Beginnen Sie mit dem Zweck. Es gibt viele mögliche Gründe, warum Ihr Team einen Retreat extern organisiert ( sehen Sie sich hier einige unserer Fallstudien an ), darunter:
- Verbesserung der Teamkommunikation und Zusammenarbeit
- Innovation oder Organisation eines Hackathons
- Bringen Sie Ihr Remote-Team für ein verbindendes Erlebnis zusammen
- Spannungen zwischen Teammitgliedern lösen
- Identifizieren, was im Unternehmen nicht funktioniert, und Beheben des Problems
Hier sind ein paar Schritte, die wir basierend auf unserer Erfahrung mit den Teams, mit denen wir hier bei Surf Office das Vergnügen hatten, zusammenzuarbeiten, zusammengestellt haben.
1. Entscheiden Sie, wie viele Tage Ihr Retreat dauern soll.
Damit ein Retreat erfolgreich ist, muss es mindestens zwei Tage dauern, da ein Tag außerhalb des Veranstaltungsortes verbracht werden sollte. Die ideale Dauer liegt in der Regel zwischen 3 und 5 Tagen – abhängig von der Größe Ihres verteilten Teams und davon, ob Sie sich auf größere Aufgaben konzentrieren müssen. Manchmal bleiben unsere Teams sogar zwei bis drei Wochen.
2. Legen Sie das Retreat-Budget fest
Das Retreat-Budget setzt sich aus Transportkosten, Unterkunftskosten, Verpflegungskosten und Teamaktivitäten zusammen. Buffer legt beispielsweise sein Budget für das jährliche Retreat auf 5.000 EUR pro Person und für die Mini-Retreats auf 1.400 EUR pro Person fest. Weitere Informationen zur Optimierung des Retreat-Budgets finden Sie hier oder kontaktieren Sie uns für weitere Hilfe und Beratung.
3. Wählen Sie den richtigen Standort
Die Auswahl des richtigen Ortes ist die wichtigste Entscheidung, die Sie während des Retreat-Planungsprozesses treffen. Es hat direkten Einfluss auf die Kosten und die Zufriedenheit des Teams mit dem Retreat. Möglicherweise zieht es Sie zu günstigeren Standorten wie Prag oder Lissabon. Viele Teams bevorzugen sonnige Standorte in Strandnähe, wie zum Beispiel Ericeira oder Gran Canaria. Andere Teams legen Wert auf unterhaltsame Aktivitäten in historischen Städten ( Barcelona, Madrid, Berlin ). Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Standorte in Kategorien unterteilt. Unser Tool „ Location Finder“ kann Ihnen dabei helfen, den idealen Ort für Ihren nächsten Retreat zu finden, wenn Sie ein verteiltes Team haben.
4. Wählen Sie die Art des Retreats für Ihr Team
Viele Teams legen mehr Wert auf die Retreat-Unterkunft als auf den Standort. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Team von 30 Mitgliedern und möchten, dass Ihr Team immer zusammen ist. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, eine Villa (oder ein kleines Boutique-Hotel) vollständig zu mieten. Es kann schwierig sein, die Villa zu finden, die genau zur Anzahl Ihrer Teammitglieder passt. Daher ist es wichtiger als der Standort, die Villa mit der richtigen Kapazität zu finden – es ist weniger wichtig, ob die Villa in der Nähe von Barcelona, Valencia oder Lissabon liegt.
5. Entwerfen Sie die Struktur Ihres Retreats
Die besten Retreats sind eine Mischung aus Arbeit und Teambuilding. Es muss ein Gleichgewicht zwischen Beschäftigung mit Arbeitsaufgaben und etwas Spaß bestehen. Beispielsweise beginnen Teams in Lissabon ihren Tag gerne morgens im Büro. Dann gehen sie nach dem Mittagessen surfen und lassen das Ganze am Nachmittag mit etwas mehr Arbeit ausklingen – z. B. Brainstorming-Sitzungen oder Präsentationen – und lassen den Abend für mehr Kontakte bei Abendessen/Getränken übrig.
6. Denken Sie an alle Mitglieder des Teams
Aufgrund der Art ihrer Arbeit können einige Ihrer Teammitglieder nicht ständig vor Ort sein. Wer im Vertrieb oder im Kundenservice arbeitet, muss sich während des Retreats zumindest etwas Zeit für seine täglichen Aufgaben nehmen. Es sei denn, Sie haben jemanden, der sie aus der Ferne oder in der Zentrale Ihres Unternehmens vertritt.
