Es ist an der Zeit, das Team zusammenzurufen und in großen Dimensionen zu denken. Blicken Sie über die üblichen Geschäftsgrundlagen hinaus und klären Sie Ihre langfristige Strategie. Sie möchten Ihren Blick über den Horizont des Unternehmens werfen und alles bewerten, von den Unternehmenszielen bis hin zu den Projekten, die seine Zukunft bestimmen werden.

Für eine Aufgabe dieser Größenordnung reicht jedoch ein normaler Konferenzraum nicht aus. Sie möchten sich stattdessen außerhalb des Büros treffen.

…Mit anderen Worten, Sie möchten ein externes Meeting organisieren.

Aber wie plant man ein effektives Offsite-Meeting, das den damit verbundenen Zeit-, Energie- und Geldaufwand rechtfertigt? Heute werden wir es herausfinden. Lesen Sie weiter, um einen umfassenden Leitfaden zur Planung effektiver Offsite-Meetings zu erhalten (und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann).
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Was ist ein Offsite-Meeting?

Im Grunde ist ein Offsite-Meeting genau das, wonach es sich anhört: ein Meeting, das außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes stattfindet.

Doch der Ort ist nicht der einzige Unterschied. Tatsächlich bezieht sich der Hauptunterschied auf den Zweck . Statt eines einfachen Check-ins , einer Ankündigung oder einer Vollversammlung geht es bei Offsite-Meetings um einen bestimmten Zweck oder ein bestimmtes Ziel. Dabei kann es sich um Führungsteams handeln, die zusammenarbeiten, um strategische Fragen zu klären und über das große Ganze nachzudenken. Aber auch Dinge wie Produkteinführungen, Hackathons, Brainstorming-Sitzungen und/oder die Erstellung einer Produkt-Roadmap können dazu gehören.

Abgesehen davon ist anzumerken, dass Offsite-Meetings nicht dasselbe sind wie Teambuilding-Klausuren . Teambuilding ist definitiv ein Bestandteil, aber es ist zweitrangig gegenüber dem Meeting selbst. Der Schwerpunkt bei Offsite-Meetings liegt darauf, echte Arbeit zu erledigen!
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So planen und veranstalten Sie ein effektives Offsite-Meeting

Jetzt, da wir wissen, worum es geht, wenden wir uns dem Hauptthema zu: Wie man ein effektives Offsite-Meeting plant und durchführt. Betonung auf effektiv . Schließlich ist es eine Sache, ein Meeting auszurichten, und eine ganz andere, etwas daraus zu gewinnen! Allzu oft vergeht etwa ein Jahr und es ist unklar, was sie wirklich erreicht haben.

Da wichtige Aufgaben zu erledigen sind, Ziele erreicht werden müssen und wertvolle Ressourcen auf dem Spiel stehen, ist es wichtig, bei der Durchführung dieser Veranstaltungen besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit walten zu lassen. Hier sind einige Top-Tipps und Ideen, die Ihnen zum Erfolg verhelfen.
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Planung

Der Erfolg eines Offsite-Meetings hängt oft davon ab, wie gut Sie sich darauf vorbereiten. Von der Organisation des Veranstaltungsorts bis zur Festlegung des Zeitplans gibt es viel zu bedenken. In diesem Abschnitt erläutern wir, wie Sie Ihr Offsite-Meeting richtig planen:

1. Zögern Sie nicht

Regel Nummer eins: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit der Planung Ihres Offsite-Meetings! Je früher Sie den Ball ins Rollen bringen, desto besser. Wir empfehlen einen Zeitrahmen von etwa zwei Monaten zwischen Ihren ersten Vorbereitungen und dem großen Tag selbst.

Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die wichtigsten Ergebnisse zu bestimmen, die Sie von dem Meeting erwarten. Handelt es sich beispielsweise um ein Treffen der Führungskräfte, bei dem Sie die nächsten Schritte des Unternehmens festlegen? Oder versuchen Sie, ein Codefest/einen Hackathon zu organisieren?

