Das neue Jahr bedeutet für viele Unternehmen einen Neuanfang. Neujahrsvorsätze gelten nicht nur für Einzelpersonen. Jetzt setzen sich viele Unternehmen Ziele und teilen ihre Wachstumsvision. Besonders produktiv sind die Mitarbeiter nach der Winterpause.
Die neue Energie, die den Beginn des Jahres markiert, kann nach einer Weile verblassen. Um Ihren Schwung aufrechtzuerhalten, beginnen Sie mit der Planung Ihres nächsten Firmen-Retreats. Ein Firmenretreat kann:
- die Moral steigern
- Teams helfen, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten
- Teams bilden, die besser kommunizieren
- Remote-Mitarbeitern helfen, sich besser kennenzulernen
Jetzt ist es an der Zeit, das Budget für Ihren nächsten Firmen-Retreat vorzubereiten und zu genehmigen. Wenn Sie Ihr Gesamtbetriebsbudget zusammenstellen, legen Sie etwas Geld beiseite, das Sie für einen externen Retreat verwenden können. Welches Budget Sie benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zu diesen Faktoren gehören:
- Der Zweck des Retreats ( Arbeit oder Teambuilding )
- Der Standort ( Europa oder USA )
- Der Veranstaltungsort
- Die Anzahl der Leute
- Transportkosten
- Teamaktivitäten
- Die Länge des Retreats
Bei Surf Office haben wir Dutzende von Firmen-Retreats veranstaltet. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen aus erster Hand bei der Planung und Preisgestaltung von Retreats. Wir haben gelernt, dass der größte Kostenfaktor meist die Übernachtungskosten sind. Daher berücksichtigen wir zunächst den Standort, die Teamgröße, die Retreat-Länge und den Preis pro Person und Nacht.
Sie müssen kein Experte für Retreat-Planung sein, um das Budget abzuschätzen. Es gibt eine einfache Formel, die Ihnen eine gute Schätzung geben kann, von der aus Sie arbeiten können.
Verwenden Sie die Grundformel:
Preis pro Person und Nacht x Anzahl Nächte x Anzahl Personen = erste Schätzung des Budgets.
Fügen Sie dann die Transportschätzung und einen zusätzlichen Puffer von 20 % hinzu, um eine endgültige Schätzung zu erhalten. Oder nutzen Sie einfach den kostenlosen Retreat-Budgetrechner von Surf Office, um loszulegen.
So planen Sie Ihr Budget
Bei der Budgetierung Ihres Firmenurlaubs sind eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen. Unsere Retreat-Expertin Jolanda empfiehlt, mit dem Standort zu beginnen.
„Die Auswahl des richtigen Standorts ist wahrscheinlich die wichtigste Entscheidung, die Sie treffen. Es gibt viele Standorte in Europa, die preisgünstig sind und dennoch ein fantastisches Offsite-Erlebnis bieten“, sagt Jolanda.
Der richtige Offsite-Standort für Ihr Team hängt weitgehend davon ab, wo sich Ihr Unternehmen befindet. Überlegen Sie zum Beispiel, was diese echten Unternehmen für Retreats mit Surf Office ausgegeben haben (der Preis beinhaltet keine Flug-/Reisekosten):
Szenario 1:
In der EU ansässiges Team, das innerhalb der EU reist
- Teamgröße: 14
- Dauer des Retreats: 3 Tage
- Unterkunft: Stadtapartments
- Retreat-Ort: Prag
- Preis pro Person und Nacht: 140 USD
- Gesamt: 140 USD x 14 x 3 = 5.880 USD
Szenario 2:
In den USA ansässiges Team, das innerhalb der USA reist
- Teamgröße: 45
- Dauer des Retreats: 5 Tage
- Unterkunft: Gästehaus
- Retreat-Ort: Santa Cruz
- Preis pro Person und Nacht: 290 USD
- Gesamt: 290 USD x 45 x 5 = 65.250 USD
Szenario 3:
In den USA ansässiges Team reist in die EU
- Teamgröße: 51
- Dauer des Retreats: 4 Tage
- Unterkunft: Apartments
- Retreat-Ort: Lissabon
- Preis pro Person und Nacht: 190 USD
- Gesamt: 190 USD x 51 x 4 = 38.760 USD
Szenario 4:
Vollständig verteiltes Team reist in die EU
- Teamgröße: 22
- Dauer des Retreats: 6 Tage
- Unterkunft: Apartments
- Retreat-Ort: Madrid
- Preis pro Person und Nacht: 140 USD
- Gesamt: 140 USD x 22 x 6 = 18.480 USD
Wie Sie sehen, sind europäische Standorte oft finanziell sinnvoller, selbst für vollständig (oder teilweise) verteilte Teams. Sogar abgelegene US-Unternehmen können Kosten sparen, da sie zwar Transportkosten hinzufügen, aber ihren Rückzugsort in Europa haben. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl eines Standorts benötigen, probieren Sie das Location Finder- Tool von Surf Office aus, das Ihnen empfehlen kann, wo sich Personen aus einem verteilten Team treffen sollten.
