Det är dags att samla laget och tänka stort; se bortom de vanliga bultarna och förtydliga din långsiktiga strategi. Du vill kasta blicken över företagets horisont och bedöma allt från verksamhetens mål till de projekt som kommer att avgöra dess framtid.

Men för en uppgift av den här omfattningen kommer det vanliga mötesrummet inte att avbryta det. Man vill istället samlas någonstans utanför kontoret.

…Du vill med andra ord organisera ett offsite möte.

Men hur planerar du ett effektivt offsite möte som motiverar investeringen av tid, energi och pengar som är involverad i att driva ett? Idag ska vi ta reda på det. Läs vidare för en omfattande guide för att planera effektiva möten utanför anläggningen (och hur ditt företag kan vinna).
‍

Vad är ett offsite-möte?

I grunden är ett offsite möte precis vad det låter som: ett möte som genomförs utanför den typiska arbetsplatsen.

Men platsen är inte den enda skillnaden. Faktum är att den primära skillnaden hänför sig till syftet . Snarare än en enkel incheckning , tillkännagivande eller all-hands möte, tar offsite möten ett specifikt syfte eller mål. Detta kan innebära att ledningsgrupper arbetar tillsammans för att ta itu med strategiska frågor och helhetstänkande. Men det kan också inkludera saker som produktlanseringar, hackathons, brainstormingsessioner och/eller att skapa en produktfärdplan.

För övrigt är det värt att notera att offsite möten inte är detsamma som teambuilding retreater. Team bonding är en bestämd komponent, men det är sekundärt till själva mötet. Tyngdpunkten vid offsite möten är att få verkligt arbete gjort!
‍

Hur man planerar och håller ett effektivt offsite möte

Nu vet vi vad de är, låt oss vända oss till huvudevenemanget: hur man planerar och genomför ett effektivt offsite-möte. Betoning på effektiv . Det är trots allt en sak att vara värd för ett möte och en annan att få något av det! Alltför ofta går ett år eller så och det är oklart vad de egentligen uppnådde.

Därför, med viktigt arbete att göra, mål att nå och värdefulla resurser på spel, är det viktigt att vara särskilt försiktig och uppmärksam när du genomför dessa evenemang. Här är några bästa tips och idéer som hjälper dig att lyckas.
‍

Planera

Framgången för alla offsite möten beror ofta på hur du förbereder dig för det. Från att organisera lokalen till att bestämma schemat, det finns mycket att tänka på. I det här avsnittet beskriver vi hur du korrekt planerar din företagsretreat:

1. Dröj inte

Regel nummer ett: vänta inte till sista minuten med att börja planera ditt offsite-möte! Ju tidigare du kan få bollen i rullning, desto bättre. Vi rekommenderar en ungefärlig 2-månaders tidsram mellan dina första förberedelser och själva den stora dagen.

Ett viktigt första steg är att bestämma vilket/de huvudsakliga resultat du vill ha av mötet. Till exempel, är detta en storbildssamling av chefer där du ska bestämma företagets nästa steg? Eller försöker du organisera en codefest/hackathon?

När du väl vet att detta är syftet kan du dyka ner i ogräset – ta reda på vem som ska leda mötet, vem som ska delta, hur länge det ska pågå och så vidare. Därifrån kan du förfina dina mål, samla in all intern data du kan behöva och bjuda in externa experter som du tycker borde vara där.

2. Begränsa omfattningen

Regel nummer 2: försök inte uppnå för mycket. Hur frestande det än kan vara att sätta höga mål och ta itu med oändliga problem, mindre är nästan alltid mer.

Sprid dig för tunt och du riskerar att inte vinna något påtagligt av mötet. Du kanske mår bra av den långa listan med åtgärdssteg du har tagit fram, men saknar en konkret strategi för att uppnå något.

Ett bättre tillvägagångssätt är att begränsa diskussionens omfattning och kommunicera den till deltagarna. Detta bör leda till en fokuserad uppsättning initiativ utformade för att ta itu med en specifik fråga i verksamheten.

