Tenk deg at du og teamet ditt er i et roløp.
Du tenker det er ingen måte du kan tape, mens du ser på teamet ditt. Noen medlemmer er sterke, noen er smarte og andre er så utspekulerte som en rev.
Og opposisjonen? Bare en båt fylt med magre sveklinger som alle trenger et godt varmt måltid – ingen trussel for deg.
Eller det tror du...
Når startpistolen avfyrer, fyker motstanderen av gårde i rasende fart mens din banker rundt i uorden.
Du roper kommandoer til teamet ditt i et forsøk på å omorganisere, men det er allerede for sent.
De sterke padler bakover, de smarte prøver å gå fremover og de utspekulerte bare later som de jobber.
Du har tapt for det "svakere" teamet...
Denne analogien demonstrerer effektiviteten til et samlet team. Et effektivt team handler om samarbeid, ikke sterke individer.
I denne artikkelen lærer du de vanlige barrierene som hindrer teamarbeid og hvordan du kan løse dem, slik at du kan overvinne de største teamarbeidshindringene.
Utfordring #1: Dine ansatte stoler ikke på hverandre
Tillit er oljen som holder hjulene i virksomheten din i gang. Uten det synker kommunikasjonen, kreativiteten lider og produktiviteten faller.
Det vanskelige med tillit er imidlertid at du ikke kan fremmane det på samme måte som du kan optimere en arbeidsflyt eller kutte kostnader på bunnlinjen. Du må pleie det over tid ved å gi de ansatte hyppige muligheter til å jobbe sammen.
Jo mer teamet ditt møter og overvinner vanskeligheter, jo mer vil de innse at de har et robust støttenettverk rundt seg.
Hvordan bygge tillit mellom dine ansatte
- For å bygge tillit må du gi fra deg kontrollen og gi teamet ditt tilbakevendende muligheter til å støtte hverandre og overvinne utfordringer. Ved å oppmuntre dem til å forene seg mot felles mål og bruke hverandres ferdigheter, kan de begynne å stole på hverandre.
- Hvis du ennå ikke er komfortabel med å løsne styringen av virkelige prosjekter, kan du spille teambyggings-spill spesielt utviklet for å bygge tillit mellom teammedlemmer.
Utfordring #2: Fysiske barrierer hindrer samarbeid
Fremveksten av fjernarbeid har vært en velsignelse for selskaper som jobber med frilansere og byråer. Men for de fleste fjernarbeids-team, der samarbeid fortsatt er en del av hverdagen, er spredt arbeidsstyrke et problem.
Når team ikke klarer å komme sammen, fragmenteres de. Denne avstanden gjør samarbeid vanskeligere, noe som skader bedriftskulturen og gjør ansatte uengasjerte.
Tradisjonelle kontorer, selv om de ikke er feilfrie, gjør teambinding enklere. Her kan ansatte jobbe til lignende tider, komme sammen til møter, dele ressurser og kose seg med småprat rundt vannkjøleren. Men det betyr ikke at du bør lene deg tilbake og slappe av, for murstein-og-mørtel-kontorer har også sine ulemper.
Hvordan bygge bro over fysiske grenser og forene teamet ditt
- Det er lettere for dine ansatte å knytte sterke forbindelser når de kan møtes ansikt til ansikt.
- Virtuelle teambyggingsaktiviteter og nettbaserte hangouts har mange fordeler og hjelper eksterne ansatte å bli kjent med hverandre, men det er noe med fysisk tilstedeværelse og kroppsspråk som er uerstattelig.
- Derfor er den beste måten å forbedre teamarbeid i eksterne og tradisjonelle team på å organisere regelmessige teambyggings-utflukter der ansatte kan komme sammen og knytte bånd over delte opplevelser. Disse personlige møtene har flere fordeler fra forbedret bedriftskultur, bedre medarbeiderengasjement, styrket ferdighetssett og mye mer.
- Og ikke hvil på laurbærene hvis du allerede har et kontor. Teambyggings-utflukter er flotte for å styrke båndene mellom ansatte som vanligvis ikke krysser veier. Alternativt kan du designe et ønskelig pauserom for ansatte der de ansatte ønsker å henge ut eller ombygge planløsningen din for å optimalisere tilfeldige møter.
Utfordring #3: Ledere gir ikke nok klarhet
Tydelige instruksjoner hjelper teamet ditt med å reise raskere fra punkt 'A' til punkt 'B'.
Ved å tydelig kommunisere forventninger, roller og målsettinger gir du dine ansatte klare rammer å jobbe innenfor. Med dette kan personalet holde prosjekter på rett spor ved å identifisere prioriteringer og minimere overflødig arbeid.
Hvordan holde teamet ditt på sporet med klare instruksjoner
- Kommunikasjon er nøkkelen til klarhet.