Sobald Sie den Zweck kennen, können Sie sich in die Details stürzen – herausfinden, wer das Meeting leitet, wer teilnehmen soll, wie lange es dauern soll usw. Anschließend können Sie Ihre Ziele verfeinern, alle internen Daten sammeln, die Sie möglicherweise benötigen, und alle externen Experten einladen, die Ihrer Meinung nach dabei sein sollten.

2. Beschränken Sie den Umfang

Regel Nummer 2: Versuchen Sie nicht, zu viel zu erreichen. So verlockend es auch sein mag, sich hohe Ziele zu setzen und endlose Probleme anzugehen, weniger ist fast immer mehr.

Wenn Sie sich zu sehr verzetteln, besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Meeting nichts Greifbares mitnehmen. Vielleicht sind Sie mit der langen Liste der von Ihnen erstellten Maßnahmen zufrieden , haben aber keine konkrete Strategie, mit der Sie etwas erreichen können.

Ein besserer Ansatz besteht darin, den Umfang der Diskussion einzuschränken und dies den Teilnehmern mitzuteilen . Dies sollte zu einer Reihe gezielter Initiativen führen, die sich mit einem bestimmten Problem im Unternehmen befassen.

3. Legen Sie das Budget fest

Ein Faktor, der sich auf fast jeden Aspekt Ihres externen Meetings auswirkt, ist, wie viel Geld Sie dafür ausgeben können. Schließlich muss das Budget möglicherweise alles abdecken, von Transport und Unterkunft bis hin zu Verpflegung und dem Veranstaltungsort selbst (mehr zu diesen Elementen in Kürze). Es bestimmt auch, wie lange Sie bleiben können, wohin Sie gehen können und wie viele Personen bequem teilnehmen können.

Hier gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Höhe Ihres Budgets hängt von der Art und Dauer des Meetings ab, das Sie veranstalten möchten. Das Wichtigste ist, ein Budget festzulegen! Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie, zu viel Geld für ein Meeting auszugeben, das sein Potenzial nicht ausschöpft.

4. Denken Sie an die praktischen Aspekte

Nachdem Sie sich über die grundsätzliche Zusammensetzung des Meetings und die Teilnehmer im Klaren sind, können Sie mit den praktischen Aspekten beginnen. Dazu gehören Dinge wie:

• Buchung des Veranstaltungsortes
• Organisation von Transport und Parken
• Beauftragung eines Caterers oder Organisation einer anderen Lebensmittel-/Getränkequelle

Stellen Sie in Bezug auf den Veranstaltungsort sicher, dass er a) groß genug, b) zugänglich und c) mit der von Ihnen verwendeten Technologie kompatibel ist. Natürlich muss er auch für die gesamte Dauer des Meetings verfügbar sein. Und das Essen? Die Menge ist wichtig, aber noch wichtiger ist es, die Ernährungseinschränkungen der Teilnehmer zu berücksichtigen.

Auch hier gilt: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute! Wenn Sie im Voraus buchen, haben Sie den idealen Platz und die ideale Ausstattung für Ihr Offsite-Event.

5. Legen Sie die Tagesordnung fest

Ein externes Meeting ohne Tagesordnung zu leiten, ist wie der Versuch, Katzen zu hüten. Das führt zu Verwirrung, ineffizienter Zeiteinteilung und letztlich zu mangelnden Ergebnissen. Tun Sie sich also selbst einen Gefallen und erstellen Sie lieber früher als später eine! Legen Sie Ziele für jeden Tag fest, bestimmen Sie die Reihenfolge der Ereignisse und geben Sie für jeden Teil des Meetings ein ungefähres Zeitlimit vor.

Bedenken Sie jedoch, dass auch die Struktur von entscheidender Bedeutung ist. Vielleicht gefällt Ihnen die Idee, bestimmten Themen Zeitblöcke zu widmen und Diskussionen zu ermöglichen. Leider kann dieser frei fließende Ansatz die Kreativität eher hemmen als fördern.

Um das Gespräch am Laufen zu halten, empfehlen wir eine Tagesordnung mit festgelegten Zeitfenstern für bestimmte Themen und Zielen für jedes Thema . Sie können auch ein oder zwei Schlüsselfragen stellen und die Diskussion mit relevanten Materialien und/oder Aktivitäten beleben.

6. Rollen zuweisen und Tagesordnung versenden

Brauchen Sie mehr als eine Person, um das Meeting zu leiten? Wenn ja, wer macht was? Und wann? Es ist sinnvoll, diese Rollen bei der Erstellung der Tagesordnung zuzuweisen und (nachdem Sie bestätigt haben, dass sie damit einverstanden sind) eine Notiz darüber hinzuzufügen, wer welchen Abschnitt moderiert. Dies ist natürlich hinfällig, wenn Sie oder jemand anderes das gesamte Meeting alleine leitet.

Oh, und vergessen Sie nicht, den Teilnehmern die Tagesordnung mitzuteilen! Tun Sie dies etwa eine Woche vor dem externen Meeting, damit sich alle mit dem Plan vertraut machen können.
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Hosting

Okay, gehen wir einen Schritt weiter und stellen uns vor, das Meeting steht vor der Tür. In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einige Tipps und Ideen, wie Sie es effektiv durchführen können.

1. Beginnen Sie mit der Vorstellung des Ziels

Beginnen Sie jeden Tag damit, die Teilnehmer an die Ziele und Vorgaben des Meetings zu erinnern. Hoffentlich hat jeder die Tagesordnung gelesen und ist ohnehin damit vertraut. Aber es schadet nicht, noch einmal zu wiederholen, warum Sie da sind und was Sie erreichen möchten. Die Definition des Meeting-Zwecks sollte das Gespräch fokussieren und Sie den gesetzten Zielen näher bringen.

Ebenso ist es sinnvoll, die Teilnehmer im Laufe des Tages immer wieder auf die Tagesordnung zu lenken. So vermeiden Sie, dass Sie zu weit vom Thema abweichen.

2. Fördern Sie die Interaktion

Es gibt kaum etwas Langweiligeres im Leben, als jemandem stundenlang zuzuhören. Man schaltet ab, verdreht die Augen und schaut auf die Uhr – und wünscht sich, der Minutenzeiger würde sich ein wenig schneller drehen. Regel Nummer eins bei der Durchführung Ihres externen Meetings lautet also , die Aufmerksamkeit der Leute aufrechtzuerhalten . Reden Sie nicht nur auf sie ein. Reden Sie mit ihnen.

Dies ist ein weiterer Grund, sich für jeden Zeitabschnitt auf der Tagesordnung Fragen und Aktivitäten auszudenken. Sie regen das Gespräch an, fördern die Interaktion und tragen zur Diskussion bei. Tun Sie alles, was Sie können, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, und Sie werden ein produktiveres und bedeutungsvolleres Meeting haben.

3. Machen Sie regelmäßig Pausen

Sich auf komplizierte Themen zu konzentrieren, Ideen zu entwickeln und anregende Gespräche zu führen, ist ermüdend. Schützen Sie das Energieniveau der Mitarbeiter, indem Sie regelmäßig Pausen einplanen. Eine Pause für Tee, Kaffee, Essen und Toilettengänge alle paar Stunden sollte verhindern, dass die Mitarbeiter ermüden.

Top-Tipp: Denken Sie daran, die Länge jeder Pause klar anzugeben (Sie können dies sogar in der Tagesordnung vermerken). Jede Unklarheit kann zu Verzögerungen und Rückschlägen führen, die die knappe verfügbare Zeit aufzehren.

4. Nehmen Sie sich Zeit für den Teamgeist

Der Hauptfokus jedes externen Meetings liegt auf der Produktivität. Das heißt jedoch nicht, dass Sie nicht auch Teambuilding in das Meeting einbauen können. Wie oft trifft sich Ihr Team schließlich außerhalb des Büros?! Jetzt, da Sie alle an einem Ort sind, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, sich gegenseitig kennenzulernen.

Teambuilding muss nicht unbedingt in die Tagesordnung integriert werden. Es kann ganz einfach sein, die Pausen zwischen den Sitzungen lang genug zu gestalten, um sinnvolle Gespräche zu führen. Sie können auch Sitzplätze zuweisen, anstatt jeden wählen zu lassen. So stellen Sie sicher, dass die Leute mit anderen Kollegen als sonst zusammenkommen.

5. Holen Sie sich Feedback ein

Versuchen Sie am Ende Ihres externen Meetings herauszufinden, was gut gelaufen ist und was besser hätte sein können. Sie können die Teilnehmer direkt fragen, ihnen anonyme Feedback-Formulare geben, die sie zu einem späteren Zeitpunkt zurücksenden können, oder Papier sparen, indem Sie eine der vielen Websites für Feedback-Umfragen verwenden.

Bitten Sie um Feedback zu allem, was relevant erscheint. Wie zufrieden waren die Teilnehmer beispielsweise insgesamt mit dem Meeting? Wie produktiv fanden sie es? Haben sie Ideen, wie sie beim nächsten Mal ihre Produktivität steigern können? Hat es ihnen Spaß gemacht ? Was hätten sie, wenn überhaupt, anders gemacht? Welche Daten Sie auch sammeln, sie werden für Ihr nächstes Offsite-Meeting von unschätzbarem Wert sein.
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Warum sind externe Meetings wichtig?

Klingt alles, was wir gerade besprochen haben, nach zu viel Arbeit? Nun, wenn Sie von den damit verbundenen Vorteilen hören, werden Sie es vielleicht trotzdem tun! Vertrauen Sie uns, die Durchführung eines Offsite-Meetings kann eine Reihe überzeugender Vorteile bieten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie daraus ziehen können:

Sie verändern den Kopfraum

In erster Linie versetzt die Zusammenarbeit an einem neuen Ort die Menschen in eine andere Geisteshaltung.

Das Meeting fühlt sich bedeutsam an. Die Abwechslung ist erfrischend und das Neue aufregend. Es fühlt sich nicht mehr wie „Arbeit“ an. Letztendlich fördert ein Treffen an einem anderen Ort die Kreativität, das Engagement und die Klarheit des Denkens, die für die anstehenden Aufgaben erforderlich sind.

Sie steigern die Produktivität und den Teamgeist

Der vorherige Vorteil hat den Nebeneffekt, dass die Produktivität und das Engagement gesteigert werden – ein positives Ergebnis, das durch das Fehlen von Ablenkungen und Unterbrechungen, denen Sie im Büro ausgesetzt sein können, noch verstärkt wird. Problemlösung und Brainstorming werden einfacher und das Team verlässt die Arbeit gestärkt.

Am Ende verspüren die Teilnehmer ein neues Gefühl von Zielstrebigkeit und Zusammengehörigkeitsgefühl – sie sind zufrieden mit dem, was sie erreicht haben, und vereint in dem, worauf sie hinarbeiten.

Sie bieten eine Pause von der Normalität

Ein weiterer Bonus ist natürlich die Pause, die jeder von seinem normalen Arbeitsalltag bekommt. In gewisser Weise sind externe Meetings eine Auszeit vom Büroalltag! Man trifft sich mit Kollegen, führt neue Gespräche und stellt sich unterschiedlichen Herausforderungen.

Auf diese Weise können externe Besprechungen sowohl für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes erholsam sein.
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Benötigen Sie Hilfe bei der Planung Ihres externen Meetings?

Offsite-Meetings sind wirkungsvolle Business-Tools, um in großen Dimensionen zu denken, für die Zukunft zu planen, die Produktivität anzuregen und den Teamgeist zu stärken. Dennoch lässt sich nicht leugnen, wie viel Zeit, Energie und Ressourcen ihre Organisation erfordert!

Wenn das – oder die Sorge, teure Fehler zu machen – der Grund ist, warum Sie selbst kein Meeting abhalten, dann kann Surf Office Ihnen helfen. Als Experten für die Organisation von Arbeitstreffen können Sie die vielen Vorteile eines Offsite-Meetings nutzen, ohne sich um die Organisation kümmern zu müssen! Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.