„Hotel-Buyouts sind der heilige Gral aller Firmenveranstaltungen.“
— Simon Einstein, Experte für Hotel-Aufkäufe im Surf Office
Der Aufkauf eines Hotels erfreute sich zunächst in den USA großer Beliebtheit und ermöglichte es Paaren, bei der Trauung Privatsphäre und individuelle Gestaltungsmöglichkeiten zu genießen.
Doch es dauerte nicht lange, bis die Unternehmen die Vorteile erkannten, die eine vollständige Hotelübernahme für Firmenveranstaltungen wie Teambuilding-Klausuren und Jahresversammlungen mit sich brachte.
Heutzutage sind Hotel-Buyouts auf der ganzen Welt eine beliebte Wahl für diejenigen, die ihren Firmenveranstaltungen ein Gemeinschaftsgefühl und Exklusivität verleihen möchten.
Allerdings ist der Aufkauf eines ganzen Hotels nicht ohne Nachteile.
In diesem Artikel besprechen wir die Vor- und Nachteile von Hotelübernahmen, wann sie notwendig sind und wann Sie stattdessen eine Teilübernahme in Betracht ziehen sollten.
Was ist ein Hotel-Buyout?
Mit einem Hotel-Buyout erhalten Sie und Ihre Gruppe exklusiven Zugang zum gesamten oder einem Teil des Hotels. Je nach Vereinbarung kann dies Zimmer, Restaurants, Wellnesseinrichtungen und Veranstaltungsräume umfassen.
Durch die Übernahme eines Hotels verleihen Sie Ihrer Veranstaltung einen Hauch von Privatsphäre, Eleganz und Individualität. Dies hat die Übernahme eines Hotels zu einer beliebten Vereinbarung für gehobene Hochzeiten sowie für Firmenanlässe wie Konferenzen, Tagungen und Galas gemacht.
„Das gilt für Gruppen von 10 bis über 1.000 Personen. Buyouts ermöglichen es Gruppen, den Veranstaltungsort für die Dauer der Veranstaltung zu ihrem Zuhause zu machen und die Gemeinschaftsbereiche des Veranstaltungsortes zu nutzen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, andere Gäste zu stören.“ – Simon Einstein, Experte für Hotel-Buyouts
Bei einem Hotel-Buyout übernimmt Ihre Gruppe im Wesentlichen die „Kontrolle“ des Hotels, sodass Sie Ihre Veranstaltung an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ohne andere Gäste, um die Sie sich kümmern müssen, können Sie lauter sein, Aktivitäten planen und Gemeinschaftsbereiche nach Herzenslust dekorieren.
Wie viel kostet der Aufkauf eines Hotels?
Die Kosten für den Aufkauf eines Hotels richten sich nach dem Umsatz, den das Hotel bei einer Auslastung von 100 % erzielen würde.
Dies bedeutet, dass Sie für alle reservierten Zimmer und zu erwartenden Einnahmen aus zugehörigen Einrichtungen wie Spas und Restaurants aufkommen müssen.
Daher können die Kosten für den Aufkauf eines Hotels zwischen 1.000 €/Nacht für ein sehr einfaches Hotel und über 100.000 €/Nacht für ein exklusives Inselresort mit allem Drum und Dran liegen.
Amal und George Clooney wählten das Cipriana Hotel in Venedig als Ort für ihre Hochzeit. Sie belegten 95 % des Hotels, was zu einem geschätzt Die Kosten für die dreitägige Feier belaufen sich auf rund 3 Millionen Dollar.
Um zu verhindern, dass sich die Kosten für Ihr Hotelzimmer auf die Belegungsrate an den Tagen rund um Ihre Buchung auswirken, verlangen manche Hotels sogar, dass Sie die Kosten für zusätzliche Tage vor und nach Ihrer Veranstaltung übernehmen.
Wenn für Ihre Produkteinführung beispielsweise vier Abende geplant sind, müssen Sie möglicherweise die Kosten für acht Abende übernehmen.
Der Aufkauf eines Hotels ist eine kostspielige Angelegenheit, lohnt sich aber, wenn Sie Ihrer Veranstaltung eine Marke verleihen und ein Gemeinschaftsgefühl schaffen möchten.
Welche Alternativen gibt es zum Aufkauf eines gesamten Hotels?
Der Kauf eines ganzen Hotels ist der Goldstandard für Firmenveranstaltungen. So kann Ihre Gruppe den Veranstaltungsort „übernehmen“ und ihn zu Ihrem eigenen machen. Nur so erhalten Sie völlige Freiheit bei der Planung Ihrer Veranstaltung.
Wenn Sie eine Firmenveranstaltung ohne Kompromisse organisieren möchten, ist die Anmietung des gesamten Hotels zweifellos die beste Option.
Doch nicht für jeden ist die Übernahme eines kompletten Hotels eine sinnvolle Option.
Sie sind teuer und manchmal ist es unmöglich, einen Veranstaltungsort zu finden, der bereit ist, Termine zu blockieren oder bestehende Buchungen zu stornieren.
„Der schwierigste Teil bei einem Hotelkauf ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit. Es erfordert viel Vertrauen seitens des Hotels, den gesamten Veranstaltungsort für eine Gruppe zu reservieren, und außerdem sind sie normalerweise (verständlicherweise) nicht bereit, bereits bestehende Reservierungen zu stornieren.“ — Simon Einstein
Was also können Sie tun, wenn Sie eine private Firmenveranstaltung organisieren möchten, sich aber keine komplette Hotelreservierung sichern können?
Reservieren Sie eine ganze Etage
Die Reservierung einer ganzen Etage des Hotels ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihrer Veranstaltung mehr Privatsphäre und Individualität zu verleihen. Wenn Sie nur eine Etage mieten, erhalten Sie exklusiven Zugang zu bestimmten Zimmern und allen Veranstaltungsräumen auf dieser Etage.
Wenn sich Ihr Team an einem Ort versammelt, können Sie die Inneneinrichtung mit Ihrem Branding versehen und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit aufrechterhalten, ohne andere Gäste zu stören.
Der Nachteil ist, dass Sie Einrichtungen wie das Spa und das Restaurant mit anderen Gästen teilen müssen, was Ihre Möglichkeiten, diese Räume zu nutzen, einschränkt. Sie müssen auch die allgemeinen Hausordnungsregeln des Hotels einhalten.
Bestimmte Räume sperren
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Gruppe von Hotelzimmern zu blockieren. Dies ist ideal für kleinere Gruppen, die nicht ganze Hotels belegen können, aber dennoch eine garantierte Unterkunft wünschen.
Die Zimmerreservierung wird normalerweise Gruppen angeboten, die zwischen 10 und 30 Zimmer buchen möchten. Die Preise werden im Voraus ausgehandelt und Sie müssen den gesamten Betrag plus eine Anzahlung im Voraus bezahlen. Und vergessen Sie nicht, dass Sie für alle gebuchten Zimmer zahlen müssen, auch wenn einige am Ende nicht belegt sind.
Durch die Zimmerblockierung können Sie auch Abwechslung bieten. Sie können Zimmer in mehreren Hotels an verschiedenen Standorten und mit unterschiedlichem Stil blockieren. Bedenken Sie jedoch, dass sich eine Gruppe bei diesem Ansatz fragmentiert fühlen kann.
Mieten Sie einen Flügel des Anwesens
Die Anmietung eines Flügels kommt der Anmietung eines ganzen Hotels am nächsten. Mit diesem Ansatz können Sie Hotelanlagen wie Zimmer und Veranstaltungsräume reservieren, ohne das gesamte Anwesen anmieten zu müssen.
Sie haben die Freiheit, den Teil des Hotels, den Sie gebucht haben, individuell zu gestalten, und Sie haben die volle Kontrolle über den Flügel, ohne von anderen Gästen gestört zu werden. So können Sie Ihren Terminkalender mit lustigen Ideen wie Karaoke-Wettbewerben und Spieleabenden füllen.
Auch die Anmietung eines Hotelflügels erweitert Ihre Möglichkeiten. Sie müssen nun kein Hotel mit genau der richtigen Anzahl an Zimmern für Ihr Team finden. Stattdessen können Sie sich nach Flügeln größerer Hotels umsehen.
Das einzige Problem ist, dass die von Ihnen benötigten Veranstaltungsräume nicht unbedingt in dem Flügel liegen, den Sie mieten möchten. In diesem Fall müssen Sie diese Räume separat reservieren.
Welche Firmenveranstaltungen rechtfertigen einen Hotel-Buyout?
Wenn Sie ein externes Meeting oder eine Firmenklausur organisieren, fragen Sie sich vielleicht, wann es notwendig ist, ein ganzes Hotel aufzukaufen.
