Kuvittele, että sinä ja joukkueesi olette soutukilpailussa.
Et voi mitenkään hävitä, ajattelet katsoessasi joukkuettasi. Jotkut jäsenet ovat vahvoja, jotkut älykkäitä ja toiset ovat viekkaita kuin kettu.
Ja oppositio? Vain vene täynnä raakoja heikot, jotka kaikki tarvitsevat hyvän lämpimän aterian – ei uhkaa sinulle.
Tai niin luulet…
Kun käynnistyspistooli laukeaa, vastustaja liukuu pois rakkuloivalla nopeudella, kun taas sinun puskee ympäriinsä sekaisin.
Huudat komentoja tiimillesi yrittäessäsi organisoida uudelleen, mutta on jo liian myöhäistä.
Vahvat melovat taaksepäin, älykkäät yrittävät mennä eteenpäin ja ovelat vain teeskentelevät toimivansa.
Olet hävinnyt "heikommalle" joukkueelle…
Tämä analogia osoittaa yhtenäisen joukkueen tehokkuuden. Tehokas tiimi on yhteistyötä, ei vahvoja yksilöitä.
Tässä artikkelissa opit yleiset ryhmätyöskentelyä haittaavat esteet ja niiden ratkaisemisen, jotta voit voittaa suurimmat ryhmätyön esteet.
Haaste #1: Työntekijäsi eivät luota toisiinsa
Luottamus on öljy, joka pitää yrityksesi pyörät pyörimässä. Ilman sitä viestintä heikkenee, luovuus kärsii ja tuottavuus romahtaa.
Hankala asia luottamuksessa on kuitenkin se, että et voi loihtia sitä samalla tavalla kuin optimoisit työnkulkua tai leikkaat kustannuksia. Sinun on vaalittava sitä ajan myötä antamalla työntekijöillesi usein mahdollisuuksia työskennellä yhdessä.
Mitä enemmän tiimisi kohtaa ja voittaa vaikeuksia, sitä paremmin he ymmärtävät, että heidän ympärillään on vankka tukiverkosto.
Kuinka rakentaa luottamusta työntekijöiden välille
- Rakentaaksesi luottamusta, sinun on luovuttava kontrollista ja annettava tiimillesi toistuvia mahdollisuuksia tukea toisiaan ja voittaa haasteita. Kannustamalla heitä yhdistymään kohti yhteisiä tavoitteita ja hyödyntämään toistensa taitoja, he voivat alkaa luottaa toisiinsa.
- Jos et vielä ole tyytyväinen todellisten projektien vallan löysäämiseen, voit pelata tiimiä rakentavia pelejä, jotka on suunniteltu erityisesti rakentamaan tiimin jäsenten välistä luottamusta.
Haaste #2: Fyysiset esteet estävät yhteistyötä
Etätyön yleistyminen on ollut siunaus yrityksille, jotka työskentelevät freelancerien ja toimistojen kanssa. Mutta useimmille etäryhmille, joissa yhteistyö on edelleen osa päivittäistä arkea, hajallaan oleva työvoima on ongelma.
Kun joukkueet eivät pysty kokoontumaan yhteen, ne hajoavat. Tämä etäisyys vaikeuttaa yhteistyötä, mikä vahingoittaa yrityskulttuuria ja saa työntekijät irti.
Perinteiset toimistot, vaikka ne eivät ole virheettömiä, tekevät tiimien yhdistämisestä helpompaa. Täällä työntekijät voivat työskennellä samanlaisina aikoina, kokoontua kokouksiin, jakaa resursseja ja nauttia keskusteluista vedenjäähdyttimen ympärillä. Mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi istua alas ja rentoutua, koska kivijalkatoimistoilla on myös haittapuolensa.
Kuinka ylittää fyysiset rajat ja yhdistää tiimisi
- Työntekijöiden on helpompi luoda vahvoja yhteyksiä, kun he voivat tavata kasvotusten.
- Virtuaalisilla tiiminrakennusaktiviteetteilla ja online-hangoutilla on monia etuja ja ne auttavat etätyöntekijöitä tutustumaan toisiinsa, mutta fyysisessä läsnäolossa ja kehonkielessä on jotain korvaamatonta.
- Siksi paras tapa parantaa tiimityöskentelyä etä- ja perinteisissä tiimeissä on järjestää säännöllisiä tiimiä rakentavia retriittejä, joissa työntekijät voivat kokoontua yhteen ja yhdistää yhteisiä kokemuksia. Näillä henkilökohtaisilla tapaamisilla on useita etuja parantuneen yrityskulttuurin, työntekijöiden paremman sitoutumisen, vahvemman osaamisen ja monien muiden ansiosta.
- Älä jää lepäämään laakereillaan, jos sinulla on jo toimisto. Ryhmää rakentavat retriitit ovat hyviä vahvistamaan siteitä työntekijöiden välillä, jotka eivät yleensä risteä. Vaihtoehtoisesti voit suunnitella halutun työntekijöiden taukohuoneen, jossa henkilökuntasi haluaa viettää aikaa, tai muokata pohjapiirroksiasi optimoidaksesi sattumanvaraisia kohtaamisia.
Haaste #3: Esimiehet eivät tarjoa tarpeeksi selkeyttä
Selkeät ohjeet auttavat joukkuettasi kulkemaan nopeammin pisteestä A paikkaan B.
Ilmoittamalla selkeästi odotukset, roolit ja tavoitteet annat työntekijöillesi selkeät puitteet työskennellä. Tämän avulla henkilökuntasi voi pitää projektit raiteilla tunnistamalla prioriteetit ja minimoimalla ylimääräisen työn.
Kuinka pitää tiimisi raiteilla selkeillä ohjeilla
- Viestintä on selkeyden avain.
- Ennen kuin tehtävä alkaa, sinun tulee varmistaa, että kaikki ymmärtävät ydintavoitteet ja miksi heidän roolinsa ovat tärkeitä.
- Monet johtajat hylkäävät tiiminsä, kun aloituspistooli on lauennut, mutta sinun tulee kirjautua sisään ja arvioida tiimisi suorituskykyä koko projektin ajan. Tähän sisältyy säännöllisten tiimikokousten pitäminen, huolenaiheisiin vastaaminen henkilökohtaisissa istunnoissa ja projektin edistymisen ja tulosten jakaminen.
- Johdonmukaisen suhteen ylläpitäminen henkilöstön kanssa varmistaa, että kaikki ymmärtävät ydinhaasteet ja mitä he voivat tehdä auttaakseen niiden voittamiseksi.
Haaste 4: Työntekijöillä ei ole pääsyä tärkeisiin tietoihin
On mahdotonta suorittaa palapeliä, jos sinulla ei ole kaikkia palasia. Tiimilläsi on oltava pääsy kaikkiin resursseihin ja tietoihin voidakseen suorittaa tehtävänsä tehokkaasti.
Jos työntekijäsi salaavat tietoja kollegoiltaan – joko henkilökohtaisen hyödyn tai viestintäkatkon vuoksi – huomaat heidän tekevän tarpeetonta työtä tai menettävän tärkeitä mahdollisuuksia.
Kuinka varmistaa, että tiedot ovat laajasti saatavilla
- Tiedon jakamisen yksinkertaistaminen on paras paikka aloittaa.
- Verkkoyhteistyötyökalut, kuten Trello, Motion ja Asana, keskittävät tiedot ja tekevät niistä kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla. Nämä työkalut ovat yhtä hyödyllisiä sekä toimistopohjaisille että etätiimeille.
- Vakavia ongelmia esiintyy kuitenkin, kun työntekijät salaavat tiedot tarkoituksella saadakseen kollegoilleen tietoa tai hankkiakseen itselleen lisää aikaa.
- Tämän estämiseksi ohjaa huomio pois yksilöstä korostamalla yleisiä tavoitteita. Voit tehdä tämän kertomalla säännöllisesti pitkän aikavälin tavoitteistasi kokouksissa ja järjestämällä henkilökohtaisia palautetilaisuuksia.
Haaste 5: tiimisi ei kommunikoi tehokkaasti
Huono viestintä on yleinen työpaikkaongelma, joka saa monet tiimit hajoamaan.
Kuvittele, jos tiimin jäsenet alkaisivat toimia yksin ja tehdä päätöksiä kuulematta ryhmää – projekti vajoaisi nopeasti kaaokseen.
Jotta tiimisi toimisi hyvin, viestinnän on oltava läpinäkyvää ja virtaviivaista. Tämä tarkoittaa konfliktien nopeaa ratkaisemista, säännöllisen palautteen antamista ja vastaanottamista, useiden viestintäkanavien ylläpitämistä ja läpinäkyvyyden varmistamista osastojen välillä.
Kuinka edistää tehokasta viestintää
- Viime vuosina markkinoille on tullut monia viestintä- ja työnkulkuautomaatiotyökaluja, jotka helpottavat prosessien keskittämistä. Nyt etä- ja asynkroniset tiimit voivat pysyä ajan tasalla projektin edistymisestä ja tehtävistä ilman, että heidän tarvitsee lähettää viestiä tai soittaa puheluun.