3. Ställ in budgeten

En faktor som kommer att påverka nästan alla aspekter av ditt offsite möte är hur mycket pengar du har att spendera på det. När allt kommer omkring kan budgeten behöva täcka allt från transport och boende till mat och själva lokalen (mer om dessa element kommer upp). Det kommer också att avgöra hur länge du kan stanna, vart du kan åka och hur många personer som bekvämt kan delta.

Det finns inget rätt eller fel här; omfattningen av din budget kommer att bero på typen och varaktigheten av mötet du vill vara värd för. Det viktigaste är att sätta en! Gör det inte, och du riskerar att spendera för mycket på ett möte som inte lever upp till sin potential.

4. Kom ihåg det praktiska

Efter att ha övervägt mötets grundläggande sammansättning och vem som kommer att delta, kan du börja hantera det praktiska. Detta inkluderar saker som:

• Bokning av lokalen
• Organisera transport och parkering
• Anlita cateringfirman eller organisera annan källa till mat/drycker

När det gäller lokalen, se till att den är a) tillräckligt stor, b) tillgänglig och c) kan stödja vilken teknik du än kommer att använda. Naturligtvis måste den också vara tillgänglig under hela mötet. Och maten? Mängder är viktiga, men det är ännu viktigare att ta hänsyn till människors kostrestriktioner.

Återigen, lämna inte detta förrän i sista minuten! Genom att boka i förväg säkerställer du att du har det perfekta utrymmet och inställningarna för din offsite.

5. Ställ in agendan

Att driva ett offsite möte utan en agenda är som att försöka valla katter. Det är ett recept på förvirring, ineffektiv tidshållning och i slutändan brist på resultat. Så gör dig själv en tjänst och skapa en förr än senare! Sätt upp mål för varje dag, ställ in ordningen på händelserna och ange en grov tidsgräns för varje del av mötet.

Kom ihåg att strukturen också är avgörande. Du kanske gillar idén att ägna bitar av tid åt ämnen och öppna ordet för diskussion. Tyvärr kan detta fritt flytande tillvägagångssätt kväva kreativiteten snarare än uppmuntra den.

För att hålla konversationen framåt rekommenderar vi en agenda med angivna tidsluckor för specifika ämnen tillsammans med mål för var och en . Du kan också ha en nyckelfråga eller två att ställa och stärka diskussionen med både relevant material och/eller aktiviteter.

6. Tilldela roller och skicka agendan

Behöver du mer än en person för att hålla mötet? Om så är fallet, vem gör vad? Och när? Det är vettigt att tilldela dessa roller när du skapar agendan och (efter att ha bekräftat att de gärna gör det) inkludera en anteckning om vem som underlättar varje avsnitt. Naturligtvis är detta en omtvistad fråga om du eller någon annan ska sköta hela mötet ensam.

Åh, och glöm inte att dela agendan med deltagarna! Gör detta ungefär en vecka före offsite mötet så att folk kan bekanta sig med planen.
‍

Värdskap

Okej, låt oss hoppa framåt och föreställa oss att mötet är runt hörnet. I det här avsnittet kommer vi att erbjuda några tips och idéer om hur du kör det effektivt.

1. Börja med att presentera målet

Börja varje dag med att påminna deltagarna om mötets mål och riktpunkt. Förhoppningsvis har alla läst agendan och blivit bekanta med dem ändå. Men det är ingen fara att upprepa varför du är där och vad du försöker uppnå. Att definiera mötets syfte bör fokusera samtalet och föra dig mot de mål du har satt upp.

På samma sätt är det värt att få folk tillbaka till agendan under hela dagen. Detta bör förhindra att du går för långt utanför ämnet.

2. Uppmuntra interaktion

Få saker i livet är tråkigare än att lyssna på någon prata i timmar i sträck. Du stänger av, himlar med ögonen och tittar på klockan – och vill att minutvisaren ska vrida sig lite snabbare. Så regel nummer ett för att hålla ditt offsite möte är att hålla människor engagerade . Prata inte bara på dem. Prata med dem.

Detta är ytterligare en anledning att fundera på frågor och aktiviteter för varje tidpunkt på agendan. De hjälper till att stimulera samtal, uppmuntra interaktion och informera diskussionen. Gör vad du kan för att behålla människors fokus och du kommer att sluta med ett mer produktivt och meningsfullt möte.

