De fleste feilene folk gjør når de organiserer sine første bedrifts-offsite er lette å unngå.

I denne artikkelen skal vi oppsummere disse feilene og lære deg hvordan du unngår dem.

Hos Surf Office har vi organisert hundrevis av bedrifts-offsites for våre kunder og til og med et par offsites for vårt eget team. Vi er et eksternt-først-selskap, så det er viktig å møtes personlig fra tid til annen.

Så gjennom årene har vi lagt merke til noen vanlige planleggingsfeil.

Her er litt ekstra kontekst om Surf Office før vi setter i gang:

• Kunder som jobber med Surf Office får hjelp til å velge reisemål og sted. Deretter bistår vi med hele utfluktsplanleggingsprosessen.
  ‍
• Mens vi prøver å gjøre så mye som mulig for å hjelpe, er enkelte avgjørelser til slutt opp til kunden.
  ‍
• Vi er ikke involvert i "arbeidsdelen" av utflukten. Hver kunde bestemmer hva de vil gjøre i løpet av deres offsite, og vi planlegger all logistikken rundt det.

‍

#1 Ikke foreta undersøkelser før du stemmer om plassering og datoer

Det er lett å bli begeistret for din neste offsite og prøve å raskt samle tilbakemeldinger fra kollegaene dine om deres dato og stedspreferanser.

Dette kan generere en lang diskusjon som produserer tonnevis av idéer. Kollegaene dine vil kjempe for sine favorittdestinasjoner og begynne å dele alle planlagte bryllup, familiejubileer og ferier.

Dette er overveldende, men viktigst av alt, det utløser ikke en produktiv diskusjon.
‍

Du har kanskje allerede gjettet den riktige tilnærmingen: utfør undersøkelser alene eller med et lite team av mennesker.

Etter det kan du foreslå et begrenset antall stemmemuligheter for hele selskapet. Vi anbefaler å starte med plasseringen og deretter følge opp med datoer.

Nyttige lenker:

• 7 måter å velge din neste bedriftssamlings-lokasjon
• Når bør du begynne å planlegge din neste utflukt?

‍

#2 Kombinere to steder for utflukten

Det er vanskelig å ikke bli begeistret for alle mulige lokasjoner du kan besøke på din neste drømme-offsite.

Noen ganger er disse lokasjonene "beleilig" nær hverandre, noe som kan få deg til å lure på: Hva om vi tilbringer tre dager på ett sted og deretter flytter til det andre for resten av utflukten?

Vi har ofte denne typen forespørsler fra kunder som ønsker å kombinere Lisboa og Ericeira, da de kun er en 30-minutters kjøretur fra hverandre.
‍

En bedriftssamling er ikke en kjøretur.

Se for deg all logistikken, inn-/utsjekking, overføringer osv. Så mye bortkastet tid at du bedre kan investere i teambinding eller produktive workshops.

For ikke å nevne at noen av kollegaene dine kanskje ikke er store fans av å reise generelt.

Intensjonen bak å kombinere to lokasjoner er å forbedre utfluktsopplevelsen, men dette oppnår vanligvis det motsatte.

‍

#3 Avstand fra en stor internasjonal flyplass

Når du reiser på egenhånd, er du villig til å anstrenge deg for å komme til drømmedestinasjonen.

Men når du organiserer en tur for kollegaene dine, er målet ditt å minimere innsatsen for å få alle til målet. Det betyr å unngå ekstra timer med transitt fra flyplassen til det endelige stedet.

Dette er spesielt viktig for kollegaer som ikke kunne fly direkte og allerede har tilbrakt timer i et fly.

Når flyet lander, ønsker de å komme seg til den endelige destinasjonen og nyte litt hvile. Ikke vente på at alle skal ombord på en buss eller leie biler og kjøre ytterligere 2 timer. Det er utmattende.
‍

De aller fleste av våre utfluktslokaler ligger innen 1 times kjøring fra flyplassen. Vi har funnet ut at omtrent 30 minutter er optimalt. Ulempen er selvfølgelig at dette dramatisk begrenser antallet mulige destinasjoner.

‍

# 4 For mange mål

Hos Surf Office anbefaler vi alltid at du har ett hovedmål for utflukten.

De vanligste målene er:

• Teambygging - For å bygge tillit og mellommenneskelige bånd mellom kollegaene dine. Dette er ekstremt viktig for fjernarbeids-team.
1. Visjon - For at ledergruppene skal snakke om bedriften, dens fremtid og få et fugleperspektiv av deres nåværende situasjon og bedriftens landskap.
• Strategiske eller taktiske utflukter - Disse er designet for team innenfor selskapet for å komme sammen og løse et spesifikt problem (perfekt for designsprints, hackathons, workshops).

‍

Det er lett å bli begeistret og lage flere mål. Og resultatet er akkurat det du forventer = ikke oppnå noen av dem.

Dette betyr ikke at hvis utflukten din er fokusert rundt et hackathon, så kan du ikke organisere teambyggingsaktiviteter. Faktisk anbefaler vi generelt at du inkorporerer en eller to teambyggingsaktiviteter i alle typer offsite.

Det handler egentlig om fokuset ditt og å kommunisere ett mål til hele selskapet.