- Før en oppgave begynner, bør du sørge for at alle forstår kjernemålene og hvorfor rollene deres er viktige.
- Mange ledere forlater teamet sitt når startpistolen har gått av, men du bør sjekke inn og vurdere teamets ytelse gjennom hele prosjektet. Dette innebærer å holde regelmessige teammøter, svare på bekymringer i en-til-en økter og dele prosjektfremdrift og resultater.
- Ved å opprettholde en konsistent relasjon med de ansatte sikrer at alle forstår kjerneutfordringene og hva de kan gjøre for å hjelpe deg med å overvinne dem.
Utfordring #4: Ansatte har ikke tilgang til viktig informasjon
Det er umulig å fullføre et puslespill hvis du ikke har alle brikkene. Teamet ditt må ha tilgang til alle ressurser og informasjon for å fullføre oppgavene sine effektivt.
Hvis de ansatte holder tilbake informasjon fra sine kollegaer – enten for personlig vinning eller på grunn av et kommunikasjonsbrudd – vil du oppleve at de utfører unødvendig arbeid eller går glipp av viktige muligheter.
Hvordan sikre at informasjon er allment tilgjengelig
- Å gjøre informasjonsdeling enkelt er det beste stedet å begynne.
- Nettbaserte samarbeidsverktøy som Trello, Motion og Asana sentraliserer informasjon og gjør den tilgjengelig for alle som trenger den. Disse verktøyene er like nyttige for både kontorbaserte og fjernarbeidende team.
- Alvorlige problemer oppstår imidlertid når ansatte med vilje holder tilbake informasjon for å få en opp på sine jevnaldrende eller kjøpe seg mer tid.
- For å forhindre dette, fjern oppmerksomheten fra individet ved å vektlegge de overordnede målene. Du kan gjøre dette ved å regelmessig gi uttrykk for dine langsiktige mål på møter og organisere en-til-en tilbakemeldingsøkter.
Utfordring #5: Teamet ditt kommuniserer ikke effektivt
Dårlig kommunikasjon er et vanlig problem på arbeidsplassen som får mange team til å bryte sammen.
Tenk om teammedlemmer begynner å handle alene og ta avgjørelser uten å konsultere gruppen – et prosjekt ville raskt havne i kaos.
For at teamet ditt skal fungere godt, må transparent og strømlinjeformet kommunikasjon være på plass. Dette betyr å løse konflikter raskt, gi og motta regelmessige tilbakemeldinger, opprettholde flere kommunikasjonskanaler og sikre åpenhet mellom avdelingene.
Hvordan legge til rette for effektiv kommunikasjon
- Mange kommunikasjons- og arbeidsflytautomatiseringsverktøy har kommet på markedet de siste årene, noe som gjør det enklere å sentralisere prosesser. Nå kan eksterne og asynkrone team holde seg oppdatert på prosjektfremdrift og oppgaver uten å måtte sende en melding eller hoppe på en samtale.
- Men å åpne flere kommunikasjonskanaler garanterer ikke god kommunikasjon.
- For at teamet ditt skal jobbe effektivt, må kommunikasjonen være medfølende, kortfattet og åpen. Du kan oppnå dette ved å spille teambyggings-spill og arrangere kommunikasjonsverksteder der ansatte kan lære å dele meninger og debattere temaer i et kontrollert miljø.
Utfordring #6: Ansatte er usikre på rollen sin
Når ansatte er forvirret over omfanget og begrensningene av pliktene deres, kan det true teamets funksjonalitet. Som delene av en finjustert motor, utfører hver ansatt en bestemt jobb.
En veldefinert rolle er ikke bare bra for prosjekteffektivitet, men også arbeidsglede. Når dine ansatte forstår deres roller og ansvar (og hvordan disse bidrar til selskapets mål) gir det en følelse av hensikt, forbedrer fokus og reduserer stress.
Hvordan avklare roller og ansvar
- Definisjonen av roller begynner på rekrutteringsstadiet og fortsetter gjennom hele ansettelsesforholdet. Vær tydelig når du skriver en stillingsbeskrivelse, presiser nøyaktig hvorfor stillingen må fylles og hva den vil innebære.
- Vær også transparent med dine eksisterende teammedlemmer ved å oppdatere dem om potensielle nykommere. Forklar hvorfor du annonserer stillingen og hvordan, hvis i det hele tatt, det kan påvirke rollene deres.
- Når du har ansatt noen, overvåk fremgangen deres ofte mens du bekrefter daglige oppgaver og ansvar.