7. Planen Sie das Ziel der Arbeitssitzungen, Mahlzeiten und Teambuilding-Aktivitäten
Planen Sie, während Ihres Retreats einige Unternehmensprobleme zu lösen? Oder werden Sie Innovationen durch einen Hackathon, Design Sprint oder Produkt-Roadmapping entwickeln? Der Vormittag ist ideal, um die Arbeit zu erledigen, und glauben Sie uns: Wenn Sie nicht vor Ort sind und nicht im Büro, können Sie sich auf jeden Fall besser konzentrieren. Es gibt auch Teams, die sich dafür entscheiden, mehr Zeit mit dem Teambuilding als mit der Arbeit zu verbringen. Denn woran werden sich Ihre Kollegen am meisten erinnern? Natürlich an unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten. PS: Vergessen Sie bei der Planung von Teammahlzeiten nicht die kulinarischen Vorlieben und Ernährungseinschränkungen Ihrer Teammitglieder!
Einen Retreat zu organisieren bedeutet, gemeinsam außerhalb des Firmengeländes zu gehen und die Balance zwischen Arbeit und Spaß zu finden. Je nachdem, welche dieser beiden wichtiger ist, kann die Bilanz jedes Unternehmens etwas anders aussehen. Nachfolgend unterscheiden wir 5 Arten von Team-Retreats.
Der erste Typ ist ein Work-Retreat, ein Teamtreffen, bei dem die Arbeit im Vordergrund steht und Teamaktivitäten etwas Besonderes sind. Die zweite Art ist ein Teambuilding-Retreat, bei dem der Schwerpunkt auf der persönlichen Kontaktaufnahme mit Kollegen liegt. Abschließend teilen wir die Team-Retreats nach Teilnehmern auf. Es gibt Leadership-Retreats, Startup-Retreats und Remote-Team-Retreats und jedes davon hat unterschiedliche Anforderungen.
Was wollen Sie mit Ihrem Team erreichen? Möchten Sie die Leistung des Teams verbessern? Zwischenmenschliche Probleme innerhalb der Gruppe angehen? Oder möchten Sie nach harter Arbeit einfach nur Spaß haben und sich mit Ihrem Team verbinden? Es gibt verschiedene Arten von Teambuilding-Aktivitäten. Sie können zwischen Kommunikationsaktivitäten, Problemlösung, Anpassungsfähigkeit oder Aktivitäten, die sich auf den Aufbau von Vertrauen konzentrieren, wählen.
Schauen Sie sich einige der von uns angebotenen Teamaktivitäten an, indem Sie auf die unten stehenden Links klicken.
Avocodes Retreat als Mini-Startup-Beschleuniger
Avocode ist ein Tool, das Designern und Entwicklern hilft, auf einer nahtlosen Plattform zusammenzuarbeiten. Im Rahmen ihres Arbeits-Retreats verbrachte das Team 10 Tage bei Surf Office Lissabon und arbeitete als Mini-Startup-Beschleuniger.
Die 20-köpfige Gruppe teilte sich am ersten Tag in kleine Teams auf und arbeitete dann an konkreten Projekten. Der letzte Tag des Retreats war der Präsentation der Ergebnisse jedes Teams mit dem Rest der Gruppe gewidmet. Infolgedessen trieb der Arbeits-Retreat von Avocode Innovationen voran. Ihr Ergebnis ist ein großartiges Beispiel dafür, wie man die begrenzte Zeit optimal für kreatives Denken nutzt.
Mynd Retreat führte zu 12 neuen Produktfunktionen
Mynd ist ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Kalifornien. Für ihren Arbeits-Retreat zog Mynds 32-köpfiges Team für 10 Tage ins Surf Office Barcelona. Wie Avocode verbrachten sie die ersten drei Tage damit, einen Hackathon durchzuführen. Das Team entwickelte in einem schnellen Innovationssprint 12 neue Produktfunktionen.
Mynds Ansatz bei ihrem Arbeits-Retreat bestand darin, sich vorher vorzubereiten. Wichtige Designelemente waren bereits vorhanden, als sie in Spanien ankamen. Dadurch konnte das Team schnell agieren und ohne Designer arbeiten. Überlegen Sie, was Sie zur Vorbereitung tun müssen, bevor Sie zu Ihrem Arbeits-Retreat vor Ort ankommen.
Mattermosts innovativer Design-Retreat
Mattermost ist ein Kommunikationssoftwareunternehmen, das eine zu Slack alternative Messaging-Plattform entwickelt. Ihr Team-Retreat in Lissabon kombinierte Innovation und Teambuilding in fünf Tagen.
