Det nye året markerer en ny start for mange bedrifter. Nyttårsforsetter gjelder ikke bare enkeltpersoner. Det er nå mange selskaper setter seg mål og deler sin visjon for vekst. De ansatte er spesielt produktive etter vinterferien.
Den nye energien som markerer begynnelsen av året kan falme etter en stund. For å holde farten i gang, begynn å planlegge din neste bedriftssamling. En bedriftssamling kan:
- Øke moralen
- Hjelpe teamene til å jobbe mot et felles mål
- Skape sterkere team som kommuniserer bedre
- Hjelpe fjernarbeidere med å bli kjent med hverandre
Nå er tiden inne for å forberede og godkjenne budsjettet for din neste bedriftssamling. Når du bygger opp det totale driftsbudsjettet, sett av noen midler som skal brukes til en utflukt utenfor arbeidsplassen. Budsjettet du trenger avhenger av en rekke faktorer. Disse faktorene inkluderer:
- Formålet med utflukten (arbeid eller teambygging)
- Lokalet
- Antallet mennesker
- Transportkostnader
- Teamaktiviteter
- Lengden på utflukten
På Surf Office har vi arrangert dusinvis av bedriftssamlinger. Vi har massevis av førstehåndserfaring i planlegging og prissetting av utflukter. Vi har lært at den største utgiften vanligvis er overnattingskostnadene. Som et resultat starter vi med å vurdere plassering, teamstørrelse, utfluktslengde og pris per person per natt.
Du trenger ikke å være ekspert på utfluktsplanlegging for å anslå budsjettet. Det er en enkel formel som kan gi deg et godt estimat for å jobbe med.
Bruk den grunnleggende formelen:
pris per person per natt x antall netter x antall personer = første anslag på budsjettet.
Legg deretter til transportanslag og en ekstra 20 % buffer for å få et endelig anslag. Eller bare bruk Surf Offices gratis utfluktsbudsjettkalkulator for å komme i gang.
Hvordan planlegge budsjettet
Det er en rekke faktorer å vurdere når du budsjetterer for bedriftssamlingen. Vår utfluktsekspert, Jolanda, anbefaler å starte med lokasjonen.
«Å velge riktig sted er sannsynligvis den viktigste avgjørelsen du tar. Det er mange steder i Europa som er budsjettvennlige, samtidig som de tilbyr en fantastisk offsite-opplevelse, sier Jolanda.
Den riktige plasseringen for teamet ditt utenfor arbeidsplassen avhenger i stor grad av hvor bedriften din er lokalisert. Tenk for eksempel på hva disse ekte selskapene brukte på utflukter med Surf Office (prisen inkluderer ikke flyreiser/reisekostnader):
Scenario 1:
EU-basert team som reiser innenfor EU
- Teamstørrelse: 14
- Utfluktslengde: 3 dager
- Type lokale: Byleiligheter
- Utfluktssted: Praha
- Pris per person per natt: 140 USD
- Totalt: 140 USD x 14 x 3 = 5 880 USD
Scenario 2:
USA-basert team som reiser i USA
- Teamstørrelse: 45
- Utfluktslengde: 5 dager
- Type lokale: Gjestgiveri
- Utfluktssted: Santa Cruz
- Pris per person per natt: 290 USD
- Totalt: 290 USD x 45 x 5 = 65 250 USD
Scenario 3:
USA-basert team som reiser til EU
- Teamstørrelse: 51
- Utfluktslengde: 4 dager
- Type lokale: Leiligheter
- Utfluktssted: Lisboa
- Pris per person per natt: 190 USD
- Totalt: 190 USD x 51 x 4 = 38 760 USD
Scenario 4:
Fullt distribuert team som reiser til EU
- Teamstørrelse: 22
- Utfluktslengde: 6 dager
- Type lokale: Leiligheter
- Utfluktssted: Madrid
- Pris per person per natt: 140 USD
- Totalt: 140 USD x 22 x 6 = 18 480 USD
Som du kan se, gir europeiske steder ofte mer mening budsjettmessig, selv for helt (eller delvis) distribuerte team. Selv avsidesliggende amerikanske selskaper kan spare kostnadene, etter å ha lagt til transportutgifter, men ved å ha hatt sitt utfluktssted i Europa. For hjelp til å velge en plassering, prøv Surf Offices Location Finder-verktøy, som kan anbefale hvor folk fra et distribuert team bør møtes.
