Imagínate entrar a una reunión sin ningún calentamiento, directamente hacia la fría y dura agenda. Es como meterse en una piscina sin sumergir primero los dedos de los pies: un poco impactante, ¿verdad? Bueno, es por eso que las reflexiones iniciales son como los ejercicios de calentamiento antes de la reunión maratoniana. Pueden parecer pequeños, pero desempeñan un papel estratégico en la planificación y ejecución de tus reuniones.
En el blog de hoy vamos a profundizar exactamente por qué son importantes estas reflexiones iniciales, además de ofrecerte consejos sobre cómo puedes llevarlas a cabo antes del comienzo de tu próxima reunión. ¡Esto también se aplica a cualquier tipo de reunión! Ya sea una puesta al día semanal o una reunión importante entre todos. ¡Ya no hay excusas para reuniones mal planificadas!
1. Bienvenida y agradecimiento
Imagina que entras en una habitación y lo primero que escuchas es un cálido "¡Bienvenido! Estamos muy contentos de que estés aquí". Al instante, sientes que importas. Eso es lo que hace expresar gratitud y dar la bienvenida a los participantes. Inicia la reunión con el pie derecho, haciendo que todos se sientan parte de algo significativo. Y cuando la gente se siente valorada y apreciada, ¿adivinen qué? Es más probable que estén comprometidos y dispuestos a contribuir, lo que hace que la discusión sea más productiva.
No olvidemos que las reuniones a veces pueden ser un poco complicadas, ¿verdad? Estás en medio del trabajo y, de repente, llega la hora de reunirte. Pero cuando alguien comienza la reunión diciendo: "Gracias por estar aquí; tu presencia importa", es como una inyección de moral. Les recuerda a todos que esta reunión no es sólo una pérdida de tiempo; es significativo. Es como convertir un posible ceño fruncido en una pequeña sonrisa.
Probemos: "Buenos [días/tardes/noches] a todos. Quiero comenzar expresando mi gratitud por su tiempo y presencia aquí hoy. Gracias por ser parte de esta reunión".
El mejor consejo de Surf Office: El "apretón de manos de bienvenida" es una excelente opción para promover un sentido de bienvenida y gratitud en las reuniones, ya sean físicas o virtuales. Ayuda a crear una atmósfera cálida e inclusiva, haciendo que los participantes se sientan valorados y apreciados desde el principio.
¡Recuerda estos pasos!
- Extiende una mano abierta con una sonrisa.
- Espera a que los participantes respondan (física o virtualmente).
- Expresa gratitud verbalmente: "Gracias por estar aquí".
- Mantén el contacto visual si estás en reuniones virtuales.
2. Propósito y objetivos
¿Alguna vez estuviste en una reunión en la que no tenías idea de por qué estaba allí o de lo que se suponía que debía lograr? ¡Sí, nosotros también! ¡Es como vagar en la oscuridad! Declarar el propósito y los objetivos desde el principio es como encender las luces. Todos saben instantáneamente por qué se han reunido y qué se supone que deben lograr. La claridad es tu mejor amiga en una reunión.
Probemos: "Hola equipo. Hoy estamos reunidos aquí para [indicar el propósito u objetivos de la reunión]. Trabajemos juntos para lograr nuestras metas".
El mejor consejo de Surf Office: Establece claramente los minutos de la reunión al equipo y apégate al tiempo asignado. Si quieres hablar de productividad, indica que tomará X cantidad de minutos. ¡Salir del tema podría alargar la reunión y todo tu arduo trabajo y preparación se habrán ido por la ventana!
3. Reconocer los logros
Considera cómo se siente cuando se reconoce y celebra tu arduo trabajo. Es como una inyección de positividad directa al corazón. Reconocer los logros al comienzo de una reunión hace precisamente eso: les da un impulso moral a los miembros de tu equipo. Les dice que sus esfuerzos no pasan desapercibidos y que su trabajo es valorado.
