Det er tid til at samle holdet og tænke stort; se ud over de sædvanlige møtrikker og bolte i forretningen og afklar din langsigtede strategi. Du vil kaste dit blik ud over virksomhedens horisont og vurdere alt fra virksomhedens mål til de projekter, der afgør dens fremtid.

Men for en opgave af denne størrelsesorden vil det sædvanlige mødelokale ikke skære den. Du vil i stedet mødes et sted uden for kontoret.

…Med andre ord, du ønsker at organisere et offsite-møde.

Men hvordan planlægger du et effektivt offsite-møde, der retfærdiggør den investering af tid, energi og penge, der er involveret i at køre et? I dag skal vi finde ud af det. Læs videre for en omfattende guide til planlægning af effektive offsite-møder (og hvordan din virksomhed kan vinde).
‍

Hvad er et offsite møde?

I sin kerne er et offsite-møde præcis, hvad det lyder som: et møde, der afholdes væk fra den typiske arbejdsplads.

Alligevel er placeringen ikke den eneste forskel. Faktisk vedrører den primære forskel formålet. I stedet for et simpelt indtjeknings-, meddelelses- eller møde med alle hænder, tager møder uden for stedet et specifikt formål eller mål. Dette kan involvere ledelsesteams, der arbejder sammen for at løse strategiske spørgsmål og tænkning i store sammenhænge. Men det kan også omfatte ting som produktlanceringer, hackathons, brainstormsessioner og/eller oprettelse af en produktkøreplan.

Som en sidebemærkning er det værd at bemærke, at offsite-møder ikke er det samme som teambuilding-udflugter. Teambinding er en klar komponent, men den er sekundær i forhold til selve mødet. Vægten ved offsite-møder er at få udført rigtigt arbejde!
‍

Hvordan man planlægger og afholder et effektivt offsite-møde

Nu ved vi, hvad de er, lad os vende os til hovedbegivenheden: hvordan man planlægger og afvikler et effektivt offsite-møde. Vægt på effektiv. Det er trods alt én ting at være vært for et møde og en anden at få noget ud af det! Alt for ofte går der et år eller deromkring, og det er uklart, hvad de virkelig opnåede.

Derfor er det vigtigt at være særlig omhyggelig og opmærksom, når du afholder disse begivenheder, med vigtigt arbejde at udføre, mål at nå og dyrebare ressourcer på spil. Her er nogle gode tips og ideer til at hjælpe dig med at få succes.
‍

Planlægning

Succesen af ethvert offsite-møde afhænger ofte af, hvordan du forbereder dig til det. Fra at organisere mødestedet til at bestemme tidsplanen, er der meget at tænke på. I dette afsnit skitserer vi, hvordan du korrekt planlægger din virksomhed offsite:

1. Forsink ikke

Regel nummer et: Vent ikke til sidste øjeblik med at begynde at planlægge dit offsite-møde! Jo tidligere du kan få bolden til at rulle, jo bedre. Vi anbefaler en groft 2-måneders tidsramme mellem dine første forberedelser og selve den store dag.

Et vigtigt første skridt er at bestemme det/de vigtigste resultater, du ønsker fra mødet. Er dette f.eks. en overordnet samling af ledere, hvor du bestemmer virksomhedens næste skridt? Eller forsøger du at organisere en kodefest/hackathon?

Når du ved, at dette er formålet, kan du dykke ned i ukrudtet – finde ud af, hvem der skal afholde mødet, hvem der skal deltage, hvor længe det skal vare og så videre. Derfra kan du finpudse dine mål, indsamle alle interne data, du måtte have brug for, og invitere eksterne eksperter, du mener burde være der.

2. Begræns omfanget

Regel nummer 2: Forsøg ikke at opnå for meget. Hvor fristende det end kan være at sætte høje mål og tackle uendelige problemer, så er mindre næsten altid mere.

Spred dig for tynd, og du risikerer ikke at få noget håndgribeligt ud af mødet. Du har det måske godt med den lange liste af handlingstrin, du har udarbejdet, men mangler en konkret strategi til at opnå noget med.

En bedre tilgang er at begrænse omfanget af diskussionen og kommunikere det til deltagerne. Dette bør føre til et fokuseret sæt af initiativer designet til at tackle et specifikt problem i virksomheden.