Mattermost verbrachte sein Arbeits-Retreat damit, eine Produkt-Roadmap zu erstellen, seine Grundwerte zu diskutieren, Teambildung zu betreiben und einen Hackathon zu veranstalten. Erfahren Sie mehr in diesem Video von ihrem CTO Corey Hulen.
Das Team von Invision trifft sich zu Strand-Meetings
Schließlich ist InVision ein Produktdesign-Tool und ein 100 % Remote-Unternehmen. Das Team traf sich in Ericeira zu einem Arbeits-Retreat mit Surf Office.
Sie teilen ihre Zeit zwischen Teambindung – Stand-Up-Paddle, Surfen und Essen unglaublicher Meeresfrüchte – und einem Hackathon auf. Während ihres eintägigen Hackathons entwickelte InVision neue Produktfunktionen und interne Kommunikationstools.
Planen Sie ein Strategiemeeting , einen Design Sprint, einen Hackathon, ein Kickoff-Meeting eines neuen Projekts oder „nur“ normale Arbeitszeit?
Was auch immer es ist, wir stehen Ihnen zur Seite.
Erwarten Sie ein professionelles Arbeitsumfeld mit:
Und natürlich sehr schnelles Internet.
Jedes Team hat unterschiedliche Erwartungen an sein Retreat-Erlebnis und deshalb haben Sie die Flexibilität, verschiedene Arten von Unterkünften zu wählen, von Premium-Zimmern mit eigenem Bad bis hin zu Gemeinschaftsunterkünften .
Alle unsere Unterkunftsmöglichkeiten liegen in zentralen Gegenden, nur wenige Gehminuten von den Restaurants und Lebensmittelgeschäften entfernt. Sie müssen kein Auto mieten oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen, um sich fortzubewegen. Wir möchten Ihren Aufenthalt so einfach wie möglich gestalten.
Sie haben die 100-prozentige Sicherheit, dass Ihre Buchung nicht storniert wird (jeder, der Erfahrung mit Last-Minute-Stornierungen von Gruppenbuchungen hat, kann das nachvollziehen).
Wir verstehen, dass Ihr Team möglicherweise wächst und Sie im Laufe der Zeit möglicherweise zusätzliche Räume benötigen. Diese Flexibilität genießen Sie ebenfalls.
Wir haben ein System entwickelt, das die Retreat-Planung einfach und schnell macht.
Wir planen jedes Detail Ihres Retreats von Anfang bis Ende, sodass Sie dies nicht tun müssen. Das beinhaltet:
Sie erhalten einen personalisierten Zeitplan und ein Online-Dashboard mit allen Informationen zu Ihrem Retreat, bevor Ihr Retreat beginnt. Unser Vor-Ort-Support zeigt Ihnen bei Ihrer Ankunft alles, was Sie wissen müssen, und sorgt dafür, dass für Sie und Ihr Team alles reibungslos verläuft.
„Vielen Dank für den tollen Offsite-Veranstaltungsort @surfoffice – wir hatten eine Menge Spaß!“
James Allgrove, Wachstumsleiter bei Stripe UK
1. Bestätigen Sie die Details
Sie bestätigen mit uns die Anzahl der Personen, den Standort (wir können Ihnen auch den besten Ort basierend auf dem Standort Ihres Teams und den Flugpreisen empfehlen), die Daten und die gewünschte Unterbringung.
2. Rechnung und Zahlung
Nach Bestätigung der Angaben senden wir Ihnen eine Rechnung. Sie können per Überweisung, Kredit-/Debitkarte oder PayPal bezahlen.
3. Team-Retreat-Planung
Dieser Vorgang ist super einfach. Mit unserem Playbook erstellen Sie schnell einen personalisierten Zeitplan. Wir stellen sicher, dass Sie rechtzeitig vor Ihrem Retreat alle Informationen erhalten und unser Support-Mitarbeiter steht Ihnen während des gesamten Prozesses zur Verfügung.
4. Retreat
Nach Ihrer Ankunft erwartet Sie eine Einführungstour. Unser Vor-Ort-Support steht Ihnen zur Verfügung, falls Sie etwas benötigen. Wir geben Ihnen Tipps vor Ort und erinnern Sie während des Retreats an Ihre geplanten Aktivitäten.
Wählen Sie einen unserer über 130 Standorte in Europa, Nordamerika und im asiatisch-pazifischen Raum.
