Bei einer Großgruppenveranstaltung wie einer Betriebsklausur sind die Mahlzeiten zweifellos eines der wichtigsten Elemente.

Sie bieten den Teammitgliedern die Möglichkeit, bei gutem Essen und Getränken Kontakte zu knüpfen und Erinnerungen zu schaffen, an die sie sich noch lange nach ihrer Rückkehr erinnern werden.

Daher ist die Organisation der Mahlzeiten einer der wichtigsten Teile des Planungsprozesses für den Rückzug .

In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen dafür, Restaurants für das Abendessen oder Mittagessen während ihrer Team-Retreats zu reservieren. Dieser Prozess klingt zwar recht einfach, kann aber viel komplexer sein, als es zunächst scheint.

Wir haben ständig daran gearbeitet, diesen Teil des Retreats für unsere Kunden zu verbessern und zu vereinfachen, sodass Sie nur ein Formular ausfüllen müssen, während wir den Rest erledigen .

Wenn Sie für große Gruppen Restaurantreservierungen vornehmen möchten, finden Sie hier einige unserer Tipps, wie Sie dies schnell und effizient erledigen können.

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Bevor Sie beginnen

Das Erste und Wichtigste, was Sie wissen müssen, ist:

Ein Restaurantreservierung für eine große Gruppe ist etwas ganz anderes, als für sich selbst oder eine Handvoll Freunde zu reservieren.

Zu Beginn können Sie mit der Recherche genauso beginnen, wie Sie es für sich selbst tun würden – mithilfe von Google-Bewertungen, Yelp oder TripAdvisor, kombiniert mit Empfehlungen aus den sozialen Medien.

Das kann unglaublich viel Spaß machen, aber denken Sie daran, dass die Bewertungen, die Sie lesen, sich auf eine, zwei oder höchstens ein paar Personen beziehen. Sie sollten nach Restaurants suchen, die regelmäßig große Gruppen bewirten und Erfahrung im Umgang mit einer großen Anzahl von Gästen haben.

Dies ist ganz einfach möglich, indem Sie auf den oben genannten Websites das Kontrollkästchen „Gut für große Gruppen“ aktivieren.

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Man kann sich leicht im Lesen von Bewertungen und Betrachten von Fotos köstlicher Gerichte verlieren. Tatsächlich kann man allein mit dieser Recherchephase unzählige Stunden verlieren. Aber so können Sie das vermeiden.

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Mach deine Hausaufgaben

Bevor Sie mit der Recherche beginnen, ist es an der Zeit, die Details vorzubereiten.

Dies muss Ihr allererster Schritt sein, denn wenn Sie ihn nicht richtig ausführen, treten später bei jedem anderen Schritt Probleme auf.

Bereiten Sie die folgenden Informationen vor, bevor Sie mit der Suche nach einem Restaurant beginnen:

• Die Anzahl der Leute
• Wunschtermin(e)
• Gewünschte Uhrzeit(en)
• Diätetische Einschränkungen
• Bevorzugte Küche
• Sonstige Vorlieben (Möchten Sie anschließend noch auf einen Drink bleiben? Muss der Raum zu Fuß erreichbar sein? Möchten Sie, dass Ihre Gruppe den Raum komplett privat hat? usw.)

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Diese Fragen werden Ihnen alle Restaurants stellen, wenn Sie einen Tisch zum Abendessen oder Mittagessen reservieren möchten. Wenn Sie diese Angaben im Voraus bereithalten, sparen Sie viel Zeit und vermeiden das Hin und Her mit den Restaurants während des Reservierungsvorgangs.

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Erstellen Sie eine Liste mit Restaurants

Jetzt geht der Spaß los und Sie können mit der Erstellung einer Liste von Restaurants beginnen, die Sie kontaktieren und auf Angebote warten möchten.

Am einfachsten geht das, indem Sie Freunde kontaktieren, die sich in der Gegend auskennen. Noch besser: Nehmen Sie Kontakt zu jemandem auf, der bereits eine ähnliche Veranstaltung organisiert hat und weiß, welche Restaurants A) gutes Essen bieten und B) große Gruppen bewirten können.

Wir arbeiten an jedem unserer Retreat-Standorte mit Gastronomieexperten zusammen, um eine aktuelle, kuratierte Liste der besten Restaurants für Gruppenbuchungen zu führen. Wenn Sie sichergehen möchten, dass Sie das richtige Restaurant für Ihr Firmen-Outsite finden, kontaktieren Sie uns zunächst im Surf Office.

5 häufige Fehler bei der Reservierung von Restaurants für große Gruppen

Wir haben schon einige Retreats organisiert und dabei den einen oder anderen Fehler gemacht, der uns geholfen hat, unseren aktuellen Reservierungsprozess zu verfeinern. Hier sind die häufigsten Fehler, die Sie bei der Reservierung von Restaurants für große Gruppen machen können.

