"Hotell buyouts är den heliga gralen för företagsevenemang."
‍ — Simon Einstein, Surf Office Hotel Buyout Expert

Hotell buyouts blev först populärt i USA som ett sätt för att gifta par att njuta av avskildhet och anpassningsbarhet på sin bröllopslokal.

Men det dröjde inte länge innan företagen insåg fördelarna med ett fullständigt övertagande av hotell för företagsevenemang som team building retreater och årsmöten.

Idag är hotell buyouts ett populärt val över hela världen för dem som vill lägga till en känsla av gemenskap och exklusivitet till sina företagsevenemang.

Men att köpa ut ett helt hotell är inte utan dess nackdelar.

I den här artikeln kommer vi att diskutera för- och nackdelar med hotell buyouts, när de är nödvändiga och när du bör överväga en delvis buyout utköp istället.
‍

Vad är ett hotell buyout?

Ett hotell buyout ger dig och ditt sällskap exklusiv tillgång till hela eller delar av ett hotell. Beroende på ditt avtal kan detta inkludera rum, restauranger, spaanläggningar och möteslokaler.

Att köpa ut ett hotell ger ditt evenemang en touch av integritet, elegans och anpassningsbarhet. Detta har gjort hotell buyouts till ett populärt arrangemang för exklusiva bröllop, såväl som företagstillfällen som konferenser, kongresser och galor.

"Detta gäller för grupper på 10-1000+ personer. Buyouts tillåter grupper att göra lokalen till sitt hem under hela evenemanget och dra nytta av lokalens gemensamma utrymmen, utan att behöva oroa sig för att störa andra gäster.” — Simon Einstein, hotell buyout expert

Under ett hotell buyout, din grupp i princip "tar kontroll" över hotellet, vilket gör att du kan skräddarsy ditt evenemang efter dina behov. Utan andra gäster att oroa sig för kan du göra mer ljud, planera aktiviteter och inreda gemensamma utrymmen så gott du kan.
‍

Hur mycket kostar det att köpa ut ett hotell?

Kostnaden för att köpa ut ett hotell baseras på hur mycket intäkter hotellet skulle tjäna om de hade 100 % beläggning.

Det betyder att du måste betala för alla reserverade rum, plus eventuella förväntade intäkter från tillhörande faciliteter som spa och restauranger.

Därför kan kostnaden för ett hotell buyout variera allt från €1 000/natt för ett ultraenkelt hotell till över €100 000+/natt för en exklusiv ö-resort med alla klockor och visselpipor.

Amal och George Clooney valde Cipriana Hotel i Venedig som sin bröllopsplats. De fyllde 95 % av hotellet, vilket resulterade i en beräknad kostnad på cirka 3 miljoner dollar för det tre dagar långa firandet.

För att förhindra att ditt hotell buyout påverkar beläggningsgraden dagarna kring din bokning, kommer vissa hotell till och med att tvinga dig att täcka kostnaderna för ytterligare dagar på vardera sidan av ditt evenemang.

Till exempel, om din produktlansering är planerad till fyra nätter, kan du behöva täcka kostnaden för åtta.

Att köpa ut ett hotell är en kostsam affär, men det är det värt om du vill skapa ett varumärke för ditt evenemang och skapa en känsla av gemenskap.
‍

Vilka är alternativen till att köpa ut ett helt hotell?

Att köpa ut ett helt hotell är guldstandarden för företagsevent. Det låter din grupp "ta över" lokalen och göra den till din egen. Det är det enda sättet att få total frihet över planeringen av ditt evenemang.

Om du vill organisera ett företagsevent utan kompromisser är det utan tvekan det bästa alternativet att hyra hela hotellet.

Men hela hotell buyout är inte ett gångbart alternativ för alla.

De är dyra, och det är ibland omöjligt att hitta en plats som är villig att blockera datum eller avboka befintliga bokningar.

”Den svåraste delen av ett hotell buyout är att säkra tillgängligheten. Det krävs mycket förtroende från hotellet för att blockera hela lokalen för en grupp, plus att de vanligtvis är ovilliga (förståeligt nog) att avbryta redan existerande reservationer." – Simon Einstein

Så vad kan du göra om du vill anordna ett privat företagsevent men inte kan säkra en hel hotellbokning?
‍

Boka en hel våning

Att boka en hel våning på hotellet är ett kostnadseffektivt sätt att lägga till integritet och anpassningsbarhet till ditt evenemang. När du bara hyr en våning får du exklusiv tillgång till vissa rum och eventuella eventutrymmen på den nivån.

Med ditt team samlat i ett utrymme kan du brännmärka inredningen och behålla en känsla av samhörighet utan att störa andra gäster.

Nackdelen är att du måste dela faciliteter som spa och restaurang med andra gäster, vilket begränsar vad du kan göra med dessa utrymmen. Du måste också respektera hotellets allmänna städningsregler.
‍

Blockera vissa rum

Ett annat alternativ är att blockera en grupp hotellrum. Detta är bra för mindre grupper som inte kan fylla hela hotell men ändå vill ha garanterat boende.

