Manche Leute nennen sie „ Rathäuser “. Andere sagen „Mitarbeiterversammlungen“. Aber bei einer Mitarbeiterversammlung diskutieren alle über dasselbe: eine wichtige unternehmensweite Versammlung, bei der Mitarbeiter, Führungskräfte und Interessenvertreter Neuigkeiten zum Unternehmen austauschen, Meilensteine feiern und wichtige organisatorische Angelegenheiten besprechen.

In unserem vorherigen Beitrag zu diesem Thema haben wir ausführlich beschrieben, wie man eine solche Sitzung durchführt. Heute schauen wir uns genauer an, wie Sie die Tagesordnung für Ihre All-Hands-Besprechung erstellen. Wie ein GPS, das Ihnen sagt, wo Sie abbiegen müssen, sollte die vorherige Festlegung dieser Tagesordnung sicherstellen, dass die Sitzung reibungslos abläuft, alles abgedeckt wird, ohne in die Länge zu ziehen, und die Teilnehmer von Anfang bis Ende bei der Sache bleiben. Klingt gut? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie eine effektive Tagesordnung aussieht.
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Beispiel für eine Tagesordnung für eine Mitarbeiterbesprechung

Hier ist eine mögliche Struktur für Ihr nächstes All-Hands-Meeting, einschließlich der Zeit, die Sie für jeden Punkt einplanen sollten. Sie können die Beispielagenda gerne so verwenden oder sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Wenn Sie nach weiteren Themenideen für All-Hands-Meetings suchen, verpassen Sie nicht den letzten Abschnitt dieses Beitrags …

1. Erster Check-in/Begrüßung (5 Minuten)
2. Kennenlernaktivität oder -spiel (10 Minuten)
3. Ankündigungen, Meilensteine und Feierlichkeiten (10 Minuten)
4. Unternehmensneuigkeiten und organisationsweite Themen (20 Minuten)
5. Sondersitzung (15 Minuten)
6. Fragen und Antworten (10 Minuten)
7. Check-out (5 Minuten)

• ‍ Gesamtlänge: ~75 Minuten
• ‍ Erscheinungsweise: Monatlich
• ‍‍ Ort: Im Büro oder virtuell durchgeführt, plus ein Offsite-Meeting einmal im Jahr (Hinweis: Wir können Ihnen dabei helfen!)
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Aufschlüsselung der Tagesordnung aller Mitarbeiterbesprechungen

Nachdem wir uns nun die einzelnen Bestandteile der vorgeschlagenen Tagesordnung für die Mitarbeiterversammlung angesehen haben, schauen wir uns nun jedes Element genauer an:
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1. Erster Check-in/Begrüßung (5 Minuten)

Egal, ob Sie sich persönlich oder online treffen, ein logischer Startpunkt für eine All-Hands-Sitzung ist, alle willkommen zu heißen und ihnen für ihr Kommen zu danken. Sie könnten auch auf bemerkenswerte Abwesenheiten hinweisen, die Tagesordnung schnell durchgehen und/oder angeben, was Sie während der Sitzung erreichen möchten.

Einige Unternehmen führen an dieser Stelle auch eine sehr kurze interaktive Aktivität durch, beispielsweise eine Umfrage. Während Sie beispielsweise darauf warten, dass die Leute eintreffen/sich anschließen, können Sie die Anwesenden bitten, eine Frage zum Unternehmen oder ihrer Rolle zu beantworten (z. B. „Beschreiben Sie die Unternehmenskultur in einem Wort“ oder „Was gefällt Ihnen an Ihrem Job am besten?“). Der Leiter der Sitzung kann die Antworten kommentieren, über witzige Antworten lachen und Freiwillige bitten, ihre Gedanken zu dem Gesagten mitzuteilen.

Letztendlich ist dies eine unterhaltsame Möglichkeit, die sonst unangenehmen Minuten zu überbrücken, in denen man auf Nachzügler warten muss. Es hebt auch die Stimmung, fördert das Engagement, hilft den Teilnehmern, sich zu entspannen, und sorgt dafür, dass die Teilnehmer sich wohl fühlen, wenn sie vor der Gruppe sprechen.
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2. Kennenlernaktivitäten oder Spiele (10 Minuten)

Okay, jetzt sind alle anwesend und Sie haben sie zum Meeting begrüßt. Unabhängig davon, ob Sie in der Einleitung eine kurze Aktivität eingebaut haben oder nicht, empfehlen wir, mit einem Eisbrecherspiel fortzufahren.

