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Comienza con el propósito. Hay muchas posibles razones por las que tu equipo podría estar organizando un evento offsite (consulta algunos de nuestros estudios de caso aquí), que incluyen:
- Mejorar la comunicación y colaboración del equipo.
- Innovación u organización de un hackathon
- Reunir a tu equipo remoto para una experiencia de vinculación
- Resolver tensiones entre los miembros del equipo.
- Identificar lo que no funciona en la empresa y solucionarlo.
Aquí hay algunos pasos que hemos elaborado en base a nuestra experiencia con los equipos con los que hemos tenido el placer de trabajar aquí en Surf Office.
1. Decide cuántos días debería durar tu retiro
Para que un retiro tenga éxito, es necesario que dure al menos 2 días, ya que 1 día debe pasarse afuera. El número ideal suele ser entre 3 y 5 días, dependiendo del tamaño de tu equipo distribuido y si necesitas concentrarte en tareas más grandes. Incluso, en ocasiones, tenemos equipos que se quedan durante 2 o 3 semanas.
2. Establece el presupuesto del retiro
El presupuesto del retiro se compone de los gastos de transporte, los gastos de alojamiento, alimentación y las actividades del equipo. Por ejemplo, Buffer fija su presupuesto para el retiro anual en $5,000 por persona y los mini-retiros en $1,400 por persona. Puedes leer más sobre cómo optimizar el presupuesto del retiro aquí o contactarnos para obtener más ayuda y consejos.
3. Elige la ubicación correcta
Elegir la ubicación correcta es la decisión más importante que debes tomar durante el proceso de planificación del retiro. Influye directamente en los costes y la satisfacción del equipo con el retiro. Es posible que se sienta atraído por lugares más asequibles como Praga o Lisboa. Muchos equipos prefieren lugares soleados y cerca de la playa, como Ericeira o Gran Canaria . Otros equipos priorizan actividades divertidas en ciudades históricas (Barcelona , Madrid , Berlín). Para ayudarte a tomar una decisión más fácil, dividimos las ubicaciones en categorías. Nuestra herramienta llamada Location Finder puede ayudarte a encontrar la ubicación ideal para tu próximo retiro, si tienes un equipo distribuido.
4. Seleccione el tipo de lugar de retiro para tu equipo
Muchos equipos ponen más énfasis en el lugar del retiro que en la ubicación. Imagina que tienes un equipo de 30 miembros y quieres tenerlo junto todo el tiempo. Una excelente manera de hacerlo es reservando por completo toda una villa de retiro (o un pequeño hotel boutique). La villa que se adapta al número exacto de miembros de tu equipo puede ser difícil de encontrar. Por lo tanto, encontrar la villa con la capacidad adecuada es más importante que su ubicación; es menos importante si la villa está ubicada cerca de Barcelona, Valencia o Lisboa .
5. Haz un borrador de la estructura de tu retiro.
Los mejores retiros son una combinación de trabajo y team building. Es necesario que haya un equilibrio entre estar ocupado con las tareas laborales y divertirse. Por ejemplo, a los equipos de Lisboa les gusta comenzar el día trabajando desde la oficina por la mañana. Luego van a surfear después del almuerzo y terminan con algo más de trabajo por la tarde. Es decir, sesiones de lluvia de ideas o presentaciones, dejando la noche para compartir más durante cena y bebidas.
6. Ten en cuenta a todos los miembros del equipo
Debido a la naturaleza de su trabajo, algunos miembros de tu equipo no podrán estar allí todo el tiempo. Quienes trabajen en ventas o atención al cliente necesitarán dedicar al menos algo de tiempo durante el retiro a sus tareas diarias. A menos que tengas a alguien cubriéndolos, de forma remota o en la sede de tu empresa.
7. Planificar el objetivo de las sesiones de trabajo, comidas y actividades de team building
¿Planeas solucionar algunos problemas de la empresa durante tu retiro? ¿O innovarás a través de un hackathon, un sprint de diseño o una hoja de ruta de producto? Las mañanas son ideales para trabajar y, créenos, estar fuera de la oficina definitivamente puede ayudar a concentrarse. También hay equipos que optan por dedicar más tiempo a crear vínculos que a trabajar. Después de todo, ¿qué es lo que más recordarán tus compañeros de trabajo? Por supuesto, las actividades divertidas de team-building. PD: ¡No te olvides de las preferencias culinarias de tus equipos y de las restricciones dietéticas al planificar las comidas!
Organizar un retiro significa salir juntos y establecer el equilibrio entre trabajo y diversión. Dependiendo de cuál de estos dos es más importante, el equilibrio de cada empresa puede verse un poco diferente. A continuación diferenciamos 5 tipos de retiros en equipo.
El primer tipo es un retiro empresarial, una reunión de equipo donde la prioridad es el trabajo y las actividades en equipo son algo extra. El segundo tipo es un retiro de team building, donde la atención se centra en conectarse con compañeros de trabajo a nivel personal. Finalmente, dividimos los retiros en equipo según los participantes. Hay retiros de liderazgo, retiros para startups y retiros para equipos remotos y cada uno de ellos tiene requisitos diferentes.
¿Qué pretendes lograr con tu equipo? ¿Quieres mejorar el rendimiento del equipo? ¿Abordar los problemas interpersonales dentro del grupo? ¿O simplemente divertirte y establecer vínculos con tu equipo después de un arduo trabajo? Hay diferentes tipos de actividades de team building. Puedes elegir entre actividades de comunicación, resolución de problemas, adaptabilidad o actividades que se centren en generar confianza.