‍

#5 Å velge en lokasjon som er vanskelig å komme til

Valg av lokasjonen for utflukten høres ut som en morsom oppgave. Du spør alle kollegaene om deres mening og så velger du ett eller to av de mest populære alternativene.

Imidlertid er disse lokasjonene ofte ekstremt vanskelige å komme til for mange av kollegaene dine. Vi har allerede diskutert avstanden fra den internasjonale flyplassen. Men først må du komme dit.

Alle er allerede utslitte ved ankomst, og du forventer at de skal være produktive og sosiale de neste dagene av din offsite? Kommer ikke til å skje.

Noen ganger er det verdt innsatsen for lengre offsites, spesielt hvis det er et sted som alle drømmer om. Men i de fleste tilfeller er det veldig ineffektivt.

En god løsning for å unngå slike steder som er vanskelige å nå, er å bruke Location Finder.

Du legger til gjeldende posisjoner til kollegaene dine, og verktøyet vil beregne det optimale stedet å møtes basert på flytider og overføringer.

‍

#6 For kort offsite

Organisering av en offsite er en betydelig utgift for selskapet, som bare øker jo lenger du blir. Det kan være et press fra finans- eller lederteamet for å kutte kostnader, og det er lett å falle i fellen med å gjøre det for kort.

Først og fremst bør du ha en klar visjon om hva du ønsker å oppnå under utflukten din, og deretter definere en kort dagsorden for å forstå hvor mange dager du trenger.

Vi anbefaler et absolutt minimum på tre dager og to netter hvis du flyr alle til destinasjonen.

Mer lesing: Hvordan strukturere din bedriftssamling

‍

# 7 Holder ikke timeplanen

Designing av din offsite dagsorden i siste liten er en svært vanlig feil. Du vil sannsynligvis komme opp med en anstendig plan uansett, men du vil alltid bli hjemsøkt av tanken på at det kunne vært bedre.

Det kan være noen sprekker i planen din du vil først legge merke til når du er på stedet under din offsite. Og det er det øyeblikket du begynner å improvisere. Kanskje det er det du alltid har gjort under dine tidlige oppstartsutflukter da teamet var lite.

Improvisering fungerer bare ikke med en større gruppe mennesker.

Råd:

• Unngå forvirring: ikke prøv å endre dagsordenen i siste liten.
• Sørg for at folk følger starttiden for hver økt og aktivitet. Hvis det er 50 personer som venter i 10 minutter, er det mer enn 8 timer med bortkastet tid totalt.

‍

# 8 For mye fokus på festing

Å sette sammen fjernarbeids-teamet ditt handler ofte om sosialt samvær og teambinding.

Så det å gå på drinker og feste høres ut som den enkleste måten å gjøre det på.

Vi har ingenting imot festing, men vær forsiktig med hvordan du innlemmer det i dagsordenen din:

• Det er mye spenning rundt den første dagen når alle møtes.
• Den første dagen er den verste tiden å feste på med mindre du vil ødelegge programmet for neste dag. Noen vil uansett bli lenger for drinker, så du trenger ikke planlegge det for hele selskapet.
• Den siste dagen er den som passer best til en fest.

#9 Vanvittig fullpakket timeplan

Dette kan være den vanligste feilen arrangører gjør.

Det er fornuftig at du ønsker å oppnå mye på veldig kort tid.

Oppstarten din har nettopp fullført en enorm investeringsrunde nylig, teamet vokser, salgsteamet knuser det og dere er alle gira!

En offsite skal være en energisk og inspirerende opplevelse for dine ansatte, men du vil ikke helt utmatte dem.

Hvis de trenger å ta noen dager fri etter offsite, så var dagsordenen din sannsynligvis for full.

Slik sliter du ut kollegaene dine under en offsite:

• Ingen skikkelige pauser i dagsordenen din
• Ingen "meg-tid": folk vil bare ha litt fritid for en kort spasertur, FaceTime familien eller bare ta en kort lur
• For mange teambyggingsaktiviteter: din intensjon om å bygge vennskap slår tilbake hvis du pakker for mange av dem sammen

‍

# 10 Begrense alternativene dine

Vi har sett dette for ofte: kunder kommer til oss med ufleksible datoer og budsjetter.

Dette kutter vanligvis 95% av alternativene.

Kanskje administrerende direktør nevnte at utflukten skulle være den første uken i august og du fikk tunnelsyn, noe som fikk deg til å ignorere andre mulige datoer i september eller oktober. Mer fleksibilitet betyr flere tilgjengelige lokaler og sannsynligvis en mye bedre "deal".

Våre utfluktseksperter vil gjerne navigere deg gjennom alternativene under en første samtale. Da sender vi deg forslag som du enten kan vurdere eller se bort fra. Det er ikke nødvendig å ta faste avgjørelser i begynnelsen av utforskningen.

‍

‍

Vær så snill, ikke føl deg frarådet eller demotivert.

Du kan gjøre alle disse feilene og fortsatt ha en flott tid, så ikke vær bekymret for å planlegge din neste offsite selv.

Men hvis du klarer å unngå dem, kan du gjøre din offsite virkelig fantastisk.

Surf Office har hjulpet hundrevis av selskaper med å forenkle hele prosessen med lokalspeiding og utfluktsplanlegging.

Ta gjerne kontakt hvis du trenger en hånd med din neste episke offsite.