Die Vorteile davon ähneln denen, die wir in der Umfrage besprochen haben. Unterhaltsame Eisbrecher sorgen für gute Laune, die den Ton für den Rest der Sitzung angibt. Sie helfen allen, sich zu entspannen und erleichtern so auch die Teilnahme. Und sie fördern ein Gefühl der Zusammengehörigkeit, das bei All-Hands-Meetings von entscheidender Bedeutung ist.

Wir haben einen ganzen Artikel über Kennenlernaktivitäten verfasst , den wir Ihnen gerne ansehen möchten. In der Zwischenzeit sind hier ein paar schnelle und einfache Aktivitäten, die Sie ausprobieren können:

• Emoji-Quiz: Bei diesem spannenden und kreativen Spiel zeigen Sie der Gruppe eine Liste bekannter Filme, die Sie in Emoji-Form geschrieben haben (z. B. könnten das Meer, ein Hai und ein Totenkopfsymbol „Der weiße Hai“ sein). Ihre Aufgabe ist es, jedes Emoji zu erraten!
• Erraten Sie das Kindheitsfoto: Um diese lustige, gesunde Aktivität durchzuführen, sammeln Sie vor der Sitzung Kindheitsfotos von Teammitgliedern und bitten Sie die Gruppe dann zu erraten, wer auf jedem Bild zu sehen ist. Ein Projektor ist hier hilfreich.
• Lasst die Ballons oben: Dieser Eisbrecher ist einfach, macht aber unendlich viel Spaß. Ihr müsst nur den Raum mit Ballons füllen und das Team bitten, alles zu tun, damit sie nicht auf den Boden fallen! Fügen Sie ein Wettbewerbselement hinzu, indem Sie die Gruppe in Gruppen aufteilen und jeder Gruppe Ballons in ihrer eigenen Farbe geben, die sie vom Boden fernhalten muss.
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3. Ankündigungen, Meilensteine und Feierlichkeiten (10 Minuten)

All-Hands-Meetings sind die perfekte Gelegenheit, Teamerfolge zu feiern, individuelle Erfolge öffentlich zu teilen und über besondere Anlässe wie aktuelle Geburtstage oder Jubiläen im Unternehmen zu sprechen.

Nachdem Sie das Energieniveau mit einem Eisbrecher erhöht haben, können Sie die gute Stimmung aufrechterhalten, indem Sie dieser positiven Nachricht etwa 10 Minuten widmen.

Vielleicht hat ein Kunde dem Team ein tolles Feedback gegeben, Sie haben einen neuen Großkunden an Land gezogen oder die neue Mitarbeiterin hat ihr erstes Widget verkauft. Vielleicht hat jeder in diesem Monat seine Ziele übertroffen oder bei dem Projekt, an dem er gearbeitet hat, solide Fortschritte gemacht. Wie dem auch sei, dieser Teil der Tagesordnung der Mitarbeiterbesprechung wird die Moral mit Sicherheit heben.

Oh, und wenn Sie seit der letzten All-Hands-Besprechung neue Mitarbeiter eingestellt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sie den anderen Leuten/Teams im Unternehmen richtig vorzustellen.
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4. Geschäftsaktualisierungen und organisationsweite Themen (20 Minuten)

Kommen wir nun zu offiziellen Angelegenheiten! Jetzt ist es an der Zeit, dass der CEO über die wichtigsten Kennzahlen des vergangenen Monats spricht und darüber, wie das Unternehmen seinen übergeordneten Zielen näher kommt. Funktionale Leiter sollten die Gruppe auch über einzelne Projekte auf dem Laufenden halten – wichtige Neuigkeiten, bemerkenswerte Ergebnisse usw. mitteilen.

Natürlich werden nicht alle dieser Updates positiv sein. In dieser Phase der Mitarbeiterbesprechung können Sie auch alle Probleme oder Rückschläge erwähnen, die Ihr Team kennen sollte, und was getan wird (oder wurde), um sie zu beheben.