3. Sæt budgettet

En faktor, der vil påvirke næsten alle aspekter af dit offsite-møde, er, hvor mange penge du skal bruge på det. Når alt kommer til alt, skal budgettet måske dække alt fra transport og overnatning til mad og selve spillestedet (mere om disse elementer kommer op). Det vil også afgøre, hvor længe du kan blive, hvor du kan tage hen, og hvor mange mennesker der komfortabelt kan deltage.

Der er intet rigtigt eller forkert her; omfanget af dit budget vil afhænge af typen og varigheden af det møde, du ønsker at være vært for. Det vigtigste er at sætte en! Lad være, og du risikerer at bruge overforbrug på et møde, der ikke lever op til sit potentiale.

4. Husk det praktiske

Efter at have overvejet mødets grundlæggende sammensætning og hvem der deltager, kan du begynde at håndtere det praktiske. Dette inkluderer ting som:

• Bestilling af lokalet
• Organisering af transport og parkering
• Ansættelse af cateringfirmaer eller organisering af en anden kilde til mad/drikkevarer

Med hensyn til spillestedet skal du sørge for, at det er a) stort nok, b) tilgængeligt og c) i stand til at understøtte den teknologi, du skal bruge. Det skal selvfølgelig også være tilgængeligt i hele mødets varighed. Og maden? Mængder er vigtige, men det er endnu mere vigtigt at tage hensyn til folks kostrestriktioner.

Igen, lad ikke dette være i sidste øjeblik! Bestilling i forvejen vil sikre, at du har den ideelle plads og opsætning til dit offsite.

5. Sæt dagsordenen

At holde et offsite-møde uden en dagsorden er som at forsøge at flokke katte. Det er en opskrift på forvirring, ineffektiv tidtagning og i sidste ende mangel på resultater. Så gør dig selv en tjeneste og lav en før end senere! Etabler mål for hver dag, indstil rækkefølgen af begivenheder, og giv en grov tidsgrænse for hver del af mødet.

Husk, at strukturen også er afgørende. Du kan godt lide ideen om at afsætte bidder af tid til emner og åbne ordet for diskussion. Ak, denne fritflydende tilgang kan kvæle kreativiteten i stedet for at opmuntre den.

For at holde samtalen fremad anbefaler vi en dagsorden med udpegede tidsintervaller for specifikke emner sammen med mål for hver enkelt. Du kan også have et nøglespørgsmål eller to at stille og sætte gang i diskussionen med både relevante materialer og/eller aktiviteter.

6. Tildel roller og send dagsordenen

Har du brug for mere end én person til at afholde mødet? Hvis ja, hvem gør hvad? Og hvornår? Det giver mening at tildele disse roller, når du opretter dagsordenen og (efter at have bekræftet, at de er glade for at gøre det) at inkludere en note om, hvem der faciliterer hvert afsnit. Dette er selvfølgelig et problem, hvis du eller en anden skal stå for hele mødet alene.

Åh, og glem ikke at dele dagsordenen med deltagerne! Gør dette cirka en uge før mødet udenfor stedet, så folk kan sætte sig ind i planen.
‍

Hosting

Okay, lad os springe videre og forestille os, at mødet er lige om hjørnet. I dette afsnit giver vi nogle tips og ideer til, hvordan du kører det effektivt.

1. Start med at introducere målet

Begynd hver dag med at minde deltagerne om mødets mål og mål. Forhåbentlig vil alle have læst dagsordenen og alligevel være bekendt med dem. Men der er ingen skade i at gentage, hvorfor du er der, og hvad du forsøger at opnå. At definere mødets formål bør fokusere samtalen og bevæge dig mod de mål, du har sat.

På samme måde er det værd at bringe folk tilbage til dagsordenen i løbet af dagen. Dette bør forhindre dig i at bevæge dig for langt væk fra emnet.

2. Tilskynd til interaktion

Få ting i livet er mere kedeligt end at lytte til nogen tale i timevis. Du slukker, ruller med øjnene og ser på uret - villig minutviseren til at dreje lidt hurtigere. Så regel nummer et for at være vært for dit offsite-møde er at holde folk engageret. Tal ikke bare til dem. Tal med dem.

Dette er endnu en grund til at tænke på spørgsmål og aktiviteter for hvert tidsrum på dagsordenen. De hjælper med at stimulere samtalen, tilskynde til interaktion og informere diskussionen. Gør hvad du kan for at bevare folks fokus, og du ender med et mere produktivt og meningsfuldt møde.