Cuando las personas se sienten apreciadas, es más probable que afronten la reunión con entusiasmo y una actitud positiva. Esta energía positiva puede ser contagiosa, extenderse por todo el equipo y establecer un tono productivo para la discusión.
Probemos: "Antes de sumergirnos en nuestra agenda, me gustaría tomarme un momento para celebrar algunos logros recientes. [Mencione un éxito o hito reciente]".
El mejor consejo de Surf Office: Crea un sistema de premios o certificados para honrar los logros destacados. Antes de que comience la reunión, presenta estos premios a los miembros del equipo que se hayan destacado en diversas áreas, como la finalización de proyectos o la innovación. Puedes hacer de esto una característica habitual de tus reuniones.
4. Team bonding
Todos sabemos que los rompehielos son un calentamiento para el cerebro y el corazón. ¿Conoces ese silencio incómodo cuando comienzas una reunión? Los rompehielos atraviesan eso como un campeón. Lo hacen todo acogedor y cómodo, para que podamos charlar sin sentirnos como si estuviéramos en una cena formal.
Entonces, digamos que estamos inmersos en el rompehielos y descubres que a tu compañero de trabajo no solo le encantan las hojas de cálculo sino que también es un bailarín de salsa aficionado. Compartir cosas personales como esas nos ayuda a vincularnos a un nivel más profundo. Es como descubrir que ambos apoyan al mismo equipo deportivo; es una conexión instantánea. Y, lo creas o no, esa conexión puede hacer que trabajemos mejor juntos.
Probemos: "Comencemos esta reunión con una rápida actividad para romper el hielo. En una oración, comparte algo interesante o emocionante que te haya sucedido recientemente".
El mejor consejo de Surf Office: Uno de nuestros rompehielos favoritos para participar en reuniones es "Dos verdades y una mentira", ¡perfecto para establecer un tono amistoso antes de una reunión!
Así es como va:
- Cada uno de ustedes piensa en dos cosas acerca de sí mismos que son ciertas y una cosa que es totalmente mentira.
- Cuando sea tu turno, comparte los tres con el grupo, ¡pero mantén la cara de póquer!
- Ahora es trabajo de los demás adivinar cuál es la mentira.
- Una vez que se hayan obtenido los votos, cuéntalo todo y comparte la historia detrás de la mentira.
¿Por qué este juego es increíble, preguntas? Bueno, es como un rompecabezas social. Hace que todos hablen, rían y aprendan datos curiosos sobre los demás. Además, ¡es una forma ingeniosa de romper el hielo y formar equipos!
5. Marcando el tono
Una excelente manera de establecer el tono en cualquier reunión es recordarles a los empleados por qué están trabajando tan duro en primer lugar. Piensa en ello como una pequeña chispa que puede iluminar toda nuestra habitación. Cuando volvemos a conectarnos con la misión de nuestra empresa, es como redescubrir esa emoción que teníamos cuando nos unimos por primera vez. Es como reavivar nuestra pasión por lo que hacemos. Y créenos, ese tipo de conexión emocional puede darnos un impulso turbo de energía y mantenernos animados durante toda la reunión.
Probemos: "Al comenzar, recordemos nuestro compromiso compartido con [los valores, la misión y los objetivos de la empresa]. Dejemos que eso guíe nuestras discusiones de hoy".
El mejor consejo de Surf Office: A veces, las misiones y los valores de la empresa pueden parecerse un poco a esas grandes y elegantes palabras que se encuentran en los documentos corporativos. Pero en el momento en que empiezas a entrelazarlos en una historia de la vida real, de repente se vuelven realistas e identificables.
Entonces, ¿por qué no compartir una historia con el equipo? Imagínate compartir una historia sobre uno de los miembros de tu propio equipo que enfrentó una situación difícil y, en ese momento, encarnó los valores de la empresa como un superhéroe en acción. Casi estás sacando esas palabras del papel y mostrándoles a todos que no son sólo frases vacías, sino estrellas guía que iluminan nuestro camino.
