Föreställ dig att gå in i ett möte utan någon uppvärmning, rakt in i den kalla, hårda agendan. Det är som att dyka ner i en pool utan att doppa tårna först – lite av en chock, eller hur? Tja, det är därför öppningsreflektioner är som uppvärmningsövningar innan ditt mötesmaraton. De kan tyckas små, men de spelar en strategisk roll i att planera och genomföra dina möten.

I dagens blogg ska vi gå in på exakt varför dessa inledande reflektioner är viktiga, samt ge tips om hur du kan genomföra dem innan nästa möte börjar. Detta gäller även för alla typer av möten! Oavsett om det är ett veckomöte eller ett viktigt möte med alla händer ; det finns inga ursäkter för dåligt planerade möten nu!
‍

1. Välkommen och tacksamhet

Föreställ dig att du går in i ett rum och det första du hör är ett varmt "Välkommen! Vi är så glada att du är här." Omedelbart känner du att du betyder något. Det är vad att uttrycka tacksamhet och välkomna deltagare. Det sätter mötet igång på höger fot, vilket får alla att känna att de är en del av något meningsfullt. Och när människor känner sig värderade och uppskattade, gissa vad? De är mer benägna att vara engagerade och redo att bidra, vilket gör diskussionen mer produktiv.

Låt oss inte glömma att möten ibland kan vara lite av en buzzkill, eller hur? Du är mitt i arbetet och plötsligt är det dags för möte. Men när någon startar mötet med att säga: "Tack för att du är här, din närvaro spelar roll", är det som en moralhöjare. Det påminner alla om att det här mötet inte bara är en tidssugning; det är meningsfullt. Det är som att förvandla en potentiell rynka till ett litet leende.

Låt oss försöka: "God [morgon/eftermiddag/kväll], alla. Jag vill börja med att uttrycka min tacksamhet för er tid och närvaro här idag. Tack för att ni var en del av detta möte."

Surf Offices bästa tips: "Välkomst handskak" är ett utmärkt val för att främja en känsla av välkomst och tacksamhet i möten, oavsett om de är fysiska eller virtuella. Det hjälper till att skapa en varm och inkluderande atmosfär, vilket gör att deltagarna känner sig värderade och uppskattade redan från början.

Kom ihåg dessa steg!

• Räck ut en öppen hand med ett leende.
• Vänta på att deltagarna svarar (fysiskt eller virtuellt).
• Uttryck tacksamhet muntligt: "Tack för att du är här."
• Håll ögonkontakt vid virtuella möten.
  ‍

2. Syfte och mål

Har du någonsin varit i ett möte där du inte hade någon aning om varför du var där eller vad du skulle uppnå? Ja, vi också! Det är som att vandra i mörkret! Att ange syftet och målen direkt utanför porten är som att tända ljuset. Alla vet direkt varför de har samlats och vad de ska åstadkomma. Klarhet är din bästa vän i ett möte.

Låt oss försöka: "Hej, team. Idag är vi samlade här för att [ange syftet eller målen för mötet]. Låt oss arbeta tillsammans för att uppnå våra mål."

Surf Offices bästa tips: Ange tydligt mötesprotokollet för teamet och håll dig till de tilldelade tiderna. Om du vill prata om produktivitet, ange att det kommer att ta X antal minuter. Att gå utanför ämnet kan förlänga mötet och allt ditt hårda arbete och förberedelser har flugit ut genom fönstret!
‍

3. Erkännande av prestationer

Tänk på hur det känns när ditt hårda arbete uppmärksammas och firas. Det är som ett skott av positivitet rakt in i hjärtat. Att erkänna prestationer i början av ett möte gör just det – det ger dina teammedlemmar en moralisk boost. Det berättar för dem att deras ansträngningar inte går obemärkt förbi, och deras arbete värderas.

När människor känner sig uppskattade är de mer benägna att närma sig mötet med entusiasm och en positiv attityd. Denna positiva energi kan vara smittsam, sprida sig i hela teamet och sätta en produktiv ton för diskussionen.

Låt oss försöka: "Innan vi dyker in i vår agenda, skulle jag vilja ta en stund för att fira några av de senaste prestationerna. [Nämn en nyligen genomförd framgång eller milstolpe]."

Surf Offices bästa tips: Skapa ett system med utmärkelser eller certifikat för att hedra enastående prestationer. Innan mötet börjar ska du dela ut dessa utmärkelser till teammedlemmar som har utmärkt sig inom olika områden, såsom slutförande av projekt eller innovation. Du kan göra detta till ett regelbundet inslag i dina möten.
‍

4. Team bonding

Vi vet alla att isbrytare är en uppvärmning för hjärnan och hjärtat. Du vet den där obekväma tystnaden när ett möte börjar? Isbrytare brast igenom det som en mästare. De gör det hela mysigt och bekvämt, så vi kan chatta utan att känna att vi är på en formell middagsfest.

