"Hotel buyouts er den hellige gral af firmaarrangementer."
‍ Simon Einstein, Surf Office Hotel Buyout Expert

Hotel buyouts blev først populært i USA som en måde for ægtepar at nyde privatlivets fred og tilpasningsmuligheder på deres bryllupssted.

Men det varede ikke længe, før virksomheder indså fordelene ved en fuld hotelovertagelse til firmaarrangementer som teambuilding-virksomhedsudflugter og årlige møder.

I dag er hotel buyouts et populært valg over hele verden for dem, der ønsker at tilføje en følelse af fællesskab og eksklusivitet til deres firmaarrangementer.

Men at købe et helt hotel ud er ikke uden ulemper.

I denne artikel vil vi diskutere fordele og ulemper ved hotel buyouts hvornår de er nødvendige, og hvornår du bør overveje en delvis buyout i stedet.
‍

Hvad er et hotel buyouts?

Et hotel buyout giver dig og din gruppe eksklusiv adgang til hele eller dele af et hotel. Afhængigt af din aftale kan dette omfatte lokaler, restauranter, spafaciliteter og selskabslokaler.

At købe et hotel giver et strejf af privatliv, elegance og tilpasningsmuligheder til dit arrangement. Dette har gjort hotel buyouts til et populært arrangement til eksklusive bryllupper såvel som firmabegivenheder som konferencer, konventioner og gallaer.

"Dette gælder for grupper på 10-1000+ personer. Buyouts giver grupper mulighed for at gøre stedet til deres hjem under arrangementets varighed og drage fordel af spillestedets fællesarealer uden at bekymre sig om at forstyrre andre gæster." — Simon Einstein, Hotel Buyout Expert

Under et hotel buyouts "tager din gruppe i det væsentlige kontrollen" over hotellet, så du kan skræddersy dit arrangement til dine behov. Uden andre gæster at bekymre sig om, kan du larme mere, planlægge aktiviteter og indrette fællesarealer efter hjertens lyst.
‍

Hvor meget koster det at købe et hotel ud?

Omkostningerne ved at udkøbe et hotel er baseret på, hvor stor indtjening hotellet ville have, hvis de havde 100 % belægning.

Det betyder, at du skal betale for alle de reserverede værelser, plus eventuel forventet indtjening fra tilknyttede faciliteter såsom kurbade og restauranter.

Derfor kan omkostningerne ved et hotel buyouts variere alt fra €1.000/nat for et ultra-basic hotel til over €100.000+/nat for et eksklusivt feriested på øen med alle klokker og fløjter.

Amal og George Clooney valgte Cipriana Hotel i Venedig som deres bryllupssted. De fyldte 95% af hotellet, hvilket resulterede i en anslået koster omkring 3 millioner dollars for den tre dage lange fejring.

For at forhindre dit hoteludkøb i at påvirke belægningsprocenten på dagene omkring din reservation, vil nogle hoteller endda få dig til at dække omkostningerne for yderligere dage på begge sider af dit arrangement.

For eksempel, hvis din produktlancering er planlagt til fire nætter, skal du muligvis dække prisen på otte.

At købe et hotel ud er en dyr affære, men det er det værd, hvis du vil brande dit arrangement og skabe en følelse af fællesskab.
‍

Hvad er alternativerne til at købe et helt hotel ud?

At købe et helt hotel ud er guldstandarden for firmaarrangementer. Det giver din gruppe mulighed for at "overtage" spillestedet og gøre det til dit eget. Det er den eneste måde at få total frihed over planlægningen af dit arrangement.

Hvis du vil arrangere et firmaarrangement uden kompromis, er det uden tvivl den bedste mulighed at leje hele hotellet.

Men helehotel buyouts er ikke en mulighed for alle.

De er dyre, og det er nogle gange umuligt at finde et sted, der er villig til at blokere datoer eller annullere eksisterende reservationer.

"Den sværeste del af et hotel buyouts er at sikre tilgængelighed. Det kræver meget tillid fra hotellet at blokere hele mødestedet for en gruppe, plus de er normalt uvillige (forståeligt nok) til at annullere allerede eksisterende reservationer." - Simon Einstein

Så hvad kan du gøre, hvis du vil arrangere et privat firmaarrangement, men ikke kan sikre dig en hel hotelreservation?
‍

Reserver en hel etage

At reservere en hel etage på hotellet er en omkostningseffektiv måde at tilføje privatliv og tilpasningsmuligheder til dit arrangement. Når du lejer kun én etage, får du eksklusiv adgang til visse lokaler og eventlokaler på det niveau.

Med dit team samlet i ét rum kan du mærke interiøret og bevare en følelse af sammenhold uden at forstyrre andre gæster.

Ulempen er, at du bliver nødt til at dele faciliteter såsom spa og restaurant med andre gæster, hvilket begrænser, hvad du kan gøre med disse rum. Du skal også respektere hotellets generelle rengøringsregler.
‍

Bloker visse rum

En anden mulighed er at blokere en gruppe hotelværelser. Dette er fantastisk til mindre grupper, der ikke kan fylde hele hoteller, men stadig ønsker garanteret overnatning.

Rumspærring tilbydes normalt til grupper, der ønsker at booke mellem 10 og 30 værelser. Priserne er forudforhandlet, og du skal betale hele beløbet på forhånd plus et depositum. Og glem ikke, at du skal betale for alle de værelser, du har reserveret, selvom nogle ender med at være ledige.

