Organisieren Sie Ihren ersten Retreat?
Oder haben Sie bereits Erfahrung und trauen sich, es erneut zu versuchen, weil beim ersten Mal alles reibungslos geklappt hat?
Wir organisieren seit fast 10 Jahren Firmen-Offsites und haben in dieser Zeit viele Do-It-Yourself-Retreat-Planer kennengelernt.
Einige hatten Glück und hatten großen Erfolg, während andere aufgrund unvorhergesehener Umstände große finanzielle Verluste erlitten haben.
Um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, listen wir die häufigsten Probleme bei der Planung eines Retreats auf.
1. Der Veranstaltungsort sagt kurzfristig ab
Gerade als Sie denken, Sie hätten alles geplant, sagt der Veranstaltungsort in letzter Minute ab.
Und Sie haben keine Ersatzunterkunft.
Das hört sich wie ein Albtraum an, kommt aber häufiger vor, als man erwarten würde.
Hotels können Ihre Buchung stornieren, weil sie eine attraktivere Gruppenanfrage haben, und bei Airbnb kommt das noch häufiger vor.
Sie müssen also erneut mit der Suche nach einem Hotel beginnen. 3 Wochen vor dem Retreat. Und Sie sind hinsichtlich des Standorts viel eingeschränkter, da Sie bereits Flüge und alle anderen Dienstleistungen gebucht haben.
Infolgedessen zahlen Sie mehr als geplant und haben ein beeinträchtigtes Erlebnis.
Die Buchung einer Unterkunft über einen externen Planer verhindert dieses mögliche Scheitern. Hotels stornieren keine Reservierungen bei Langzeitpartnern wie Surf Office, weil sie wissen, dass wir ihnen keine andere Gruppe mehr anbieten würden.
2. Versteckte Kosten
Es ist üblich, dass Hotels während des Offsite-Planungsprozesses zusätzliche Gebühren und Steuern hinzufügen. Und jede Änderung einer Buchung ist unverschämt teuer.
Es ist fast unmöglich, einen für Sie günstigen Vertrag mit einem Hotel abzuschließen, wenn Sie den Veranstaltungsort zum ersten (und wahrscheinlich letzten) Mal buchen.
Surf Office pflegt langjährige Partnerschaften mit Hotels. Wir zeigen Ihnen zu Beginn immer den Gesamtpreis. Es gibt keine Überraschungen. Wer ein Retreat selbst organisiert, zahlt in der Regel mehr als diejenigen, die ihren Retreat über Surf Office organisieren.
3. Unzuverlässige Aktivitätsanbieter
Die Qualität des Service für Unternehmensgruppen lässt sich nur schwer anhand von Online-Bewertungen beurteilen, da diese in der Regel von einzelnen Kunden verfasst werden.
Stellen Sie sich vor, eine Gruppe von 50 Personen wartet auf eine Führung. Der Reiseführer erscheint nicht und niemand greift zum Telefon. Klingt nach einem Albtraum, oder?
Das passiert ständig.
Surf Office hat langfristige Beziehungen zu bewährten und geprüften Aktivitätsanbietern aufgebaut, wodurch Probleme wie diese minimiert werden. Außerdem haben wir immer ein Backup.
4. Die falschen Aktivitäten und Restaurants auswählen
Die Buchung eines Retreats hat ganz andere Dimensionen als die Buchung eines Urlaubs.
Es gibt nur sehr wenige Restaurants, die sowohl Gruppenbuchungen akzeptieren als auch eine gute Qualität bieten. Manche Aktivitäten sehen cool aus, sind aber für eine Gruppe nicht sinnvoll und so weiter.
Diese schlechten Erfahrungen verstärken sich, wenn Sie Pläne für eine große Gruppe schmieden.
Wir hören oft Dinge wie: „Aber einer unserer Kollegen kennt sich in der Gegend sehr gut aus.“
Darauf antworten wir: „Wie oft hat Ihr Kollege eine Teambuilding-Aktivität für 50 Personen gebucht?“
Mit unserer lokalen Expertise machen wir Ihren Retreat durch Empfehlungen zu einem unvergesslichen ErlebnisTeamgeist fördernde Aktivitätendie bereits von Hunderten Kunden getestet wurden.
5. Hunderte von Stunden werden durch die Kommunikation mit Lieferanten verschwendet
Endlose E-Mail-Threads oder, noch schlimmer, Anbieter, die überhaupt nicht antworten.
WhatsApp-Nachrichten um Mitternacht. Gefälschte Rechnungen. Keine Antworten nach der Zahlung. Unbeantwortete Anrufe...
Alle Anbieter wünschen eine Vorauszahlung. Aber wie kann man das Geld aushändigen, wenn man ihnen nicht vertraut?
Mit Surf Office gibt es keine hin- und hergehenden E-Mails oder Anrufe mit Anbietern. Die Rechnungsstellung wird vereinfacht und Ihr engagierter Retreat-Planer ist der einzige Ansprechpartner. Ihre Buchung ist zu 100% garantiert (was auch passiert, wir haben immer ein Backup) und Sie können Ihre Zeit der Planung eines internen Programms widmen.
6. Ungünstige Wetterbedingungen
Sie haben Monate damit verbracht, Ihren perfekten Retreat zu planen: eine Woche am Strand, wo Menschen Aktivitäten wie Surfen, Beachvolleyball und Cocktails im Freien genießen können.
Es fühlt sich an, als könnte nichts schief gehen … bis Sie bemerken, dass für die gesamte Dauer Ihres Aufenthalts ein tropischer Sturm vorhergesagt wird.
Unsere erfahrenen Retreat-Planer achten auf mögliche unvorhergesehene Probleme, wie z. B. Wetterbedingungen. Wenn wir sehen, dass ein Sturm aufzieht und die meisten Ihrer Aktivitäten draußen stattfinden, werden wir schnell alternative Indoor-Optionen für Sie arrangieren und uns mit den Anbietern abstimmen, um Rückerstattungen für die Aktivitäten zu erhalten, die nicht stattfinden.
7. Fehlerhafte Überweisungen
Transfers sind einer der anspruchsvollsten Teile der Retreat-Planung. Sogar für uns, nachdem wir Hunderte von Retreats organisiert haben. Ein zuverlässiges Transferunternehmen zu finden ist eine Sache, aber wenn Sie ein Remote-Team sind und Ihre Kollegen zu unterschiedlichen Zeiten ankommen, ist die Terminplanung eine ganz andere Sache.
An jedem Surf Office-Standort haben wir mehr als 3 zuverlässige Transferpartner, mit denen wir langfristig zusammenarbeiten und die sich auf das Volumen verlassen, das wir ihnen jedes Jahr senden. Retreats für Remote-Unternehmen sind unser Brot und Butter. Die Beseitigung von Verzögerungen bei geplanten Transfers hat für uns oberste Priorität.
8. Ihr interner Eventmanager ist nicht verfügbar
Nehmen wir an, Sie haben eine interne Person, die in der Lage ist, ein Retreat zu organisieren. Vielleicht sind Sie das.
Vor allem ist es ein immenser Druck, der auf diese Person ausgeübt wird, denn CEOs erwarten nichts Geringeres als einen PERFEKTEN Retreat.
Was aber, wenn diese Person krank wird oder das Unternehmen verlässt?
In diesen Situationen benötigen Sie ein Backup.
Wir haben Dutzende Beispiele gesehen, bei denen der Ansprechpartner eines Klienten mitten in der Planung eines Retreats nicht mehr in der Lage war, weiterzumachen. Obwohl wir uns um die gesamte Logistik kümmern, war es für das Unternehmen immer sehr schwierig, einen Ersatz zu finden und den Rest zu managen.
Surf Office verfügt über ein Team von Retreat-Planern, die sich in jedem Fall problemlos gegenseitig ersetzen können.
Surf Office hilft Ihnen bei der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort und kümmert sich um die gesamte Logistik. Aber unser größter Wert besteht darin, sicherzustellen, dass während Ihres Retreats nichts schief geht. Man könnte sagen, Sie kaufen eine „Versicherung“.
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