Det nya året är en nystart för många företag. Nyårslöften gäller inte bara individer. Nu är det när många företag sätter upp mål och delar sin vision för tillväxt. Medarbetarna är särskilt produktiva efter vinteruppehållet.
Den nya energin som markerar början av året kan blekna efter ett tag. För att hålla farten igång, börja planera din nästa företagsretreat. En företagsretreat kan:
- Stärka moralen
- Hjälp team att arbeta mot ett gemensamt mål
- Skapa starkare team som kommunicerar bättre
- Hjälp distansarbetare att lära känna varandra
Nu är det dags att förbereda och godkänna budgeten för din nästa företagsretreat. När du bygger upp din totala driftsbudget, avsätt några medel som ska användas för en offsite retreat. Den budget du behöver beror på en mängd olika faktorer. Dessa faktorer inkluderar:
- Syftet med retreaten ( arbete eller teambuilding )
- Platsen ( Europa eller USA )
- Lokalen
- Antalet personer
- Transportkostnader
- Lagaktiviteter
- Längden på retreaten
På Surf Office har vi varit värd för dussintals företagretreats. Vi har massor av förstahandserfarenhet av att planera och prissätta retreater. Vi har lärt oss att den största kostnaden vanligtvis är boendekostnaderna. Som ett resultat börjar vi med att överväga plats, lagstorlek, retreatlängd och pris per person och natt.
Du behöver inte vara expert på retreat planering för att uppskatta budgeten. Det finns en enkel formel som kan ge dig en bra uppskattning att arbeta utifrån.
Använd den grundläggande formeln:
pris per person och natt x antal nätter x antal personer = första uppskattning av budgeten.
Lägg sedan till transportuppskattning och en extra 20 % buffert för att få en slutlig uppskattning. Eller använd bara Surf Offices gratis kalkylator för retreat budget för att komma igång.
Hur du planerar din budget
Det finns ett antal faktorer att tänka på när du budgeterar för ditt företags retreat. Vår retreat expert Jolanda rekommenderar att börja med platsen.
"Att välja rätt plats är förmodligen det viktigaste beslutet du tar. Det finns många platser i Europa som är budgetvänliga samtidigt som de erbjuder en fantastisk offsite upplevelse, säger Jolanda.
Den rätta platsen för din team offsite beror till stor del på var ditt företag finns. Tänk till exempel på vad dessa verkliga företag spenderade på retreater med Surf Office (priset innehåller inte flyg/resekostnader):
Scenario 1:
EU-baserat team som reser inom EU
- Lagstorlek: 14
- Retreat längd: 3 dagar
- Typ av plats: Stadslägenheter
- Tillflyktsort: Prag
- Pris per person och natt: 140 USD
- Totalt: 140 USD x 14 x 3 = 5 880 USD
Scenario 2:
USA-baserat team som reser inom USA
- Lagstorlek: 45
- Retreat längd: 5 dagar
- Typ av plats: Gästhus
- Tillflyktsort: Santa Cruz
- Pris per person och natt: 290 USD
- Totalt: 290 USD x 45 x 5 = 65 250 USD
Scenario 3:
USA-baserat team som reser till EU
- Lagstorlek: 51
- Retreatets längd: 4 dagar
- Typ av plats: Lägenheter
- Tillflyktsort: Lissabon
- Pris per person och natt: 190 USD
- Totalt: 190 USD x 51 x 4 = 38 760 USD
Scenario 4:
Fullt fördelat team som reser till EU
- Lagstorlek: 22
- Retreatets längd: 6 dagar
- Typ av plats: Lägenheter
- Tillflyktsort: Madrid
- Pris per person och natt: 140 USD
- Totalt: 140 USD x 22 x 6 = 18 480 USD
Som du kan se är europeiska platser ofta mer rimliga budgetmässigt, även för helt (eller delvis) distribuerade team. Även externa amerikanska företag kan spara på kostnader, efter att ha lagt till transportkostnader men haft sin retreat i Europa. För hjälp med att välja en plats, prova Surf Offices Platssökare -verktyg, som kan rekommendera var personer från ett distribuerat team ska träffas.
