De fleste fejl, som folk begår, når de organiserer deres første virksomheds offsite-events, er let at undgå.

I denne artikel vil vi opsummere disse fejl og lære dig, hvordan du undgår dem.

Hos Surf Office har vi organiseret hundredvis af virksomheds offsite-event for vores kunder og endda et par offsite-events for vores eget team. Vi er en ekstern virksomhed, så det er vigtigt at mødes personligt fra tid til anden.

Så gennem årene har vi bemærket nogle almindelige planlægningsfejl.

Her er lidt ekstra kontekst om SurfOffice, før vi går i gang:

• Kunder, der arbejder med Surf Office, får hjælp til at vælge destination og mødested. Så hjælper vi med hele retræteplanlægningsprocessen.
  ‍
• Selvom vi forsøger at gøre så meget som muligt for at hjælpe, er visse beslutninger i sidste ende op til kunden.
  ‍
• Vi er ikke involveret i "arbejdsdelen" af retreatet. Hver kunde bestemmer, hvad de vil lave på deres offsite-events, og vi planlægger al logistik omkring det.

‍

#1 Foretager ikke research før afstemning om placering og datoer

Det er nemt at blive begejstret for dit næste offsite-events og forsøge hurtigt at indsamle feedback fra dine kolleger om deres dato og placeringspræferencer.

Dette kan generere en lang diskussion, der producerer tonsvis af ideer. Dine kolleger vil føre en kampagne for deres yndlingsdestinationer og begynde at dele alle deres planlagte bryllupper, familie-jubilæer og ferier.

Dette er overvældende, men vigtigst af alt udløser det ikke en produktiv diskussion.
‍

Du har måske allerede gættet den rigtige tilgang: foretag forskning alene eller med et lille team af mennesker.

Herefter kan du foreslå et begrænset antal stemmemuligheder for hele virksomheden. Vi anbefaler at starte med placeringen og derefter følge op med datoer.

Nyttige links:

• 7 måder at vælge dit næste firma-retreatsted på
• Hvornår skal du begynde at planlægge dit næste retreat?

‍

#2 Kombinerer to steder til din firmatur

Det er svært ikke at blive begejstret for alle de mulige steder, du kan besøge på din næste drømme offsite-event.

Nogle gange er disse steder "bekvemt" tæt på hinanden, hvilket kan få dig til at undre dig: Hvad hvis vi tilbringer tre dage på det ene sted og derefter flytter til det andet for resten af firmaturen?

Vi har ofte denne type forespørgsler fra kunder, der ønsker at kombinere Lissabon og Ericeira , da de kun er 30 minutters kørsel fra hinanden.
‍

Et firma-retreat er ikke en roadtrip.

Forestil dig al logistik, ind-/udtjekning, overførsler osv. Så meget spildtid, at du bedre kunne investere i teambinding eller produktive workshops.

For ikke at nævne, at nogle af dine kolleger måske ikke er store fans af at rejse generelt.

Hensigten med at kombinere to steder er at forbedre retræteoplevelsen, men dette opnår normalt det modsatte.

‍

#3 Afstand fra en stor international lufthavn

Når du rejser på egen hånd, er du villig til at gøre en indsats for at komme til din drømmedestination.

Men når du organiserer en tur for dine kolleger, er dit mål at minimere indsatsen for at få alle til destinationen. Det betyder at undgå ekstra timer med transit fra lufthavnen til det endelige sted.

Dette er især vigtigt for kolleger, der ikke kunne flyve direkte og allerede har brugt timer i et fly.

Når flyet lander, vil de gerne til den endelige destination og nyde lidt hvile. Vent ikke på, at alle går ombord på en bus eller lejer biler og kører yderligere 2+ timer. Det er udmattende.
‍

Langt de fleste af vores retreatsteder ligger inden for en times kørsel fra lufthavnen. Vi har fundet omkring 30 minutter at være optimal. Ulempen er selvfølgelig, at dette dramatisk begrænser antallet af mulige destinationer.

‍

#4 For mange mål

Hos Surf Office anbefaler vi altid, at du har ét hovedmål for dit retreat.

De mest almindelige mål er:

1. Teambuilding - At opbygge tillid og interpersonelle bånd mellem dine kolleger. Dette er ekstremt vigtigt for fjernhold.
2. Vision - At ledelsesteamene taler om virksomheden, dens fremtid og får et fugleperspektiv af deres nuværende situation og virksomhedens landskab.
3. Strategiske eller taktiske tilbagetrækninger - Disse er designet til teams inden for virksomheden for at komme sammen og løse et specifikt problem (perfekt til designsprints, hackathons, workshops ).

‍

Det er nemt at blive begejstret og skabe flere mål. Og resultatet er præcis, hvad du ville forvente = ikke opnå nogen af dem.

Dette betyder ikke, at hvis din firmatur er fokuseret omkring et hackathon, kan du ikke organisere teambuilding-aktiviteter. Faktisk anbefaler vi generelt, at du inkorporerer en eller to teambuildingsaktiviteter i enhver form for offsite-event.

Det handler i virkeligheden om dit fokus og at kommunikere ét mål til hele virksomheden.

‍

#5 At vælge et sted, der er svært at komme til

At vælge stedet for din firmatur lyder som en sjov opgave. Du spørger alle dine kolleger om deres mening, og så vælger du en eller to af de mest populære muligheder.