Vergessen Sie auch nicht, alle an die umfassendere Vision des Unternehmens zu erinnern. Das Ziel? Ihnen zu helfen, zu verstehen, woran sie so hart arbeiten! Die regelmäßige Wiederholung dieser Vision sollte ihren Tag mit einem größeren Sinn erfüllen und ihnen helfen, dem Unternehmen und seinen Zielen treu zu bleiben.

Übrigens ist dieser Teil der Sitzung der, in dem die Teilnehmer am ehesten die Konzentration verlieren! Achten Sie also darauf, dass die Inhalte möglichst prägnant, ansprechend und interaktiv bleiben. Sie könnten zum Beispiel nach jeder Präsentation um sofortiges Feedback bitten oder schnelle Fragen begrüßen.
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5. Sondersitzung (15 Minuten)

Einige Unternehmen widmen den fünften Abschnitt der Mitarbeiterversammlungen sogenannten „Sondersitzungen“. Sie können selbst entscheiden, was das beinhaltet, aber die Idee besteht darin, etwas anderes (also Besonderes) zu tun, das dem Team zugute kommt.

Sie könnten beispielsweise einen Gastredner ins Büro einladen, eine Teambuilding-Aktivität durchführen oder eine „Stiller Held“-Aktivität organisieren.

Bei letzterem bitten Sie das gesamte Team, Kollegen zu nominieren, die ihrer Meinung nach Anerkennung verdienen. Sie können sich melden, um den Namen der Person und die Gründe für die Nominierung zu nennen, oder ihre Auswahl/Gründe über einen dafür vorgesehenen Slack-Kanal einreichen, aus dem der CEO dann vorliest. Wenn Sie sich virtuell treffen, können Sie Nominierungen im Chat-Fenster vornehmen.

Wie Sie sich vorstellen können, steigern solche Dinge a) die Moral und b) machen Ihre All-Hands-Meetings zu Ereignissen, auf die man sich freut. Wenn Sie nach anderen Möglichkeiten suchen, diese 15 Minuten zu füllen, sehen Sie sich unseren nächsten Abschnitt mit dem Titel „Weitere Ideen für All-Hands-Meetings“ an.
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6. Fragen und Antworten (10 Minuten)

Nachdem Sie nun alle wichtigen Punkte behandelt haben, können Sie Fragen stellen. Hat jemand eine Frage an den CEO oder das Führungsteam? Gibt es Bedenken, die Sie äußern möchten? Oder möchten Sie Klarheit zu einem Thema, das bereits besprochen wurde? Wenn ja, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Fragen zu stellen.

Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, diese Fragen und Antworten durchzuführen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, Fragen spontan zu beantworten. Dies kann jedoch eine entmutigende Vorstellung sein – und ist nicht ohne Risiken. Es kann beispielsweise sein, dass Sie die Antwort nicht kennen, aber trotzdem versuchen, eine zu finden, und dabei versehentlich der Frage ausweichen oder im schlimmsten Fall sogar lügen.

Leider sendet dies die falsche Botschaft an das Team und kann die Stimmung trüben. Aus diesem Grund stellen viele Unternehmen Fragen lieber vor der Sitzung .

Eine dritte Möglichkeit ist eine Kombination aus beidem: einige Fragen im Voraus annehmen und andere direkt vor Ort. Wir mögen diesen Ansatz, weil er garantiert, dass Fragen gestellt werden , und es den Leuten ermöglicht, alles zu fragen, was ihnen während des Meetings in den Sinn kommt.

Wenn Sie etwas nicht wissen, machen Sie sich keine Sorgen. Geben Sie zu, dass es so ist, und nehmen Sie sich vor, die Antwort später zu bekommen! Und versuchen Sie, auf jede Frage zu antworten, die Sie erhalten. Wenn die Zeit knapp wird, beantworten Sie sie anschließend per E-Mail oder in einem kurzen Einzelgespräch.
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7. Check-out (5 Minuten)

Nach Abschluss der Fragen- und Antwortrunde müssen Sie sich nur noch bei den Teilnehmern für ihr Kommen bedanken und Ihre Dankbarkeit für ihre anhaltende harte Arbeit zum Ausdruck bringen . Sie können die Sitzung auch gerne zusammenfassen, indem Sie einige wichtige Erkenntnisse nennen, oder ein paar inspirierende Worte für alle mit ins Büro nehmen.

