Tenk deg å gå inn i et møte uten noen oppvarming, rett inn i den kalde, harde dagsordenen. Det er som å dykke ned i et basseng uten å dyppe tærne først – litt av et sjokk, ikke sant? Vel, det er derfor innledende refleksjoner er som oppvarmingsøvelsene før møtemaraton. De kan virke små, men de spiller en strategisk rolle i planlegging og gjennomføring av møtene dine.
I dagens blogg skal vi komme inn på nøyaktig hvorfor disse innledende refleksjonene er viktige, samt gi tips om hvordan du kan gjennomføre dem før begynnelsen av neste møte. Dette gjelder for alle typer møter også! Enten det er en ukentlig oppsamling eller et viktig møte med alle hender; det er ingen unnskyldninger for dårlig planlagte møter nå!
1. Velkommen og takknemlighet
Se for deg at du går inn i et rom, og det første du hører er et varmt "Velkommen! Vi er så glade for at du er her." Umiddelbart føler du at du betyr noe. Det er det å uttrykke takknemlighet og ønske deltakere velkommen. Det setter møtet i gang på riktig fot, og får alle til å føle at de er en del av noe meningsfylt. Og når folk føler seg verdsatt og satt pris på, gjett hva? Det er mer sannsynlig at de er engasjerte og klare til å bidra, noe som gjør diskusjonen mer produktiv.
La oss ikke glemme at møter noen ganger kan være litt av en stemningsdreper, ikke sant? Du er midt i jobben, og plutselig er det møtetid. Men når noen starter møtet med å si: "Takk for at du er her; tilstedeværelsen din betyr noe," er det som en moralsk booster. Det minner alle om at dette møtet ikke bare er en tidssluker; det er meningsfullt. Det er som å snu en potensiell rynke til et lite smil.
La oss prøve: "God [morgen/ettermiddag/kveld], alle sammen. Jeg vil begynne med å uttrykke min takknemlighet for tiden og tilstedeværelsen her i dag. Takk for at dere en en del av dette møtet."
Surf Offices topptips: "Velkommen-håndtrykket" er et godt valg for å fremme en følelse av velkomst og takknemlighet i møter, enten de er fysiske eller virtuelle. Det bidrar til å skape en varm og inkluderende atmosfære, slik at deltakerne føler seg verdsatt og satt pris på helt fra starten.
Husk disse trinnene!
- Strekk ut en åpen hånd med et smil.
- Vent til deltakerne svarer (fysisk eller virtuelt).
- Uttrykke takknemlighet muntlig: "Takk for at du er her."
- Hold øyekontakt i virtuelle møter.
2. Hensikt og målsettinger
Har du noen gang vært i et møte der du ikke hadde noen anelse om hvorfor du var der eller hva du skulle oppnå? Ja, oss også! Det er som å vandre i mørket! Å angi formålet og målene rett fra starten er som å slå på lyset. Alle vet umiddelbart hvorfor de har samlet seg og hva de skal oppnå. Klarhet er din beste venn i et møte.
La oss prøve: "Hei, team. I dag er vi samlet her for å [oppgi hensikten eller målsettingene for møtet]. La oss jobbe sammen for å nå våre mål."
Surf Offices topptips: Fortell teamet tydelig referatet fra møtet og hold deg til de tildelte tidslukene. Hvis du vil snakke om produktivitet, oppgi at det vil ta X antall minutter. Å gå utenfor emnet kan forlenge møtet og alt hardt arbeid og forberedelser har fløyet ut av vinduet!
3. Anerkjenne prestasjoner
Vurder hvordan det føles når det harde arbeidet ditt blir anerkjent og feiret. Det er som et skudd positivitet rett i hjertet. Å anerkjenne prestasjoner i begynnelsen av et møte gjør nettopp det – det gir teammedlemmene et moralløft. Det forteller dem at deres innsats ikke går ubemerket, og deres arbeid blir verdsatt.