Weitere Faktoren, die Sie bei der Planung Ihres Retreats berücksichtigen sollten
Offensichtlich ist der Standort der größte Faktor, der sich auf Ihr Retreat-Budget auswirkt. Der Standort wird Ihre Ausgaben in diesen anderen wichtigen Kategorien beeinflussen:
Transport
Der Transport ist neben der Unterkunft ein weiterer großer Kostenfaktor. Europäische Unternehmen können Flugreisen innerhalb Europas vermeiden, wenn sie sich Sorgen um ihren CO2-Fußabdruck machen. US-Unternehmen aus dem Silicon Valley können ihre Rückzugspreise senken, indem sie sich in die Nähe von Santa Cruz begeben.
Ebenso ist es für US-Unternehmen möglich, mit dem gleichen Budget nach Europa zu reisen, als ob sie innerhalb der USA reisen würden – und mehr von den Erlebnissen profitieren (siehe zum Beispiel Szenario 2 vs. Szenario 3). Kalifornien ist im Allgemeinen ein teurerer Standort als beispielsweise Portugal. Daher werden die teureren Unterkünfte, Verpflegung, Arbeitsräume und Aktivitäten in Kalifornien das teurere Flugticket nach Portugal überwiegen.
Vergessen Sie nicht, Flughafentransfers in Ihr Budget einzubeziehen. Ihre Teammitglieder werden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihnen beim Weg vom Flughafen zum Retreat-Ort behilflich sind. Für nur ein wenig mehr Geld können Sie sicherstellen, dass alle pünktlich eintreffen und Ihre Agenda erledigt werden kann.
Unterkunft
Die Art der Unterkunft, die Sie für Ihren Rückzug wählen, ist wichtig. Schätzen Sie zunächst ab, wie viele Personen an dem Retreat teilnehmen werden. Dann können Sie sehen, welche Optionen verfügbar sind. Brauchen Sie ein 5-Sterne-Hotel? Könnten Sie dieses Geld anstelle eines Teamessens oder einer gemeinsamen Aktivität verwenden? Schauen Sie sich die Rückzugsorte von Surf Office an, um Apartments, Villen, Hotels und mehr zu erkunden. Wenn Ihr Budget sehr begrenzt ist, ist das Teilen von Zimmern die einfachste Möglichkeit, Kosten zu sparen.
Arbeitsplatz
Wenn Sie während dieses Retreats arbeiten möchten, müssen Sie möglicherweise einen privaten Arbeitsbereich oder einen Konferenzraum buchen. Surf Office verfügt über Arbeitsbereiche mit einer Kapazität für bis zu 40 Personen. Jeder Raum ist mit schnellem Internet, Tagungsräumen und Telefonzellen ausgestattet. Entscheiden Sie, was das Ziel Ihres Firmenretreats ist. Wenn Sie einen Hackathon veranstalten oder sich auf Innovation konzentrieren möchten, berücksichtigen Sie den Arbeitsplatz in Ihrem Budget.
Essen und Spaß
Teambuilding-Retreats mögen wie ein Urlaub klingen, können aber zu besseren Geschäftsergebnissen führen. Auch in einem arbeitsorientierten Retreat sollten Sie Zeit für Spaß einplanen. Budget für Teamessen, um Ihre Mitarbeiter zusammenzubringen und Kontakte zu knüpfen. Überlegen Sie bei der Budgetierung, ob Sie einen kompletten Catering-Service oder nur ein paar Gruppenmahlzeiten benötigen. Planen Sie die Mahlzeiten Ihres Teams im Voraus und entscheiden Sie, ob Sie Restaurants mit Meeresfrüchten, traditionellen spanischen Tapas, veganen Optionen oder einer anderen Küche buchen möchten, die Ihrem Team gefallen würde!
Essen ist einfach etwas, worüber wir uns alle verbinden können. Retreats machen viel mehr Spaß, wenn die Kollegen Zeit damit verbringen, Erinnerungen zu sammeln. Entdecken Sie die Bieraromen Prags bei einer Mikrobrauerei-Tour, nehmen Sie Surfunterricht an Europas bestem Surfstandort auf Gran Canaria oder unternehmen Sie sogar eine Wanderung in den Catskills Mountains . Teamaktivitäten sind der schnellste Weg, den Teamgeist während Ihres Offsite-Erlebnisses zu verbessern.
Fazit und nächste Schritte
Unternehmen, die einen Retreat planen, sollten wissen: Ihr Budget reicht in Europa weiter als in den USA. Es gibt Möglichkeiten, mit einem knappen Budget einen Firmen-Retreat im Süden Europas zu planen und trotzdem ein qualitativ hochwertiges Erlebnis zu haben.
Nehmen wir zum Beispiel die Kosten zwischen Lissabon und Santa Cruz . Das Surfbüro in Lissabon kann Unternehmen für 80–250 USD pro Person/Tag beherbergen, abhängig von der Jahreszeit und der Agenda. Surf Office Santa Cruz hingegen schätzt die Kosten auf 190-350 USD, was deutlich höher ist.
Fazit: Im Süden Europas können Sie für den Bruchteil des Preises, den Sie in den USA kosten würden, mehr Luxus kaufen. Wenn Sie in den USA auf Ihr Budget achten, gibt es in der Nähe von Technologiezentren tolle Optionen, die wir für Sie nutzbar machen können. Kontaktieren Sie Surf Office, um loszulegen.
