Wenn Sie ein Remote- oder verteiltes Unternehmen leiten, haben Sie wahrscheinlich schon einmal darüber nachgedacht, eine Klausurtagung zu veranstalten. Mit etwa 10 Leuten in Ihrem Team klingt das wahrscheinlich sehr machbar.

Aber wie wäre es, ein Retreat mit 100, 200 oder sogar 500 Teilnehmern zu organisieren? Das klingt vielleicht beängstigend, ist aber nicht unmöglich.

Bei Surf Office haben wir Retreats für ein Dutzend bis hin zu mehreren Hundert Personen veranstaltet. Hier erfahren Sie, was wir aus unserer Erfahrung mit der Organisation von Retreats für große Unternehmen gelernt haben und wie Sie dies tun können, ohne die Logistik zum Chaos werden zu lassen und gleichzeitig einen Zeitplan zu erstellen, der Ihrem Team Spaß macht.

Die ideale Dauer des Retreats

Wenn Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist, benötigen Sie eine längere Klausur, da ein oder zwei Tage nicht ausreichen. Wir haben gesehen, dass größere Teams 3-5 Tage lange Klausuren organisieren. Das ist die ideale Länge, wenn Sie eine gute Mischung aus Arbeit und Erholung wünschen.

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Montag: Ankunft und Beginn des Retreats

Die meisten Retreats beginnen an einem Montag, was bedeutet, dass jeder bis dahin ankommen und sich in seiner Unterkunft einrichten sollte. Wer lange Strecken zurücklegen muss, sollte die Tickets unbedingt für Sonntag kaufen, damit er am Montagmorgen frisch und ausgeruht ist. Für diejenigen mit kürzeren Reisezeiten sind Flüge am Montag kein Problem.

In diesem Sinne sollten Sie nicht damit rechnen, am Montag etwas Produktives zu tun. Die Leute kommen zu unterschiedlichen Zeiten an, sie sind müde und aufgeregt, einander kennenzulernen, also sollten Sie den Montag wirklich als Tag nutzen, um sich einzuleben.

Sie können diesen Tag nutzen, um die Stadt zu erkunden, vom Hotel aus zu arbeiten, Kennenlernspiele zu spielen, um neue Kollegen kennenzulernen , kleinere Meetings zu vereinbaren oder was auch immer sie möchten. Stellen Sie nur sicher, dass am Montag keine Arbeit ansteht. Und verfallen Sie nicht ins andere Extrem und veranstalten Sie am Anreisetag keine Party. Schließlich möchten Sie, dass alle für das große Meeting am nächsten Tag frisch sind.

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Dienstag: Der offizielle Start

Bei einer großen Gruppe auf einer Klausurtagung ist es üblicherweise üblich, dass der CEO des Unternehmens die Klausurtagung am zweiten Tag nach der Ankunft mit einer Rede eröffnet.

Als EVBox Ende letzten Jahres zu seiner Klausurtagung für 200 Personen nach Madrid ging, begann sie diese offiziell am zweiten Tag mit einer Präsentation über die Vision des Unternehmens für 2019.

Sie können die Rede auch zu einer längeren Präsentation über die Entwicklung des Unternehmens ausbauen. Fügen Sie vielleicht einige Zahlen und Statistiken ein, um alle im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.

Sie denken vielleicht, das ist zu viel, aber jemand, der vom anderen Ende der Welt einfliegt, wird es zu schätzen wissen, über die Fortschritte des Unternehmens informiert zu werden.

Lassen Sie den Tag bei einem Firmen-Dinner mit Wein an einem schönen Ort ausklingen.

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Mittwoch und Donnerstag: Arbeiten, spielen, wiederholen

Den Mittwoch sollten Sie der produktiven Arbeit widmen. Erwägen Sie die Organisation eines Hackathons oder Innovationstages, um gemeinsam neue Produktideen zu entwickeln oder an Lösungen zu arbeiten. (Scrollen Sie weiter, um unsere Tipps zu Hackathons zu lesen!)

Teilen Sie am Donnerstagmorgen kleinere Teams auf und lassen Sie diese an ihren vorher festgelegten Projekten arbeiten. Nutzen Sie den Nachmittag dann für eine Teambuilding-Aktivität. Unterschätzen Sie nicht die Macht des Teambuildings! Indem Sie den Teammitgliedern etwas Zeit zum Teambuilding geben, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Abwehr fallen zu lassen und wirklich eine Beziehung zueinander aufzubauen. Das ist ein sicherer Weg, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit auch ihre Bindung zu erhöhen.