Når folk føler seg verdsatt, er det mer sannsynlig at de nærmer seg møtet med entusiasme og en positiv holdning. Denne positive energien kan være smittsom, spre seg gjennom hele teamet og sette en produktiv tone for diskusjonen.
La oss prøve: "Før vi dykker ned i dagsordenen vår, vil jeg gjerne bruke et øyeblikk til å feire noen nylige prestasjoner. [Nevn en nylig suksess eller milepæl]."
Surf Offices topptips: Lag et system med priser eller sertifikater for å hedre fremragende prestasjoner. Før møtet starter, overrekk disse prisene til teammedlemmer som har utmerket seg på ulike områder, for eksempel prosjektgjennomføring eller innovasjon. Du kan gjøre dette til en fast del av møtene dine.
4. Team bonding
Vi vet alle at icebreakere er en oppvarming for hjernen og hjertet. Du vet den vanskelige stillheten når et møte starter? Icebreakere braser gjennom det som en mester. De gjør det hele koselig og behagelig, så vi kan snakke uten å føle at vi er på et formelt middagsselskap.
Så la oss si at vi er dypt inne i icebreakeren og du finner ut at kollegaen din ikke bare elsker regneark, men også er en amatør salsadanser. Å dele personlige ting som det hjelper oss å knytte bånd på et dypere nivå. Det er som å oppdage at dere begge heier på det samme idrettslaget; det er en umiddelbar tilkobling. Og, tro det eller ei, den forbindelsen kan få oss til å jobbe bedre sammen.
La oss prøve: "La oss starte dette møtet med en rask icebreaker. I én setning, del noe interessant eller spennende som skjedde med deg nylig."
Surf Offices topptips: En av våre favoritt-icebreakere til å delta i møter er "To sannheter og en løgn" – perfekt for å sette en vennlig tone før et møte!
Slik går det:
- Hver av dere tenker på to ting om dere selv som er sanne og en ting som er totalt fleip.
- Når det er din tur, del alle tre med gruppen – men hold et pokerfjes!
- Nå er det de andres jobb å gjette hvilken som er løgnen.
- Etter at stemmene er inne, avslør sannheten og del historien bak løgnen.
Hvorfor er dette spillet fantastisk, spør du? Vel, det er som et sosialt puslespill. Det får alle til å snakke, le og lære sære fakta om hverandre. I tillegg er det en fin måte å bryte isen og teambygge på!
5. Stille inn tonen
En fin måte å sette tonen på ethvert møte er å minne de ansatte på hvorfor de jobber så hardt i utgangspunktet. Tenk på det som en liten gnist som kan lyse opp hele rommet vårt. Når vi gjenoppretter kontakten med selskapets oppdrag, er det som å gjenoppdage den spenningen vi hadde da vi først ble med. Det er som å gjenopplive lidenskapen vår for det vi gjør. Og stol på oss at den typen emosjonell forbindelse kan gi oss en turboboost av energi og holder oss oppe under hele møtet.
La oss prøve: "Mens vi begynner, la oss huske vår felles forpliktelse til [bedriftens verdier/oppdrag/mål]. La det styre diskusjonene våre i dag."
Surf Offices topptips: Noen ganger kan selskapets oppdrag og verdier virke litt som de store, fancy ordene du finner i bedriftsdokumenter. Men i det øyeblikket du begynner å veve dem inn i en virkelig historie, blir de plutselig jordnære og relaterbare.
Så hvorfor ikke dele en historie med teamet? Tenk deg å dele en historie om en av dine egne teammedlemmer som møtte en tøff situasjon, og i det øyeblikket legemliggjorde de selskapets verdier som en superhelt i aksjon. Du fjerner nesten disse ordene fra papiret og viser alle at de ikke bare er tomme fraser, men ledestjerner som lyser vår vei.