3. Hold regelmæssige pauser

At koncentrere sig om komplicerede emner, komme med ideer og deltage i stimulerende samtaler er trættende. Beskyt folks energiniveauer ved at planlægge regelmæssige pauser. Stop for te, kaffe, mad og badeværelsesbesøg med få timers mellemrum bør forhindre folk i at flage.

Toptip: Husk at være klar over længden af hver pause (du kan endda markere det på dagsordenen). Enhver forvirring kan føre til forsinkelser og setbacks, der tærer på den begrænsede tid, der er til rådighed.

4. Giv tid til teambinding

Hovedfokus for ethvert offsite-møde er produktivitet. Det betyder dog ikke, at du ikke kan inkorporere teambuilding i oplevelsen. Når alt kommer til alt, hvor ofte mødes dit team uden for kontoret?! Nu er I samlet ét sted, det er en fremragende mulighed for at lære hinanden at kende.

Teambuilding behøver ikke engang være indbygget i dagsordenen i sig selv. Det kunne være så simpelt som at gøre pauserne mellem sessionerne lange nok til at have en meningsfuld samtale. Du kan også tildele pladser i stedet for at lade alle vælge. Dette ville sikre, at folk blander sig og blander sig med andre kolleger end normalt.

5. Søg feedback

I slutningen af dit offsite-møde anbefaler vi, at du prøver at finde ud af, hvad der gik godt, og hvad der kunne have været bedre. Du kan spørge deltagerne direkte, give dem anonyme feedbackformularer for at returnere på et senere tidspunkt, eller spare papir ved at bruge en af de mange websteder med feedbackundersøgelse.

Søg feedback på alt, der virker relevant. For eksempel, hvor tilfredse var folk generelt med mødet? Hvor produktivt fandt de det? Har de nogen idéer til, hvordan de kan øge produktiviteten næste gang? Hyggede de sig? Hvad, hvis noget, ville de have gjort anderledes? Uanset hvilke data du indsamler, vil de være uvurderlige til det næste offsite-møde, du holder.
‍

Hvorfor er eksterne møder vigtige?

Lyder alt det, vi lige har diskuteret, som for meget hårdt arbejde? Tja, at høre om de involverede fordele kan måske overtale dig til at gøre det alligevel! Stol på os, at være vært for et offsite-møde kan give en række overbevisende fordele. Her er et par af de vigtigste måder, du kan opnå:

De ændrer headspace

Først og fremmest sætter arbejdet sammen på et nyt sted folk i et andet headspace.

Mødet føles betydningsfuldt. Forandringen er forfriskende og nyheden spændende. Det føles ikke som "arbejde" længere. I sidste ende er det at møde et andet sted befordrende for den kreativitet, niveauet af engagement og klarhed i tankerne, der kræves for den eller de opgaver, der er ved hånden.

De øger produktiviteten og teamånden

Den tidligere fordel har den afsmittende effekt at øge produktiviteten og engagementet – et positivt resultat, der forstærkes af fraværet af distraktioner og afbrydelser, du kan blive udsat for på kontoret. Problemløsning og brainstorming bliver lettere, og teamet går væk og føler sig styrket.

Deltagerne ender med en nyfundet følelse af formål og sammenhold – tilfredse med det, de har opnået, og forenet i det, de arbejder hen imod.

De giver en pause fra normaliteten

En anden bonus er naturligvis den pause, alle får fra deres almindelige rutine. Offsite-møder repræsenterer til en vis grad tid væk fra hverdagens stress på kontoret! Du hænger ud med kolleger, har nye samtaler og omfavner forskellige udfordringer.

På denne måde kan offsite-møder være genopbyggende for både de enkelte medarbejdere og virksomheden som helhed.
‍

Vil du have hjælp til at planlægge dit offsite-møde?

Offsite-møder er kraftfulde forretningsværktøjer til at tænke stort, planlægge for fremtiden, stimulere produktiviteten og booste teamånden. Alligevel er der ingen tvivl om, hvor meget tid, energi og ressourcer det tager at organisere!

Hvis det – eller bekymring over at lave dyre fejl – er det, der holder dig tilbage fra at holde en af dine egne, så kan Surf Office hjælpe. Som eksperter i at arrangere arbejdsvirksomhedsudflugter, vil du være i stand til at høste de mange fordele ved et offsite-møde uden besværet med at organisere det! Kontakt os i dag for at lære mere.