- Mutta uusien viestintäkanavien avaaminen ei takaa hyvää viestintää.
- Jotta tiimisi voisi työskennellä tehokkaasti, viestinnän on oltava myötätuntoista, tiivistä ja avointa. Voit saavuttaa tämän pelaamalla tiimiä rakentavia pelejä ja järjestämällä viestintätyöpajoja, joissa työntekijät voivat oppia jakamaan mielipiteitä ja keskustelemaan aiheista kontrolloidussa ympäristössä.
Haaste #6: Työntekijät eivät ole varmoja roolistaan
Kun työntekijät ovat hämmentyneitä tehtäviensä laajuudesta ja rajoituksista, se voi uhata tiimisi toimivuutta. Kuten hienosäädetyn moottorin osat, jokainen työntekijä suorittaa tietyn työn.
Hyvin määritelty rooli ei ole hyvä vain projektin tehokkuuden, vaan myös työtyytyväisyyden kannalta. Kun työntekijäsi ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa (ja kuinka ne edistävät yrityksen tavoitteita), se antaa tarkoituksentunteen, parantaa keskittymistä ja vähentää stressiä.
Kuinka selkeyttää roolit ja vastuut
- Roolien määrittely alkaa rekrytointivaiheessa ja jatkuu koko työsuhteen ajan. Ole selkeä työkuvausta kirjoittaessasi, osoita tarkasti, miksi tehtävä on täytettävä ja mitä se sisältää.
- Ole myös avoin nykyisten tiimisi jäsenten kanssa päivittämällä heille mahdollisista uusista tuloksista. Selitä, miksi mainostat tehtävää ja miten se voi vaikuttaa heidän rooliinsa, jos ollenkaan.
- Kun olet palkannut jonkun, seuraa hänen edistymistään usein ja vahvista päivittäiset tehtävät ja vastuut.
Haaste #7: Työntekijöiden tavat ja käytös aiheuttavat konflikteja
Idiosynkraattinen käyttäytyminen voi olla siunaus, jos sitä hoidetaan hyvin, mutta se voi myös aiheuttaa suuria ongelmia, jos sitä ei valvota. Joukkueen johtaminen olisi paljon helpompaa, jos heillä olisi yhteensopivia tapoja, mutta näin on harvoin.
Siksi sinun on löydettävä tapoja hemmotella ja rajoittaa työntekijöiden tottumuksia yksilöllisyyttä kunnioittaen.
Kuinka säädellä työntekijöiden tottumuksia ja käyttäytymistä
- Työntekijöiden käytännesäännöt ovat tavallinen tapa ylläpitää järjestystä toimistossa. Tämä on joukko sääntöjä, jotka on suunniteltu tasapainottamaan henkilökohtaiset vapaudet sen kanssa, mikä on parasta tiimille.
- Esimerkiksi John saattaa olla tehokkain puhaltaessaan Metalicaa kaiuttimistaan 120 desibelillä. Mutta vaikka se saattaa olla parasta Johnille, se todennäköisesti vahingoittaa muuta joukkuetta. Siksi saatat ottaa käyttöön käytännesäännöt, joiden mukaan työntekijät voivat kuunnella musiikkia, jos sitä toistetaan kuulokkeilla.
- Kun määrität sääntöjä, ota huomioon, millaista kulttuuria haluat luoda ja mikä on parasta pitkän aikavälin tuottavuudelle.
Haaste 8: Olet huomannut työntekijöiden suorituskyvyn laskevan
Kun tiimisi laajenee, syötteiden seuranta on vaikeampaa. Ja pahinta on, että yksi huonosti suoriutunut työntekijä voi vetää muun tiimin alas mukanaan. Siksi on erittäin tärkeää ratkaista suorituskykyongelmat ennen kuin ne puhkeavat.
Kuinka pysyt ajan tasalla työntekijöiden suorituskyvystä
- Avain huonon suorituskyvyn poistamiseen on valppaus. Sinun on seurattava tarkasti alitoimivia työntekijöitä ja toimittava sitten nopeasti, ennen kuin tilanne pahenee.
- Mutta et saa haluamaasi suorituskykyä toimimalla kuin tyranni. Loppujen lopuksi on olemassa syy, miksi työntekijäsi eivät työskentele niin lujasti kuin haluaisit heidän tekevän, ja sinun tehtäväsi on selvittää syy.
- Tapaa siis työntekijöitäsi ja pyydä heiltä palautetta. Tuntuvatko he irti yrityksen missiosta? Tuntuvatko he ylityöllistyneiltä? Mikä tahansa se on, ongelman juuren löytäminen antaa sinulle toimivan etenemissuunnitelman, jota seurata.
Haaste #9: Työntekijöillä ei ole oikeita työkaluja työhönsä
Esimiehenä on erittäin tärkeää antaa työntekijöillesi työkalut, joita he tarvitsevat tehtäviensä hoitamiseen. Ilman niitä tiimisi menettää uskonsa työnantajiinsa ja turhautuu tuen puutteesta.
Sinun vastuullasi on siis määrittää, mitä työntekijöiltäsi puuttuu ja mitä voit antaa heille helpottaaksesi heidän työtään.
Kuinka varmistaa, että tiimilläsi on tarvitsemansa työkalut
- Työntekijäsi ovat ainoita, jotka todella ymmärtävät, mitä he tarvitsevat päivittäisten tehtäviensä suorittamiseen.
- Joten varmistaaksesi, että tuet työntekijöitäsi kaikin mahdollisin tavoin, aloita kommunikointi heidän kanssaan ja kysy, mitä voit tarjota heidän tehostamiseksi.
- Nämä voivat olla parempia laitteita, mukavampia huonekaluja tai tehokkaampia viestintävälineitä.
Haaste #10: Esimiehet ovat ylimielisiä ja rajoittavat autonomiaa
Tiimin johtajana voi olla vaikea päästää irti kontrollista. Mutta liiallinen dominointi voi hidastaa joukkuettasi, aivan kuten ylimielinen äiti voi jättää lapsensa alttiiksi aikuisuuden koettelemuksille.
Parhaat johtajat voivat ottaa askeleen taaksepäin ja valvoa prosesseja kaukaa. He eivät jää kiinni pieniin yksityiskohtiin, vaan pitävät prosessia lintuperspektiivistä ja parantavat työnkulun tehokkuutta.
Kuinka innostaa työntekijöitäsi ottamaan enemmän vastuuta
- Avain työntekijän itsenäisyyteen on voimaannuttaminen.
- Yksi tehtävistäsi esimiehenä on delegoida tehtäviä ja tunnistaa, milloin henkilö on valmis ottamaan enemmän vastuuta. Kun työntekijät näkevät työtovereidensa nousevan riveissä, he innostuvat ja motivoituvat saavuttamaan enemmän.
- Ryhmänrakentamispelit, erityisesti ne, jotka on suunniteltu parantamaan johtamistaitoja, ovat hyödyllisiä työntekijöiden autonomian edistämisessä.
Haaste #11: Vastakkaiset persoonallisuudet aiheuttavat konflikteja
Valitettavasti et voi sijoittaa joukkoa lahjakkaita yksilöitä huoneeseen ja odottaa heidän toimivan hyvin ryhmänä. Jotta tiimisi toimisi hyvin, sinun on opetettava työntekijäsi pohtimaan erilaisia näkökulmia ja ratkaisemaan erimielisyyksiä.
Vastakkaiset persoonallisuudet ja ideat voivat kuitenkin aiheuttaa konflikteja, jotka vain pahenevat, jos ne jätetään huomioimatta. Siksi paras aika toimia on nyt, ennen kuin pienistä konflikteista tulee suuria riitoja.
Kuinka hallita ihmisten välisiä konflikteja
- Riippumatta siitä, kuinka kauan vietät työntekijäsuhteiden vaalimiseen, aina tulee asioita, joista ihmiset ovat eri mieltä. Tavoitteenasi ei siis pitäisi olla yksimielisen äänestyksen saavuttaminen kaikesta, vaan työntekijöiden opettaminen terveelliseen ja kunnioittavaan keskusteluun.
- Esimerkiksi Office Debates on ryhmää rakentava peli, joka kehittää keskustelu- ja viestintätaitoja. Tavoitteena on parantaa työntekijöiden kykyä ymmärtää erilaisia näkökulmia ja löytää ratkaisu, joka parhaiten palvelee yrityksen pitkän tähtäimen tehtävää.
Haaste 12: Työntekijät näyttävät irtautuneilta tehtävistään
Irtisanoutuneet työntekijät ovat yleensä vähemmän tuottavia ja pitävät todennäköisemmin vapaata töistä. Ja pahimmassa tapauksessa he saattavat etsiä työtä muualta.
Valitettavasti alhaisen sitoutumisen korjaamiseen ei ole olemassa yksikokoista ratkaisua. Reitin kurssin tunnistamiseksi sinun on sukeltava syvälle työntekijän yleiseen kokemukseen.
Kuinka pidät työntekijäsi sitoutuneina töihin
- Koska alhainen sitoutuminen johtuu useista ongelmista, ongelman lähteen tunnistaminen on usein vaikeaa.
- Paras tapa saada luotettavaa tietoa työntekijöiltäsi on lähettää nimettömiä kyselyjä, sillä saat todennäköisemmin rehellistä palautetta, kun työntekijät eivät esitä esimiehensä kanssa kritiikkiä.
- Kun olet paljastanut ydinongelmat, voit ryhtyä poistamaan ne.
Haaste #13: Osastoilla ja henkilöillä on vastakkaiset tavoitteet
Joukkueesi kaikkien tulisi vetää samasta köyden päästä, ei taistella toisiaan vastaan. Mutta kun tiimit kasvavat ja uusia osastoja muodostuu, yrityksesi voi olla helppoa kehittää siilo-mentaliteettia.
Kun työntekijäsi tavoittelevat vastakkaisia tuloksia, he ovat huolissaan vain sisäisistä haasteistaan ja jättävät huomiotta yrityksen yleiset tavoitteet. Tämä voi johtaa lukuisiin ongelmiin tyytymättömistä asiakkaista tarpeettomiin ja päällekkäisiin töihin.
Kuinka yhdistää tiimisi kohti yhteistä tavoitetta
- Jotta yritys ei toimisi siiloissa, sinun on asetettava yrityksesi tehtävä kaiken tekemisesi etupuolelle ja keskipisteeseen ja maksimoitava osastojen välinen vuorovaikutus.
- Yrityksen ulkopuoliset retriitit tarjoavat työntekijöillesi ihanteellisen mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa ja samalla voit viestiä yrityksen tavoitteista.
Haaste #14: Tiimissäsi on päällekkäisyyksiä
Ryhmäsi jäsenten vahvuuksien ja heikkouksien ymmärtäminen on avainasemassa, kun delegoitat rooleja projektille. Sopimattomien roolejen jakaminen työntekijöille tai liian samanlaisen tiimin rakentaminen voi johtaa tehottomuuteen ja tiimikonflikteihin.
Kuinka rakentaa monipuolinen joukkue
- Ennen kuin voit rakentaa monipuolisen tiimin, sinun on tiedettävä jokaisen työntekijän vahvuudet ja heikkoudet. Sieltä voit alkaa valita oikeat työntekijät oikeisiin rooleihin ja välttää liiallista taitojen päällekkäisyyttä.
- Ryhmäsi osaamisen tunteminen on myös edellytys parannettavien alueiden tunnistamiselle. Vain havaitsemalla puutteita tiimisi osaamisessa voit aloittaa koulutusohjelmien järjestämisen tai palkata työntekijöitä täyttämään avoimia rooleja.
Haaste 15: Joukkue on liian suuri tehtävään
Kun liian monet ihmiset osallistuvat projektiin, prosesseista voi tulla tarpeettoman monimutkaisia. Vältä siis määräämästä tiimiin enemmän työntekijöitä kuin on tarpeen, koska tämä voi johtaa jännitteisiin, konflikteihin ja päällekkäisyyteen.
Kuinka hallita henkilöstömäärää
- Kun projekti painuu kohti kilpailua, joukkueen koko laskee ja virtaa. Esimerkiksi projekti, joka tarvitsi 20 henkilöä ensimmäisenä päivänä, saattaa tarvita vain 12 henkilöä päivänä 14.
- Siksi saattaa olla tarpeen jakaa rooleja uudelleen ryhmän edetessä. Kiinnitä huomiota tiimisi kokoon ja suoritettaviin tehtäviin. Johdonmukainen hallinta on avain projektin tehokkuuden optimointiin.
Ratkaise haasteesi henkilökohtaisesti ulkomailla
Keskellä toimiston hälinää voi olla vaikeaa tunnistaa tarkasti, missä tiimisi epäonnistuu.
Suunnittelemalla yrityksen ulkopuolisen retriitin voit omistaa aikaa tiimityöongelmien korjaamiseen ilman häiriötekijöitä. Haluatpa sitten parantaa yrityskulttuuria tai kehittää pehmeitä taitoja, offsite-retriitti tarjoaa sinulle joustavuutta tavoitteidesi saavuttamiseen.
Jos olet valmis hyödyntämään tiimisi täyden potentiaalin, ota yhteyttä Surf Officeen, niin järjestämme tiiminrakennusretriitin puolestasi!
