Die Geschäftsprinzipien des 21. Jahrhunderts sind mehr denn je auf die Zukunft ausgerichtet. Dies führt dazu, dass die Augen der Unternehmen nach vorn und nach oben gerichtet bleiben. Doch während wir uns mit der Frage der Zukunft beschäftigen, übersehen wir manchmal die Lehren, die wir aus der Vergangenheit ziehen können.
Heute beschäftigen wir uns damit, wie Reflexionen die Leistung Ihres Teams entscheidend steigern können. Teamreflexionen konzentrieren sich auf die Gefühle aller und sind eher entspannt. Sie bieten Raum, um über alles Mögliche zu sprechen, vom Projekt insgesamt bis hin zur Art und Weise, wie das Team miteinander spricht. Sie sind also ein guter Zeitpunkt, um alle möglichen Dinge anzusprechen, die dem Team helfen, besser zusammenzuwachsen und zusammenzuarbeiten.
Bei agilen Retrospektiven hingegen, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, geht es darum, die Arbeitsweise des Teams zu untersuchen und sie zu verbessern, und zwar in enger Verbindung mit dem, was im aktuellen Sprint passiert. Es handelt sich um eine strukturierte Methode, um herauszufinden, wie man sich verbessern kann.
Wie oft sollten Teamreflexionen stattfinden?
Nun, das kann vom Umfang, der Größe und der Geschwindigkeit Ihres Unternehmens abhängen. Agilere Unternehmen führen sie normalerweise wöchentlich oder zweiwöchentlich durch. Starre Unternehmen streben alle 2 bis 6 Monate an.
Betrachten Sie Teamreflexionen als eine Chance für Mitarbeiter, ihre ehrlichen und aufrichtigen Gedanken oder Bedenken zu einem Projekt oder einer Aufgabe zu teilen. Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, offen und entspannt zu sprechen, ist oft leichter gesagt als getan. Deshalb sind wir heute hier, um Ihnen dabei zu helfen, eine perfekte Teamreflexion einzurichten, die sicherstellt, dass Ihre Teams ihr volles Potenzial entfalten.
10 Beispielfragen, die ein Manager seinen Mitarbeitern für effektive Teamreflexionen stellen kann:
- Was waren die schwierigsten Teile dieses Projekts und wie sind wir damit umgegangen?
- Haben wir während des gesamten Projekts effektiv kommuniziert oder gab es irgendwelche Probleme?
- Haben wir unsere Ziele erreicht? Wenn nicht, was hat uns zurückgehalten?
- Welche Teamwork-Momente waren erfolgreich und wo können wir uns verbessern?
- Wie sind wir mit Herausforderungen oder Veränderungen umgegangen? Was hat funktioniert und was nicht?
- Fühlten sich während des Projekts alle gehört und wertgeschätzt? Wie können wir die Inklusivität verbessern?
- Gibt es Entscheidungen, die wir getroffen haben und die wir überdenken sollten?
- Was haben wir gelernt und wie können wir es das nächste Mal anwenden?
- Hat uns diese Reflexionssitzung nützliche Erkenntnisse gebracht? Wie können wir zukünftige Sitzungen verbessern?
- Wie können wir sicherstellen, dass wir unsere Erkenntnisse künftig in die Praxis umsetzen?
Sie wissen nun, welche Fragen in den Meetings behandelt werden müssen. Sehen wir uns nun an, wie Sie ein Meeting durchführen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Moderation von Teamreflexionsmeetings
Vor dem Teamreflexionstreffen
Stellen Sie sicher, dass Sie sich richtig auf die Teamreflexionen vorbereiten. Im Folgenden gehen wir einige der wichtigsten Aspekte der Vorbereitung auf das Meeting durch:
1. Ziele klar definieren
Der erste Schritt zur Einrichtung einer perfekten Teamreflexion besteht darin, die Ziele und Zwecke dieser Sitzungen zu definieren. Erstellen Sie in einem Notizbuch oder einem digitalen Dokument eine Liste der gewünschten Ergebnisse. Vielleicht geht es darum, das Quartalsziel zu erreichen oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter in jährlichen Umfragen zu verbessern. Seien Sie konkret.
Wenn Sie Ihre Ziele einmal festgelegt haben, behalten Sie sie nicht für sich. Teilen Sie sie Ihrem Team bereits in der frühen Entwicklungsphase mit, und haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie Gesetze erlassen. Machen Sie sich klar, dass Sie Ihre Belegschaft ermutigen, auf messbare Erfolge hinzuarbeiten, und Ihren Teams Ziele vorgeben, die sie anstreben können. Das ist ein guter Anfang!
Top-Tipp: Machen Sie es einfach und bleiben Sie SMART!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele SMART sind, d. h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. So können Sie sich auf die wichtigsten Geschäftsbereiche konzentrieren. Ein weiterer Tipp beim Aufstellen Ihrer Ziele ist, die einfachsten Tools wie eine Notizblock-TXT-Datei zu verwenden. So vermeiden Sie, dass Sie sich in Formatierung, Verschönerung oder Dekoration verlieren.
2. Häufigkeit planen
Nachdem Sie Ihre umsetzbaren Ziele festgelegt und von Ihren Teams verstanden haben, müssen Sie nun überlegen, wie oft diese Teamreflexionssitzungen stattfinden sollen. Der Schlüssel dabei ist, die Häufigkeit an Ihre Arbeitskultur anzupassen.
Wenn Ihr Unternehmen agil ist (d. h. sich regelmäßig an Marktveränderungen und technologische Entwicklungen anpasst), lässt sich diese Flexibilität gut mit häufigeren Reflexionssitzungen kombinieren. Wenn Sie zweiwöchentliche oder monatliche Sitzungen anstreben, stellen Sie sicher, dass die Reflexionen wesentliche Änderungen beinhalten, sodass es natürlich mehr Lektionen gibt, über die nachgedacht werden kann.
Agile Stile wurden als Reaktion auf starrere Geschäftsabläufe entwickelt (auch Wasserfall genannt). Wasserfall ist eine linearere Form des Projektmanagements, bei der Teams jede Projektphase abschließen, bevor sie zur nächsten übergehen. Hier sind weniger häufige Reflexionssitzungen erforderlich, die von halbjährlich bis einmal jährlich reichen.
Letztendlich ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Beständigkeit und Flexibilität zu finden. Legen Sie regelmäßige Termine für Reflexionssitzungen fest, bleiben Sie jedoch offen dafür, diese basierend auf dem Feedback Ihres Teams oder den sich entwickelnden Projektanforderungen zu ändern. Es erfordert Ausgewogenheit, aber die Ergebnisse zahlen sich aus.
3. Wählen Sie das richtige Meeting-Format
Jetzt ist es an der Zeit, ernsthaft über das perfekte Meeting-Format nachzudenken. Ihr traditionelles Meeting-Format bietet zwar immer noch die Vorteile von Echtzeit-Interaktion und nonverbalen Hinweisen, aber ist es für Ihre Remote-Mitarbeiter oder Hybrid-Teams optimiert? Wenn nicht, könnte ein virtuelles Meeting die Lösung sein.
Die zunehmende Zahl von Remote-Arbeitsplätzen und flexiblen Arbeitszeiten bedeutet, dass Teams mit asynchronen Arbeitssystemen tatsächlich optimiert werden können. Nicht alle Reflexionssitzungen müssen in Echtzeit stattfinden. Asynchrone Formate wie gemeinsam genutzte Dokumente oder Diskussionsforen ermöglichen es den Mitgliedern, in ihrem eigenen Tempo Beiträge zu leisten.
Manche Teammitglieder fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie ihre Gedanken privat teilen. Hier können tiefergehende Diskussionen geführt werden und Ihr Feedback kann persönlicher sein. Auch hier haben Sie die Wahl zwischen einem persönlichen oder virtuellen Format.
Top-Tipp: Nutzen Sie Cloud-Speicher
Nutzen Sie das Digital Asset Management (DAM) Ihres Unternehmens optimal, um die Ergebnisse von Teamreflexionen zu speichern. Dadurch entsteht ein unschätzbar wertvoller Tresor mit gut organisierten Dokumenten, Bildern und Ressourcen in einem schlanken Cloud-basierten System.
Während des Teamreflexionstreffens
Hier sind einige Ideen, die Sie während des Teamreflexionsmeetings im Hinterkopf behalten sollten:
4. Schaffen Sie eine sichere Umgebung
In der nächsten Phase können Manager auf sanftere Techniken zurückgreifen. Dabei geht es darum, sicherzustellen, dass jedes Mitglied das Gefühl hat, an einem Ort zu sein, an dem es offen und ohne Vorurteile sprechen kann.
Erstens: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Ihre Teams werden sich an Ihrem Verhalten orientieren, also zeigen Sie Offenheit und äußern Sie Ihre Bedenken selbst. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und seien Sie offen für Feedback und unterschiedliche Standpunkte. Dies hilft, den Ton für einen offenen Dialog anzugeben.
Ein technischerer Begriff hierfür ist „psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz “ , die als „Abwesenheit zwischenmenschlicher Ängste“ definiert wird. Mitarbeiter, die Angst haben, ihre Ideen mitzuteilen, werden diese einfach nicht mitteilen, und statt wertvoller Erkenntnisse setzt sich „Gruppendenken“ durch. Nutzen Sie Einzel- oder Team -Check-ins, um Gruppendenken entgegenzuwirken und die Produktivität jedes Teammitglieds zu steigern.
Durch die Schaffung einer sicheren Umgebung für Teamreflexionen haben die Leute das Gefühl, dass sie grünes Licht haben, um mitzuteilen, wie ein Projekt ihrer Meinung nach gelaufen ist. Dadurch werden die Informationen gesammelt, die Sie benötigen, um Teams zu bilden , die miteinander und füreinander arbeiten, und es kommt zu einem positiven Teamwachstum.
5. Ermutigen Sie zur Teilnahme
Nachdem Sie eine sichere und offene Arena für freie Meinungsäußerung geschaffen haben, sollten Sie nun Ihr Möglichstes tun, um die entscheidende Beteiligung anderer zu erreichen. Als Manager werden Sie wahrscheinlich unterschiedliche Perspektiven erhalten, also begrüßen Sie diese.
Seien Sie bereit, sich zurückzuhalten und Teamleiter zu bitten, Präsentationen zu halten. Wenn jedes Mitglied beteiligt ist, sind alle jederzeit über das Geschehen informiert. Bereiten Sie jedes Mal, wenn ein neuer Tagesordnungspunkt behandelt wird, einige Fragen vor, um ihre Meinungen und Gedanken einzuschätzen. Ermutigen Sie in einer virtuellen Umgebung die Mitglieder, ihren Bildschirm zu teilen, und halten Sie eine digitale Sammlung von Fragen und Aktivitäten bereit, die Sie in die Teamreflexionen einbringen können.
Top-Tipp: Keine Angst vor kurzen Stillen
Wenn die Teilnehmer zur Beteiligung ermutigt werden, kann es in Meetings manchmal etwas ruhiger werden. Für Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund ist es vielleicht neu, mehr Kontrolle und Offenheit beim Teilen ihrer Gedanken zu haben. Dies ist ein einfacher Tipp, der jedoch häufig von Managern übersehen wird, die zu eifrig auf die Ergebnisse von Meetings hinarbeiten. Beeilen Sie sich nicht, eine stille Leere mit hastigen Schlussfolgerungen zu füllen.
Nach dem Teamreflexionstreffen
Nur weil das Meeting vorbei ist, bedeutet das nicht, dass Ihre Bemühungen zur Verbesserung vorbei sind! Hier sind die Bereiche, die Sie nach dem Teamreflexionsmeeting berücksichtigen müssen:
6. Konzentrieren Sie sich auf Lösungen
Dieser Schritt zielt darauf ab, die Gedanken und Ideen aus den Teamreflexionen in praktische Lösungen umzusetzen.
Lassen Sie uns ein Szenario erstellen, in dem ein Punkt in einer Reflexionssitzung angesprochen wird. Ein Teammitglied sagte, es habe Probleme, Arbeitsbelastung und Privatleben in Einklang zu bringen. Jetzt ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Sie die Gedanken, die in einer Reflexionssitzung aufkommen, wirklich hören.
Sie möchten schnell herausfinden, ob ein anderes Mitglied das gleiche Gefühl hat. Wenn ja, ist es von größter Bedeutung, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sich auf eine Lösung konzentrieren. Erwägen Sie in diesem Szenario die Einführung einer flexibleren Arbeitszeitregelung. Eine reflexartige Reaktion, nämlich die Vergrößerung des Teams, könnte Ihre Lösung sein, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Hinzufügung weiterer Teammitglieder oft nicht nachweislich die Projektleistung steigert.
Indem Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie sich auf effektive Lösungen konzentrieren, die sowohl das Wohlbefinden als auch die Arbeitsleistung berücksichtigen, tragen Sie dazu bei, Reflexionssitzungen zu gestalten, die offener und ehrlicher sind. Dieser Ansatz führt zu produktiveren Teams , dem besten Ergebnis, das eine echte Teamreflexionssitzung haben kann.
7. Dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um all diese wertvollen Informationen in Nachbesprechungen zu dokumentieren. Nachdem Sie sich so sehr darauf konzentriert haben, Lösungen für die in Ihren Teamreflexionen angesprochenen Punkte anzuwenden, ist es ein guter Zeitpunkt, das Gelernte zu dokumentieren und aufzubewahren.
Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, in dem jeder seine Gedanken dazu niederschreiben kann, wie Ihnen Ihre Reflexionssitzungen geholfen haben. Über einen zentralen Hub ist das Dokument für alle zugänglich, auch für Ihre Remote-Mitarbeiter, wenn diese ihr Wissen auffrischen möchten.
Sie könnten als Erstes ein Dokument im Stil einer Geschichte erstellen, in dem Sie die kleinen Erfolge und Schwierigkeiten beschreiben. Geschichten bleiben den Lesern nachweislich besser im Gedächtnis und enthalten Bilder, die veranschaulichen, wie jede Lektion aufgenommen wurde. Ein bodenständigerer Ansatz hält das Lernen für alle lebendig und spannend!
8. Bewerten und integrieren
Wir haben eine sorgfältig geplante Teamreflexion eingerichtet, wichtige Informationen gesammelt und unseren Kurs zur Verbesserung festgelegt. Jetzt ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass der wahre Wert nicht nur in der Reflexion selbst liegt, sondern auch in dem, was danach kommt. Wir müssen alles in das Gefüge der Arbeitskultur und des Geschäftsbetriebs integrieren.
Nutzen Sie die Daten. Erkennen Sie Muster? Wenn ja, nutzen Sie umsetzbare Schritte für zukünftige Aufgaben. Ihr Zeitplan für Teamreflexionen steht, also beziehen Sie diese in die Reflexionen der nächsten Woche, des nächsten Monats oder des nächsten Quartals ein. Dieser fortlaufende Prozess des Teamwachstums und der Teamentwicklung würdigt die auf dem Weg gelernten Lektionen, nicht die am Ziel.
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Ihre Reflexionsmeetings im Team funktionieren am besten, wenn sich alle entspannt und engagiert fühlen. Nutzen Sie also eine Klausur außerhalb des Unternehmens, um die Reflexionen Ihres Teams kristallklar zu formen.