Så låt oss säga att vi är djupt inne i isbrytaren och du får reda på att din kollega inte bara älskar kalkylblad utan också är en amatör salsadansare. Att dela personliga saker som det hjälper oss att binda oss på en djupare nivå. Det är som att upptäcka att ni båda rotar för samma idrottslag; det är en omedelbar anslutning. Och, tro det eller ej, den kopplingen kan få oss att arbeta bättre tillsammans.

Låt oss försöka: "Låt oss kicka igång det här mötet med en snabb isbrytare. I en mening, dela något intressant eller spännande som hände dig nyligen."

Surf Offices bästa tips: En av våra favoritisbrytare att delta i möten är "Två sanningar och en lögn" – perfekt för att sätta en vänlig ton inför ett möte!

Så här går det till:

• Var och en av er tänker på två saker om er själva som är sanna och en sak som är en total fib.
• När det är din tur, dela alla tre med gruppen – men håll ett pokeransikte!
• Nu är det de andras jobb att gissa vilken som är lögnen.
• När omröstningarna är inne, häll ut bönor och dela historien bakom lögnen.
  
  

Varför är det här spelet fantastiskt, frågar du dig? Tja, det är som ett socialt pussel. Det får alla att prata, skratta och lära sig konstiga fakta om varandra. Dessutom är det ett smart sätt att bryta isen och team build!
‍

5. Sätta tonen

Ett bra sätt att sätta tonen i alla möten är att påminna de anställda om varför de arbetar så hårt i första hand. Se det som en liten gnista som kan lysa upp hela vårt rum. När vi återansluter till vårt företags uppdrag är det som att återupptäcka den spänningen vi hade när vi först gick med. Det är som att återuppta vår passion för det vi gör. Och lita på oss att den typen av känslomässig koppling kan ge oss en turboboost av energi och hålla oss pumpade under hela mötet.

Låt oss försöka: "När vi börjar, låt oss komma ihåg vårt gemensamma engagemang för [företagets värderingar/uppdrag/mål]. Låt det styra våra diskussioner idag."

Surf Offices bästa tips: Ibland kan företagets uppdrag och värderingar verka lite som de där stora, snygga orden du hittar i företagsdokument. Men i samma ögonblick som du börjar väva in dem i en verklig berättelse blir de plötsligt jordnära och relaterbara.

Så varför inte dela en historia med teamet? Föreställ dig att dela en berättelse om en av dina egna teammedlemmar som stod inför en tuff situation, och i det ögonblicket förkroppsligade de företagets värderingar som en superhjälte i handling. Du tar nästan bort de orden från tidningen och visar alla att de inte bara är tomma fraser utan ledstjärnor som lyser upp vår väg.

När du hör om hur en anställd gick utöver för att göra saker rätt för en kund, även när det blev tufft, kommer ditt företags värderingar att leva. Det är en påminnelse om att dessa värden inte bara är för att visa; de är hjärtat i det du gör.

6. Inspiration och motivation

Att börja med ett inspirerande citat är som en krok som drar in alla i mötet. Människor kan inte motstå ett bra citat som träffar rätt toner.

Dessutom, när du delar ett citat som har berört dig personligen, skapar det en koppling till ditt team. Det visar att du inte bara handlar om affärer, utan att du tar med dig en del av dig själv i mötet.

Inspirerande citat fyller vanligtvis en positivitet. Genom att kicka igång med en, sätter du en solig ton som kan öka allas humör och motivation.

Låt oss försöka: "Jag stötte nyligen på ett citat som jag känner igen mig i: [Dela ett inspirerande citat]. Låt oss använda dessa ord som motivation för vårt möte idag."

Surf Offices bästa tips: Försök att använda internet för att söka efter några av de bästa citaten för att verkligen få igång ditt team. Försök att göra det relevant för lagarbete eller framgång. Om du inspirerar bara en person under mötet har du nått ditt mål!

Här är några av våra favoritcitat:

"Det enda sättet att göra bra jobb är att älska det du gör." - Steve Jobs

"Framgång är inte slutgiltig, misslyckande är inte ödesdigert: det är modet att fortsätta som räknas." - Winston Churchill

"Ensamma kan vi göra så lite; tillsammans kan vi göra så mycket." - Helen Keller

"Det bästa sättet att förutsäga framtiden är att skapa den." - Peter Drucker

"Hårt arbete slår talang när talang inte jobbar hårt." - Tim Notke

"Skillnaden mellan en framgångsrik person och andra är inte en brist på styrka, inte en brist på kunskap, utan snarare en brist på vilja." - Vince Lombardi

"Framgång är att gå från misslyckande till misslyckande utan att förlora entusiasm." - Winston Churchill

"Lagarbete får drömmen att fungera." - John C. Maxwell

"Framtiden beror på vad du gör idag." - Mahatma Gandhi
‍

7. Känslomässigt incheckning

Känslomässiga incheckningar innan teammöten kan göra en betydande skillnad i hur ditt team fungerar. Det är mer än bara en rutin; det är en praxis som positivt kan påverka teamdynamik och produktivitet.