Når du hører om hvordan en ansatt gikk utover for å gjøre ting riktig for en kunde, selv når det ble vanskelig, kommer bedriftens verdier til live. Det er en påminnelse om at disse verdiene ikke bare er for visning; de er det bankende hjertet i det du gjør.
6. Inspirasjon og motivasjon
Å starte med et inspirerende sitat er som en krok som trekker alle inn i møtet. Folk kan ikke motstå et godt sitat som treffer de riktige tonene.
Dessuten, når du deler et sitat som har berørt deg personlig, skaper det en forbindelse med teamet ditt. Det viser at du ikke bare handler om forretninger, men at du tar med en del av deg selv inn i møtet.
Inspirerende sitater gir vanligvis positivitet. Ved å starte med en, setter du en solfylt tone som kan øke humøret og motivasjonen til alle.
La oss prøve: "Jeg kom nylig over et sitat som gikk igjen hos meg: [Del et inspirerende sitat]. La oss bruke disse ordene som motivasjon for møtet vårt i dag."
Surf Offices topptips: Prøv å bruke internett til å finne noen av de beste sitatene for å virkelig få teamet ditt i gang. Prøv å gjøre det relevant for teamarbeid eller suksess. Hvis du inspirerer bare én person under møtet, har du nådd målet ditt!
Her er noen av våre favorittsitater:
"Den eneste måten å gjøre godt arbeid på er å elske det du gjør." - Steve Jobs
"Suksess er ikke endelig, fiasko er ikke dødelig: Det er motet til å fortsette som teller." - Winston Churchill
"Alene kan vi gjøre så lite; sammen kan vi gjøre så mye." - Helen Keller
"Den beste måten å forutsi fremtiden er å skape den." - Peter Drucker
"Hardt arbeid slår talent når talent ikke jobber hardt." - Tim Notke
"Forskjellen mellom en vellykket person og andre er ikke mangel på styrke, ikke mangel på kunnskap, men snarere mangel på vilje." - Vince Lombardi
"Suksess er å gå fra fiasko til fiasko uten tap av entusiasme." - Winston Churchill
"Teamarbeid får drømmen til å fungere." - John C. Maxwell
"Fremtiden avhenger av hva du gjør i dag." - Mahatma Gandhi
7. Følelsesmessig innsjekking
Følelsesmessige innsjekkinger før teammøter kan utgjøre en betydelig forskjell i hvordan teamet ditt fungerer. Det er mer enn bare en rutine; det er en praksis som kan påvirke teamdynamikken og produktiviteten positivt.
Først og fremst lar disse innsjekkingene teammedlemmene dine uttrykke hvordan de har det. Tenk på det som et trygt rom for følelsesmessig deling. Det kan virke som en liten ting, men det er avgjørende for deres følelsesmessige velvære. Når enkeltpersoner kan åpne opp om følelsene sine, kan det forhindre at problemer eskalerer eller påvirker teamdynamikken negativt.
Innsjekkinger bidrar også til å bygge tillit i teamet. Tillit er limet som holder et team sammen, og når teammedlemmer føler seg komfortable med å dele følelser og bekymringer, vokser tilliten naturlig. Det er en kritisk komponent for effektivt teamarbeid, og disse følelsesmessige innsjekkingene kan bane vei for sterkere bånd mellom teammedlemmer.
La oss prøve: "Før vi setter i gang, la oss ta et øyeblikk til å stille innsjekkingsspørsmål til hverandre. Hvordan har alle det i dag? Er det noe dere vil dele eller diskutere?"
Surf Offices topptips: Nå kan det være vanskelig å få visse personer til å åpne seg, spesielt hvis de for eksempel er irriterte på et annet teammedlem eller opplever personlige problemer. La oss ikke prøve dette inn i en ulisensiert terapiøkt!
Nøkkelen er å skape et trygt og komfortabelt miljø der teammedlemmer føler at de kan åpne seg hvis de velger å gjøre det. La oss prøve et spill:
Følelsesdeling bingo
Før møtet starter, del ut bingokort til hvert teammedlem med ulike følelser eller følelser skrevet i rutene. For eksempel «glad», «frustrert», «spent», «engstelig», «tilfreds» og så videre.
