvis du ikke ved noget, så fortvivl ikke. Indrøm, at det er tilfældet, og forpligt dig til at få svaret på dem senere! Åh, og prøv at svare på hvert eneste spørgsmål, du modtager. Hvis tiden løber ud, adresser du dem efterfølgende via e-mail eller i en hurtig en-til-en.
7. Check-out (5 minutter)
Med spørgsmålet og svaret overstået, er der kun tilbage at takke folk for at komme og udtrykke din taknemmelighed for deres fortsatte hårde arbejde. Du er velkommen til at opsummere sessionen ved også at give et par vigtige takeaways, eller byd på nogle inspirerende ord, som alle kan tage med tilbage til kontoret.
Inden de går, kan du dog også søge deres feedback om mødet. Brug en anonym papirformular eller onlineundersøgelse for at se, hvad de syntes. Hvad nød deltagerne, og hvad kunne om noget have været bedre? Er der noget, de ønsker mere/mindre af i fremtidige sessioner? Hvad ville de have gjort anderledes?
Tag det med ombord, og denne feedback vil hjælpe dig med at finpudse fremtidige møder med alle hænder for at sikre, at deltagerne får så meget værdi som muligt.
Yderligere ideer til møder med alle hænder
Uanset hvor du gør det, bør denne eksempeldagsorden give en vellykket struktur for dit næste møde med alle ansatte. Der er dog mange andre komponenter, du kan vælge at inkludere! I dette sidste afsnit afslører vi et udvalg af alternative emner og ideer, der skal overvejes:
1. Inviter en gæstetaler
At invitere en gæstetaler til at lede en del af et møde med alle hænder har adskillige fordele. Det giver ledergruppen en pause. Det forhindrer den monotoni, der kan opstå ved rutinemøder. Og vigtigst af alt, det giver medarbejderne friske perspektiver og viden! Engagementet bør stige som et resultat.
Hvad angår talerne, så tænk på at invitere folk fra en bred vifte af baggrunde. En måned kunne du bede virksomhedens grundlægger fortælle om deres oprindelige vision for virksomheden. Den næste kunne være en eliteudholdenhedsatlet, der diskuterer værdien af vedholdenhed. Og derefter kunne du få en psykolog til at dele dokumenterede stresshåndteringsstrategier.
Husk, at emnet ikke behøver at være arbejdsrelateret! Det eneste, du leder efter, er nogen, der kan tilføje værdi ved at diskutere emner, du ønsker at dække på mødet.
2. Lav et mini hackathon
Hackathons er begivenheder, hvor folk arbejder intenst sammen om at løse et specifikt problem eller designe et nyt produkt. De varer normalt mellem 24 og 48 timer, men der er ingen faste regler.
Hvis der er tid nok, kan du løbe et hackathon i en time eller to på det offsite alle hænder møde på dit årlige firmaudflugt. Eller hvorfor ikke prøve et fortættet 15-minutters hackathon i dit månedlige? I stedet for at prøve at bygge/løse noget for vanskeligt, kan du sætte denne strenge tidsgrænse og udfordre teams til:
- Brainstorm nye slogans til virksomheden
- Design et nyt logo
- Lav et manuskript til fremtidige salgsopkald
- Kom med en idé til et nyt produkt
- Tænk på måder at slappe af som et team efter arbejde
- Kom med en særlig begivenhed
Du vil derefter bede hvert hold/individ om at give hurtige præsentationer af, hvad de opnåede. Stol på os, du vil blive glædeligt overrasket over de resultater, du kan få ved at samarbejde på en så kort, koncentreret måde!
3. Kør en frokost og lær
Frokost og lær-sessioner er præsentationer eller workshops, der afholdes i frokosttid for at uddanne/opkvalificere medarbejdere om et bestemt emne. Ideen er at gå væk fra skrivebordet i en time, samles som et team og spise frokost, mens du lærer noget sjovt og informativt.
Deltagelse er normalt valgfrit, men der er intet, der forhindrer dig i at forvandle dit allehåndsmøde til en frokost og lære! Faktisk kunne det være en perfekt mulighed, hvis der er noget, du tror, alle vil få ud af at lære.
4. Bed om medarbejderhenvisninger
En anden mulighed for dit møde med alle hænder er at fremhæve eventuelle ledige stillinger i virksomheden og bede dine nuværende medarbejdere om at henvise enhver, de mener ville være egnet til rollen/rollerne.
Denne form for henvisningsmarkedsføring er en enkel, effektiv og billig måde at finde højkvalitetskandidater på. Bare sørg for præcist at beskrive stillingen og de færdigheder/kvalifikationer, du leder efter, samt hvad ansøgningsprocessen vil indebære – herunder ansættelsestidslinjen.
For at indsamle de nødvendige oplysninger kan du udlevere formularer, så folk kan vende tilbage med kontaktoplysningerne på deres potentielle kandidat(er) eller oprette en udpeget e-mailadresse til at modtage henvisninger. Overvej ligeledes at forsøde handlen for dine medarbejdere ved at tilbyde belønninger, såsom kontante bonusser eller billetter til arrangementer.
5. Gør præsentationer til spil
En måde at gøre den officielle, forretningsrelaterede del af dit møde med alle hænder mere engagerende er at gøre det til et spil. Når du f.eks. gennemgår tallene for sidste måned, kan du tage visse målinger (f.eks. antal salg, antal nye kunder, samlet omsætning, kundeomsætning og så videre) og bede dit team om at gætte resultaterne, før du afslører dem.
Du kan endda oprette en diasshowpræsentation, hvor hvert dias indeholder en bestemt stat. Du ville derefter stille en række spørgsmål (f.eks. "hvor stor omsætning tjente vi i denne måned?"), få folk til at gætte og derefter afsløre de rigtige svar; den der er tættest på vinder en præmie!
6. Afdeling vis og fortæl
Medarbejdere i store organisationer ved eller sætter ikke altid pris på, hvad de andre afdelinger i virksomheden laver. De ved, at de eksisterer, men deres faktiske roller og ansvar forbliver et mysterium. Medmindre det er, du laver noget som en afdelingsudstilling og fortæller i din næste virksomhedsdækkende sammenkomst...
Denne aktivitet indebærer at sætte hver afdeling i søgelyset. Du introducerer de forskellige teams og medarbejdere (eller lader dem gøre det selv) for alle andre i lokalet, forklarer deres job og giver de andre mulighed for at stille spørgsmål.
Spændt i tid? Overvej at præsentere en anden afdeling i den 15-minutters "Special Session" for hvert møde med alle hænder. Alternativt kan du bruge et helt møde på at løbe gennem hver afdeling i virksomheden.
Lej Surf Office til at organisere dit offsite møde med alle hænder
Møder med alle hænder kan hjælpe med at fremme en stærk virksomhedskultur, give medarbejderne en stemme og fejre både team- og individuelle resultater. Hvis du ønsker, at de skal levere sådanne belønninger og køre problemfrit fra start til slut, er det dog afgørende at oprette en mødedagsorden for alle hænder før den store dag.
Vi håber, at indsigterne i denne artikel vil hjælpe dig med at gøre netop det. Hold strukturen, emnerne og mødeidéerne i tankerne, og du bør være et skridt tættere på en vellykket session i hele virksomheden. Håber du kan organisere en offsite?
Surf Office kan hjælpe med logistikken i sådan en stor virksomhed. Vi finder det ideelle sted for dig og arrangerer et helt hotelkøb, så du ikke behøver det. Kontakt os i dag for at lære mere om det og få bolden til at rulle.
