Noen kaller dem "rådhus". Andre sier "møter for alle ansatte." Men når det kommer til allmøter, diskuterer alle det samme: en viktig bedriftsomfattende samling der ansatte, ledere og aktører deler forretningsoppdateringer, feirer milepæler og diskuterer viktige organisatoriske forhold.
Vårt forrige innlegg om dette emnet beskrev hvordan du kjører en. I dag tar vi en nærmere titt på hvordan du oppretter din agenda for allmøter. Som en GPS som forteller deg hvor du skal snu, bør du angi dette på forhånd for å sikre at økten går jevnt, dekker alt uten å overkjøre og holder deltakerne engasjert fra start til slutt. Høres bra ut? Les videre for å finne ut hvordan en effektiv agenda ser ut.
Eksempel på agenda for allmøter
Her er en potensiell struktur for ditt neste allmøte, inkludert hvor lang tid vi foreslår at du bruker på hvert element. Bruk gjerne prøveagendaen som den er eller juster den i henhold til bedriftens behov. Hvis du leter etter flere idéer om emner, ikke gå glipp av den siste delen av dette innlegget...
- Første innsjekking/velkomst (5 minutter)
- Icebreaker-aktivitet eller spill (10 minutter)
- Kunngjøringer, milepæler og feiringer (10 minutter)
- Bedriftsoppdateringer og organisasjonsomfattende emner (20 minutter)
- Spesialøkt (15 minutter)
- Spørsmål og svar (10 minutter)
- Utsjekking (5 minutter)
- Total lengde: ~75 minutter
- Frekvens: Månedlig
- Plassering: På kontoret eller virtuelt, pluss ett eksternt møte én gang i året (hint: vi kan hjelpe deg med det!)
Gjennomgang over agenda for allmøter
Nå vi har sett dens bestanddeler, la oss se på hvert element i vår foreslåtte agenda for allmøter mer detaljert:
1. Første innsjekking/velkomst (5 minutter)
Enten du møtes personlig eller online, er et logisk sted å starte et allmøte ved å ønske alle velkommen og takke dem for at de kom. Du kan også påpeke eventuelle bemerkelsesverdige fravær, gå gjennom agendaen veldig raskt og/eller angi hva du håper å oppnå gjennom økten.
Noen selskaper gjør også en veldig kort interaktiv aktivitet på dette tidspunktet, for eksempel en meningsmåling. Mens du venter på at folk skal komme/bli med, kan du for eksempel spørre den som allerede er til stede om å svare på et spørsmål om virksomheten eller deres rolle (f.eks. "Beskriv bedriftskulturen med ett ord," eller "Hva er en ting du liker med jobben din?"). Den som leder sesjonen kan kommentere svarene, le sammen med morsomme svar og be frivillige om å gi sine tanker om hva som er blitt sagt.
Til syvende og sist er dette en morsom måte å passere det som ellers kan være noen vanskelige minutter å vente på etternølere. Det løfter også stemningen, oppmuntrer til engasjement, hjelper deltakerne med å løsne opp og gjør folk komfortable med å snakke foran gruppen.
2. Icebreaker-aktiviteter eller spill (10 minutter)
Ok, så alle er nå til stede, og du har ønsket dem velkommen til møtet. Enten du inkluderte en kort aktivitet i introen eller ikke, anbefaler vi å gå videre til et icebreaker-spill.
Fordelene med dette ligner det vi diskuterte angående meningsmålingen. Underholdende icebreakere setter folk i godt humør, noe som setter tonen for resten av økten. De hjelper alle med å slappe av og letter dermed deltakelse også. Og de fremmer en følelse av samhold som er avgjørende på allmøter.
Vi har en hel artikkel dedikert til icebreaker-aktiviteter, som vi anbefaler å sjekke ut. I mellomtiden her noen raske og enkle å prøve:
- Emoji Quiz: Energigivende og kreativt, dette spillet innebærer å vise gruppen en liste over kjente filmer som du har skrevet ut i emoji-form (f.eks. havet, en hai og et hodeskallesymbol kan være Jaws). Jobben deres er å gjette hver enkelt!