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1. Keine Lust, aus dem Gruppenmenü auszuwählen

Wenn Sie ein Restaurant gefunden haben, das mit großen Gruppen arbeitet, haben Sie Glück.

Diese Art von Restaurants haben normalerweise ein spezielles Menü für Gruppen. Einige haben möglicherweise sogar mehr als ein Menü – es hängt vom Restaurant und der Größe Ihrer Gruppe ab.

Die Sache ist die, wenn Sie versuchen, dieses Menü in irgendeiner Weise zu ändern oder anzupassen, wird das Restaurant Ihre Anfrage höchstwahrscheinlich ablehnen. Gruppenmenüs werden aus einem bestimmten Grund erstellt und die Leute, die dahinter stehen, haben viel Zeit damit verbracht, sie zu entwerfen. Das Letzte, was sie tun möchten, ist, sich die Mühe zu machen, sie für Ihre Gruppe anzupassen.

Machen Sie es sich und allen anderen leicht: Vertrauen Sie darauf, dass das Restaurant weiß, was es tut. Schließlich ist es wahrscheinlich nicht das erste Mal, dass sie Essen für eine große Gruppe servieren!

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2. Konzentration auf diätetische Einschränkungen

Verstehen Sie uns nicht falsch. Wir sagen nicht, dass Sie jemanden mit besonderen Ernährungsbedürfnissen vernachlässigen sollten.

Wenn Sie jedoch eine Gruppe von 50 Personen haben, darunter 5 Veganer, suchen Sie nicht nach einem veganen Restaurant. Dadurch würden Sie Ihre Auswahl drastisch einschränken und die anderen 45 Personen verärgern.

Suchen Sie stattdessen das beste Restaurant, das alle anderen Kriterien erfüllt, und fragen Sie einfach nach 5 veganen Menüs.

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3. Zu viele Änderungen vornehmen

Erinnern Sie sich, dass wir erwähnt haben, dass es am wichtigsten ist, seine Hausaufgaben zu machen und vor allem anderen seine Anforderungen zu kennen?

Wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, was Sie wollen, und am Ende zu viele Änderungen vornehmen (Personen hinzufügen, verrückte Essenswünsche äußern, die Uhrzeit ändern), werden sowohl Sie als auch das Restaurantpersonal frustriert. Infolgedessen verlieren Sie möglicherweise das Restaurant und sind gezwungen, sich für eine weniger wünschenswerte Option zu entscheiden.

Informieren Sie sich, klären Sie Ernährungseinschränkungen mit Ihren Kollegen ab und besprechen Sie alles mit dem Restaurant. Eine Win-Win-Situation für alle!

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4. Ein Restaurant buchen, das zu weit entfernt ist

Eines Ihrer Hauptkriterien sollte die Buchung eines Restaurants sein, das von Ihrem Rückzugsort aus zu Fuß erreichbar ist.

Die einzige Ausnahme besteht, wenn Ihre Gruppe klein genug ist, um mit Uber oder einem anderen lokalen Transportmittel zum Ort zu gelangen.

Andernfalls kostet Sie ein Besuch in einem zu weit entfernten Restaurant zusätzliche Zeit bei der Organisation der Transportlogistik. Dies verursacht zudem höhere Kosten und erschwert Ihrem Team die Arbeit.

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5. Zu viele Kriterien

Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Restaurants zu wählerisch sind, kann das Ihre Chancen, für Ihr Team das richtige Lokal zum Essen zu finden, ernsthaft beeinträchtigen.

Wenn Sie zu viele Kriterien haben, wird Ihre Auswahl in größeren Städten auf nur wenige Restaurants beschränkt. In kleineren Umgebungen kann es sogar sein, dass Ihnen überhaupt keine Restaurants mehr zur Auswahl stehen!

Bleiben Sie stattdessen aufgeschlossen und denken Sie daran, dass es wirklich darauf ankommt, alle für eine gemeinsame Zeit beim Essen zusammenzubringen!

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Genießen!

Eine Gruppenreservierung für Ihren Firmenausflug zu buchen, unterscheidet sich erheblich von einer Reservierung für zwei Personen. Es braucht Zeit, um sorgfältig zu planen und den richtigen Veranstaltungsort zu finden, aber der Aufwand lohnt sich am Ende, wenn Sie mit Ihrem gesamten Team zu einem großartigen Essen zusammensitzen.

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine externe Klausurtagung organisieren und den Aufwand bei der Auswahl eines Restaurants minimieren möchten, sollten Sie sich vor Beginn unbedingt an uns im Surf Office wenden . Wir verfügen über zahlreiche Ressourcen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen!