Vissa människor kallar dem "stadshus ". Andra säger "möten för alla anställda". Men när det kommer till all-hands diskuterar alla samma sak: en viktig företagsomfattande sammankomst där anställda, ledare och intressenter delar affärsuppdateringar, firar milstolpar och diskuterar viktiga organisatoriska frågor.

Vårt tidigare inlägg om detta ämne beskrev hur man kör en. Idag tittar vi närmare på hur du skapar din mötesagenda för alla händer . Precis som en GPS som talar om för dig vart du ska vända dig bör om du ställer in detta i förväg säkerställa att sessionen löper smidigt, täcker allt utan att överskrida och håller deltagarna engagerade från början till slut. Låter bra? Läs vidare för att upptäcka hur en effektiv agenda ser ut.
‍

Exempel på all-hands mötesagenda

Här är en potentiell struktur för ditt nästa möte med alla händer, inklusive hur lång tid vi föreslår att du lägger på varje föremål. Använd gärna exempel agendan som den är eller justera den efter ditt företags behov. Om du letar efter ytterligare idéer om alla ämnen, missa inte det sista avsnittet i det här inlägget...

1. Första incheckning/välkomst (5 minuter)
2. Isbrytaraktivitet eller spel (10 minuter)
3. Meddelanden, milstolpar och firanden (10 minuter)
4. Företagsuppdateringar och organisationsomfattande ämnen (20 minuter)
5. Specialsession (15 minuter)
6. Frågor och svar (10 minuter)
7. Utcheckning (5 minuter)

• Total längd: ~75 minuter
• Frekvens: Månatlig
• ‍ Plats: På kontoret eller genomförs virtuellt, plus ett externt möte en gång om året (tips: vi kan hjälpa dig med det!)

Uppdelning av dagordningen för alla personalmöten

Nu har vi sett dess beståndsdelar, låt oss titta på varje del av vår föreslagna agenda för möten för alla händer mer i detalj:
‍

1. Första incheckning/välkomst (5 minuter)

Oavsett om du träffas personligen eller online, är en logisk plats att börja en all-hands genom att välkomna alla och tacka dem för att de kom. Du kan också peka på anmärkningsvärd frånvaro, gå igenom agendan mycket snabbt och/eller ange vad du hoppas uppnå under sessionen.

Vissa företag gör också en mycket kort interaktiv aktivitet vid denna tidpunkt, till exempel en omröstning. Medan du väntar på att folk ska anlända eller gå med kan du till exempel be den som redan är närvarande att svara på en fråga om företaget eller deras roll (t.ex. "Beskriv företagskulturen med ett ord" eller "Vad är en sak du tycker om med ditt jobb" ?”). Den som leder sessionen kan kommentera svaren, skratta tillsammans med alla roliga svar och be volontärer att ge sina tankar om vad som har sagts.

I slutändan är det här ett roligt sätt att passera vad som annars kan vara några besvärliga minuter i väntan på senkomlingar. Det lyfter också stämningen, uppmuntrar engagemang, hjälper deltagarna att slappna av och gör att folk känner sig bekväma med att prata inför gruppen.
‍

2. Isbrytaraktiviteter eller spel (10 minuter)

Okej, så alla är nu närvarande och du har välkomnat dem till mötet. Oavsett om du inkluderade en kort aktivitet i introt eller inte, rekommenderar vi att du går vidare till ett isbrytarspel.

Fördelarna med detta liknar det vi diskuterade angående omröstningen. Underhållande isbrytare får folk på gott humör, vilket sätter tonen för resten av passet. De hjälper alla att slappna av och underlättar därmed deltagandet också. Och de främjar en känsla av samhörighet som är avgörande vid möten för alla.

Vi har en hel artikel tillägnad isbrytaraktiviteter, som vi rekommenderar att du kollar in. Under tiden, här är några snabba och enkla att prova:

• Emoji Quiz: Energigivande och kreativt, det här spelet går ut på att visa gruppen en lista över välkända filmer som du har skrivit ut i emoji-form (t.ex. havet, en haj och en dödskallesymbol kan vara Jaws). Deras jobb är att gissa var och en!
• Gissa barndomsfotot: För att spela den här roliga, hälsosamma aktiviteten samlar du barndomsbilder av teammedlemmar före sessionen och ber sedan gruppen att gissa vem som är på varje bild. Att ha en projektor hjälper här.
• Keep Up the Balloons: Denna isbrytare är enkel men ger oändligt roligt. Allt du gör är att fylla rummet med ballonger och be teamet att göra vad som krävs för att hindra dem från att slå i golvet! Lägg till ett tävlingsmoment genom att dela upp i grupper och ge var och en sina egna färgballonger för att hålla sig från marken.
  ‍

3. Meddelanden, milstolpar och firanden (10 minuter)

Allhandsmöten är perfekta tillfällen att fira teamvinster, dela individuella prestationer i denna offentliga domän och prata om speciella tillfällen, såsom nyligen gjorda födelsedagar eller årsdagar inom företaget.

Efter att ha höjt energinivåerna med en isbrytare kan du hålla de goda vibbarna flödande genom att ägna 10 minuter eller så åt denna positiva nyhet.

Kanske gav en kund teamet fantastisk feedback, eller så fick du en stor ny kund, eller så sålde den nya tjejen sin första widget. Kanske har alla krossat sina mål den här månaden eller gjort rejäla framsteg i projektet de har arbetat med. Hur det än är så kommer denna del av mötesagendan för alla händer att höja moralen.

Åh, och om du har anställt nya medarbetare sedan det senaste mötet med alla händer, är det nu ett bra tillfälle att introducera dem ordentligt för andra personer/team i företaget.
‍

4. Företagsuppdateringar och organisationsomfattande ämnen (20 minuter)

Går vidare till officiella frågor! Det är dags för VD:n att prata om nyckeltal från föregående månad och hur verksamheten utvecklas mot sina bredare mål. Funktionella leads bör också uppdatera gruppen om enskilda projekt – dela nyckelnyheter, anmärkningsvärda resultat och så vidare.

Naturligtvis kommer inte alla dessa uppdateringar att vara positiva. Detta skede av all-hands är också när du skulle nämna eventuella problem eller motgångar som ditt team borde vara medvetna om, plus vad som har gjorts (eller gjorts) för att lösa dem.

Glöm inte att påminna alla om företagets bredare vision här heller. Siktet? För att hjälpa dem förstå vad de arbetar så hårt för att uppnå! Att upprepa denna vision regelbundet bör ge deras dagar ett större syfte och hjälpa dem att förbli engagerade i verksamheten och dess ambitioner.

Dessutom är den här delen av sessionen när deltagarna är mest benägna att tappa fokus! Så se till att hålla saker så kortfattade, engagerande och interaktiva där det är möjligt. Du kan till exempel söka omedelbar feedback efter varje presentation eller välkomna snabba frågor.
‍

5. Specialsession (15 minuter)

Vissa företag ägnar det femte segmentet av all-hands möten till så kallade "special sessioner". Det är upp till dig att bestämma vad detta innebär, men tanken är att göra något annorlunda (dvs speciellt) som gynnar laget.

Du kan till exempel bjuda in en gästföreläsare till kontoret, driva en team building aktivitet eller göra en "tyst hjälte"-aktivitet.

Det senare är där man ber hela teamet att nominera kollegor som de tycker förtjänar ett igenkännande. De kan räcka upp handen för att säga personens namn och varför de nominerar dem eller skicka in sina val/skäl via en utsedd Slack-kanal som VD:n sedan läser från. Om du träffas virtuellt kan du nominera i chattrutan.

Som du kan föreställa dig, saker som det här a) höjer moralen och b) gör dina möten för alla händer att se fram emot. Om du letar efter andra sätt att fylla dessa 15 minuter, kolla in vårt nästa avsnitt med titeln "ytterligare all-hands mötesidéer."
‍

6. Frågor och svar (10 minuter)

Nu har du täckt alla huvudpunkterna, överväg att öppna ordet för frågor. Har någon en fråga till VD eller ledningsgrupp? Har de oro de vill uttrycka? Eller vill de ha klarhet i allt som har diskuterats? I så fall är det dags att fråga nu.