Andra faktorer att tänka på när du planerar din retreat
Uppenbarligen är platsen den största faktorn som kommer att påverka din retreat budget. Platsen kommer att driva dina utgifter i dessa andra viktiga kategorier:
Transport
Transport är en annan stor kostnad, tillsammans med boende. Europeiska företag kan undvika flygresor inom Europa om de är oroliga för sitt koldioxidavtryck. Amerikanska företag från Silicon Valley kan sänka sina retreat priser genom att gå någonstans nära som Santa Cruz.
På samma sätt är det möjligt för amerikanska företag att resa till Europa för samma budget som om de skulle resa inom USA – och få ut mer av upplevelsen (se till exempel Scenario 2 vs. Scenario 3). Kalifornien är i allmänhet en dyrare plats än Portugal, till exempel. Därför kommer Kaliforniens dyrare boende, mat, arbetsyta och aktiviteter att uppväga den dyrare flygbiljetten till Portugal.
Glöm inte att räkna in flygplatstransfer till din budget. Dina teammedlemmar kommer att uppskatta hjälp att ta sig från flygplatsen till retreat platsen. För bara lite extra pengar kan du se till att alla kommer i tid och din agenda kan slutföras.
boende
Vilken typ av boende du väljer för din retreat spelar roll. Börja med att uppskatta hur många som kommer att vara på retreaten. Då kan du se vilka alternativ som finns. Behöver du ett 5-stjärnigt hotell? Kan du använda de pengarna istället för en lagmiddag eller bonding aktivitet? Titta in på Surf Offices retreat platser för att utforska lägenheter, villor, hotell och mer. Om din budget är mycket begränsad är att dela rum det enklaste sättet att minska kostnaderna.
Arbetsyta
Om du planerar att göra lite arbete under denna retreat kan du behöva boka en privat arbetsyta eller ett konferensrum. Surf Office har arbetsytor med kapacitet för upp till 40 personer. Varje utrymme är utrustat med snabbt internet, mötesrum och telefonkiosker. Bestäm vad målet är med din företagsretreat. Om du vill vara värd för ett hackathon eller fokusera på innovation, ta med arbetsytan i din budget.
Mat och kul
Team building retreats kan låta som en semester, men de kan leda till bättre affärsresultat. Även i en arbetsfokuserad tillflyktsort, bygg i tid för skojs skull. Budgetera för lagmåltider för att sammanföra dina anställda för att knyta kontakter. När du budgeterar, ta reda på om du behöver en komplett cateringservice eller bara några gruppmåltider. Planera ditt lags måltider i förväg och bestäm om du vill boka restauranger med fisk och skaldjur, traditionella spanska tapas, veganska alternativ eller någon annan mat som ditt team skulle älska!
Mat är bara en sak som vi alla kan knyta an till. Retreats är mycket roligare när kollegor lägger tid på att skapa minnen. Utforska Prags ölsmaker med en rundtur i ett mikrobryggeri, ta surflektioner på Europas bästa surfplats på Gran Canaria, eller till och med gå på vandring i Catskills-bergen . Lagaktiviteter är det snabbaste sättet att förbättra lagandan under din offsite upplevelse.
Slutsats och nästa steg
Företag som planerar en retreat bör veta: din budget kommer att gå längre i Europa än i USA. Det finns sätt att planera ett företagsretreats till en stram budget i södra Europa och ändå ha en upplevelse av god kvalitet.
Ta till exempel kostnaden för Lissabon mot Santa Cruz. Surf Office i Lissabon kan ta emot företag för 80-250 USD per person/dag, beroende på tid på året och agenda. Surf Office Santa Cruz, å andra sidan, uppskattar kostnaderna till 190-350 USD, vilket är betydligt högre.
Sammanfattning: du kan gå till mer avancerade i södra Europa för den bråkdel av priset som skulle kosta i USA. Om du är budgetmedveten i USA finns det fantastiska alternativ nära teknikhubbar som vi kan få till att fungera för dig. Kontakta Surf Office för att komma igång.
