Hvis du leder et fjerntliggende eller stort firma, har du sikkert tænkt på at køre et retreat. Med 10 eller deromkring personer på dit hold, lyder det sandsynligvis meget gennemførligt.
Men hvad med at organisere en virksomhedsudflugt med så meget som 100, 200 eller endda 500 mennesker? Det lyder måske skræmmende, men det er ikke umuligt.
Hos Surf Office har vi afholdt retreats for så lidt som et dusin til så mange som et par hundrede mennesker. Her er, hvad vi har lært af vores erfaring med at være vært for virksomhedsudflugter for store virksomheder, og hvordan du kan gøre det uden at gøre logistik til et levende rod, alt imens du laver en tidsplan, som dit team vil nyde.
Den ideelle længde af virksomhedsudflugten
Hvis dit team er fordelt over hele verden, har du brug for et længere virksomhedsudflugt, da en dag eller to ikke vil skære det. Vi har set større teams organisere offsites, der er 3-5 dage lange, hvilket er den ideelle længde, hvis du ønsker en god blanding af arbejde og hvile.
Mandag: Ankomst og start på firmaturen
De fleste virksomhedsudflugter starter på en mandag, hvilket betyder, at alle skal ankomme og bosætte sig i deres bolig inden da. For folk, der skal rejse lange afstande, skal du sørge for at købe billetter til søndag, så de er friske og udhvilede mandag morgen. For dem med kortere rejsetider er mandagsflyvninger fint.
På den note, regn ikke rigtig med at gøre noget produktivt på mandag. Folk ankommer på forskellige tidspunkter, de er trætte og spændte på at møde hinanden, så man burde virkelig have mandag som dag at finde sig til rette i.
De kan bruge denne dag til at udforske byen, arbejde fra hotellet, spille isbryderspil for at lære nye kolleger at kende, arrangere mindre møder eller hvad de nu har lyst til. Bare sørg for, at intet arbejde er obligatorisk på mandag. Gå heller ikke til den anden yderlighed og hold en fest den dag, alle ankommer. Man vil jo gerne have, at alle er friske til det store møde dagen efter.
Tirsdag: Den officielle start
Med en stor gruppe på virksomhedsudflugt er det normalt praksis for virksomhedens administrerende direktør at åbne virksomhedsudflugten med en tale på andendagen efter ankomsten.
Da EVBox rejste på deres 200-personers virksomhedsudflugt i Madrid i slutningen af sidste år, startede de det officielt på andendagen med en præsentation om virksomhedens vision for 2019.
Du kan også udvide talen til et længere oplæg om, hvordan virksomheden klarer sig. Måske smide nogle tal og statistik ind, for at holde alle i virksomheden opdateret.
Du synes måske, det er for meget, men for nogen, der flyver ind fra den anden ende af verden, vil de sætte pris på at blive informeret om virksomhedens fremskridt.
Afslut derefter dagen med et firma-vinmiddagsarrangement et hyggeligt sted.
Onsdag & torsdag: Arbejd, leg, gentag
På onsdag bør du dedikere dagen til produktivt arbejde. Overvej at arrangere et hackathon eller innovationsdag for at brainstorme nye produktidéer eller arbejde på løsninger sammen. (Fortsæt med at rulle for at læse vores tips om hackathons!)
Torsdag morgen opdeles i mindre teams og få dem til at arbejde på deres forudbestemte projekter. Brug derefter eftermiddagen til en teambindingsaktivitet. Undervurder ikke styrken ved teambinding! Ved at give lidt tid til binding mellem holdkammerater giver du dem mulighed for at svigte deres vagter og virkelig forbinde med hinanden, hvilket er en sikker måde at øge medarbejderglæden og dermed medarbejderfastholdelse.
Nogle af vores kunders yndlingsaktiviteter er at sejle på floden i Lissabon, skattejagt i Barcelona eller lære at surfe i den lille landsby Ericeira.
Inden du tager afsted til teamaktiviteter, er det dog en god idé at have endnu en tale eller en meddelelse for at fortælle alle om, hvad der blev opnået i løbet af virksomhedsudflugten.
Torsdag er også en god dag til en aftenfest, hvis du skal afsted om fredagen.
Fredag: Hasta luego!
På fredag, giv dit team valget mellem enten at arbejde på løse ender eller holde fri fra arbejde og andre aktiviteter, da dette er afrejsedagen. De vil sætte pris på det, især dem, der har en lang flyvetur foran sig. Når alt kommer til alt, vil du have dit team udhvilet, energisk og inspireret, når de kommer hjem igen.
Hackathons og innovationsdage: Arbejder på et enkelt mål
Store virksomheder, der tager på virksomhedsudflugter, organiserer ofte hackathons for at komme med nye ideer, bygge nye produktfunktioner og få alle i virksomheden til at arbejde sammen om et enkelt mål. Til disse møder anbefaler vi at have ét stort lokale til alle, der deltager.
Afhængigt af gruppens størrelse bør du også have mindst to mindre mødelokaler til breakouts, så hold kan hvile og få lidt tid for sig selv.
For nylig lavede holdet hos Mattermost et design-hackathon, da de tog på firmatur i Lissabon. Målet var at give alle en chance for at sætte fokus på produkter og projekter, som de brændte for.
"Det var sjovt at komme sammen og se folk begejstrede for at arbejde på noget, der ligger deres hjerte virkelig nært! Det var en fantastisk oplevelse."
- Corey Hulen, CTO og medstifter hos Mattermost
Et andet nyttigt tip til hackathons og innovationsdage er at organisere catering i stedet for at gå ud og spise. Det vil spare betydelig tid og forenkle din logistik betydeligt.
Noget andet, der kan virke indlysende, men det er værd at nævne: tjek med hotellet for at sikre, at internettet rent faktisk fungerer. Du tager det sikkert for givet, men det gør mange hotelchefer ikke. Sørg samtidig for, at der er nok projektorer i mødelokalerne, og at de alle virker. Du kan besøge hotellet på forhånd for at tjekke, om alt fungerer efter planen.
Hold dig til tidsplanen, men vær fleksibel
Når du organiserer en firmatur, er det vigtigt at have en tidsplan og holde dig til den. Ud fra vores egen erfaring kan det blive til et ordentligt rod at have en løs tidsplan med for meget fleksibilitet, hvor alle går rundt, som de ønsker, og I får ikke lavet noget arbejde eller bruger tid sammen.
Gå dog ikke for sindssyg – lad deltagerne få lidt fritid til at gøre, hvad de har lyst til. Du kan bruge aftenen til at arrangere middage eller andre aktiviteter, men det er helt valgfrit. Dit team vil finde en måde at organisere sig på, og det er alligevel ikke alle, der ønsker at socialisere om aftenen – nogle mennesker vil bare tage en lur eller ringe til deres familie.
Lad Surf Office klare logistikken
Selvom det kan være en ekstremt givende oplevelse for store teams at organisere en firmatur, kan det også være ret krævende, tidskrævende og dyrt, når du ikke er forbundet med de rigtige udbydere. Hvis du føler, at du vil have gavn af at outsource logistikken til en firmatur, mens du nyder at tilbringe tid med dit team på en fantastisk beliggenhed, så kontakt Surf Office-teamet – vi sørger for, at du er i gode hænder.
.webp)
