För avlägsna team är företagsretreater några av de viktigaste händelserna under året. Hela teamet samlas, ibland från hela världen. Det är dags att sätta sig ner, få lite arbete gjort och göra en fantastisk teambuilding.

Men att planera den perfekta reträtten är ingen lätt bedrift, och det bör inte tas lätt på. Här är några tips baserade på vår erfarenhet med många team som vi hade ett nöje att arbeta med på Surf Office.

‍

Hur många dagar ska reträtten ta?

Detta är utan tvekan den viktigaste frågan angående någon reträtt. För att en retreat ska bli framgångsrik måste det ta minst två dagar, eftersom en dag bör tillbringas utanför anläggningen. Det ideala antalet är dock mellan tre och fem dagar – om du har ett större, fördelat team eller om du behöver fokusera på större uppgifter.

Du kan gå in i fullt semesterläge om du kan avvara tid och kostnader – vi hade team som stannade i 2-3 veckor. Till exempel, Wildbit föreslår 7 dagar som sweet spot, eftersom det låter alla anpassa sig och lära känna varandra, samtidigt som de fortfarande är produktiva. Eftersom 2 dagar vanligtvis går förlorade under pendling, blir det totalt 5 dagar.

‍

Wildbit: "Vi har upptäckt att det bästa stället för retreater är 7 nätter."

‍

Just på grund av restiden kan retreaten börja på måndagar, så ingen behöver resa under helgen. Att börja på onsdag och sluta på en söndag är också ett ganska bra upplägg.

Längden på din retreat bör också vara nära relaterad till var ditt team flyger in från. Ju mer dina teammedlemmar måste resa, desto fler dagar bör reträtten ta.

På Surf Office arrangerar många av våra kunder retreater som tar 7 dagar. De pratar butik från måndag till fredag och de har valfri ledig tid under helgen för att utforska och vila. Detta är precis det schema som teamet från Zapier också använder.

‍

Hur man strukturerar reträtten

De bästa retreaten är en blandning av arbete och teambuilding. Det måste finnas en balans mellan att smutsa ner händerna och ha lite kul med ditt lag.

Oavsett hur många dagar retreaten tar, kom alltid ihåg att lämna tillräckligt med ledig tid för ditt team, särskilt mellan aktiviteterna. Dina teammedlemmar kommer att vilja gå på sightseeing, ringa sina nära och kära, ta ett par öl eller bara sova av jetlag.

På tal om jetlag, det kommer att hända, speciellt om du har folk som kommer in från utlandet.

‍

Skapa en bra balans

En framgångsrik retreat innebär en bra blandning av att arbeta och lära känna ditt team.

Detta kan verka som en skrämmande uppgift, men du kan klara av det. Du kan till exempel blanda arbete och nöje tillsammans. Team i Lissabon gillar att börja sin dag med att arbeta från kontoret på morgonen, sedan surfa efter lunch och avsluta det med lite mer arbete på eftermiddagen – med brainstormingsessioner eller presentationer.

Ett allmänt tips för att skapa ett snabbt tempo är att göra upp planer för tidig eftermiddag. På så sätt kommer hela teamet att pressas på att få så mycket arbete gjort vid den tiden så att de kan njuta av roliga aktiviteter och tid tillsammans.

Ett av de bästa sätten att skapa en bra balans är att börja din reträtt med en smäll. Kör igång med ett hackathon på din första dag ( som Mattermost gjorde ) och du kan ägna de närmaste dagarna åt att utveckla idéerna som härrörde från det.

‍

Om du inte kan få ihop laget vid alla tillfällen, är en av de bättre idéerna att hålla ihop under måltiderna. Försök att äta så många måltider du kan tillsammans – det är ett utmärkt tillfälle att knyta kontakter.

‍

Ha alla i åtanke

På grund av deras jobb kan vissa av dina teammedlemmar inte vara där hela tiden. De som arbetar med försäljning eller kundtjänst kommer att behöva spendera åtminstone lite tid på att göra sina dagliga uppgifter – såvida du inte har någon som jobbar åt dem, på distans eller i ditt företags huvudkontor.

Visst, ni är där för att jobba och lära känna varandra, men varför inte använda tiden till att lära känna staden också? Att gå och utforska platsen till fots är ett av de bästa sätten för lag att tillbringa en ledig eftermiddag.

Förutom omgivningen kan ditt team också få kontakt med lokalbefolkningen. Workday anordnade till exempel ett möte i Barcelona som visade sig vara en riktig succé i sociala medier.

‍

Exempel på retreatscheman i Lissabon

Här är tre exempel på scheman för lag som vi har varit värd för i Lissabon:

‍

Work & Play Long weekend (2-3 days)

Exempel: Talent.io

• Anländer till Lissabon på torsdag kväll
• Fredagsjobb på kontoret
• Brainstorming och utveckling av planer, toppat av en fest på kvällen
• Saturday day trip to the beach, which includes surf lessons & a beach lunch
• Drinkar längs hamnen medan du njuter av solnedgången
• Söndagsmorgonbrunch under arbetsrelaterade presentationer, följt av avresa

‍

Arbetsvecka i Lissabon (5-6 dagar)

Exempel: Det viktigaste

• Ta med hela laget till Lissabon i en vecka
• Bryt din normala lunchrutin och njut av den lokala färska fisken, skaldjuren och biffarna
• Börja morgnarna med brainstorming för nya projekt och fortsätt att utveckla idéer på eftermiddagen
• Utforska Lissabons historiska stadslandskap under din fritid
• Spara en eftermiddag eller hela dagen på lördagen för en resa

‍

Ditt kontor på steroider (7+ dagar)

Exempel: Elbstack

• Börja din reträtt med en intensiv brainstormingsession eller hackathon
• Utveckla de bästa idéerna under de närmaste dagarna
• Ta den här tiden att byta varumärke eller starta större projekt
• Lev som lokal och utforska Lissabons geniala Loci

‍

Slutsats

Sammanfattningsvis bör de bästa retreaten vara tre till fem dagar långa, med en bra balans mellan arbete och teambuilding, samtidigt som man uppmärksammar var och en av dina teammedlemmars behov och önskemål.

‍

Organisera en egen reträtt

Vill du se till att inget går fel med ditt avlägsna teams reträtt ? Du kan lämna det upp till oss, medan du luta dig tillbaka och koppla av och ägna din tid åt arbete och teambuilding.