Bevor sie gehen, können Sie sie jedoch auch um Feedback zum Meeting bitten. Nutzen Sie ein anonymes Papierformular oder eine Online-Umfrage, um ihre Meinung zu erfahren. Was hat den Teilnehmern gefallen und was hätte besser sein können? Gibt es etwas, von dem sie sich in zukünftigen Sitzungen mehr/weniger wünschen? Was hätten sie anders gemacht?

Berücksichtigen Sie dies, denn das Feedback wird Ihnen dabei helfen, zukünftige All-Hands-Meetings zu optimieren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.
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Weitere Ideen für All-Hands-Meetings

Wo auch immer Sie es tun , diese Beispieltagesordnung sollte eine erfolgreiche Struktur für Ihre nächste Mitarbeiterversammlung bieten. Es gibt jedoch noch viele weitere Komponenten, die Sie einbeziehen könnten! In diesem letzten Abschnitt zeigen wir Ihnen eine Auswahl alternativer Themen und Ideen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
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1. Laden Sie einen Gastredner ein

Einen Gastredner einzuladen, der einen Abschnitt einer Mitarbeiterbesprechung leitet, hat zahlreiche Vorteile. Das Managementteam erhält eine Pause. Es verhindert die Monotonie, die bei Routinebesprechungen entstehen kann. Und was am wichtigsten ist: Es vermittelt den Mitarbeitern neue Perspektiven und neues Wissen! Das Engagement sollte dadurch steigen.

Was die Redner betrifft, sollten Sie Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen einladen. In einem Monat könnten Sie den Firmengründer bitten, über seine ursprüngliche Geschäftsvision zu sprechen. Im nächsten Monat könnte ein Ausdauersportler der Spitzenklasse den Wert von Durchhaltevermögen erläutern. Und danach könnte ein Psychologe bewährte Strategien zur Stressbewältigung vorstellen.

Denken Sie daran, dass das Thema nicht unbedingt arbeitsbezogen sein muss! Sie suchen lediglich jemanden, der einen Mehrwert bieten kann, indem er die Themen bespricht, die Sie in der Besprechung behandeln möchten.
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2. Machen Sie einen Mini-Hackathon

Hackathons sind Veranstaltungen, bei denen Menschen intensiv zusammenarbeiten, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder ein neues Produkt zu entwickeln. Sie dauern normalerweise zwischen 24 und 48 Stunden, aber es gibt keine festen Regeln.

Wenn genug Zeit ist, könnten Sie einen ein- oder zweistündigen Hackathon bei der externen All-Hands-Besprechung auf Ihrer jährlichen Firmenklausur veranstalten. Oder warum probieren Sie nicht einen komprimierten 15-minütigen Hackathon bei Ihrem monatlichen Hackathon aus? Anstatt zu versuchen, etwas zu kniffliges zu bauen/lösen, könnten Sie dieses strikte Zeitlimit festlegen und die Teams dazu auffordern:

• Brainstormen Sie neue Slogans für das Unternehmen
• Entwerfen Sie ein neues Logo
• Erstellen Sie ein Skript für zukünftige Verkaufsgespräche
• Entwickeln Sie eine Idee für ein neues Produkt
• Überlegen Sie, wie Sie als Team nach der Arbeit entspannen können
• Überlegen Sie sich ein besonderes Ereignis

Anschließend bitten Sie jedes Team/jede Einzelperson, kurz zu präsentieren, was sie erreicht haben. Vertrauen Sie uns, Sie werden angenehm überrascht sein, welche Ergebnisse Sie durch eine so kurze, konzentrierte Zusammenarbeit erzielen können!
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3. Veranstalten Sie ein „Lunch and Learn“-Programm

Lunch-and-Learn-Sitzungen sind Präsentationen oder Workshops, die während der Mittagszeit abgehalten werden, um Mitarbeiter zu einem bestimmten Thema zu schulen bzw. ihre Fähigkeiten weiterzubilden. Die Idee besteht darin, für eine Stunde vom Schreibtisch wegzugehen, als Team zusammenzukommen und beim Mittagessen etwas Unterhaltsames und Informatives zu lernen.

