Die meisten Fehler, die Menschen bei der Organisation ihrer ersten Firmen-Offsites machen, lassen sich leicht vermeiden.

In diesem Artikel fassen wir diese Fehler zusammen und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.

Bei Surf Office haben wir Hunderte von Firmen-Offsites für unsere Kunden und sogar einige Offsites für unser eigenes Team organisiert. Da wir ein Remote-First-Unternehmen sind, ist es wichtig, dass wir uns von Zeit zu Zeit persönlich treffen.

Im Laufe der Jahre sind uns also einige häufige Planungsfehler aufgefallen.

Bevor wir beginnen, finden Sie hier einige zusätzliche Informationen zu Surf Office:

• Kunden, die mit Surf Office zusammenarbeiten, erhalten Hilfe bei der Auswahl des Reiseziels und des Veranstaltungsortes. Anschließend unterstützen wir Sie bei der gesamten Retreat-Planung.
  ‍
• Obwohl wir versuchen, so viel wie möglich zu helfen, liegen bestimmte Entscheidungen letztendlich beim Kunden.
  ‍
• Wir sind nicht am „Arbeitsteil“ des Retreats beteiligt. Jeder Kunde entscheidet, was er während seines Offsite-Aufenthalts tun möchte, und wir planen die gesamte Logistik rundherum.

‍

#1 Keine Recherche durchführen, bevor über den Ort und die Daten abgestimmt wird

Es ist leicht, sich auf Ihren nächsten Offsite-Vorgang zu freuen und zu versuchen, schnell Feedback von Ihren Kollegen zu deren Datums- und Standortpräferenzen einzuholen.

Dies kann zu einer langen Diskussion führen, die jede Menge Ideen hervorbringt. Ihre Kollegen werden für ihre Lieblingsziele werben und beginnen, alle geplanten Hochzeiten, Familienjubiläen und Urlaube zu teilen.

Das ist überwältigend, aber vor allem löst es keine produktive Diskussion aus.
‍

Vielleicht haben Sie bereits den richtigen Ansatz erraten: Recherchieren Sie alleine oder mit einem kleinen Team.

Danach können Sie eine begrenzte Anzahl an Abstimmungsmöglichkeiten für das gesamte Unternehmen vorschlagen. Wir empfehlen, mit dem Standort zu beginnen und dann mit den Daten fortzufahren.

Nützliche Links:

• 7 Möglichkeiten, Ihren nächsten Retreat-Ort für Ihr Unternehmen auszuwählen
• Wann sollten Sie mit der Planung Ihres nächsten Retreats beginnen?

‍

#2 Kombinieren Sie zwei Orte für Ihren Retreat

Es ist schwer, nicht von all den möglichen Orten begeistert zu sein, die Sie bei Ihrem nächsten Traum-Offsite besuchen können.

Manchmal liegen diese Orte „günstig“ nahe beieinander, was Sie fragen lässt: Was wäre, wenn wir drei Tage an einem Ort verbringen und dann für den Rest des Retreats an einen anderen ziehen?

Wir erhalten häufig Anfragen dieser Art von Kunden, die Lissabon und Ericeira kombinieren möchten, da diese nur 30 Autominuten voneinander entfernt sind.
‍

Ein Firmenretreat ist kein Roadtrip.

Stellen Sie sich die ganze Logistik, Check-in/Check-out, Transfers, usw. vor. So viel verschwendete Zeit, dass Sie besser in Teambindung oder produktive Workshops investieren könnten.

Ganz zu schweigen davon, dass einige Ihrer Kollegen möglicherweise keine großen Reisefans im Allgemeinen sind.

Die Absicht hinter der Kombination zweier Standorte besteht darin, das Retreat-Erlebnis zu verbessern, doch meist wird dadurch das Gegenteil erreicht.

‍

#3 Entfernung von einem großen internationalen Flughafen

Wenn Sie alleine reisen, sind Sie bereit, einige Anstrengungen zu unternehmen, um an Ihr Traumziel zu gelangen.

Wenn Sie jedoch eine Reise für Ihre Kollegen organisieren, besteht Ihr Ziel darin, den Aufwand zu minimieren, um alle ans Ziel zu bringen. Das bedeutet, dass zusätzliche Stunden für den Transport vom Flughafen zum endgültigen Standort vermieden werden sollen.

Dies ist besonders wichtig für Kollegen, die nicht direkt fliegen konnten und bereits Stunden im Flugzeug verbracht haben.