Det finns dock några sätt att köra dessa frågor och svar.

Det första är att ta frågor på plats och göra ditt bästa för att svara utan manschetten. Detta kan dock vara en skrämmande framtidsutsikt – och det är inte utan risker. Till exempel kanske du inte vet svaret men försöker ändå göra ett, oavsiktligt kringgå frågan eller, i värsta fall, till och med ljuga.

Tyvärr, detta skickar fel meddelande till laget och kan tömma rummet. Det är därför många företag istället tar frågor före sessionen .

Ett tredje alternativ är att göra en kombination av båda: acceptera vissa i förväg och andra på plats. Vi gillar det här tillvägagångssättet eftersom det garanterar att det kommer att finnas frågor och låter människor fråga om allt som kommer att tänka på under hela mötet.

Om du inte vet något, oroa dig inte. Erkänn att så är fallet, och förbind dig att få svaret på dem senare! Åh, och försök att svara på varje fråga du får. Om tiden går ut, adressera dem efteråt via e-post eller i en snabb en-till-en.
‍

7. Utcheckning (5 minuter)

När frågorna och svaren är över är allt som återstår att tacka människor för att de kom och uttrycka din tacksamhet för deras fortsatta hårda arbete. Sammanfatta gärna sessionen genom att ge några viktiga takeaways också, eller ge några inspirerande ord för alla att ta med sig tillbaka till kontoret.

Men innan de går kan du också be om deras feedback om mötet. Använd ett anonymt pappersformulär eller en enkät online för att se vad de tyckte. Vad tyckte deltagarna om, och vad, om något, kunde ha varit bättre? Finns det något de vill ha mer/mindre av i kommande sessioner? Vad skulle de ha gjort annorlunda?

Ta det ombord och den här feedbacken hjälper dig att finslipa framtida möten med alla händer för att säkerställa att deltagarna får så mycket värde som möjligt.
‍

Ytterligare mötesidéer för alla händer

Var du än gör det bör den exempel agendan ge en framgångsrik struktur för ditt nästa möte med alla anställda. Det finns dock många andra komponenter du kan välja att inkludera! I det här sista avsnittet kommer vi att avslöja ett urval av alternativa ämnen och idéer att överväga:
‍

1. Bjud in en gästföreläsare

Att bjuda in en gästföreläsare att leda en del av ett möte med alla händer har många fördelar. Det ger ledningsgruppen en paus. Det förhindrar den monotoni som kan uppstå vid rutinmöten. Och viktigast av allt, det ger medarbetarna nya perspektiv och kunskap! Engagemanget bör öka som ett resultat.

När det gäller högtalarna, tänk på att bjuda in människor från många olika bakgrunder. En månad kunde du be företagets grundare berätta om sin ursprungliga vision för verksamheten. Nästa kan vara en uthållighetsidrottare som diskuterar värdet av uthållighet. Och efter det kan du få en psykolog som delar beprövade strategier för stresshantering.

Kom ihåg att ämnet inte behöver vara arbetsrelaterat! Allt du letar efter är någon som kan tillföra värde genom att diskutera ämnen du vill ta upp på mötet.
‍

2. Gör ett mini hackathon

Hackathons är evenemang där människor arbetar intensivt tillsammans för att lösa ett specifikt problem eller designa en ny produkt. De varar vanligtvis mellan 24 och 48 timmar, men det finns inga hårda och snabba regler.

Om det finns tillräckligt med tid, kan du köra ett hackathon i en timme eller två på offsite all hands-möte på din årliga företagsretreat. Eller varför inte prova ett förkortat 15-minuters hackathon i ditt månatliga? Istället för att försöka bygga/lösa något för knepigt kan du ställa in den här strikta tidsgränsen och utmana teamen att:

• Brainstorma nya slogans för verksamheten
• Designa en ny logotyp
• Skapa ett manus för framtida försäljningssamtal
• Kom på en idé till en ny produkt
• Tänk på sätt att koppla av som ett team efter jobbet
• Kom på en speciell händelse

Du skulle sedan be varje lag/individ att ge snabba presentationer av vad de uppnådde. Lita på oss, du kommer att bli positivt överraskad över de resultat du kan få av att samarbeta på ett så kort och koncentrerat sätt!
‍

3. Kör en lunch och lär dig

Lunch- och lärsessioner är presentationer eller workshops som hålls under lunchtid för att utbilda/uppgradera anställda om ett visst ämne. Tanken är att gå bort från skrivbordet i en timme, träffas som ett team och äta lunch samtidigt som du lär dig något roligt och informativt .