Andre faktorer å vurdere når du planlegger ditt utfluktssted
Det er klart at beliggenhet er den største faktoren som vil påvirke utfluktsbudsjettet ditt. Beliggenheten vil drive kostnadene dine i disse andre viktige kategoriene:
Transport
Transport er en annen stor utgift, sammen med overnatting. Europeiske selskaper kan unngå flyreiser i Europa hvis de er bekymret for deres karbonavtrykk. Amerikanske selskaper fra Silicon Valley kan redusere utfluktsprisene sine ved å gå et sted i nærheten som Santa Cruz.
På samme måte er det mulig for amerikanske selskaper å reise til Europa for samme budsjett som om de reiste innenfor USA – og få mer ut av opplevelsen (se for eksempel Scenario 2 kontra Scenario 3). California er generelt et dyrere sted enn Portugal, for eksempel. Derfor vil Californias dyrere overnatting, mat, arbeidsplass og aktiviteter veie opp for den dyrere flybilletten til Portugal.
Ikke glem å ta med flyplasstransport til budsjettet ditt. Teammedlemmene dine vil sette pris på hjelp til å komme seg fra flyplassen til utfluktsstedet. For bare litt ekstra penger kan du sørge for at alle kommer i tide og at agendaen din kan fullføres.
Overnatting
Hvilken type overnatting du velger for ditt utfluktssted har betydning. Begynn med å estimere hvor mange mennesker som skal være på utflukten. Deretter kan du se hvilke alternativer som er tilgjengelige. Trenger du et 5-stjerners hotell? Kunne du brukt de pengene i stedet for en teammiddag eller teambyggingsaktivitet? Ta en titt på Surf Offices utfluktslokaler for å utforske leiligheter, villaer, hoteller og mer. Hvis budsjettet ditt er svært begrenset, er deling av rom den enkleste måten å kutte kostnader på.
Arbeidsområde
Hvis du planlegger å gjøre noe arbeid under denne utflukten, må du kanskje bestille et privat arbeidsområde eller et konferanserom. Surf Office har arbeidsplasser med kapasitet for opptil 40 personer. Hver plass er utstyrt med raskt internett, møterom og telefonkiosker. Bestem hva målet er med bedriftssamlingen. Hvis du ønsker å arrangere et hackathon eller fokusere på innovasjon, ta med arbeidsområdet inn i budsjettet ditt.
Mat og moro
Teambyggings-utflukter kan høres ut som en ferie, men de kan føre til bedre forretningsresultater. Selv i en arbeidsfokusert utflukt, bygg i tide for moro skyld. Budsjetter for teammåltider for å bringe de ansatte sammen for øking av lagånd. Når du budsjetterer, finn ut om du trenger en full cateringtjeneste eller bare noen få gruppemåltider. Planlegg teamets måltider på forhånd og avgjør om du vil bestille restauranter med sjømat, tradisjonell spansk tapas, veganske alternativer eller andre retter teamet ditt vil elske!
Mat er bare én ting vi alle kan knytte til oss. Utflukter er mye morsommere når kollegaer bruker tid på å lage minner. Utforsk Prahas ølsmaker med en mikrobryggeriomvisning, ta surfetimer på Europas beste surfested på Gran Canaria, eller til og med gå på fottur i Catskills-fjellene. Teamaktiviteter er den raskeste måten å forbedre lagånden på under din offsite-opplevelse.
Konklusjon og neste steg
Bedrifter som planlegger en utflukt bør vite: budsjettet ditt vil gå lenger i Europa enn i USA. Det finnes måter å planlegge en bedriftssamling på et stramt budsjett i Sør-Europa og fortsatt ha en opplevelse av god kvalitet.
Ta for eksempel kostnadene ved Lisboa kontra Santa Cruz. Surf Office i Lisboa kan være vertskap for selskaper for 80-250 USD per person/dag, avhengig av årstid og dagsorden. Surf Office Santa Cruz anslår derimot kostnadene til 190-350 USD, som er betydelig høyere.
Bunnlinjen: du kan gå mer high-end i Sør-Europa for den brøkdelen av prisen som ville kostet i USA. Hvis du er budsjettbevisst i USA, finnes det gode alternativer i nærheten av teknologiknutepunkter som vi kan få til å fungere for deg. Ta kontakt med Surf Office for å komme i gang.
.jpg)