Först och främst tillåter dessa incheckningar teammedlemmar att uttrycka hur de känner. Se det som ett säkert utrymme för känslomässig delning. Det kan verka som en liten sak, men det är avgörande för deras känslomässiga välmående. När individer kan öppna upp om sina känslor kan det förhindra att problem eskalerar eller negativt påverkar teamdynamiken.

Dessutom bidrar incheckningar till att bygga upp förtroende inom teamet. Förtroende är limmet som håller ihop ett team, och när teammedlemmar känner sig bekväma med att dela med sig av sina känslor och bekymmer växer förtroendet naturligt. Det är en kritisk komponent för effektivt lagarbete, och dessa känslomässiga incheckningar kan bana väg för starkare band mellan teammedlemmarna.

Låt oss försöka: "Innan vi sätter igång, låt oss ta en stund och ställa incheckningsfrågor till varandra. Hur mår alla idag? Finns det något du vill dela eller diskutera?"

Surf Offices bästa tips: Nu kan det vara svårt att få vissa personer att öppna sig, speciellt om de till exempel är irriterade på en annan gruppmedlem eller upplever personliga problem. Låt oss inte prova detta i en olicensierad terapisession!

Nyckeln är att skapa en säker och bekväm miljö där teammedlemmarna känner att de kan öppna sig om de väljer att göra det. Låt oss prova ett spel:
‍

Känslodelning bingo

Innan mötet börjar, dela ut bingobrickor till varje gruppmedlem med olika känslor eller känslor skrivna i rutorna. Till exempel "glad", "frustrerad", "upprymd", "orolig", "nöjd" och så vidare.

Under incheckningen kan teammedlemmarna turas om att dela sitt nuvarande känslotillstånd, men istället för att bara säga det rakt ut försöker de införliva det naturligt i samtalet. Till exempel, om någon känner sig upprymd, kan de säga: "Jag känner mig som ett barn på julmorgon om den här projektuppdateringen!"

Andra lagmedlemmar kan markera motsvarande känsla på sina bingobrickor när de hör den. Målet är inte att pressa någon att dela utan att skapa ett lättsamt och icke-påträngande sätt för människor att uttrycka sig om de vill.

Den första personen som fyller i sitt bingobricka kan få ett litet pris eller ett erkännande, vilket lägger till ett roligt och vänligt tävlingsmoment till aktiviteten. Detta tillvägagångssätt uppmuntrar känslomässig delning utan att göra någon obekväm eller tvinga dem att avslöja personlig information. Det håller atmosfären lätt och njutbar samtidigt som det tillåter teammedlemmar att ansluta på en känslomässig nivå om de väljer att göra det.
‍

8. Visuella isbrytare

Att lägga till en visuell isbrytare är som att strö en skvätt kreativitet i din mötescocktail. Det handlar inte bara om ord; det handlar om att ansluta på ett mer personligt plan. När du ber ditt team att visa upp sina nuvarande arbetsytor, bjuder du in dem till din värld. Detta hjälper till att bryta isen och gör att de virtuella relationerna känns lite mer verkliga.

Låt oss prova: "Hej, låt oss kicka igång med en visuell isbrytare. Visa oss din arbetsyta och glöm inte att lyfta fram något speciellt på ditt skrivbord."

Surf Offices bästa tips: Hemligheten här är att låta ditt team bli lite fancy med kameravinklar och bakgrunder. Det lägger till ett roligt inslag, ungefär som ett litet gissningsspel. Dessutom är det en chans för alla att visa upp sin unika stil.
‍

9. Reflektera över de senaste utmaningarna

Innan du dyker med huvudet i mötesagendan, varför inte ta en stund för att se till att projekt och uppgifter löper smidigt? Att reflektera över de senaste utmaningarna som ditt team har ställts inför ger alla chansen att tala om oro eller misslyckanden som har hänt sedan förra mötet.. Det är en chans att lära av dina tidigare äventyr, justera dina strategier och bygga upp den där så viktiga motståndskraften .

Låt oss försöka: "Okej, låt oss sätta igång saker och ting genom att reflektera över en nyligen genomförd utmaning. Vilka lärdomar kan vi pressa ur den, och hur kan vi använda dessa lärdomar?"