Die Teilnahme ist normalerweise freiwillig, aber nichts hindert Sie daran, Ihr All-Hands-Meeting in ein Lunch-and-Learn-Meeting umzuwandeln! Tatsächlich könnte dies eine perfekte Option sein, wenn Sie glauben, dass jeder etwas vom Lernen mitnehmen kann.
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4. Bitten Sie um Mitarbeiterempfehlungen

Eine weitere Möglichkeit für Ihre All-Hands-Besprechung besteht darin, auf offene Stellen im Unternehmen hinzuweisen und Ihre derzeitigen Mitarbeiter zu bitten, Personen zu empfehlen, die ihrer Meinung nach für die Stelle(n) geeignet sind.

Diese Art des Empfehlungsmarketings ist eine einfache, effiziente und kostengünstige Möglichkeit, hochqualifizierte Kandidaten zu finden. Achten Sie nur darauf, die Position und die gesuchten Fähigkeiten/Qualifikationen genau zu beschreiben und auch, was der Bewerbungsprozess beinhalten wird – einschließlich des Einstellungszeitplans.

Um die erforderlichen Informationen zu sammeln, können Sie Formulare aushändigen, die die Leute mit den Kontaktdaten ihrer potenziellen Kandidaten zurückschicken müssen, oder eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von Empfehlungen einrichten. Überlegen Sie auch, Ihren Mitarbeitern das Angebot durch Belohnungen wie Bargeldprämien oder Eintrittskarten für Veranstaltungen zu versüßen.
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5. Machen Sie aus Präsentationen Spiele

Eine Möglichkeit, den offiziellen, geschäftsbezogenen Teil Ihrer Mitarbeiterbesprechung spannender zu gestalten, besteht darin, ein Spiel daraus zu machen. Wenn Sie beispielsweise die Zahlen des letzten Monats durchgehen, könnten Sie bestimmte Kennzahlen (z. B. Anzahl der Verkäufe, Anzahl der Neukunden, Gesamtumsatz, Kundenumsatz usw.) nehmen und Ihr Team bitten, die Ergebnisse zu erraten, bevor Sie sie bekannt geben.

Sie könnten sogar eine Diashow-Präsentation erstellen, bei der jede Folie eine bestimmte Statistik enthält. Sie würden dann eine Reihe von Fragen stellen (z. B. „Wie viel Umsatz haben wir diesen Monat gemacht?“), die Leute raten lassen und dann die wahren Antworten verraten; wer am nächsten dran ist, gewinnt einen Preis!
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6. Abteilung „Zeigen und Erzählen“

Mitarbeiter großer Unternehmen wissen oder schätzen nicht immer, was die anderen Abteilungen im Unternehmen tun. Sie wissen, dass es sie gibt, aber ihre tatsächlichen Rollen und Verantwortlichkeiten bleiben ein Rätsel. Es sei denn, Sie veranstalten bei Ihrer nächsten unternehmensweiten Versammlung so etwas wie eine Abteilungspräsentation …

Bei dieser Aktivität rücken Sie die einzelnen Abteilungen ins Rampenlicht. Sie stellen die verschiedenen Teams und Mitarbeiter allen anderen im Raum vor (oder lassen sie dies selbst tun), erklären ihre Aufgaben und geben den anderen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Sie haben keine Zeit? Dann überlegen Sie, ob Sie in der 15-minütigen „Sondersitzung“ jeder Mitarbeiterbesprechung eine andere Abteilung vorstellen. Alternativ könnten Sie eine ganze Besprechung damit verbringen, jede Abteilung im Unternehmen durchzugehen.
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Beauftragen Sie Surf Office mit der Organisation Ihres Offsite-All-Hands-Meetings

All-Hands-Meetings können dazu beitragen, eine starke Unternehmenskultur zu fördern, Mitarbeitern eine Stimme zu geben und sowohl Team- als auch Einzelleistungen zu feiern. Wenn Sie möchten, dass sie solche Belohnungen liefern und von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen, ist es jedoch wichtig, vor dem großen Tag eine Tagesordnung für das All-Hands-Meeting zu erstellen.

Wir hoffen, dass die Erkenntnisse in diesem Artikel Ihnen dabei helfen werden. Behalten Sie die Struktur, Themen und Meeting-Ideen im Hinterkopf, und Sie sollten einer erfolgreichen unternehmensweiten Sitzung einen Schritt näher sein. Möchten Sie eine externe Sitzung organisieren?

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