- Gjett barndomsbildet: For å spille denne morsomme, sunne aktiviteten, samle barndomsbilder av teammedlemmer før økten og be deretter gruppen gjette hvem som er på hvert bilde. Å ha en projektor hjelper her.
- Hold ballongene oppe: Denne icebreakeren er enkel, men gir uendelig moro. Alt du gjør er å fylle rommet med ballonger og be teamet om å gjøre det som trengs for å hindre dem i å treffe gulvet! Legg til et konkurranseelement ved å dele opp i grupper og gi hver sine egne fargeballonger for å holde seg unna bakken.
3. Kunngjøringer, milepæler og feiringer (10 minutter)
Allmøter er perfekte muligheter til å feire teamseiere, dele individuelle prestasjoner i dette offentlige domenet og snakke om spesielle anledninger, for eksempel nylige bursdager eller jubileer i selskapet.
Etter å ha hevet energinivået med en icebreaker, kan du holde den gode stemningen flytende ved å dedikere 10 minutter eller så til denne positive nyheten.
Kanskje en kunde ga teamet noen fantastiske tilbakemeldinger, eller du fikk en stor ny klient, eller den nye jenta solgte sin første widget. Kanskje har alle knust målene sine denne måneden eller gjort solide fremskritt med prosjektet de har jobbet med. Uansett vil denne delen av agendaen for allmøter garantert heve moralen.
Åh, og hvis du har ansatt nye medarbeidere siden det siste allmøtet, er det nå et flott tidspunkt å introdusere dem ordentlig for andre personer/team i selskapet.
4. Bedriftsoppdateringer og organisasjonsomfattende emner (20 minutter)
Over til offisielle saker! Det er på tide for administrerende direktør å snakke om nøkkeltall fra forrige måned og hvordan virksomheten utvikler seg mot sine bredere mål. Funksjonelle kundeemner bør også oppdatere gruppen om individuelle prosjekter – dele viktige nyheter, bemerkelsesverdige resultater og så videre.
Selvfølgelig vil ikke alle disse oppdateringene være positive. Denne fasen av allmøter er også når du vil nevne eventuelle problemer eller tilbakeslag teamet ditt bør være klar over, pluss hva som blir (eller blitt) gjort for å løse dem.
Ikke glem å minne alle om selskapets bredere visjon her heller. Målet? For å hjelpe dem å forstå hva de jobber så hardt for å oppnå! Å gjenta denne visjonen regelmessig bør gi dagene deres større formål, og hjelpe dem å holde seg forpliktet til virksomheten og dens ambisjoner.
Som en side, er denne delen av økten når deltakerne mest sannsynlig mister fokus! Så sørg for å holde ting så kortfattede, engasjerende og interaktive der det er mulig. Du kan for eksempel søke umiddelbar tilbakemelding etter hver presentasjon, eller du kan ta imot hurtigspørsmål.
5. Spesialøkt (15 minutter)
Noen virksomheter dedikerer det femte segmentet av allmøter til såkalte «spesielle økter». Det er opp til deg å bestemme hva dette innebærer, men tanken er å gjøre noe annerledes (dvs. spesielt) som kommer teamet til gode.
Du kan for eksempel invitere en gjesteforedragsholder inn på kontoret, drive en teambyggingsaktivitet eller gjøre en "stille helt"-aktivitet.
Det siste er der du ber hele teamet om å nominere kollegaer som de mener fortjener anerkjennelse. De kan strekke opp hånden for å si personens navn og hvorfor de nominerer dem eller sende inn sine valg/begrunnelser via en utpekt Slack-kanal som administrerende direktør deretter leser fra. Hvis du møter virtuelt, kan du gjøre nominasjoner i chat-boksen.
Som du kan forestille deg, vil dette a) øke moralen og b) gjøre dine allmøter noe å se frem til. Hvis du leter etter andre måter å fylle disse 15 minuttene på, sjekk ut vår neste seksjon med tittelen "ytterligere idéer for allmøter."
6. Spørsmål og svar (10 minutter)
Nå har du dekket alle hovedpunktene, vurder å åpne ordet for spørsmål. Er det noen som har spørsmål til administrerende direktør eller ledergruppen? Har de bekymringer de vil uttrykke? Eller vil de ha klarhet i alt som har blitt diskutert? I så fall er det på tide å spørre.