Utfordring #7: Ansattes vaner og atferd forårsaker konflikt
Idiosynkratisk oppførsel kan være en velsignelse hvis den administreres godt, men den kan også forårsake store problemer når den ikke kontrolleres. Det ville vært mye lettere å styre et team hvis de hadde matchende vaner, men dette er sjelden tilfelle.
Derfor må du finne måter å hengi deg til og begrense dine ansattes vaner samtidig som du respekterer individualitet.
Hvordan regulere ansattes vaner og atferd
- En ansatt etiske retningslinjer er standardmåten for å opprettholde orden på kontoret. Dette er et sett med regler designet for å balansere personlige friheter med det som er best for teamet.
- Jon, for eksempel, kan være mest produktiv når han sprenger Metalica gjennom høyttalerne med 120 desibel. Men selv om det kan være best for Jon, vil det sannsynligvis skade resten av teamet. Derfor kan du implementere en atferdskodeks som sier at ansatte kan lytte til musikk forutsatt at den spilles gjennom hodetelefoner.
- Når du fastsetter regler, bør du vurdere hvilken type kultur du vil skape og hva som er best for langsiktig produktivitet.
Utfordring #8: Du har lagt merke til et fall i ansattes ytelse
Etter hvert som teamet ditt utvides, blir det vanskeligere å overvåke input. Og det verste er at en ansatt med dårlige resultater kan dra resten av teamet ned med seg. Derfor er det viktig å løse ytelsesproblemer før de tar seg opp.
Hvordan holde seg på toppen av ansattes ytelse
- Nøkkelen til å eliminere dårlig ytelse er årvåkenhet. Du må ha et godt øye for underpresterende ansatte, og deretter handle raskt før det blir verre.
- Men du vil ikke få den ytelsen du ønsker ved å opptre som en tyrann. Tross alt er det en grunn til at de ansatte ikke jobber så hardt som du ønsker, og det er din jobb å finne ut hvorfor.
- Så møt de ansatte og be om tilbakemelding fra dem. Føler de seg koblet fra selskapets oppdrag? Føler de seg overarbeidet? Uansett hva det er, vil det å finne roten til problemet gi deg et handlingsrikt veikart å følge.
Utfordring #9: Ansatte har ikke de riktige verktøyene for jobben sin
Som leder er det viktig å gi de ansatte verktøyene de trenger for å utføre rollene sine. Uten dem vil teamet ditt miste troen på sine arbeidsgivere og bli frustrert over mangelen på støtte.
Det er derfor ditt ansvar å finne ut hva de ansatte mangler og hva du kan gi dem for å gjøre jobbene deres enklere.
Hvordan sikre at teamet ditt har verktøyene de trenger
- Dine ansatte er de eneste som virkelig forstår hva de trenger for å fullføre sine daglige oppgaver.
- Så for å sikre at du støtter de ansatte på alle mulige måter, begynn å kommunisere med dem og spør hva du kan tilby for å gjøre dem mer effektive.
- Dette kan være bedre maskinvareenheter, mer komfortable møbler eller mer effektive kommunikasjonsverktøy.
Utfordring #10: Ledere er anmassende og begrenser autonomien
Som teamleder kan det være vanskelig å gi slipp på kontrollen. Men overdreven dominans kan holde teamet ditt tilbake, akkurat som en anmassende mor kan gjøre barnet sitt sårbart for prøvelsene i voksenlivet.
De beste lederne kan ta et skritt tilbake og overvåke prosesser langveisfra. De er ikke fanget opp i små detaljer, men har heller et fugleperspektiv over prosessen mens de forbedrer arbeidsflyteffektiviteten.
Hvordan inspirere dine ansatte til å ta mer ansvar
- Nøkkelen til ansattes autonomi er myndiggjøring.
- En av dine roller som leder er å delegere oppgaver og identifisere når en person er klar til å ta mer ansvar. Når ansatte ser sine jevnaldrende gå opp i gradene, blir de inspirert og motivert til å oppnå mer.
- Teambyggings-spill, spesielt de som er utviklet for å forbedre lederegenskaper, er nyttige for å fremme ansattes autonomi.
Utfordring #11: Motstående personligheter forårsaker konflikter
Dessverre kan du ikke plassere en haug med talentfulle individer i et rom og forvente at de skal fungere godt som en gruppe. For at teamet ditt skal prestere godt, må du lære de ansatte å vurdere ulike perspektiver og løse uenigheter.
Motstridende personligheter og idéer kan imidlertid føre til konflikter som bare blir verre hvis de blir stående uten tilsyn. Derfor er den beste tiden å handle nå, før mindre konflikter blir store tvister.
Hvordan håndtere mellommenneskelige konflikter
- Uansett hvor lang tid du bruker på å pleie medarbeiderforhold, vil det alltid være ting folk er uenige om. Så målet ditt bør ikke være å oppnå enstemmig avstemning om alt, men å lære de ansatte å delta i sunn, respektfull debatt.