Zu den beliebtesten Aktivitäten unserer Kunden zählen Segeln auf dem Fluss in Lissabon, die Schatzsuche in Barcelona oder Surfen lernen im kleinen Dorf Ericeira.

Bevor Sie jedoch zu den Teamaktivitäten aufbrechen, ist es eine gute Idee, noch eine Rede oder Ankündigung zu halten, um alle darüber zu informieren, was während des Retreats erreicht wurde.

Wenn Sie bereits am Freitag abreisen, eignet sich der Donnerstag auch hervorragend für eine Abendparty.

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Freitag: Hasta luego!

Geben Sie Ihrem Team am Freitag die Wahl, ob es an den letzten Aufgaben arbeiten oder sich von der Arbeit und anderen Aktivitäten freinehmen möchte, da dies der Abreisetag ist. Ihr Team wird es zu schätzen wissen, insbesondere diejenigen, die einen langen Flug vor sich haben. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Team ausgeruht, voller Energie und inspiriert nach Hause kommt.

Hackathons und Innovationstage: Gemeinsam an einem Ziel arbeiten

Große Unternehmen, die sich zu Klausuren treffen, organisieren häufig Hackathons, um neue Ideen zu entwickeln, neue Produktfunktionen zu entwickeln und alle im Unternehmen gemeinsam an einem Ziel arbeiten zu lassen. Für diese Meetings empfehlen wir, einen großen Raum für alle Teilnehmer bereitzustellen.

Je nach Gruppengröße sollten Sie auch über mindestens zwei kleinere Besprechungsräume für Pausen verfügen, damit die Teams sich ausruhen und etwas Zeit für sich haben können.

Kürzlich veranstaltete das Team von Mattermost im Rahmen einer Firmenklausur in Lissabon einen Design-Hackathon. Ziel war es, jedem die Möglichkeit zu geben, sich auf Produkte und Projekte zu konzentrieren, die ihn begeistern.

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„Es hat Spaß gemacht, zusammenzukommen und zu sehen, wie begeistert die Leute an etwas arbeiten, das ihnen wirklich am Herzen liegt! Es war eine unglaubliche Erfahrung.“

- Corey Hulen, CTO und Mitbegründer von Mattermost

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Ein weiterer nützlicher Tipp für Hackathons und Innovationstage ist, ein Catering zu organisieren, anstatt essen zu gehen. Das spart viel Zeit und vereinfacht Ihre Logistik erheblich.

Noch etwas, das offensichtlich erscheint, aber dennoch erwähnt werden sollte: Erkundigen Sie sich im Hotel, ob das Internet tatsächlich funktioniert. Sie halten das wahrscheinlich für selbstverständlich, aber viele Hotelmanager tun das nicht. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass in den Besprechungsräumen genügend Projektoren vorhanden sind und dass alle funktionieren. Sie können das Hotel im Voraus besuchen, um zu überprüfen, ob alles nach Plan funktioniert.

Halten Sie sich an den Zeitplan, aber bleiben Sie flexibel

Bei der Organisation eines Retreats ist es wichtig, einen Zeitplan zu haben und sich daran zu halten. Aus eigener Erfahrung kann ein lockerer Zeitplan mit zu viel Flexibilität zu einem richtigen Chaos führen, wenn jeder macht, was er will, und Sie weder Arbeit erledigen noch Zeit miteinander verbringen können.

Übertreiben Sie es jedoch nicht – lassen Sie den Teilnehmern etwas Freizeit, in der sie tun können, was sie möchten. Sie können die Abende nutzen, um Abendessen oder andere Aktivitäten zu organisieren, aber das ist völlig optional. Ihr Team wird einen Weg finden, sich selbst zu organisieren, und nicht jeder möchte abends ohnehin Kontakte knüpfen – manche möchten einfach nur ein Nickerchen machen oder ihre Familie anrufen.

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Überlassen Sie Surf Office die Logistik

Während die Organisation eines Retreats für große Teams eine äußerst lohnende Erfahrung sein kann, kann es auch ziemlich anspruchsvoll, zeitaufwändig und teuer sein, wenn Sie nicht mit den richtigen Anbietern verbunden sind. Wenn Sie der Meinung sind, dass es für Sie von Vorteil wäre, die Logistik eines Retreats auszulagern, während Sie die Zeit mit Ihrem Team an einem wunderschönen Ort genießen, wenden Sie sich an das Team von Surf Office – wir sorgen dafür, dass Sie in guten Händen sind.