Planlegger du din første utflukt?
Eller har du allerede erfaring og føler deg trygg på å gjøre det igjen fordi alt gikk knirkefritt første gang?
Vi har organisert andre bedrifter i nesten 10 år, og i løpet av denne tiden har vi møtt vår del av gjør-det-selv utfluktsplanleggere.
Noen har vært heldige og hatt stor suksess mens andre har gjort store økonomiske tap på grunn av uforutsette omstendigheter.
For å øke sjansene dine for å lykkes, lister vi opp de vanligste problemene med å planlegge en utflukt selv.
1. Lokalet kansellerer i siste liten
Akkurat når du tror du har alt planlagt, kansellerer lokalet i siste liten.
Og du har ingen reserveovernatting.
Dette høres ut som et mareritt, men det skjer oftere enn du forventer.
Hoteller kan kansellere bestillingen din fordi de har en mer attraktiv gruppeforespørsel, og med Airbnb skjer dette enda oftere.
Så du må begynne å søke etter et hotell igjen. 3 uker før utflukten. Og du er mye mer begrenset med plasseringen fordi du allerede har bestilt flyreiser og alle andre tjenester.
Som et resultat kommer du til å betale mer enn planlagt og ha en kompromittert opplevelse.
Bestilling av overnatting via en tredjepartsplanlegger forhindrer denne potensielle feilen. Hoteller kansellerer ikke reservasjoner til langsiktige partnere som Surf Office fordi de vet at vi ikke ville tatt med dem noen andre grupper igjen.
2. Skjulte kostnader
Det er vanlig at hoteller legger til ekstra avgifter og skatter under planleggingsprosessen. Og eventuelle endringer i en bestilling er latterlig dyre.
Det er nesten umulig å signere en kontrakt med et hotell som er gunstig for deg hvis det er første (og sannsynligvis siste) gang du bestiller stedet.
Surf Office har langsiktige partnerskap med hoteller. Vi viser deg alltid totalprisen i begynnelsen, ingen overraskelser. De som organiserer en utflukt selv vil typisk betale mer enn de som organiserer utflukten sin med Surf Office.
3. Upålitelige aktivitetsleverandører
Å forstå kvaliteten på tjenesten for bedriftsgrupper er ekstremt vanskelig å vurdere ut fra anmeldelser på nettet fordi disse vanligvis er skrevet av individuelle kunder.
Tenk deg å ha en gruppe på 50 personer som venter på en omvisning. Guiden dukker ikke opp og ingen tar telefonen. Høres ut som et mareritt, ikke sant?
Dette skjer hele tiden.
Surf Office har bygget langsiktige relasjoner med velprøvde og kontrollerte aktivitetsleverandører som minimerer problemer som dette. I tillegg har vi alltid en backup.
4. Valg av feil aktiviteter og restauranter
Å bestille en utflukt har veldig annerledes nyanser enn å bestille en ferie.
Det er svært få restauranter som både aksepterer gruppebestilling OG tilbyr god kvalitet. Noen aktiviteter ser kule ut, men gir ikke mening for en gruppe, og så videre.
Disse dårlige opplevelsene forsterkes når du legger planer for en stor gruppe.
Vi hører ofte ting som: "Men en av våre kollegaer kjenner området veldig godt."
Som vi svarer: "Hvor mange ganger har din kollega bestilt en teambyggingsaktivitet for 50 personer?"
Med vår lokale ekspertise gjør vi din utflukt episk ved å anbefaleteambyggingsaktiviteter som allerede er testet av hundrevis av kunder.
5. Hundrevis av timer bortkastet på å kommunisere med leverandører
Uendelige e-posttråder, eller enda verre, leverandører som ikke svarer i det hele tatt.
Whatsapp-meldinger ved midnatt. Falske fakturaer. Ingen svar etter betaling. Ubesvarte telefonsamtaler...
Alle leverandører ønsker forskuddsbetaling. Men hvordan kan du overlate pengene når du ikke stoler på dem?
Med Surf Office er det ingen frem og tilbake e-poster eller samtaler med leverandører. Fakturering er forenklet og din dedikerte utfluktsplanlegger er det eneste kontaktpunktet. Bestillingen din er 100 % garantert (uansett hva som skjer, har vi alltid en backup) og du kan bruke tiden din til å planlegge et internt program.
6. Ugunstige værforhold
Du har brukt måneder på å planlegge din perfekte utfluktsreise: en uke på stranden hvor folk kan nyte aktiviteter som surfing, strandvolleyball og utendørs cocktailer.
Det føles som om ingenting kan gå galt ... før du legger merke til at det er varslet en tropisk storm for hele oppholdet.
Våre erfarne utfluktsplanleggere overvåker for eventuelle uforutsette problemer, for eksempel værforhold. Hvis vi ser at en storm kommer og de fleste av aktivitetene dine er utenfor, vil vi raskt arrangere alternative innendørsalternativer som du kan velge mellom og koordinere med leverandørene for å få refusjon på aktivitetene som ikke vil finne sted.
7. Rotete overføringer
Overføringer er en av de mest utfordrende delene av utfluktsplanlegging. Selv for oss, etter å ha organisert hundrevis av utflukter. Å finne et pålitelig overføringsselskap er én ting, men hvis du er et fjernarbeids-team og kollegaene dine kommer til forskjellige tider, er det et annet "beist" å planlegge alt dette.
På hvert Surf Office-sted har vi 3+ pålitelige overføringspartnere vi jobber med langsiktig, og de er avhengige av volumet vi sender dem hvert år. Utflukter for fjerntliggende selskaper er vårt levebrød. Å eliminere forsinkelser for planlagte overføringer er vår høyeste prioritet.
8. Din interne arrangementsansvarlig blir utilgjengelig
La oss si at du har en intern person som er i stand til å organisere en utflukt. Kanskje det er deg.
For det første er det et enormt press å legge på den personen. Fordi administrerende direktører forventer intet mindre enn et PERFEKT utfluktssted.
Men hva om den personen blir syk eller forlater selskapet?
I disse situasjonene må du ha en backup.
Vi har sett dusinvis av eksempler når en klients kontaktpunkt ble ute av stand til å fortsette midtveis i planleggingen av en utflukt. Selv om vi håndterer all logistikken, var det alltid svært vanskelig for selskapet å finne en backup og administrere resten.
Surf Office har et team med utfluktsplanleggere som enkelt kan erstatte hverandre uansett hva som skjer.
Surf Office hjelper deg med å finne riktig lokale og tar seg av all logistikken. Men vår største verdi er å sørge for at ingenting går galt under utflukten. Du kan si at du kjøper "forsikring".
.webp)