Disse steder er dog ofte ekstremt svære at komme til for mange af dine kolleger. Vi har allerede diskuteret afstanden fra den internationale lufthavn. Men først skal du derhen.

Alle er allerede udmattede ved ankomsten, og du forventer, at de er produktive og sociale i de næste dage af dit offsite-event? Det vil ikke ske.

Det er nogle gange besværet værd for længere offsite-events, især hvis det er et sted, som alle drømmer om. Men i de fleste tilfælde er det meget ineffektivt.

En god løsning til at undgå sådanne svært tilgængelige steder er at bruge en Lokationsfinder .

Du tilføjer dine kollegaers aktuelle placeringer, og værktøjet beregner det optimale mødested baseret på flyvetider og overførsler.

‍

#6 For kort offsite-events

At organisere et offsite-event er en betydelig udgift for virksomheden, som kun stiger, jo længere du bliver. Der kan være et skub fra økonomi- eller ledelsesteamet for at reducere omkostningerne, og det er let at falde i fælden med at gøre det for kort.

Først og fremmest bør du have en klar vision om, hvad du vil opnå under dit retreat, og derefter definere en kort dagsorden for at forstå, hvor mange dage du har brug for.

Vi anbefaler et absolut minimum på tre dage og to nætter, hvis du flyver alle til destinationen.

Mere læsning: Sådan strukturerer du dit virksomhedsretreat

‍

#7 Ikke at holde sig til tidsplanen

At designe dit offsite-events dagsorden i sidste øjeblik er en meget almindelig fejl. Du vil sikkert komme med en anstændig plan uanset, men du vil altid være hjemsøgt af tanken om, at det kunne have været bedre.

Der kan være nogle revner i din plan, som du først vil bemærke , når du er på stedet under offsite-event . Og det er det øjeblik, hvor du begynder at improvisere. Måske er det det, du altid har gjort under dine tidlige startup-retreats, da holdet var lille.

At improvisere virker bare ikke med en større gruppe mennesker.

Råd:

• Undgå forvirring: Forsøg ikke at ændre dagsordenen i sidste øjeblik.
• Sørg for, at folk følger starttidspunktet for hver session og aktivitet. Hvis der er 50 personer, der venter i 10 minutter, er det mere end 8 timers spildtid i alt.

‍

# 8 For meget fokus på fest

At samle dit fjernhold handler ofte om socialt samvær og teambinding .

Så at gå til drinks og feste lyder som den nemmeste måde at gøre det på.

Vi har intet imod at feste, men vær forsigtig med, hvordan du inkorporerer det i din dagsorden:

• Der er stor spænding omkring den første dag, hvor alle mødes.
• Den første dag er det værste tidspunkt at feste på, medmindre du vil ødelægge dit program til næste dag. Nogle mennesker bliver alligevel længere for drinks, så du behøver ikke planlægge det for hele virksomheden.
• Den sidste dag er den, der fungerer bedst til en fest.

#9 Vanvittigt pakket tidsplan

Dette kan være den mest almindelige fejl, arrangører begår.

Det giver mening, at du gerne vil nå meget på meget kort tid.

Din startup har netop afsluttet en enorm investeringsrunde for nylig, teamet vokser, salgsteamet knuser det, og I er alle sammen pumpede!

Et offsite-event skal være en energisk og inspirerende oplevelse for dine medarbejdere, men du ønsker ikke at udmatte dem fuldstændigt.

Hvis de har brug for at holde nogle fridage efter et offsite-event, så var din dagsorden sandsynligvis for pakket.

Sådan udmatter du dine kolleger under et offsite-event:

• Ingen ordentlige pauser i din dagsorden
• Ingen "mig-tid": folk vil bare have lidt fritid til en kort gåtur, FaceTiming-familien eller bare have en kort lur
• For mange teambuilding-aktiviteter: din hensigt om at bygge venskaber giver bagslag, hvis du pakker for mange af dem sammen

‍

#10 Begrænsning af dine muligheder

Det har vi set for ofte: kunder kommer til os med ufleksible datoer og budgetter.

Dette skærer typisk 95% af mulighederne.

Måske nævnte administrerende direktør, at firmaturen skulle være den første uge i august, og du fik tunnelsyn, hvilket fik dig til at ignorere andre mulige datoer i september eller oktober. Mere fleksibilitet betyder flere tilgængelige spillesteder og sandsynligvis en meget bedre "aftale".

Vores eksperter vil med glæde navigere dig gennem mulighederne under et indledende opkald. Så sender vi dig forslag, som du enten kan overveje eller se bort fra. Det er ikke nødvendigt at træffe faste beslutninger i begyndelsen af din udforskning.

‍

‍

Vær venlig ikke at føle dig afskrækket eller demotiveret.

Du kan begå alle disse fejl og stadig have det sjovt, så vær ikke bekymret for at planlægge dit næste offsite-event selv.

Men hvis det lykkes dig at undgå dem, kan du gøre dit offsite-event virkelig fantastisk.

Surf Office har hjulpet hundredvis af virksomheder med at forenkle hele processen med scouting og retreatplanlægning.

Du er velkommen til at kontakte os hvis du har brug for en hånd med dit næste episke offsite-event.