Sobald das Flugzeug gelandet ist, wollen sie ihr Ziel erreichen und sich etwas ausruhen. Warten Sie nicht darauf, dass jeder in einen Bus steigt oder ein Auto mietet und noch mehr als zwei Stunden fährt. Es ist anstrengend.
‍

Die überwiegende Mehrheit unserer Retreat-Veranstaltungsorte liegt innerhalb einer Autostunde vom Flughafen entfernt. Wir haben festgestellt, dass etwa 30 Minuten optimal sind. Der Nachteil ist natürlich, dass dadurch die Zahl der möglichen Reiseziele drastisch eingeschränkt wird.

‍

#4 Zu viele Ziele

Bei Surf Office empfehlen wir Ihnen immer, ein Hauptziel für Ihren Retreat zu haben.

Die häufigsten Ziele sind:

1. Teambuilding – Um Vertrauen und zwischenmenschliche Bindungen zwischen Ihren Kollegen aufzubauen. Dies ist äußerst wichtig für Remote-Teams.
2. Vision – Damit die Führungsteams über das Unternehmen und seine Zukunft sprechen und sich einen Überblick über ihre aktuelle Situation und die Unternehmenslandschaft verschaffen können.
• Strategie oder taktische Retreats – Diese sind für Teams innerhalb des Unternehmens konzipiert, die zusammenkommen und ein bestimmtes Problem lösen möchten (ideal für Design-Sprints, Hackathons, Workshops).

‍

Es ist leicht, aufgeregt zu sein und mehrere Ziele zu erreichen. Und das Ergebnis ist genau das, was Sie erwarten würden: keines davon wird erreicht.

Das bedeutet nicht, dass Sie keine Teambuilding-Aktivitäten organisieren können, wenn sich Ihr Retreat auf einen Hackathon konzentriert. Tatsächlich empfehlen wir grundsätzlich, dass Sie in jede Art von Offsite-Veranstaltung ein oder zwei Teambuilding-Aktivitäten einbauen.

Es geht wirklich darum, dass Sie sich konzentrieren und dem gesamten Unternehmen ein Ziel vermitteln.

‍

#5 Einen Ort wählen, der schwer zu erreichen ist

Die Wahl des Ortes für Ihren Retreat klingt nach einer unterhaltsamen Aufgabe. Sie fragen alle Ihre Kollegen nach ihrer Meinung und entscheiden sich dann für eine oder zwei der beliebtesten Optionen.

Allerdings sind diese Standorte für viele Ihrer Kollegen oft nur schwer zu erreichen. Die Entfernung zum internationalen Flughafen haben wir bereits besprochen. Aber zuerst müssen Sie dorthin gelangen.

Bei der Ankunft sind alle bereits erschöpft und Sie erwarten von ihnen, dass sie in den nächsten Tagen außerhalb Ihres Büros produktiv und gesellig sind? Wird nicht passieren.

Manchmal lohnt sich der Aufwand für längere Offsites, besonders wenn es sich um einen Ort handelt, von dem jeder träumt. Aber in den meisten Fällen ist es sehr ineffizient.

Eine gute Lösung, solche schwer erreichbaren Orte zu meiden, ist die Verwendung eines Standortfinder.

Sie fügen die aktuellen Standorte Ihrer Kollegen hinzu und das Tool berechnet anhand von Flugzeiten und Transfers den optimalen Treffpunkt.

‍

#6 Offsite zu kurz

Die Organisation eines Offsite-Aufenthalts stellt für das Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar, der sich mit zunehmender Aufenthaltsdauer nur noch erhöht. Es kann sein, dass das Finanz- oder Führungsteam den Druck ausübt, die Kosten zu senken, und man leicht in die Falle tappt, es zu kurz zu machen.

Zunächst sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie während Ihres Retreats erreichen möchten, und dann einen kurzen Zeitplan festlegen, um zu verstehen, wie viele Tage Sie benötigen.

Wir empfehlen ein absolutes Minimum von drei Tagen und zwei Nächten, wenn Sie alle zum Ziel fliegen.

Weiterführende Literatur: So strukturieren Sie Ihren Firmen-Retreat

‍

#7 Sich nicht an den Zeitplan halten

Es ist ein sehr häufiger Fehler, Ihre Offsite-Agenda in letzter Minute zu entwerfen. Sie werden sich wahrscheinlich trotzdem einen guten Plan ausdenken, aber Sie werden immer von dem Gedanken heimgesucht, dass es besser hätte sein können.