Cuando escuchas cómo un empleado hizo todo lo posible para hacer las cosas bien para un cliente, incluso cuando las cosas se pusieron difíciles, los valores de tu empresa cobran vida. Es un recordatorio de que estos valores no son sólo para mostrar; son el corazón palpitante de lo que haces.
6. Inspiración y motivación
Comenzar con una cita inspiradora es como un gancho que atrae a todos a la reunión. La gente no puede resistirse a una buena cita que toque las notas correctas.
Además, cuando compartes una cita que te conmueve personalmente, se crea una conexión con tu equipo. Demuestra que no se trata sólo de negocios, sino que está aportando una parte de tí mismo a la reunión.
Las citas inspiradoras suelen tener un impacto positivo. Al comenzar con una, estás estableciendo un tono alegre que puede aumentar el ánimo y la motivación de todos.
Probemos: "Recientemente encontré una cita que me llamó la atención: [Comparte una cita inspiradora]. Usemos estas palabras como motivación para nuestra reunión de hoy".
El mejor consejo de Surf Office: Intenta utilizar el internet para buscar algunas de las mejores citas que realmente impulsen a tu equipo. Intenta que sea relevante para el trabajo en equipo o el éxito. Si inspiras aunque sea a una sola persona durante la reunión, ¡has alcanzado tu objetivo!
Estas son algunas de nuestras citas favoritas:
"La única manera de hacer un gran trabajo es amar lo que haces". -Steve Jobs
"El éxito no es definitivo, el fracaso no es fatal: lo que cuenta es el coraje de continuar". -Winston Churchill
"Solos podemos hacer muy poco; juntos podemos hacer mucho". - Helen Keller
"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo". - Peter Drucker
"El trabajo duro vence al talento cuando el talento no trabaja duro". -Tim Notke
"La diferencia entre una persona exitosa y los demás no es la falta de fuerza, ni la falta de conocimiento, sino la falta de voluntad". -Vince Lombardi
"El éxito es caminar de fracaso en fracaso sin perder el entusiasmo". -Winston Churchill
"Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione". - John C. Maxwell
"El futuro depende de lo que hagas hoy". - Mahatma Gandhi
7. Control emocional
Los controles emocionales antes de las reuniones de equipo pueden marcar una diferencia significativa en el funcionamiento de tu equipo. Es más que una simple rutina; es una práctica que puede impactar positivamente la dinámica y la productividad del equipo.
En primer lugar, estos controles permiten a los miembros del equipo expresar cómo se sienten. Piensa en ello como un espacio seguro para compartir emocionalmente. Puede parecer poca cosa, pero es crucial para el bienestar emocional. Cuando las personas pueden sincerarse sobre sus emociones, se puede evitar que los problemas se agraven o afecten negativamente la dinámica del equipo.
Además, los controles contribuyen a generar confianza dentro del equipo. La confianza es el pegamento que mantiene unido a un equipo, y cuando los miembros del equipo se sienten cómodos compartiendo sus emociones e inquietudes, la confianza crece naturalmente. Es un componente fundamental del trabajo en equipo eficaz y estos controles emocionales pueden allanar el camino para vínculos más fuertes entre los miembros del equipo.
Probemos: "Antes de comenzar, tomemos un momento para hacernos preguntas de control. ¿Cómo se sienten todos hoy? ¿Hay algo que les gustaría compartir o discutir?".
El mejor consejo de Surf Office: Ahora, puede ser difícil lograr que ciertas personas se abran, especialmente si, por ejemplo, están molestos con otro miembro del equipo o tienen problemas personales. ¡No convirtamos esto en una sesión de terapia sin licencia!
La clave es crear un ambiente seguro y cómodo donde los miembros del equipo sientan que pueden abrirse si así lo desean. Probemos un juego:
Bingo para compartir emociones
Antes de que comience la reunión, distribuye tarjetas de bingo a cada miembro del equipo con varias emociones o sentimientos escritos en los cuadrados. Por ejemplo, "feliz", "frustrado", "emocionado", "ansioso", "contento", etc.
Durante el control, los miembros del equipo pueden turnarse para compartir su estado emocional actual, pero en lugar de simplemente expresarlo abiertamente, intentan incorporarlo de forma natural a la conversación. Por ejemplo, si alguien se siente emocionado, podría decir: "¡Me siento como un niño en la mañana de Navidad con la actualización de este proyecto!".
Otros miembros del equipo pueden marcar la emoción correspondiente en sus cartones de bingo cuando la escuchen. El objetivo no es presionar a nadie para que comparta, sino crear una forma alegre y no intrusiva para que las personas se expresen si así lo desean.
La primera persona en completar su cartón de bingo puede obtener un pequeño premio o reconocimiento, añadiendo un elemento de competencia divertido y amigable a la actividad. Este enfoque fomenta el intercambio emocional sin incomodar a nadie ni obligarlo a divulgar información personal. Mantiene la atmósfera ligera y agradable y al mismo tiempo permite que los miembros del equipo se conecten a un nivel emocional si así lo desean.
8. Rompehielos visuales
Agregar un rompehielos visual es como rociar un toque de creatividad en el cóctel de tu reunión. No se trata sólo de palabras; se trata de conectarse a un nivel más personal. Cuando le pides a tu equipo que muestre sus espacios de trabajo actuales, los estás invitando a tu mundo. Esto ayuda a romper el hielo y hace que esas relaciones virtuales parezcan un poco más reales.
Probemos: "Oye, comencemos con un rompehielos visual. Muéstranos tu espacio de trabajo y no olvides resaltar algo especial en tu escritorio".
El mejor consejo de Surf Office: El secreto aquí es dejar que tu equipo se vuelva un poco sofisticado con los ángulos y fondos de la cámara. Agrega un elemento divertido, como un pequeño juego de adivinanzas. Además, es una oportunidad para que todos muestren su estilo único.
9. Reflexionar sobre los desafíos recientes
Antes de sumergirse de lleno en la agenda de la reunión, ¿por qué no tomarse un momento para asegurarse de que los proyectos y las tareas se estén ejecutando sin problemas? Reflexionar sobre los desafíos recientes que ha enfrentado tu equipo es brindarles a todos la oportunidad de hablar sobre las inquietudes o fallas que han ocurrido desde la última reunión. Es una oportunidad para aprender de sus aventuras pasadas, modificar sus estrategias y desarrollar esa resiliencia tan importante.
Probemos: "Está bien, comencemos reflexionando sobre un desafío reciente. ¿Qué lecciones podemos extraer de él y cómo podemos aprovechar esas lecciones?"
El mejor consejo de Surf Office: A veces las personas son reservadas al admitir fracasos o desafíos. Si este es el caso de tu equipo, ¡tal vez integra un juego en la reunión para energizar la sala!
Tarjeta de lección
Aquí te explicamos cómo jugar:
- Entrega a cada miembro del equipo una tarjeta o una nota adhesiva. Pídeles que escriban un desafío reciente que enfrentaron por un lado y la lección que aprendieron de él por el otro.
- Recoge todas las cartas y mézclalas.
- Saca una tarjeta al azar y lee en voz alta el desafío y la lección sin revelar al autor.
- Anima al equipo a discutir la lección y cómo se puede aplicar a tareas o proyectos futuros. Adivinen quién escribió la tarjeta si lo desean, pero concéntrate en la lección misma.
- Continúa dibujando y discutiendo tarjetas hasta que hayas cubierto todos los desafíos y lecciones o hasta que hayas dedicado la cantidad de tiempo deseada a la actividad.
- Concluye resumiendo las conclusiones clave y los elementos de acción que surgieron de las discusiones.