Det er imidlertid noen få måter å kjøre disse spørsmål og svarene på.
Den første er å ta spørsmål på stedet og gjøre ditt beste for å svare på sparket. Dette kan imidlertid være et skremmende prospekt – og det er ikke uten risiko. For eksempel kan det hende du ikke vet svaret, men forsøker en likevel, ubevisst unngå spørsmålet, eller i verste fall, til og med lyve.
Dette sender feil melding til teamet og kan tømme rommet. Derfor tar mange bedrifter spørsmål før økten i stedet.
Et tredje alternativ er å gjøre en kombinasjon av begge: godta noen på forhånd og andre på stedet. Vi liker denne tilnærmingen fordi den garanterer at det kommer spørsmål og lar folk spørre om alt som kommer til tankene gjennom hele møtet.
Hvis du ikke vet noe, ikke bekymre deg. Innrøm at det er tilfelle, og forplikt deg til å få svar på dem senere! Og prøv å svare på hvert spørsmål du mottar. Hvis tiden renner ut, adresser dem etterpå via e-post eller i en rask en-til-en.
7. Utsjekking (5 minutter)
Nå som spørsmål og svarene er over, er det bare å takke folk for at de kom og uttrykk din takknemlighet for deres fortsatte harde arbeid. Oppsummer gjerne økten ved å gi noen viktige takeaways også, eller kom med noen inspirerende ord som alle kan ta med tilbake til kontoret.
Men før de drar, kan du også be om deres tilbakemelding om møtet. Bruk et anonymt papirskjema eller nettundersøkelse for å se hva de syntes. Hva likte deltakerne, og hva, hvis noe, kunne vært bedre? Er det noe de vil ha mer/mindre av i fremtidige økter? Hva ville de ha gjort annerledes?
Ta det med, og denne tilbakemeldingen vil hjelpe deg å finpusse fremtidige allmøter for å sikre at deltakerne får så mye verdi som mulig.
Ytterligere idéer for allmøter
Uansett hvor du gjør det, bør prøveagendaen gi en vellykket struktur for ditt neste allmøte. Det er imidlertid mange andre komponenter du kan velge å inkludere! I denne siste delen avslører vi et utvalg av alternative emner og idéer du bør vurdere:
1. Inviter en gjestetaler
Å invitere en gjestetaler til å lede en del av et allmøte har mange fordeler. Det gir ledergruppen en pause. Det hindrer monotonien som kan oppstå ved rutinemøter. Og viktigst av alt, det gir ansatte friske perspektiver og kunnskap! Engasjementet bør øke som et resultat.
Når det gjelder foredragsholderne, tenk på å invitere folk fra en lang rekke bakgrunner. En måned kan du be selskapets grunnlegger fortelle om deres opprinnelige visjon for virksomheten. Den neste kan være en eliteutholdenhetsutøver som diskuterer verdien av utholdenhet. Og etter det kan du få en psykolog som deler beviste stressmestringsstrategier.
Husk at emnet ikke trenger å være arbeidsrelatert! Alt du ser etter er noen som kan tilføre verdi ved å diskutere emner du ønsker å dekke i møtet.
2. Kjør et mini hackathon
Hackathons er arrangementer der folk jobber intenst sammen for å løse et spesifikt problem eller designe et nytt produkt. De varer vanligvis mellom 24 og 48 timer, men det er ingen harde og raske regler.
Hvis det er nok tid, kan du kjøre et hackathon i en time eller to på allmøtet utenfor arbeidsplassen på den årlige bedriftssamlingen. Eller hvorfor ikke prøve et fortettet 15-minutters hackathon i ditt månedlige? I stedet for å prøve å bygge/løse noe for vanskelig, kan du sette denne strenge tidsbegrensningen og utfordre teamene til å:
- Idémyldre nye slagord for virksomheten
- Designe en ny logo
- Lage et manus for fremtidige salgssamtaler
- Komme med en idé til et nytt produkt
- Tenke på måter å slappe av som et team etter jobb
- Komme med en spesiell begivenhet
Du vil deretter be hvert team/individ om å gi raske presentasjoner av hva de oppnådde. Stol på oss, du vil bli positivt overrasket over resultatene du kan få ved å samarbeide på en så kort, konsentrert måte!
3. Kjør en lunsj og lær
Lunsj- og læringsøkter er presentasjoner eller workshops som holdes i lunsjtid for å utdanne/heve de ansattes kompetanse om et bestemt emne. Tanken er å gå bort fra skrivebordet i en time, komme sammen som et team og spise lunsj mens du lærer noe morsomt og lærerikt.
Deltakelse er vanligvis valgfritt, men det er ingenting som hindrer deg i å gjøre allmøtet om til en lunsj og lær! Faktisk kan det være et perfekt alternativ hvis det er noe du tror alle vil få ut av å lære.
4. Be om henvisninger til ansatte
Et annet alternativ for allmøtet er å fremheve eventuelle ledige stillinger i selskapet og be dine nåværende ansatte om å henvise alle de tror ville være egnet for rollen(e).
Denne typen henvisningsmarkedsføring er en enkel, effektiv og billig måte å finne høykvalitetskandidater på. Bare sørg for å beskrive stillingen og ferdighetene/kvalifikasjonene du ser etter nøyaktig, samt hva søknadsprosessen vil innebære – inkludert ansettelsestidslinjen.
For å samle den nødvendige informasjonen kan du dele ut skjemaer for at folk kan returnere med kontaktinformasjonen til deres potensielle kandidat(er) eller sette opp en angitt e-postadresse for å motta henvisninger. På samme måte bør du vurdere å blidgjøre avtalen for dine ansatte ved å tilby belønninger, for eksempel kontantbonuser eller billetter til arrangementer.
5. Gjør presentasjoner til spill
En måte å gjøre den offisielle, forretningsrelaterte delen av allmøtet ditt mer engasjerende er å gjøre det om til et spill. For eksempel, mens du går gjennom tallene fra forrige måned, kan du ta visse beregninger (f.eks. antall salg, antall nye kunder, total omsetning, kundeomsetning og så videre) og be teamet ditt gjette resultatene før du avslører dem.
Du kan til og med lage en lysbildepresentasjon der hvert lysbilde inneholder en bestemt statistikk. Du vil deretter stille en rekke spørsmål (f.eks. "hvor mye inntekt tjente vi denne måneden?"), få folk til å gjette og deretter røpe de virkelige svarene; den som er nærmest vinner en premie!
6. Avdelingens- vis og fortell
Ansatte i store organisasjoner vet eller setter ikke alltid pris på hva de andre avdelingene i virksomheten gjør. De vet at de eksisterer, men deres faktiske roller og ansvar forblir et mysterium. Med mindre du gjør noe som en avdelingens- vis og fortell under din neste bedriftsomfattende samling ...
Denne aktiviteten innebærer å sette hver avdeling i søkelyset. Du introduserer de forskjellige teamene og ansatte (eller lar dem gjøre det selv) for alle andre i rommet, forklarer jobbene deres og gir de andre en sjanse til å stille spørsmål.
Fastspent for tid? Vurder å presentere en annen avdeling i den 15-minutters "spesielle økten" av hvert allmøte. Alternativt kan du bruke et helt møte på å løpe gjennom hver avdeling i selskapet.
Lei Surf Office for å organisere ditt allmøte utenfor arbeidsplassen
Allmøter kan bidra til å fremme en sterk bedriftskultur, gi ansatte en stemme og feire både team og individuelle prestasjoner. Hvis du vil at de skal levere slike belønninger og kjøre jevnt fra start til slutt, er det imidlertid avgjørende å lage en agenda for allmøtet før den store dagen.
Vi håper innsikten i denne artikkelen vil hjelpe deg å gjøre akkurat det. Behold strukturen, emnene og møteidéene i tankene, så bør du være et skritt nærmere en vellykket bedriftsomfattende økt. Håper du å organisere en offsite?
Surf Office kan hjelpe med logistikken av en så stor oppgave. Vi finner det ideelle stedet for deg og arrangerer et helt hotelloppkjøp, slik at du ikke trenger det. Kontakt oss i dag for å lære mer om det og få ballen til å rulle.