Hier sind einige beliebte Veranstaltungen, die von einer Hotelübernahme profitieren können:
- Teambuilding-Retreats
- Leadership-Retreats
- Startup-Retreats
- Team-Workation
- Remote-Team-Retreats
- Design Sprints und Hackathons
- Konferenzen und Tagungen
- Reiseprämien
Wie Sie sehen, kann die vollständige oder teilweise Hotelübernahme für nahezu jede Firmenveranstaltung, die eine mehrtägige Abwesenheit vom Büro erfordert, von Vorteil sein.
Was sind die Vorteile von Hotel-Buyouts?
Durch die Buchung des gesamten Hotels wird sichergestellt, dass Ihre Veranstaltung sich besonders, persönlich und privat anfühlt.
Wenn Sie ein Hotel aufkaufen, verfügen Sie über die Nutzung aller Räume im Gebäude, einschließlich Restaurant, Spa, Veranstaltungsräume und mehr.
Da keine anderen Gäste da sind, können Sie jeden Raum nach Belieben nutzen. Das heißt, Sie können die Räume mit Firmenartikeln dekorieren, bei Partys lautere Musik spielen oder die Räume als spezielle Pausenräume nutzen.
Auch bei der Wahl des richtigen Ortes für Ihre Meetings können Sie kreativer sein. Anstatt auf den Konferenzraum eines Hotels beschränkt zu sein, können Sie sich mit Ihrem Team an einem beliebigen Ort treffen, von der Dachterrasse bis zur Cocktailbar im Keller.
Ein weiterer Vorteil von Hotelübernahmen ist die bessere Gastfreundschaft, die Sie erfahren.
Da Sie sich nicht um andere Gäste kümmern müssen, kann sich das Hotelpersonal ganz auf Sie konzentrieren. So wird sichergestellt, dass alle Ihre Bedürfnisse erfüllt werden und Ihre Mitarbeiter ein erstklassiges Erlebnis genießen.
Auch planerisch ist der Aufkauf eines Hotels unkompliziert.
Warum? Weil es viel einfacher ist, alles auf einmal zu buchen, als Unterkunft, Restaurants und Veranstaltungsräume einzeln zu organisieren.
Zudem ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihr Budget einhalten, da durch die Vorauszahlung aller Beträge unvorhergesehene Kosten minimiert werden.
Was sind die Nachteile von Hotelübernahmen?
Die Buchung eines Hotels für Ihre Firmenveranstaltung stellt eine große finanzielle Verpflichtung dar.
Je nach Größe und Lage des Hotels können die Kosten für die Reservierung der gesamten Einrichtung sehr hoch sein. Bedenken Sie auch, dass Sie möglicherweise für Einrichtungen bezahlen, die Sie nicht benötigen.
Das liegt daran, dass Sie dem Hotel die erwarteten Einnahmen aus jeder Einnahmequelle erstatten müssen. Dazu gehören die Hotelzimmer sowie die dazugehörigen Einrichtungen wie Restaurants, Concierge-Dienste, Veranstaltungsräume, Spas usw.
Wie bereits erwähnt, müssen Sie auch für zusätzliche Nächte vor oder nach Ihrer Buchung zahlen, um das Hotel für entgangene Einnahmen zu entschädigen. Dies könnte die Kosten Ihrer Buchung um bis zu 100 % erhöhen.
Das andere große Problem bei Hotelübernahmen ist die Verfügbarkeit. Die meisten Hotels haben ihre Buchungen bis zu anderthalb Jahre im Voraus gesichert und sind nur selten bereit, diese bei einer Gruppenbuchung zu stornieren.
Um den vollständigen Aufkauf eines Hotels zu sichern, müssen Sie Ihre Buchung daher unter Umständen bis zu 24 Monate im Voraus vornehmen.
Sprechen Sie mit Surf Office, um auf unsere exklusive Hotel-Buyout-Datenbank zuzugreifen
Simon Einstein ist unser hauseigener Hotel-Buyout-Guru für Firmenveranstaltungen.
Er unterstützt Surf Office schon seit Jahren bei der Organisation erfolgreicher Firmen-Offsite-Veranstaltungen und hat im Laufe dieser Zeit eine beeindruckende globale Datenbank mit Hotels aufgebaut, die den gesamten Veranstaltungsort übernehmen.
Wenn Sie Ihren Offsite-Retreat mit Surf Office organisieren, können Sie beruhigt sein. Unser Team aus Planungsexperten sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft, von der Kommunikation mit dem Hotelpersonal bis hin zum Schutz vor kurzfristigen Stornierungen.
Wenn Sie überlegen, für Ihre nächste Firmenveranstaltung ein Hotel zu buchen, können Sie sich bei Fragen gerne an Simon wenden .
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