¡Esta actividad fomenta la reflexión sobre los desafíos recientes y permite debates significativos sin la necesidad de demasiados recursos y planificación!
10. Minuto de atención plena
Entonces, están a punto de comenzar su reunión, pero antes de sumergirse en el meollo de la cuestión, tomen un respiro rápido. ¡Pulsa el botón de reinicio en el cerebro de todos! Una breve práctica de atención plena (ya sea un ejercicio de respiración de un minuto o una minimeditación) ayuda a todos a reducir sus niveles de estrés y convertirse en guerreros zen.
Probemos: "Empecemos con un momento de atención plena. Cierra esos mirones, respira profundamente y concentrémonos en el juego".
El mejor consejo de Surf Office: Si te sientes aventurero, puedes incluso contratar a un gurú de Atención Plena o utilizar algunas ingeniosas aplicaciones de meditación. Con el tiempo, esta práctica puede convertir tus reuniones en zonas zen de concentración y calma.
11. Oradores invitados
Invitar a un orador a abrir tu reunión es una idea fantástica por varias razones convincentes. No sólo añade una capa de novedad y emoción a sus reuniones, sino que también aporta importantes beneficios a tu equipo y a tu organización en su conjunto.
Estas personas son profesionales; ¡Tienen todos los ingredientes para sacar la cabeza de la gente del escritorio y ponerla en el juego!
Probemos: "Buenos [días/tardes/noches] a todos. Antes de sumergirnos en nuestra reunión de hoy, tenemos un regalo especial para ustedes. Hemos invitado a un orador motivacional que compartirá ideas valiosas con nosotros. "Gracias por estar aquí para hacer que este momento sea aún más significativo".
El mejor consejo de Surf Office: ¡Haz tu propia investigación! Cada empresa tiene diferentes valores e ideologías, ¿y adivinen qué? Hay oradores motivacionales que se ajustan perfectamente a tu descripción. Recibe recomendaciones de otras personas de empresas similares, navega por Internet, lee reseñas y, en general, asegúrate de que el orador motivacional sea adecuado para tu empresa.
12. ¡Cambia la configuración!
Cambiar el escenario a una reflexión inicial antes de una reunión puede hacer maravillas. Es como un limpiador del paladar mental, ¡especialmente si pasas más de 40 horas en el mismo espacio!
En lugar de sumergirse directamente en los negocios, les brinda a todos la oportunidad de relajarse, aclarar sus mentes y establecer un tono positivo. Este cambio de escenario permite a tu equipo deshacerse de cualquier distracción y concentrarse mejor. Además, fomenta una atmósfera más relajada y abierta, promoviendo una mejor comunicación y colaboración. Entonces, ¿adónde puedes ir?
¿Qué pasaría si te dijéramos que puedes realizar tus reuniones offsite, digamos, en una... playa ? Así es, imagínate intercambiando ideas con tu equipo, el sonido de las suaves olas de fondo y el sol besando tu piel. Puede parecer un sueño, pero con la ayuda de Surf Office, este sueño puede convertirse en realidad.
¿No eres fanático de la playa? ¡Ningún problema! También tenemos una gran cantidad de diferentes retiros en la ciudad y el campo para usted y su equipo. Imagínese tomar la reflexión inicial sobre un picnic en la campiña irlandesa o hacer una caminata por los bosques de Escandinavia. ¡Lugares muy inspiradores!
En Surf Office nos especializamos en crear experiencias laborales únicas que combinan negocios y placer.
Con Surf Office como socio, puedes trasladar sin problemas tus reuniones de negocios a la playa, donde la productividad se encuentra con el paraíso. Entonces, ¿por qué no cambiar tu sala de juntas por una oficina frente a la playa y experimentar la magia de combinar trabajo y ocio en el entorno más idílico posible? Tu equipo te lo agradecerá y tu negocio prosperará en el proceso.