3. Ha regelbundna pauser

Att koncentrera sig på komplicerade ämnen, komma med idéer och engagera sig i stimulerande samtal är tröttsamt. Skydda människors energinivåer genom att schemalägga regelbundna pauser. Att stanna för te, kaffe, mat och badrumsbesök med några timmars mellanrum bör hindra folk från att flagga.

Bästa tips: Kom ihåg att vara tydlig med längden på varje rast (du kan till och med markera det på dagordningen). All förvirring kan leda till förseningar och bakslag som tär på den begränsade tiden som finns tillgänglig.

4. Avsätt tid för team bonding

Huvudfokus för alla offsite möten är produktivitet. Men det betyder inte att du inte kan integrera teambuilding i upplevelsen. När allt kommer omkring, hur ofta träffas ditt team utanför kontoret?! Nu är ni alla på ett ställe, det är ett utmärkt tillfälle att lära känna varandra.

Teambuilding behöver inte ens vara inbyggt i agendan i sig. Det kan vara så enkelt som att göra pauserna mellan sessionerna tillräckligt långa för att ha en meningsfull konversation. Du kan också tilldela platser i stället för att låta alla välja. Detta skulle säkerställa att människor blandas och umgås med andra kollegor än vanligt.

5. Sök feedback

I slutet av ditt offsite möte rekommenderar vi att du försöker ta reda på vad som gick bra och vad som kunde ha varit bättre. Du kan fråga deltagarna direkt, ge dem anonyma feedbackformulär för att återkomma vid ett senare tillfälle eller spara papper genom att använda en av de många webbplatserna för feedbackundersökningar .

Sök feedback om allt som verkar relevant. Till exempel, hur nöjda var folk med mötet överlag? Hur produktivt tyckte de att det var? Har de några idéer om hur de kan öka produktiviteten nästa gång? Trivdes de? Vad, om något, skulle de ha gjort annorlunda? Vilken data du än samlar in kommer den att vara ovärderlig för nästa offsite möte du håller.
‍

Varför är offsite möten viktiga?

Låter allt vi just diskuterade som för mycket hårt arbete? Tja, att höra om fördelarna kan övertala dig att göra det ändå! Lita på oss, att vara värd för ett offsite möte kan ge en rad övertygande fördelar. Här är några av de viktigaste sätten att vinna:

De ändrar headspace

Först och främst, att arbeta tillsammans på en ny plats placerar människor i ett annat headspace.

Mötet känns betydelsefullt. Förändringen är uppfriskande och nyheten är spännande. Det känns inte som "jobb" längre. I slutändan bidrar mötet någon annanstans till kreativiteten, nivåerna av engagemang och klarhet i tanken som krävs för uppgiften/uppgifterna.

De ökar produktiviteten och lagandan

Den tidigare fördelen har en följdeffekt av att öka produktiviteten och engagemanget – ett positivt resultat som förstärks av frånvaron av distraktioner och avbrott du kan möta på kontoret. Problemlösning och brainstorming blir lättare och teamet går därifrån och känner sig pigga.

Deltagarna får en nyvunnen känsla av syfte och samhörighet – nöjda med vad de har uppnått och enade i det de arbetar mot.

De ger en paus från normaliteten

En annan bonus är naturligtvis den paus alla får från sin vanliga rutin. Till viss del representerar möten utanför anläggningen tid borta från kontorets vardagliga stress! Du umgås med kollegor, för nya samtal och anammar olika utmaningar.

På så sätt kan offsite möten vara stärkande för både enskilda medarbetare och verksamheten i stort.
‍

Vill du ha hjälp med att planera ditt offsite möte?

Offsite möten är kraftfulla affärsverktyg för att tänka stort, planera för framtiden, stimulera produktiviteten och stärka lagandan. Ändå går det inte att förneka hur mycket tid, energi och resurser de tar att organisera!

Om det – eller oron över att göra dyra misstag – är det som håller dig tillbaka från att hålla ett eget, så kan Surf Office hjälpa dig. Som experter på att arrangera arbetsretreater kommer du att kunna skörda de många belöningarna av ett offsite möte utan att behöva organisera det! Kontakta oss idag för att lära dig mer.