- Office Debates, for eksempel, er et teambyggings-spill som utvikler debatt- og kommunikasjonsevner. Målet er å forbedre dine ansattes evner til å forstå ulike synspunkter og finne en løsning som best tjener virksomhetens langsiktige misjon.
Utfordring #12: Ansatte virker uengasjerte med rollene sine
Uengasjerte ansatte har en tendens til å være mindre produktive og mer sannsynlig å ta fri fra jobben. Og i verre tilfeller kan de søke arbeid andre steder.
Dessverre finnes det ikke en løsning som passer alle for å fikse lavt engasjement. For å identifisere rutekurset må du ta et dypdykk inn i den generelle medarbeideropplevelsen.
Hvordan holde de ansatte engasjert på jobben
- Fordi lavt engasjement er forårsaket av en rekke problemer, ligger ofte vanskeligheten i å identifisere kilden til problemet.
- Den beste måten å få pålitelig innsikt fra dine ansatte på er ved å sende ut anonyme spørreundersøkelser, siden du er mer sannsynlig å motta ærlige tilbakemeldinger når ansatte ikke gir kritikk ansikt til ansikt med lederen sin.
- Når du har avdekket kjerneproblemene, kan du gå i gang med å snuse dem ut.
Utfordring #13: Avdelinger og enkeltpersoner har motsatte mål
Alle i teamet ditt skal trekke fra samme ende av tauet, ikke kjempe mot hverandre. Men etter hvert som team vokser og nye avdelinger dannes, kan det være enkelt for din bedrift å utvikle en silomentalitet.
Når dine ansatte jakter på motstridende resultater, blir de bare opptatt av sine interne utfordringer og ignorerer de overordnede målene til selskapet. Dette kan føre til en rekke problemer fra misfornøyde kunder til overflødig og duplisert arbeid.
Hvordan forene teamet ditt mot et felles mål
- For å forhindre at bedriften din jobber i siloer, må du plassere bedriftens oppdrag i front og sentrum av alt du gjør og maksimere interaksjonen mellom avdelingene.
- Bedriftssamlinger utenfor arbeidsplassen gir en ideell mulighet for dine ansatte til å samhandle samtidig som de gir deg en sjanse til å kommunisere målene til selskapet.
Utfordring #14: Det er en ferdighetsoverlapping i teamet ditt
Å forstå styrkene og svakhetene til teammedlemmene dine er nøkkelen når du delegerer roller til et prosjekt. Å tildele ansatte upassende roller eller bygge et team som er for likt kan resultere i ineffektivitet og teamkonflikt.
Hvordan bygge et godt avrundet team
- Før du kan bygge et godt avrundet team, må du kjenne styrkene og svakhetene til hver enkelt ansatt. Derfra kan du begynne å velge de riktige medarbeiderne for de riktige rollene og unngå overlapping av ferdigheter.
- Å vite hvor teamets ferdigheter ligger er også en forutsetning for å identifisere forbedringsområder. Bare ved å oppdage hull i teamets ferdighetssett kan du begynne å organisere treningsprogrammer eller ansette ansatte til å fylle ledige roller.
Utfordring #15: Teamet er for stort for oppgaven
Når for mange mennesker engasjerer seg i et prosjekt, kan prosessene bli unødvendig kompliserte. Så unngå å tildele flere ansatte til et team enn nødvendig fordi dette kan føre til mer anspentherer, flere konflikter og dobbeltarbeid.
Hvordan administrere antall ansatte
- Når et prosjekt ruller mot konkurranse, vil størrelsen på laget ebbe ut og flyte. For eksempel kan et prosjekt som trengte 20 personer på dag én bare trenge 12 personer på dag 14.
- Derfor kan det være nødvendig å omfordele roller etter hvert som teamet utvikler seg. Vær nøye med størrelsen på teamet ditt og oppgavene som må utføres. Konsekvent ledelse er nøkkelen til å optimalisere prosjekteffektiviteten.
Løs utfordringene dine personlig på en utflukt utenfor arbeidsplassen
Midt i ståheien på kontoret kan det være vanskelig å identifisere nøyaktig hvor teamet ditt kommer til kort.
Ved å planlegge en bedriftssamling utenfor arbeidsplassen, kan du dedikere tid til å fikse teamarbeidsproblemene dine uten distraksjoner. Enten du ønsker å forbedre bedriftskulturen eller utvikle myke ferdigheter, gir en utflukt utenfor arbeidsplassen deg fleksibiliteten til å nå dine mål.
Hvis du er klar til å trekke ut det fulle potensialet til teamet ditt, ta kontakt med Surf Office, så organiserer vi din teambyggings-utflukt for deg!