Närvaro är vanligtvis frivillig, men det finns inget som hindrar dig från att förvandla ditt möte med alla händer till en lunch och lär dig! Faktum är att det kan vara ett perfekt alternativ om det är något du tror att alla kommer att tjäna på att lära sig.
‍

4. Be om remisser från anställda

Ett annat alternativ för ditt möte med alla händer är att lyfta fram eventuella lediga jobb i företaget och be dina nuvarande anställda att hänvisa någon de tror skulle vara lämplig för rollen/rollerna.

Denna typ av remissmarknadsföring är ett enkelt, effektivt och billigt sätt att hitta högkvalitativa kandidater. Se bara till att beskriva positionen och de färdigheter/kvalifikationer du letar efter, samt vad ansökningsprocessen kommer att innebära – inklusive anställningstidslinjen.

För att samla in den nödvändiga informationen kan du dela ut formulär så att personer kan återvända med kontaktuppgifterna för sina potentiella kandidater eller ställa in en angiven e-postadress för att ta emot remisser. På samma sätt kan du överväga att försköna affären för dina anställda genom att erbjuda belöningar, såsom kontantbonusar eller biljetter till evenemang.
‍

5. Förvandla presentationer till spel

Ett sätt att göra den officiella, affärsrelaterade delen av ditt all-hands möte mer engagerande är att förvandla det till ett spel. Till exempel, när du går igenom siffrorna för förra månaden kan du ta vissa mätvärden (t.ex. antal försäljningar, antal nya kunder, totala intäkter, kundomsättning och så vidare) och be ditt team att gissa resultaten innan du avslöjar dem.

Du kan till och med skapa ett bildspelspresentation där varje bild innehåller en viss statistik. Du skulle sedan ställa en rad frågor (t.ex. "hur mycket intäkter gjorde vi den här månaden?"), få folk att gissa och sedan avslöja de verkliga svaren; den som är närmast vinner ett pris!
‍

6. Avdelning show and tell

Anställda i stora organisationer vet eller uppskattar inte alltid vad de andra avdelningarna inom verksamheten gör. De vet att de finns, men deras faktiska roller och ansvar förblir ett mysterium. Såvida det inte är, gör du något som en avdelningsutställning och berättar i din nästa företagsomfattande sammankomst...

Denna aktivitet innebär att sätta varje avdelning i rampljuset. Du introducerar de olika teamen och medarbetarna (eller låter dem göra det själva) för alla andra i rummet, förklarar deras jobb och ger de andra en chans att ställa frågor.

Fastspänd i tid? Överväg att presentera en annan avdelning i den 15 minuter långa "Special Session" för varje möte med alla händer. Alternativt kan du spendera ett helt möte genom att gå igenom varje avdelning i företaget.
‍

Hyr Surf Office för att organisera ditt all-hands möte offsite

Möten med alla händer kan bidra till att främja en stark företagskultur, ge anställda en röst och fira både team och individuella prestationer. Om du vill att de ska leverera sådana belöningar och löpa smidigt från början till slut är det dock avgörande att skapa en all-hands mötesagenda innan den stora dagen.

Vi hoppas att insikterna i den här artikeln hjälper dig att göra just det. Ha strukturen, ämnena och mötesidéerna i åtanke, så bör du vara ett steg närmare en framgångsrik företagsomfattande session. Hoppas du organisera en offsite?

Surf Office kan hjälpa till med logistiken för ett så stort företag. Vi hittar den perfekta platsen för dig och ordnar ett helt hotellköp, så att du inte behöver göra det. Kontakta oss idag för att lära dig mer om det och få bollen i rullning.