Consulte algunas de las actividades de equipo que ofrecemos visitando los enlaces a continuación.
El retiro de Avocode como mini aceleradora de startups
Avocode es una herramienta que ayuda a diseñadores y desarrolladores a colaborar en una plataforma perfecta. Para su retiro empresarial, el equipo pasó 10 días con Surf Office Lisboa trabajando como aceleradora de mini-startups.
El primer día, el grupo de 20 personas se dividió en pequeños equipos y luego dedicaron el tiempo a trabajar en proyectos específicos. El último día del retiro se dedicó a presentar los resultados de cada equipo al resto del grupo. Como resultado, el retiro empresarial de Avocode impulsó la innovación. Su resultado es un gran ejemplo de cómo aprovechar al máximo el tiempo limitado para pensar creativamente.
El retiro de Mynd resultó en 12 nuevas características de producto
Mynd es una empresa de administración de propiedades con sede en California. Para su retiro empresarial, el equipo de 32 personas de Mynd se trasladó durante 10 días a Surf Office Barcelona. Al igual que Avocode, pasaron los primeros tres días organizando un hackathon. El equipo desarrolló 12 características nuevas de producto en un rápido sprint de innovación.
El enfoque de Mynd para su retiro empresarial fue prepararse de antemano. Los elementos clave de diseño ya estaban en pie cuando llegaron a España. Como resultado, el equipo pudo moverse rápidamente y trabajar sin diseñadores. Considera lo que debes hacer para prepararte antes de llegar al lugar para tu retiro empresarial.
El retiro de diseño innovador de Mattermost
Mattermost es una empresa de software de comunicación que crea una plataforma de mensajería alternativa a Slack. Su retiro de equipo en Lisboa combinó innovación y team-building en cinco días.
Mattermost pasó su retiro empresarial construyendo una hoja de ruta de producto, discutiendo sus valores fundamentales, haciendo team-building y organizando un hackathon. Descubre más en este video de su Director de Tecnología, Corey Hulen.
El equipo de Invision se reúne para reuniones en la playa
Por último, InVision es una herramienta de diseño de producto y es una empresa 100% remota. El equipo se reunió en Ericeira para un retiro empresarial con Surf Office.
Dividieron su tiempo entre compartir en equipo (haciendo surf de remo, surfeando y comiendo mariscos increíbles) y un hackathon. Durante su hackathon de un día, InVision creó nuevas características de producto y herramientas de comunicación interna.
¿Estás planeando una reunión estratégica, un sprint de diseño, un hackathon, una reunión inicial para un nuevo proyecto o “simplemente” tiempo de trabajo normal?
Sea lo que sea, te respaldamos.
Puedes contar con un ambiente de trabajo profesional con:
Y por supuesto, internet muy rápido.
Cada equipo tiene expectativas diferentes en lo que respecta a su experiencia de retiro y es por eso que tienes la flexibilidad de elegir diferentes tipos de alojamiento, desde habitaciones premium con baño hasta alojamiento compartido.
Todas nuestras opciones de alojamiento están ubicadas en áreas centrales a poca distancia de restaurantes y supermercados. No es necesario alquilar un coche ni utilizar el transporte público para desplazarse. Queremos que tu estancia sea lo más cómoda posible.
Tienes 100% de seguridad de que tu reserva no será cancelada (cualquiera con experiencia en cancelaciones de reservas grupales de último momento puede identificarse).
Entendemos que tu equipo puede estar creciendo y es posible que con el tiempo necesites agregar salas adicionales. También tendrás esta flexibilidad.
Hemos creado un sistema que hace que la planificación de retiros sea fácil y rápida.
Planificaremos cada detalle de tu retiro de principio a fin, para que tú no tengas que hacerlo. Esto incluye:
Obtendrás un cronograma personalizado y un panel en línea con toda la información de tu retiro antes de que comience. Nuestro soporte en el sitio te mostrará todo lo que necesitas saber a tu llegada y se asegurará de que todo salga bien para ti y tu equipo.
"Gracias por un excelente lugar para el evento @surfoffice. ¡Nos lo pasamos genial!"
James Allgrove, Director de Crecimiento en Stripe Reino Unido
1. Confirmar detalles
Confirmarás con nosotros el número de personas, la ubicación (también podemos recomendar la mejor ubicación según dónde se encuentre tu equipo y los precios de los vuelos), las fechas y la configuración deseada para el alojamiento.
2. Factura y pago
Después de confirmar los detalles, te enviaremos una factura. Puedes pagar mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito/débito o PayPal.
3. Planificación del retiro en equipo
Este proceso es súper fácil. Con nuestro libro de jugadas crearás rápidamente un horario personalizado. Nos aseguraremos de que obtengas toda la información mucho antes de que llegue la hora de tu retiro y tendrás a nuestra persona de soporte disponible durante todo el proceso.
4. Tiempo del retiro
Espera un recorrido introductorio después de tu llegada. Nuestro soporte en el sitio está disponible en caso de que necesites algo. Te daremos consejos locales y te recordaremos tus actividades planificadas durante todo el retiro.
Elija una de nuestras más de 150 ubicaciones en Europa, América y Asia-Pacífico.