Under innsjekkingen kan teammedlemmer bytte på å dele sin nåværende følelsesmessige tilstand, men i stedet for å bare si det rett ut, prøver de å inkludere det naturlig i samtalen. For eksempel, hvis noen føler seg spent, kan de si: "Jeg føler meg som et barn på julemorgen om denne prosjektoppdateringen!"
Andre teammedlemmer kan markere den tilsvarende følelsen på bingokortene sine når de hører den. Målet er ikke å presse noen til å dele, men å skape en letthjertet og ikke-påtrengende måte for folk å uttrykke seg på hvis de ønsker det.
Den første personen som fullfører bingokortet sitt kan få en liten premie eller anerkjennelse, og legge til et morsomt og vennlig konkurranseelement til aktiviteten. Denne tilnærmingen oppmuntrer til følelsesmessig deling uten å gjøre noen ukomfortable eller tvinge dem til å røpe personlig informasjon. Det holder atmosfæren lett og hyggelig, samtidig som teammedlemmene kan koble seg på et følelsesmessig nivå hvis de velger å gjøre det.
8. Visuelle icebreakere
Å legge til en visuell icebreaker er som å drysse en dash kreativitet inn i møtecocktailen din. Det handler ikke bare om ord; det handler om å koble til på et mer personlig nivå. Når du ber teamet ditt om å vise frem sine nåværende arbeidsområder, inviterer du dem inn i din verden. Dette hjelper til med å bryte isen og får de virtuelle relasjonene til å føles litt mer ekte.
La oss prøve: "Hei, la oss sette i gang med en visuell icebreaker. Vis oss arbeidsområdet ditt, og ikke glem å fremheve noe spesielt på skrivebordet ditt."
Surf Offices topptips: Hemmeligheten her er å la teamet ditt bli litt fancy med kameravinkler og bakgrunner. Det legger til et morsomt element, på en måte som en liten gjettelek. I tillegg er det en sjanse for alle til å vise frem sin unike stil.
9. Reflektere over nyere utfordringer
Før du dykker med hodet først inn i møtedagsordenen, hvorfor ikke ta deg tid til å forsikre deg om at prosjekter og oppgaver går jevnt? Å reflektere over de siste utfordringene teamet ditt har møtt, gir alle muligheten til å si fra om bekymringer eller feil som har skjedd siden forrige møte.. Det er en sjanse til å lære av dine tidligere eventyr, finpusse strategiene dine og oppbygge den all-så viktige motstandskraften.
La oss prøve: "Ok, la oss starte med å reflektere over en nylig utfordring. Hvilke lærdommer kan vi presse ut av den, og hvordan kan vi bruke disse læringene til god bruk?"
Surf Offices topptips: Noen ganger er folk reserverte når de innrømmer feil eller utfordringer. Hvis dette er tilfellet med teamet ditt, kan du kanskje integrere et spill i møtet for å gi rommet energi!
Leksjonskort
Slik spiller du:
- Gi hvert teammedlem et kartotekkort eller klistrelapp. Be dem skrive ned en nylig utfordring de møtte på den ene siden og leksjonen de lærte av den på den andre siden.
- Samle alle kortene og bland dem.
- Trekk et kort tilfeldig og les opp utfordringen og leksjonen uten å avsløre forfatteren.
- Oppmuntre teamet til å diskutere leksjonen og hvordan den kan brukes på fremtidige oppgaver eller prosjekter. Gjett hvem som har skrevet kortet hvis de ønsker det, men fokuser på selve leksjonen.
- Fortsett å trekke og diskutere kort til du har dekket alle utfordringene og leksjonene eller til du har brukt ønsket tid på aktiviteten.
- Avslutt med å oppsummere hovedpoengene og handlingspunktene som dukket opp fra diskusjonene.
