Organiserar du din första retreat?
Eller har du redan erfarenhet och känner dig säker på att göra det igen eftersom allt gick smidigt första gången?
Vi har organiserat företag offsites i nästan 10 år, och under den här tiden har vi träffat vår beskärda del av gör-det-själv retreat planerare.
Vissa har haft tur och haft stora framgångar medan andra har gjort stora ekonomiska förluster på grund av oförutsedda omständigheter.
För att öka dina chanser att lyckas listar vi de vanligaste problemen med att planera en retreat själv.
1. Lokalen ställer in i sista minuten
Precis när du tror att du har allt planerat ställer lokalen in i sista minuten.
Och du har inget reservboende.
Det här låter som en mardröm, men det händer oftare än du tror.
Hotell kan avboka din bokning eftersom de har en mer attraktiv gruppförfrågan, och med Airbnb händer detta ännu oftare.
Så du måste börja leta efter ett hotell igen. 3 veckor innan retreaten. Och du är mycket mer begränsad med platsen eftersom du redan har bokat flyg och alla andra tjänster.
Som ett resultat kommer du att betala mer än planerat och ha en komprometterad upplevelse.
Att boka boende via en tredjepartsplanerare förhindrar detta potentiella misslyckande. Hotell avbokar inte bokningar till långsiktiga partners som Surf Office eftersom de vet att vi inte skulle ta med dem någon annan grupp igen.
2. Dolda kostnader
Det är vanligt att hotell lägger till ytterligare avgifter och skatter under offsite planeringen. Och alla ändringar av en bokning är löjligt dyra.
Det är nästan omöjligt att skriva ett kontrakt med ett hotell som är fördelaktigt för dig om det är din första (och förmodligen sista gången) som bokar lokalen.
Surf Office har långvariga partnerskap med hotell. Vi visar dig alltid det totala priset i början, inga överraskningar. De som organiserar en retreat själva kommer vanligtvis att betala mer än de som organiserar sin retreat med Surf Office.
3. Opålitliga aktivitetsleverantörer
Att förstå kvaliteten på tjänsten för företagsgrupper är extremt svårt att utvärdera från onlinerecensioner eftersom dessa vanligtvis skrivs av enskilda kunder.
Föreställ dig att ha en grupp på 50 personer som väntar på en rundtur. Guiden dyker inte upp och ingen tar telefonen. Låter som en mardröm, eller hur?
Detta händer hela tiden.
Surf Office har byggt långsiktiga relationer med beprövade och granskade aktivitetsleverantörer vilket minimerar problem som detta. Dessutom har vi alltid en backup.
4. Att välja fel aktiviteter och restauranger
Att boka en retreat har väldigt andra nyanser än att boka en semester.
Det finns väldigt få restauranger som både accepterar gruppbokningar OCH erbjuder bra kvalitet. Vissa aktiviteter ser coola ut men är inte vettiga för en grupp, och så vidare.
Dessa dåliga erfarenheter förvärras när du planerar för en stor grupp.
Vi hör ofta saker som: "Men en av våra kollegor känner till området mycket väl."
På vilket vi svarar: "Hur många gånger har din kollega bokat en team building aktivitet för 50 personer?"
Med vår lokala expertis gör vi din retreat episk genom att rekommenderateam building aktiviteter som redan har testats av hundratals kunder.
5. Hundratals bortkastade timmar på att kommunicera med leverantörer
Oändliga e-posttrådar, eller ännu värre, leverantörer som inte svarar alls.
Whatsapp-meddelanden vid midnatt. Falska fakturor. Inga svar efter betalningen. Obesvarade telefonsamtal...
Alla leverantörer vill ha en förskottsbetalning. Men hur kan du lämna över pengarna när du inte litar på dem?
Med Surf Office finns det inga fram och tillbaka e-postmeddelanden eller samtal med leverantörer. Faktureringen förenklas och din dedikerade retreat planerare är den enda kontaktpunkten. Din bokning är 100 % garanterad (vad som än händer har vi alltid en backup) och du kan ägna din tid åt att planera ett internt program.
6. Ogynnsamma väderförhållanden
Du har spenderat månader på att planera din perfekta retreat resplan: en vecka på stranden där människor kan njuta av aktiviteter som surfing, beachvolley och utomhuscocktails.
Det känns som att inget kan gå fel... tills du märker att en tropisk storm förutspås för hela vistelsen.
Våra erfarna retreat planerare övervakar eventuella oförutsedda problem, såsom väderförhållanden. Om vi ser att en storm är på väg och de flesta av dina aktiviteter är utanför, kommer vi snabbt att ordna alternativa inomhusalternativ för dig att välja mellan och samordna med leverantörerna för att få återbetalning på de aktiviteter som inte kommer att äga rum.
7. Trassliga överföringar
Transfers är en av de mest utmanande delarna av retreat planering. Även för oss, efter att ha organiserat hundratals retreater. Att hitta ett pålitligt transfers företag är en sak, men om du är ett externt team och dina kollegor anländer vid olika tidpunkter, är det ett annat "odjur" att schemalägga allt detta.
På varje Surf Office-plats har vi 3+ pålitliga transfers partners vi arbetar med långsiktigt och de förlitar sig på volymen vi skickar dem varje år. Retreater för distans företag är vårt bröd och smör. Att eliminera förseningar för schemalagda transfers är vår högsta prioritet.
8. Din interna eventansvarig blir otillgänglig
Låt oss säga att du har en intern person som kan organisera en retreat. Det kanske är du.
För det första är det en enorm press att lägga på den personen. Eftersom VD:ar förväntar sig inget mindre än en PERFEKT retreat.
Men vad händer om den personen blir sjuk eller lämnar företaget?
I dessa situationer måste du ha en säkerhetskopia.
Vi har sett dussintals exempel när en klients kontaktpunkt blev oförmögen att fortsätta mitt i planeringen av en retreat. Även om vi sköter all logistik var det alltid väldigt svårt för företaget att hitta en backup och sköta resten.
Surf Office har ett team av retreat planerare som enkelt kan ersätta varandra i alla stunder.
Surf Office hjälper dig att hitta rätt lokal och sköter all logistik. Men vårt största värde är att se till att inget går fel under din retreat. Du kan säga att du köper "försäkring".