Surf Offices bästa tips: Ibland är människor reserverade när de erkänner misslyckanden eller utmaningar. Om detta är fallet med ditt lag, kanske integrera ett spel i mötet för att ge rummet energi!
‍

Lektionskort

Så här spelar du:

• Ge varje gruppmedlem ett registerkort eller en klisterlapp. Be dem att skriva ner en utmaning de nyligen ställdes inför på ena sidan och lärdomen de lärde sig av den på den andra sidan.
• Samla alla kort och blanda dem.
• Dra ett kort slumpmässigt och läs upp utmaningen och lektionen utan att avslöja författaren.
• Uppmuntra teamet att diskutera lektionen och hur den kan tillämpas på framtida uppgifter eller projekt. Gissa vem som skrev kortet om de vill, men fokusera på själva lektionen.
• Fortsätt att dra och diskutera kort tills du har täckt alla utmaningar och lektioner eller tills du har lagt ner önskad tid på aktiviteten.
• Avsluta med att sammanfatta de viktigaste takeaways och åtgärdspunkter som framkom från diskussionerna.
  ‍

Denna aktivitet uppmuntrar till reflektion över de senaste utmaningarna och möjliggör meningsfulla diskussioner utan att behöva för mycket resurser och planering!
‍

10. Mindfulness minut

Så ni är på väg att börja ert möte, men innan ni dyker in i det knasiga, tar ni alla en snabb andning. Tryck på återställningsknappen på allas hjärna! En kort mindfulnessövning – vare sig det är en andningsövning på en minut eller en minimeditation – hjälper alla att sänka sina stressnivåer och bli zenkrigare.

Låt oss prova: "Låt oss kicka igång med ett uppmärksamt ögonblick. Stäng de där tittarna, ta ett djupt andetag och låt oss få in våra huvuden i spelet."

Surf Offices bästa tips: Om du känner dig äventyrlig kan du till och med ta in en mindfulness-guru eller använda några smarta meditationsappar. Med tiden kan denna övning förvandla dina möten till Zen-zoner av fokus och lugn.
‍

11. Gästföreläsare

Att bjuda in en gästföreläsare för att öppna ditt möte är en fantastisk mötesidé av flera övertygande skäl. Det tillför inte bara ett lager av nyhet och spänning till dina sammankomster utan ger också betydande fördelar för ditt team och organisation som helhet.

Dessa människor är proffs; de har alla ingredienser för att få folks huvuden från skrivbordet och in på bollen!

Låt oss försöka: "God [morgon/eftermiddag/kväll], allihop. Innan vi dyker in i vårt möte idag har vi en speciell upplevelse för er. Vi har bjudit in en motiverande talare som kommer att dela värdefulla insikter med oss. Tack för att du är här för att göra detta ögonblick ännu mer meningsfullt."

Surf Offices bästa tips: Gör din egen research! Varje företag har olika värderingar och ideologier, och gissa vad? Det finns motiverande talare där ute som passar din beskrivning perfekt. Ta emot rekommendationer från andra personer i liknande företag, surfa på internet, läs recensioner, men överlag, se till att motiverande talare är lämplig för ditt företag.
‍

12. Ändra inställningen!

Att växla inställningen till en inledande reflektion innan ett möte kan göra underverk. Det är som en mental gomrengöring, speciellt om du spenderar 40+ timmar i samma utrymme!

Istället för att dyka rakt in i affärer ger det alla en chans att lätta på, rensa sina sinnen och sätta en positiv ton. Denna förändring i landskapet gör att ditt team kan avskaffa eventuella distraktioner och fokusera bättre. Dessutom uppmuntrar det till en mer avslappnad och öppen atmosfär, vilket främjar bättre kommunikation och samarbete. Så, vart kan du gå?

Tänk om vi sa till dig att du kunde ta dina möten offsite, säg, på en... strand ? Det stämmer, föreställ dig att du brainstormar idéer med ditt team, ljudet av mjuka vågor i bakgrunden och solen som kysser din hud. Det kanske låter som en dröm, men med hjälp av Surf Office kan denna dröm bli din verklighet.

Inte ett fan av stranden? Inga problem! Vi har också en uppsjö av olika retreater i städer och på landsbygden för dig och ditt team. Föreställ dig att ta den inledande reflektionen på en picknick på den irländska landsbygden eller vandring i Skandinaviens skogar. Mycket inspirerande platser!

På Surf Office är vi specialiserade på att skapa unika arbetsupplevelser som kombinerar affärer och nöje.

Med Surf Office som din partner kan du sömlöst flytta dina affärsmöten till stranden, där produktivitet möter paradis. Så varför inte byta ut ditt styrelserum mot ett kontor vid stranden och uppleva magin med att kombinera arbete och fritid i en så idyllisk miljö som möjligt? Ditt team kommer att tacka dig och ditt företag kommer att frodas i processen.