Måltider är utan tvekan en av de viktigaste delarna av ett stort gruppevenemang som en företagsretreat.
De erbjuder chansen för teammedlemmar att knyta an till god mat och dryck och skapa minnen som de kommer att minnas långt efter att de kommit hem.
Som sådan är att organisera måltider en av de mest kritiska delarna av retreat planerings processen.
I de flesta fall bestämmer företag sig för att boka restauranger för middag eller lunch under hela deras team retreater. Även om den här processen låter enkel nog, kan den vara mycket mer komplex än den från början verkar.
Denna del av retreaten är en del som vi ständigt har arbetat med att förbättra och förenkla för våra kunder så att du bara kan fylla i ett formulär, medan vi gör resten.
Om du vill boka restauranger för stora grupper, här är några av våra takeaways om hur du gör det snabbt och effektivt.
Innan du sätter igång
Det första och viktigaste att veta är:
Att boka en restaurang för en stor grupp är mycket annorlunda än att boka för dig själv eller en handfull vänner.
Till att börja med kan du starta efterforskningen som du själv skulle göra – med hjälp av Googles recensioner, Yelp eller TripAdvisor, kombinerat med rekommendationer på sociala medier.
Det här kan verka otroligt roligt, men kom ihåg att recensionerna du läser är för en, två eller högst ett par personer. Det du bör leta efter är restauranger som regelbundet tar emot stora grupper och har erfarenhet av att hantera ett stort antal gäster.
Detta kan enkelt göras genom att kryssa i rutan Bra för stora grupper på sajterna som nämns ovan.
Det är lätt att gå vilse när man läser recensioner och tittar på bilder av utsökta måltider. Faktum är att du kan förlora otaliga timmar bara i denna forskningsfas. Men så här kan du undvika det.
Gör dina läxor
Innan du gör någon forskning är det dags att förbereda detaljerna.
Det är viktigt att göra detta till ditt allra första steg eftersom att inte göra detta ordentligt kommer att resultera i problem varje steg på vägen senare.
Innan du börjar din restaurangforskning, förbered följande information:
- Antalet personer
- Önskat datum
- Önskad tid(er)
- Kost restriktoner
- Föredragen kök
- Övriga preferenser (Vill du stanna efter för drinkar? Måste det vara inom gångavstånd? Vill du ha utrymmet helt privat för din grupp? etc.)
Det här är frågorna alla restauranger kommer att ställa när du vill boka middag eller lunch. Genom att ha dessa uppgifter förberedda i förväg sparar du mycket tid och slipper gå fram och tillbaka med restauranger under bokningsprocessen.
Gör en lista över restauranger
Nu börjar det roliga och du kan börja skapa en lista över restauranger att kontakta och vänta på erbjudanden.
Det enklaste sättet att göra detta är att kontakta några vänner som känner till området. Ännu bättre – ta kontakt med någon som redan har anordnat ett liknande evenemang och vet vilka restauranger som både A) har god mat och B) som kan ta emot stora grupper.
Vi arbetar med matexperter på var och en av våra retreatplatser för att upprätthålla en uppdaterad, kurerad lista över de bästa restaurangerna för gruppbokningar. Om du vill vara säker på att du får rätt restaurang för ditt företags offsite, kontakta oss på Surf Office först.
5 Vanliga misstag vid bokning av restauranger för stora grupper
Efter att ha organiserat en hel del retreater har vi gjort ett eller två misstag som har hjälpt oss förfina vår nuvarande bokningsprocess. Här är de vanligaste felen du kan göra när du bokar restauranger för stora grupper av människor.
1. Vill inte välja från gruppmenyn
Om du har hittat en restaurang som fungerar med stora grupper har du tur.
Den typen av restauranger har vanligtvis en särskild meny för grupper. Vissa kan till och med ha mer än en meny – det beror på restaurangen och storleken på din grupp.
Saken är den att när du väl försöker ändra eller anpassa den här menyn på något sätt kommer restaurangen med stor sannolikhet att avslå din begäran. Gruppmenyer skapas av en anledning och personerna bakom dem har lagt ner mycket tid på att designa dem. Det sista de vill göra är att göra allt för att anpassa dem för din grupp.
Gör det enkelt för dig och alla: lita på att restaurangen vet vad de gör. Trots allt är det nog inte deras första rodeo på att servera mat för ett stort sällskap!
2. Fokus på kost restriktioner
Missförstå oss inte, vi säger inte att du ska försumma någon med specifika kostbehov.
Men om du har en grupp på 50 personer med 5 veganer, leta inte efter en vegansk restaurang. Att göra det skulle drastiskt begränsar dina val, för att inte tala om att uppröra de andra 45 personerna.
Hitta istället den bästa restaurangen som passar alla andra kriterier och be helt enkelt om 5 veganska menyer.
3. Gör för många ändringar
Kommer du ihåg hur vi nämnde att det viktigaste är att göra dina läxor och känna till dina krav före allt annat?
Om du inte har en tydlig vision om vad du vill ha och det slutar med att du gör för många förändringar (lägger till folk, gör galna matförfrågningar, ändrar tiden), kommer både du och restaurangpersonalen att bli frustrerade. Som ett resultat kan du förlora restaurangen och du kommer att tvingas välja ett mindre önskvärt alternativ.
Gör din research, dubbelkolla kostrestriktioner med dina kollegor och kommunicera sedan allt med restaurangen. Win-win överallt!
4. Boka en restaurang som är för långt borta
Ett av dina huvudkriterier bör vara att boka en restaurang inom gångavstånd från din retreatplats.
Det enda undantaget är om du har en tillräckligt liten grupp för att ta dig till platsen med Uber eller någon annan typ av lokal transport.
Annars kommer du att förlora mer tid på att organisera transportlogistiken genom att gå till en restaurang som är för långt borta. Det kommer också att lägga till fler kostnader och göra det svårare för ditt lag.
5. Att ha för många kriterier
Att vara för kräsen med din restaurang kan allvarligt skada dina chanser att hitta rätt plats för ditt team att njuta av en måltid.
Att ha för många kriterier kommer att begränsa dina val till bara ett fåtal restauranger i större städer. Faktum är att i mindre miljöer kan du till och med få slut på restauranger att välja mellan helt och hållet!
Ha i stället ett öppet sinne och kom ihåg att det som verkligen betyder något är att samla alla för lite tid över lite mat!
Njut av!
Att boka en gruppbokning för ditt företags offsite skiljer sig mycket från att göra en bokning för två. Det tar tid att noggrant planera och hitta rätt val av plats, men ansträngningen är värt det i slutändan när du sätter dig ner för en fantastisk måltid med hela ditt team.
Om du organiserar en offsite retreat för ditt företag och du vill minimera besväret när du väljer restaurang, se till att kontakta oss på Surf Office innan du börjar, vi har massor av resurser för att hjälpa processen att fungera smidigt!