Denne aktiviteten oppmuntrer til refleksjon over nyere utfordringer og gir mulighet for meningsfulle diskusjoner uten behov for altfor mange ressurser og planlegging!
10. Minutt med mindfulness
Så dere er i ferd med å starte møtet, men før dere dykker ned i det tøffe, tar dere alle en rask pust. Trykk på tilbakestillingsknappen på alles hjerne! En kort mindfulness-øvelse – enten det er en pusteøvelse på ett minutt eller en minimeditasjon – hjelper alle med å redusere stressnivået og bli Zen-krigere.
La oss prøve: "La oss sette i gang ting med et øyeblikk av mindfullness. Lukk øynene, ta et dypt pust, og la oss få hodet med i spillet."
Surf Offices topptips: Hvis du føler deg eventyrlysten, kan du til og med ta inn en mindfulness-guru eller bruke noen smarte meditasjonsapper. Over tid kan denne praksisen gjøre møtene dine til Zen-soner med fokus og ro.
11. Gjestetaler
Å invitere en gjestetaler til å åpne møtet ditt er en fantastisk møteidé av flere overbevisende grunner. Det gir ikke bare et lag av nyskapning og spenning til samlingene dine, men gir også betydelige fordeler for teamet og organisasjonen som helhet.
Disse menneskene er profesjonelle; de har alle ingrediensene for å få folks hoder fra skrivebordet og inn på ballen!
La oss prøve: "God [morgen/ettermiddag/kveld], alle sammen. Før vi dykker inn i møtet vårt i dag, har vi en spesiell godbit til dere. Vi har invitert en motiverende foredragsholder som vil dele verdifull innsikt med oss. Takk for at du er her for å gjøre dette øyeblikket enda mer meningsfullt."
Surf Offices topptips: Gjør din egen research! Hvert selskap har forskjellige verdier og ideologier, og gjett hva? Det er motiverende foredragsholdere der ute som passer perfekt til beskrivelsen din. Ta imot anbefalinger fra andre personer i lignende selskaper, surf på internett, les anmeldelser, men generelt sett sørg for at motivasjonstaleren passer for din bedrift.
12. Endre innstillingen!
Endring av innstillingen til en innledende refleksjon før et møte kan gjøre underverker. Det er som en mental ganerens, spesielt hvis du tilbringer 40+ timer på samme plass!
I stedet for å gå rett inn i virksomheten, gir det alle en sjanse til å slappe av, tømme tankene og sette en positiv tone. Denne endringen i landskapet lar teamet ditt fjerne eventuelle distraksjoner og fokusere bedre. I tillegg oppmuntrer det til en mer avslappet og åpen atmosfære, og fremmer bedre kommunikasjon og samarbeid. Så, hvor kan du gå?
Hva om vi fortalte deg at du kunne ta møtene dine utenfor arbeidsplassen, for eksempel på en … strand? Det stemmer, se for deg selv å brainstorme idéer med teamet ditt, lyden av skånsomme bølger i bakgrunnen og solen som kysser huden din. Det høres kanskje ut som en drøm, men ved hjelp av Surf Office kan denne drømmen bli din virkelighet.
Ikke en fan av stranden? Ikke noe problem! Vi har også en mengde forskjellige by- og landsteder for deg og teamet ditt. Tenk deg å ta åpningsrefleksjonen på en piknik på det irske landskapet eller trekking i skogene i Skandinavia. Veldig inspirerende steder!
Hos Surf Office er vi spesialister på å skape unike arbeidsopplevelser som kombinerer forretning og fornøyelse.
Med Surf Office som din partner kan du sømløst overføre forretningsmøtene dine til stranden, hvor produktivitet møter paradis. Så hvorfor ikke bytte inn styrerommet ditt for et kontor ved stranden og oppleve magien ved å kombinere arbeid og fritid i en mest mulig idyllisk setting? Teamet ditt vil takke deg, og virksomheten din vil trives i prosessen.
