Er du i gang med at planlægge din første firmatur?
Eller har du allerede erfaring og føler dig sikker på at gøre det igen, fordi alt gik glat første gang?
Vi har organiseret firmaer udenfor i næsten 10 år, og i løbet af denne tid har vi mødt vores rimelige andel af gør-det-selv-firmatur-planlæggere.
Nogle har været heldige og haft stor succes, mens andre har haft store økonomiske tab på grund af uforudsete omstændigheder.
For at øge dine chancer for succes, oplister vi de mest almindelige problemer med at planlægge en firmatur selv.
1. Venuet aflyser i sidste øjeblik
Lige når du tror, du har alt planlagt, aflyser stedet i sidste øjeblik.
Og du har ikke nogen backup bolig.
Det lyder som et mareridt, men det sker oftere, end du havde forventet.
Hoteller kan annullere din reservation, fordi de har en mere attraktiv gruppeforespørgsel, og med Airbnb sker det endnu oftere.
Så du skal begynde at søge efter et hotel igen. 3 uger før firmaturen. Og du er langt mere begrænset med placeringen, fordi du allerede har booket flybilletter og alle andre tjenester.
Som et resultat kommer du til at betale mere end planlagt og har en kompromitteret oplevelse.
Booking af overnatning via en tredjepartsplanlægger forhindrer denne potentielle fejl. Hoteller annullerer ikke reservationer til langsigtede partnere som Surf Office, fordi de ved, at vi ikke ville bringe dem nogen anden gruppe igen.
2. Skjulte omkostninger
Det er almindeligt, at hoteller tilføjer yderligere gebyrer og skatter under planlægningsprocessen uden for stedet. Og enhver ændring af en reservation er latterligt dyre.
Det er næsten umuligt at underskrive en kontrakt med et hotel, der er gunstigt for dig, hvis det er din første (og sandsynligvis sidste) gang, der reserverer stedet.
Surf Office har langsigtede partnerskaber med hoteller. Vi viser dig altid den samlede pris i starten, ingen overraskelser. De, der selv organiserer en firmaudflugt, vil typisk betale mere end dem, der organiserer deres firmatur med Surf Office.
3. Upålidelige aktivitetsudbydere
At forstå kvaliteten af tjenesten for virksomhedsgrupper er ekstremt svært at vurdere ud fra online anmeldelser, fordi disse normalt er skrevet af individuelle kunder.
Forestil dig at have en gruppe på 50 personer, der venter på en rundvisning. Guiden dukker ikke op, og ingen tager telefonen. Det lyder som et mareridt, ikke?
Dette sker hele tiden.
Surf Office har opbygget langsigtede relationer med gennemprøvede og kontrollerede aktivitetsleverandører, hvilket minimerer problemer som dette. Derudover har vi altid en backup.
4. At vælge de forkerte aktiviteter og restauranter
At booke en virksomhedsudflugt har meget andre nuancer end at booke en ferie.
Der er meget få restauranter, der både accepterer gruppebookinger OG tilbyder god kvalitet. Nogle aktiviteter ser seje ud, men giver ikke mening for en gruppe, og så videre.
Disse dårlige oplevelser forværres, når du lægger planer for en stor gruppe.
Vi hører ofte ting som: "Men en af vores kolleger kender området meget godt."
Til det svarer vi: "Hvor mange gange har din kollega booket en teambuilding-aktivitet for 50 personer?"
Med vores lokale ekspertise gør vi din firmatur episk ved at anbefaleteambuilding aktiviteter som allerede er blevet testet af hundredvis af kunder.
5. Hundredvis af timer spildt på at kommunikere med leverandører
Uendelige e-mail-tråde, eller endnu værre, leverandører, der slet ikke reagerer.
Whatsapp-beskeder ved midnat. Falske fakturaer. Ingen svar efter betalingen. Ubesvarede telefonopkald...
Alle leverandører ønsker forudbetaling. Men hvordan kan du aflevere pengene, når du ikke har tillid til dem?
Med Surf Office er der ingen frem og tilbage e-mails eller opkald med leverandører. Fakturering er forenklet, og din dedikerede firmaturs planlægningsoversigt er det eneste kontaktpunkt. Din reservation er 100 % garanteret (hvad der end sker, har vi altid en backup), og du kan dedikere din tid til at planlægge et internt program.
6. Ugunstige vejrforhold
Du har brugt måneder på at planlægge din perfekte oversigt over firmaturen: en uge på stranden, hvor folk kan nyde aktiviteter såsom surfing, beachvolley og udendørs cocktails.
Det føles som om intet kunne gå galt ... indtil du bemærker, at der er forudsagt en tropisk storm for hele dit opholds varighed.
Vores erfarne planlæggere af firmature overvåger for eventuelle uforudsete problemer, såsom vejrforhold. Hvis vi ser, at en storm er på vej, og de fleste af dine aktiviteter er udenfor, arrangerer vi hurtigt alternative indendørs muligheder, som du kan vælge imellem og koordinerer med leverandørerne for at få refunderet de aktiviteter, der ikke finder sted.
7. Transfers som går galt
Transfers er en af de mest udfordrende dele af planlægning. Selv for os, efter at have organiseret hundredvis af firmature. At finde et pålideligt transferfirma er én ting, men hvis du er et remote team, og dine kolleger ankommer på forskellige tidspunkter, er planlægningen af alt dette et andet "dyr".
På hver Surf Office-lokation har vi 3+ pålidelige transfer-partners, vi arbejder med langsigtet, og de er afhængige af den mængde, vi sender dem hvert år. Firmature for fjerntliggende virksomheder er vores brød og smør. At eliminere forsinkelser for planlagte transfers er vores topprioritet.
8. Din in-house event manager er pludselig ikke ledig
Lad os sige, at du har en intern person, der er i stand til at organisere en firmatur. Måske er det dig.
Først og fremmest er det et enormt pres at lægge på den person. Fordi administrerende direktører forventer intet mindre end et PERFEKT firmatur.
Men hvad hvis denne person bliver syg eller forlader virksomheden?
I disse situationer skal du have en backup.
Vi har set snesevis af eksempler, hvor en klients kontaktpunkt blev ude af stand til at fortsætte midtvejs i planlægningen af en firmatur. Selvom vi håndterer al logistik, var det altid meget svært for virksomheden at finde en backup og klare resten.
Surf Office har et team af planlæggere, der nemt kan erstatte hinanden under alle omstændigheder.
Surf Office hjælper dig med at finde det rigtige sted og tager sig af al logistikken. Men vores største værdi er at sikre, at intet går galt under din firmatur. Du kan sige, at du køber "forsikring".
.jpg)