Rumblokering giver dig også mulighed for at tilbyde variation. Du kan blokere værelser på flere hoteller på forskellige steder og med forskellige stilarter. Husk dog, at denne tilgang kan få en gruppe til at føle sig fragmenteret.
‍

Lej en fløj af ejendommen

At leje en fløj er det tætteste man kan komme på at leje et helt hotel. Denne tilgang giver dig mulighed for at reservere hotelaktiver som f.eks. lokaler og eventlokaler uden at forpligte dig til at leje hele ejendommen.

Du har friheden til at tilpasse den del af hotellet, du har reserveret, og du vil have fuld kontrol over fløjen uden afbrydelser fra andre gæster. Dette giver dig mulighed for at fylde din tidsplan med sjove ideer som karaokekonkurrencer og spilaftener.

At leje en fløj på et hotel udvider også dine muligheder. Nu behøver du ikke finde et hotel med præcis nok værelser til dit team. I stedet kan du se på lejevinger af større hoteller.

Det eneste problem er, at de funktionspladser, du har brug for, ikke er garanteret i den fløj, du ønsker at ansætte. I så fald skal du reservere disse værelser separat.
‍

Hvilke firmaarrangementer berettiger et hotelkøb?

Hvis du arrangerer et møde udenfor virksomheden eller en firmatur, spekulerer du måske på, hvornår det er nødvendigt at købe et helt hotel ud.

Her er nogle populære begivenheder, der kan drage fordel af et hotelkøb:

• Teambuilding udflugter
• Ledelsesture
• Opstarts firmature
• Team workations
• Udfluger for fjernarbejdere
• Design sprints og hackathons
• Konferencer og konventioner
• Rejsebelønninger

Som du kan se, kan næsten enhver virksomhedsbegivenhed, der kræver flere dage væk fra kontoret, drage fordel af et helt eller delvist hotel buyouts.
‍

Hvad er fordelene ved hotel buyouts?

Et helt hotel buyouts sikrer, at din begivenhed føles speciel, personlig og privat.

Når du køber et hotel ud, beordrer du brugen af hvert værelse i bygningen, inklusive restauranten, spaen, selskabslokalerne og meget mere.

Fordi der ikke er andre gæster, kan du bruge hvert værelse, som du vil. Det betyder, at du kan dekorere lokaler med firmamerchandise, spille musik højere til fester eller bruge lokaler som dedikerede breakout-rum.

Du kan også være mere kreativ med, hvor du holder møder. I stedet for at være begrænset til hotellets bestyrelseslokale, kan du mødes med dit team, hvor du vil, fra tagterrassen til cocktailbaren i kælderen.

En anden fordel ved hotel buyouts er den forbedrede gæstfrihed, du får.

Uden andre gæster at tage sig af, kan hotellets personale fokusere al deres opmærksomhed på dig. Dette sikrer, at alle dine behov bliver tilgodeset, og at dine medarbejdere får en førsteklasses oplevelse.

At købe et hotel ud er også ligetil fra et planlægningsperspektiv.

Hvorfor? For det er meget nemmere at bestille alt på én gang i stedet for at arrangere overnatning, restauranter og selskabslokaler individuelt.

Du er også mere tilbøjelig til at holde sig til dit budget, da det at betale alt på forhånd minimerer uforudsete omkostninger.
‍

Hvad er ulemperne ved hotel buyouts?

At købe et hotel ud til dit firmaarrangement er en stor økonomisk forpligtelse.

Afhængigt af hotellets størrelse og beliggenhed kan omkostningerne ved at reservere hele anlægget være meget høje. Husk også, at du muligvis betaler for faciliteter, du ikke har brug for.

Det skyldes, at du skal kompensere hotellet for den forventede indtjening af hver indtægtsstrøm. Det inkluderer hotelværelserne samt tilhørende faciliteter såsom restauranter, concierge-tjenester, selskabslokaler, kurbade og så videre.

Som tidligere nævnt skal du også betale for yderligere nætter på hver side af din reservation for at kompensere hotellet for tabt indtægt. Dette kan øge prisen på din reservation med op til 100 %.

Det andet store problem med hotel buyouts er tilgængelighed. De fleste hoteller har allerede sikret reservationer op til halvandet år i forvejen, og de er sjældent villige til at annullere disse for en gruppereservation.

Derfor kan det være nødvendigt at arrangere din reservation op til 24 måneder i forvejen for at sikre dig et komplet hotelkøb.
‍

Tal med Surf Office for at få adgang til vores eksklusive hoteludkøbsdatabase

Simon Einstein er vores in-house hotel buyout guru til firmaarrangementer.

Han har i årevis hjulpet Surf Office med at organisere succesrige firmaer, hvor han har oparbejdet en imponerende global database over hoteller, der tilbyder hele spillestedsovertagelser.

At organisere din virksomhedsudflugt udenfor virksomheden med Surf Office giver dig ro i sindet. Vores team af planlægningseksperter sikrer, at alt kører problemfrit, lige fra at kommunikere med hotellets personale til at beskytte dig mod aflysninger i sidste øjeblik.

Hvis du overvejer at købe et hotel ud til dit næste firmaarrangement, er du velkommen til at kontakte Simon med eventuelle spørgsmål.