Es kann sein, dass Ihr Plan einige Mängel aufweist, die Ihnen erst dann auffallen, wenn Sie während des Offsites vor Ort sind. Und das ist der Moment, in dem man mit dem Improvisieren beginnt. Vielleicht haben Sie das bei Ihren frühen Startup-Retreats immer getan, als das Team noch klein war.

Improvisieren funktioniert einfach nicht mit einer größeren Gruppe von Menschen.

Empfehlungen:

• Vermeiden Sie Verwirrung: Versuchen Sie nicht, die Tagesordnung in letzter Minute zu ändern.
• Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die Startzeit jeder Sitzung und Aktivität einhalten. Wenn 50 Personen 10 Minuten warten, sind das insgesamt mehr als 8 Stunden verschwendete Zeit.

‍

#8 Sich zu sehr auf das Feiern konzentrieren

Bei der Zusammenstellung Ihres Remote-Teams geht es oft um Geselligkeit und Teambindung. 

Also klingt es nach der einfachsten Art, etwas zu trinken und zu feiern.

Wir haben nichts gegen Partys, aber seien Sie vorsichtig, wie Sie es in Ihre Agenda integrieren:

• Am ersten Tag, an dem sich alle treffen, herrscht große Aufregung.
• Der erste Tag ist die schlechteste Zeit zum Feiern, es sei denn, Sie möchten Ihr Programm für den nächsten Tag ruinieren. Manche Leute bleiben ohnehin länger für einen Drink, man muss das also nicht für die ganze Firma einplanen.
• Der letzte Tag eignet sich am besten für eine Party.

#9 Wahnsinnig voller Terminkalender

Dies dürfte der häufigste Fehler sein, den Organisatoren machen.

Es macht Sinn, dass man in sehr kurzer Zeit viel erreichen möchte.

Ihr Startup hat vor Kurzem eine riesige Investitionsrunde abgeschlossen, das Team wächst, das Vertriebsteam ist auf dem Vormarsch und Sie sind begeistert!

Ein Offsite soll für Ihre Mitarbeiter eine energetische und inspirierende Erfahrung sein, aber Sie möchten sie nicht völlig erschöpfen.

Wenn sie sich nach dem Offsite ein paar Tage frei nehmen müssen, war Ihr Terminkalender wahrscheinlich zu voll.

So erschöpfen Sie Ihre Kollegen während eines Offsites:

• Keine richtigen Pausen in Ihrer Agenda
• Keine „Zeit für mich“: Die Leute wollen einfach nur etwas Freizeit für einen kurzen Spaziergang, einen kurzen Kontakt mit der Familie oder einfach nur für ein kurzes Nickerchen haben
• Zu viele Teambuilding-Aktivitäten: Ihre Absicht, Freundschaften aufzubauen, geht fehl, wenn Sie zu viele davon zusammenpacken

‍

#10 Ihre Möglichkeiten einschränken

Wir haben das schon zu oft erlebt: Kunden kommen mit unflexiblen Terminen und Budgets zu uns.

Dadurch werden in der Regel 95% der Optionen ausgeschlossen.

Vielleicht erwähnte der CEO, dass der Retreat in der ersten Augustwoche stattfinden sollte, und Sie bekamen einen Tunnelblick, sodass Sie andere mögliche Termine im September oder Oktober ignorierten. Mehr Flexibilität bedeutet mehr verfügbare Veranstaltungsorte und wahrscheinlich ein viel besseres „Angebot“.

Unsere Retreat-Experten beraten Sie gerne bei einem ersten Gespräch durch die Optionen. Dann schicken wir Ihnen Vorschläge, die Sie entweder berücksichtigen oder vernachlässigen können. Es ist nicht notwendig, zu Beginn Ihrer Erkundung feststehende Entscheidungen zu treffen.

‍

‍

Bitte lassen Sie sich nicht entmutigen oder demotivieren.

Sie können all diese Fehler machen und trotzdem eine tolle Zeit haben. Machen Sie sich also keine Sorgen darüber, Ihren nächsten Offsite selbst zu planen.

Aber wenn Sie es schaffen, sie zu vermeiden, können Sie Ihren Offsite wirklich großartig machen.

Surf Office hat Hunderten von Unternehmen dabei geholfen, den gesamten Prozess der Veranstaltungsortsuche und Retreat-Planung zu vereinfachen.

Wenn Sie Hilfe bei Ihrem nächsten epischen Offsite-Projekt benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden.