Jotkut kutsuvat niitä " kaupungintaloiksi ". Toiset sanovat "koko henkilöstön kokouksia". Mutta kun on kyse kaikista käsistä, kaikki keskustelevat samasta asiasta: tärkeästä yrityksen laajuisesta tapaamisesta, jossa työntekijät, johtajat ja sidosryhmät jakavat liiketoimintapäivityksiä, juhlivat virstanpylväitä ja keskustelevat tärkeimmistä organisatorisista asioista.
Edellisessä tätä aihetta käsittelevässä viestissämme kerrottiin, kuinka se suoritetaan. Tänään tarkastelemme lähemmin kaikkien käsien tapaamisohjelmasi luomista. Kuten GPS, joka kertoo, minne kääntyä, tämän asettaminen etukäteen varmistaa, että istunto sujuu sujuvasti, kattaa kaiken ilman ylikulkua ja pitää osallistujat sitoutuneina alusta loppuun. Kuulostaako hyvältä? Lue eteenpäin saadaksesi selville, miltä tehokas agenda näyttää.
Esimerkki kaikkien käsien kokouksen esityslistasta
Tässä on mahdollinen rakenne seuraavaa kokonaisvaltaista tapaamista varten, mukaan lukien kuinka kauan suosittelemme käyttämään kuhunkin esineeseen. Voit vapaasti käyttää esimerkkiohjelmaa sellaisenaan tai muokata sitä yrityksesi tarpeiden mukaan. Jos etsit lisää kaikenkattavia aiheideoita, älä missaa tämän viestin viimeistä osaa…
- Ensimmäinen sisäänkirjautuminen/tervetulo (5 minuuttia)
- Jäänmurtajatoiminta tai peli (10 minuuttia)
- Ilmoitukset, virstanpylväät ja juhlat (10 minuuttia)
- Yrityksen päivitykset ja organisaation laajuiset aiheet (20 minuuttia)
- Erikoisistunto (15 minuuttia)
- Q&A (10 minuuttia)
- Uloskirjautuminen (5 minuuttia)
- Kokonaiskesto: ~75 minuuttia
- Toistuvuus: Kuukausittain
- Sijainti: Toimistossa tai virtuaalisesti, plus yksi kokous paikan päällä kerran vuodessa (vinkki: voimme auttaa sinua siinä!)
Koko henkilöstökokouksen esityslistan erittely
Nyt olemme nähneet sen osat, katsotaanpa kutakin ehdotettua kaikkien käsien kokouksen esityslistamme elementtiä yksityiskohtaisemmin:
1. Ensimmäinen sisäänkirjautuminen/tervetulo (5 minuuttia)
Tapaatpa sitten henkilökohtaisesti tai verkossa, looginen paikka aloittaa kaikki kädet on toivottaa kaikki tervetulleiksi ja kiittää heitä saapumisesta. Voit myös huomauttaa merkittävistä poissaoloista, käydä esityslista läpi nopeasti ja/tai ilmoittaa, mitä toivot saavuttavasi koko istunnon aikana.
Jotkut yritykset tekevät tässä vaiheessa myös hyvin lyhyen interaktiivisen toiminnon, kuten kyselyn. Kun odotat esimerkiksi ihmisten saapumista/liittymistä, voit pyytää jo paikalla olevia vastaamaan yritystä tai rooliaan koskevaan kysymykseen (esim. "Kuvaile yrityskulttuuria yhdellä sanalla" tai "Mistä pidät työssäsi?"). Istunnon vetäjä voi kommentoida vastauksia, nauraa hauskojen vastausten mukana ja pyytää vapaaehtoisia kertomaan mielipiteensä sanotusta.
Loppujen lopuksi tämä on hauska tapa ohittaa se, mikä voi muuten olla kiusallinen muutama minuutti odottaa myöhässä saapuvia. Se myös kohottaa mielialaa, rohkaisee sitoutumaan, auttaa osallistujia rentoutumaan ja saa ihmiset mukavaksi puhumaan ryhmän edessä.
2. Jäänmurtajatoimintaa tai pelejä (10 minuuttia)
Okei, joten kaikki ovat nyt paikalla, ja olet toivottanut heidät tervetulleeksi kokoukseen. Olitpa sisällyttänyt johdannossa lyhyen toiminnan tai et, suosittelemme siirtymistä jäänmurtajapeliin.
Tämän hyödyt ovat samankaltaisia, kuin keskustelimme kyselystä. Viihdyttävä jäänmurtaja saa ihmiset hyvälle tuulelle, mikä antaa sävyn koko istunnon loppukaudelle. Ne auttavat kaikkia rentoutumaan ja helpottavat siten myös osallistumista. Ja ne edistävät yhteenkuuluvuuden tunnetta, joka on elintärkeää kaikkien käsien tapaamisissa.
Meillä on kokonainen jäänmurtajatoimintoihin omistettu artikkeli, jonka suosittelemme tutustumaan. Sillä välin tässä on muutama nopea ja helppo kokeilla:
- Emoji-visa: Energisoiva ja luova peli sisältää luettelon näyttämisestä ryhmälle tunnetuista elokuvista, jotka olet kirjoittanut emoji-muodossa (esim. valtameri, hai ja kallosymboli voivat olla Jaws). Heidän tehtävänsä on arvata jokainen!
- Arvaa lapsuuskuva: Voit pelata tätä hauskaa, terveellistä toimintaa keräämällä joukkueen jäsenten lapsuuskuvia ennen istuntoa ja pyytämällä sitten ryhmää arvaamaan, kuka kussakin kuvassa on. Projektorin käyttö auttaa tässä.
- Jatka ilmapalloja: Tämä jäänmurtaja on yksinkertainen, mutta tarjoaa loputtoman hauskaa. Sinun tarvitsee vain täyttää huone ilmapalloilla ja pyytää joukkuetta tekemään kaikkensa estääksesi heitä osumasta lattiaan! Lisää kilpaileva elementti jakamalla ryhmiin ja antamalla jokaiselle omat värilliset ilmapallonsa pysyäkseen poissa maasta.
3. Ilmoitukset, virstanpylväät ja juhlat (10 minuuttia)
Kaikkien käsien tapaamiset ovat täydellinen tilaisuus juhlia joukkueen voittoja, jakaa henkilökohtaisia saavutuksia tällä julkisella alalla ja keskustella erityisistä tilaisuuksista, kuten viimeaikaisista syntymäpäivistä tai vuosipäivistä yrityksen sisällä.
Kun olet nostanut energiatasoja jäänmurtajalla, voit pitää hyvät fiilikset vireillä omistamalla noin 10 minuuttia tälle positiiviselle uutiselle.
Ehkä asiakas antoi tiimille hämmästyttävää palautetta tai sait suuren uuden asiakkaan tai uusi tyttö myi ensimmäisen widgettinsä. Ehkä jokainen rikkoi tavoitteensa tässä kuussa tai edistyi vakaasti työssään. Joka tapauksessa tämä kaikkien käsien tapaamisen esityslista nostaa varmasti moraalia.
Ai niin, ja jos olet palkannut uusia työntekijöitä edellisen kokouksen jälkeen, nyt on hyvä aika esitellä heidät kunnolla yrityksen muille ihmisille/tiimeille.
4. Yrityspäivitykset ja organisaation laajuiset aiheet (20 minuuttia)
Siirrytään virallisiin asioihin! Toimitusjohtajan on aika puhua edellisen kuukauden tärkeimmistä mittareista ja siitä, miten liiketoiminta etenee kohti laajempia tavoitteitaan. Toiminnallisten liidien tulisi päivittää ryhmää myös yksittäisissä projekteissa – jakaa tärkeitä uutisia, merkittäviä tuloksia ja niin edelleen.
Tietenkään kaikki nämä päivitykset eivät ole positiivisia. Tämä all-käsien vaihe on myös silloin, kun mainitset kaikki ongelmat tai takaiskut, joista tiimisi pitäisi olla tietoinen, sekä mitä on tehty (tai tehty) niiden ratkaisemiseksi.
Muista myös täällä muistuttaa kaikkia yrityksen laajemmasta visiosta. Tavoitteena? Auttaa heitä ymmärtämään, minkä eteen he työskentelevät niin kovasti! Tämän vision säännöllisesti toistamisen pitäisi täyttää heidän päivänsä suurempaa tarkoitusta, mikä auttaa heitä pysymään sitoutuneina yritykseen ja sen pyrkimyksiin.
Lisäksi tämä istunnon osa on silloin, kun osallistujat todennäköisimmin menettävät keskittymiskykynsä! Muista siis pitää asiat mahdollisimman ytimekkäinä, kiinnostavina ja vuorovaikutteisina aina kun mahdollista. Voit esimerkiksi pyytää välitöntä palautetta jokaisen esityksen jälkeen tai tervetulleita pikakysymyksiin.
5. Erikoisistunto (15 minuuttia)
Jotkut yritykset omistavat viidennen osan kaikkien käsien tapaamisista niin sanotuille "erikoisistunnoille". On sinun päätettävissäsi, mitä tämä sisältää, mutta ideana on tehdä jotain erilaista (eli erityistä), mikä hyödyttää joukkuetta.
Voit esimerkiksi kutsua vierailevan puhujan toimistoon, suorittaa tiimiä rakentavan aktiviteetin tai tehdä "hiljaisen sankarin" -tehtävän.
Jälkimmäisessä voit pyytää koko tiimiä nimeämään kollegoita, jotka heidän mielestään ansaitsevat tunnustuksen. He voivat nostaa kätensä sanoakseen henkilön nimen ja miksi he nimittävät hänet tai ilmoittaa valintansa/syynsä nimetyn Slack-kanavan kautta, josta toimitusjohtaja sitten lukee. Jos tapaat virtuaalisesti, voit tehdä nimityksiä chatissa.
Kuten voit kuvitella, tämänkaltaiset asiat a) lisäävät moraalia ja b) tekevät kaikkien käsien tapaamisistasi odotettavissa. Jos etsit muita tapoja täyttää nämä 15 minuuttia, tutustu seuraavaan osioon, jonka otsikko on "Lisä ideoita kaikkien käsien tapaamiseen".
6. Q&A (10 minuuttia)
Nyt olet käsitellyt kaikki tärkeimmät kohdat. Harkitse puheenvuoron avaamista kysymyksille. Onko kenelläkään kysyttävää toimitusjohtajalle tai johtoryhmälle? Onko heillä huolia, joita he haluavat ilmaista? Vai haluavatko he selvyyttä kaikkeen, mistä on keskusteltu? Jos on, nyt on aika kysyä.
On kuitenkin olemassa muutamia tapoja suorittaa näitä kysymyksiä ja vastauksia.
Ensimmäinen on vastata kysymyksiin paikan päällä ja vastata parhaasi mukaan. Tämä voi kuitenkin olla pelottava mahdollisuus – eikä siinä ole riskejä. Et esimerkiksi ehkä tiedä vastausta, mutta yrität silti vastata kysymykseen, ohittaen vahingossa kysymyksen tai pahimmassa tapauksessa jopa valehtelet.
Valitettavasti tämä lähettää väärän viestin joukkueelle ja voi tyhjentää huoneen. Siksi monet yritykset ottavat kysymyksiä vastaan ennen istuntoa.
Kolmas vaihtoehto on tehdä molempien yhdistelmä: hyväksyä toiset etukäteen ja toiset paikan päällä. Pidämme tästä lähestymistavasta, koska se takaa, että kysymyksiä tulee ja ihmiset voivat kysyä mitä tahansa mieleen tulevaa kokouksen ajan.
Jos et tiedä jotain, älä huoli. Myönnä, että asia on näin, ja sitoudu saamaan vastaukset niihin myöhemmin! Ja yritä vastata jokaiseen saamaasi kysymykseen. Jos aika loppuu, ota yhteyttä myöhemmin sähköpostitse tai pikaisesti henkilökohtaisesti.
7. Uloskirjautuminen (5 minuuttia)
Kun Q&A on ohi, sinun tarvitsee vain kiittää ihmisiä saapumisesta ja ilmaista kiitollisuutesi heidän jatkuvasta kovasta työstään. Voit vapaasti tehdä yhteenvedon istunnosta tarjoamalla myös muutamia keskeisiä takeita tai tarjoa inspiroivia sanoja kaikille vietäväksi takaisin toimistolle.
Ennen kuin he lähtevät, voit kuitenkin kysyä myös heidän palautetta kokouksesta. Käytä anonyymiä paperilomaketta tai online-kyselyä nähdäksesi, mitä he ajattelivat. Mistä osallistujat nauttivat, ja mikä olisi voinut olla parempaa? Haluavatko he jotain enemmän/vähemmän tulevissa istunnoissa? Mitä he olisivat tehneet toisin?
Ota se huomioon, ja tämä palaute auttaa sinua hiomaan tulevia kaikkien käsien tapaamisia varmistaaksesi, että osallistujat saavat mahdollisimman paljon arvoa.
Muita kaikkien käsien kohtaamisideoita
Missä tahansa teetkin sen, tämän esimerkkiesityslistan pitäisi tarjota onnistunut rakenne seuraavaa koko henkilöstöä varten. On kuitenkin monia muita komponentteja, jotka voit valita sisällytettäväksi! Tässä viimeisessä osiossa paljastamme valikoiman vaihtoehtoisia aiheita ja ideoita harkittaviksi:
1. Kutsu vieraileva puhuja
Vierailevan puhujan kutsumisella osion johtamiseen kaikkien käsien kokouksessa on lukuisia etuja. Se antaa johtoryhmälle tauon. Se estää yksitoikkoisuuden, joka voi syntyä rutiinikokouksista. Ja mikä tärkeintä, se tarjoaa työntekijöille tuoreita näkökulmia ja tietoa! Tämän seurauksena sitoutumisen pitäisi kiihtyä.
Mitä tulee puhujiin, harkitse ihmisten kutsumista erilaisista taustoista. Kuukauden aikana voit pyytää yrityksen perustajaa kertomaan alkuperäisestä visiosta yrityksestä. Seuraavana voisi olla huippukestävyysurheilija, joka keskustelee sitkeyden arvosta. Ja sen jälkeen voit pyytää psykologia jakamaan todistettuja stressinhallintastrategioita.
Muista, että aiheen ei tarvitse olla työhön liittyvä! Etsit vain henkilöä, joka voi tuoda lisäarvoa keskustelemalla aiheista, joita haluat käsitellä kokouksessa.
2. Tee minihackathon
Hackathonit ovat tapahtumia, joissa ihmiset työskentelevät intensiivisesti yhdessä ratkaistakseen tietyn ongelman tai suunnitellakseen uutta tuotetta. Ne kestävät yleensä 24–48 tuntia, mutta tiukkoja sääntöjä ei ole.
Jos aikaa on tarpeeksi, voit juosta tunnin tai kaksi hackathonia ulkomailla, kaikki kädet kokouksessa vuosittaisen yritysretriitin yhteydessä. Tai mikset kokeilisi tiivistettyä 15 minuutin hackatonia kuukausittain? Sen sijaan, että yrittäisit rakentaa/ratkaista jotain liian hankalaa, voit asettaa tämän tiukan aikarajan ja haastaa tiimit:
- Mieti uusia iskulauseita yritykselle
- Suunnittele uusi logo
- Luo käsikirjoitus tulevia myyntipuheluita varten
- Keksi idea uudesta tuotteesta
- Mieti tapoja rentoutua joukkueena töiden jälkeen
- Keksi erityinen tapahtuma
Pyydät sitten jokaista joukkuetta/henkilöä pitämään nopean esittelyn saavutuksistaan. Luota meihin, tulet iloisesti yllättymään tuloksista, joita voit saada tekemällä yhteistyötä näin lyhyellä ja keskittyneellä tavalla!
3. Suorita lounas ja opi
Lounas- ja oppitunnit ovat lounasaikaan pidettäviä esityksiä tai työpajoja työntekijöiden kouluttamiseksi tai kehittämiseksi tietystä aiheesta. Ajatuksena on astua pois pöydän äärestä tunniksi, kokoontua porukalla ja syödä lounasta samalla kun opit jotain hauskaa ja informatiivista .
Osallistuminen on yleensä valinnaista, mutta mikään ei estä sinua muuttamasta kokonaisvaltaista tapaamista lounaaksi ja oppimiseksi! Itse asiassa se voisi olla täydellinen vaihtoehto, jos uskot kaikkien hyötyvän oppimisesta.
4. Pyydä työntekijän suosituksia
Toinen vaihtoehto yleiskokouksellesi on korostaa mahdollisia avoimia työpaikkoja yrityksessä ja pyytää nykyisiä työntekijöitäsi suosittelemaan kenet tahansa, jonka he uskovat sopivan tehtävään.
Tämäntyyppinen viittausmarkkinointi on yksinkertainen, tehokas ja halpa tapa löytää laadukkaita ehdokkaita. Muista vain kuvata tarkasti etsimäsi asema ja taidot/pätevyydet sekä mitä hakuprosessi sisältää – mukaan lukien rekrytointiaikajana.
Tarvittavien tietojen keräämiseksi voit jakaa palautettavia lomakkeita, joissa on potentiaalisten ehdokkaiden yhteystiedot, tai määrittää sähköpostiosoitteen suositusten vastaanottamista varten. Harkitse myös työntekijöiden sopimuksen makeuttamista tarjoamalla palkintoja, kuten käteisbonuksia tai lippuja tapahtumiin.
5. Muuta esitykset peleiksi
Yksi tapa tehdä kaikkien käsien tapaamisen virallisesta, liiketoimintaan liittyvästä osasta kiinnostavampaa on muuttaa se peliksi. Kun esimerkiksi käyt läpi viime kuukauden lukuja, voit ottaa tiettyjä mittareita (esim. myynnin määrä, uusien asiakkaiden määrä, kokonaistulot, asiakkaiden liikevaihto ja niin edelleen) ja pyytää tiimiäsi arvaamaan tulokset ennen niiden paljastamista.
Voit jopa luoda diaesitysesityksen, jossa jokainen dia sisältää tietyn tilaston. Esität sitten joukon kysymyksiä (esim. "kuinka paljon tuloja saimme tässä kuussa?"), sait ihmiset arvaamaan ja sitten paljastamaan todelliset vastaukset; joka on lähimpänä, voittaa palkinnon!
6. Osasto näytä ja kerro
Suurten organisaatioiden työntekijät eivät aina tiedä tai arvosta, mitä yrityksen muut osastot tekevät. He tietävät olemassaolonsa, mutta heidän todelliset roolinsa ja vastuunsa ovat edelleen mysteeri. Ellei näin ole, teet jotain osastoesityksen kaltaista ja kerrot seuraavassa koko yrityksen laajuisessa tapaamisessasi…
Tämä toiminta edellyttää jokaisen osaston asettamista valokeilaan. Esittelet eri tiimit ja työntekijät (tai annat heidän tehdä sen itse) kaikille muille huoneessa, selität heidän työnsä ja annat muille mahdollisuuden esittää kysymyksiä.
Kiinni aikaa? Harkitse eri osaston esittelyä jokaisen kaikkien käsien tapaamisen 15 minuutin "erikoisistunnossa". Vaihtoehtoisesti voit viettää koko kokouksen yrityksen jokaisen osaston läpi.
Palkkaa Surf Office järjestääksesi ulkopuolisen kokouksen
Kaikkien käsien tapaamiset voivat edistää vahvaa yrityskulttuuria, antaa työntekijöille äänen ja juhlia sekä tiimin että yksilön saavutuksia. Jos kuitenkin haluat heidän tarjoavan tällaisia palkintoja ja sujuvan alusta loppuun, on erittäin tärkeää luoda kaikkien käsien tapaamisohjelma ennen suurta päivää.
Toivomme, että tämän artikkelin oivallukset auttavat sinua tekemään juuri sen. Pidä rakenne, aiheet ja kokousideat mielessäsi, niin sinun pitäisi olla askeleen lähempänä onnistunutta koko yrityksen kattavaa istuntoa. Haluatko järjestää yhden paikan ulkopuolelta?
Surf Office voi auttaa tällaisen valtavan yrityksen logistiikassa. Löydämme sinulle ihanteellisen paikan ja järjestämme koko hotellin oston, joten sinun ei tarvitse. Ota yhteyttä jo tänään saadaksesi lisätietoja siitä ja saada pallo pyörimään.