Rumsblockering erbjuds vanligtvis till grupper som vill boka mellan 10 och 30 rum. Priserna är förhandlade och du måste betala hela beloppet i förskott plus en insättning. Och glöm inte att du måste betala för alla rum du har bokat, även om några hamnar obebodda.

Rumsblockering låter dig också erbjuda variation. Du kan blockera rum på flera hotell på olika platser och med olika stilar. Kom dock ihåg att detta tillvägagångssätt kan få en grupp att känna sig splittrad.
‍

Hyr en flygel av fastigheten

Att hyra en flygel är det närmaste man kan komma att hyra ett helt hotell. Detta tillvägagångssätt låter dig reservera hotelltillgångar som rum och evenemangsutrymmen utan att förbinda dig att hyra hela fastigheten.

Du har friheten att anpassa den del av hotellet du har reserverat, och du kommer att ha full kontroll över vingen utan avbrott från andra gäster. Detta gör att du kan fylla ditt schema med roliga idéer som karaoketävlingar och spelkvällar.

Att hyra en flygel på ett hotell utökar också dina möjligheter. Nu behöver du inte hitta ett hotell med exakt tillräckligt med rum för ditt team. Istället kan du titta på hyra vingar av större hotell.

Det enda problemet är att de funktionsutrymmen du behöver inte garanterat finns i den flygel du vill anlita. I så fall måste du boka dessa rum separat.
‍

Vilka företagshändelser motiverar ett hotellköp?

Om du organiserar ett möte utanför anläggningen eller ett företagsresor , kanske du undrar när det är nödvändigt att köpa ut ett helt hotell.

Här är några populära evenemang som kan dra nytta av ett hotellköp:

• Teambuilding retreats
• Ledarskap retreats
• Startup retreats
• Team workations
• Extern team retreats
• Designa sprints och hackathons
• Konferenser och kongresser
• Resebelöningar

Som du kan se kan nästan alla företagsevent som kräver flera dagar borta från kontoret dra nytta av ett helt eller delvis hotellköp.
‍

Vilka är fördelarna med hotellköp?

Ett helt hotellköp säkerställer att ditt evenemang känns speciellt, personligt och privat.

När du köper ut ett hotell beordrar du användningen av alla rum i byggnaden inklusive restaurang, spa, festlokaler och mer.

Eftersom det inte finns några andra gäster kan du använda varje rum som du vill. Det betyder att du kan inreda rum med företagsprodukter, spela musik högre på fester eller använda rum som dedikerade breakout-utrymmen .

Du kan också vara mer kreativ med var du håller möten. Istället för att vara begränsad till hotellets styrelserum kan du träffa ditt team var du vill, från takterrassen till cocktailbaren i källaren.

En annan fördel med hotellköp är den förbättrade gästfriheten du får.

Utan andra gäster att ta hand om kan hotellpersonalen fokusera all sin uppmärksamhet på dig. Detta säkerställer att alla dina behov tillgodoses och att dina anställda får en förstklassig upplevelse.

Att köpa ut ett hotell är också enkelt ur ett planeringsperspektiv.

Varför? För det är mycket lättare att boka allt på en gång istället för att ordna boende, restauranger och festlokaler individuellt.

Du är också mer benägen att hålla dig till din budget, eftersom att betala allt i förskott minimerar oförutsedda kostnader.
‍

Vilka är nackdelarna med hotellköp?

Att köpa ut ett hotell för ditt företagsevent är ett stort ekonomiskt åtagande.

Beroende på hotellets storlek och läge kan kostnaderna för att boka hela anläggningen bli mycket höga. Tänk också på att du kanske betalar för faciliteter du inte behöver.

Det beror på att du måste kompensera hotellet för de förväntade intäkterna från varje intäktsström. Det inkluderar hotellrummen, såväl som tillhörande faciliteter som restauranger, conciergetjänster, festlokaler, spa och så vidare.

Som tidigare nämnts måste du också betala för ytterligare nätter på vardera sidan av din bokning för att kompensera hotellet för förlorade intäkter. Detta kan öka kostnaden för din bokning med upp till 100 %.

Det andra stora problemet med hotellköp är tillgängligheten. De flesta hotell har redan säkrat bokningar upp till ett och ett halvt år i förväg, och de är sällan villiga att avboka dessa för en gruppbokning.

För att säkra ett fullständigt hotellutköp kan du därför behöva ordna din bokning upp till 24 månader i förväg.
‍

Prata med Surf Office för att få tillgång till vår exklusiva databas för hotellköp

Simon Einstein är vår interna hotellutköpsguru för företagsevent.

Han har hjälpt Surf Office att organisera framgångsrika företag utanför anläggningar i flera år, under vilken tid han har samlat på sig en imponerande global databas med hotell som erbjuder hela lokaler.

Att organisera din tillflyktsort utanför platsen med Surf Office ger dig sinnesfrid. Vårt team av planeringsexperter ser till att allt går smidigt, från att kommunicera med hotellpersonalen till att skydda dig mot avbokningar i sista minuten.

Om du funderar på att köpa ut ett hotell till ditt nästa företagsevent är du välkommen att kontakta Simon med eventuella frågor.