Useimmat virheet, joita ihmiset tekevät järjestäessään ensimmäisiä yritysretriittejä, on helppo välttää.
Tässä artikkelissa teemme yhteenvedon näistä virheistä ja opetamme, miten voit välttää ne.
Olemme Surf Officessa järjestäneet satoja yritysretriittejä asiakkaillemme ja jopa muutaman omalle tiimillemme. Olemme etäyritys, joten tapaaminen henkilökohtaisesti silloin tällöin on välttämätöntä.
Olemme siis vuosien varrella havainneet joitain yleisiä suunnitteluvirheitä.
Tässä on hieman lisätietoa SurfOfficesta ennen kuin aloitamme:
- Surf Officen kanssa työskentelevät asiakkaat saavat apua kohteen ja tapahtumapaikan valinnassa. Autamme myös koko retriitin suunnitteluprosessissa.
- Vaikka yritämme tehdä niin paljon kuin mahdollista auttaaksemme, tietyt päätökset ovat viime kädessä asiakkaan päätettävissä.
- Emme osallistu retriitin ”työosuuteen”. Kukin asiakas päättää, mitä hän haluaa tehdä retriitin aikana, ja me suunnittelemme kaiken logistiikan sen ympärille.
# 1 Sijaintia ja päivämääriä ei ole tutkittu ennen valintaa.
On helppoa innostua seuraavasta yritysretriitistä ja yrittää kerätä nopeasti palautetta kollegoiltasi heidän päivämäärä- ja sijaintitoiveistaan.
Tämä voi synnyttää pitkän keskustelun, joka tuottaa runsaasti ideoita. Kollegasi kampanjoivat suosikkikohteidensa puolesta ja alkavat kertoa kaikista suunnittelemistaan häistä, perheiden vuosipäivistä ja lomista.
Tämä voi olla liikaa eikä se johda tuottavaan keskusteluun.
Olet ehkä jo arvannut oikean lähestymistavan: tee tutkimusta itse tai pienen ryhmän kanssa.
Sen jälkeen voit ehdottaa rajoitetun määrän vaihtoehtoja koko yritykselle. Suosittelemme aloittamaan sijainnista ja jatkamaan sitten päivämäärillä.
Hyödyllisiä linkkejä:
- 7 tapaa valita seuraava yrityksesi retriittipaikka
- Milloin sinun pitäisi aloittaa seuraavan retriittisi suunnittelu?
#2 Kahden paikan yhdistäminen retriittiäsi varten
On vaikea olla innostumatta kaikista mahdollisista paikoista, joissa voit vierailla seuraavalla yritysretriitilläsi.
Joskus nämä paikat ovat ”sopivasti” lähellä toisiaan, mikä voi saada sinut miettimään: Mitä jos vietämme kolme päivää yhdessä paikassa ja siirrymme sitten toiseen paikkaan retriitin loppuajaksi?
Meillä on usein tämäntyyppisiä pyyntöjä asiakkailta, jotka haluavat esimerkiksi yhdistää Lissabonin ja Ericeiran, koska ne ovat vain 30 minuutin ajomatkan päässä toisistaan.
Yritysretriitti ei ole ajomatka.
Kuvittele kaikki logistiikka, sisään-/uloskirjautumiset, siirrot jne. Niin paljon hukattua aikaa, että voisit keskittyä enemmin tiimien yhdistämiseen tai tuottaviin työpajoihin.
Puhumattakaan siitä, että jotkut kollegoistasi eivät ehkä ole suuria matkustamisen faneja.
Kahden paikan yhdistämisen tarkoituksena on parantaa retriittikokemusta, mutta tällä saavutetaan yleensä päinvastainen.
# 3 Etäisyys suurelta kansainväliseltä lentokentältä
Kun matkustat yksin, olet valmis ponnistelemaan päästäksesi unelmiesi määränpäähän.
Mutta kun järjestät matkan kollegoillesi, tavoitteesi on minimoida vaiva saada kaikki perille. Tämä tarkoittaa ylimääräisten tuntien välttämistä lentokentältä lopulliseen sijaintiin.
Tämä on erityisen tärkeää kollegoille, jotka eivät voineet lentää suoraan ja ovat jo viettäneet tunteja lentokoneessa.
Kun lentokone laskeutuu, he haluavat päästä lopulliseen määränpäähän ja nauttia pienestä levosta. Eivät odottamaan, että kaikki nousevat bussiin tai vuokraavat autoja ja ajavat vielä yli 2 tuntia. Se on uuvuttavaa.
Suurin osa retriittipaikoistamme sijaitsee 1 tunnin ajomatkan päässä lentokentältä. Olemme havainneet, että noin 30 minuuttia on optimaalinen. Huono puoli on tietysti se, että tämä rajoittaa huomattavasti mahdollisten kohteiden määrää.
# 4 Liian monta tavoitetta
Surf Officessa suosittelemme aina, että sinulla on yksi päätavoite retriitillesi.
Yleisimmät tavoitteet ovat:
- Tiiminrakennus - Luo luottamusta ja ihmissuhteita kollegojesi välille. Tämä on erittäin tärkeää etätiimeille.
- Visio - Johtoryhmät voivat keskustella yrityksestä, sen tulevaisuudesta ja saada paremman näkemyksen nykyisestä tilanteestaan ja yrityksen maisemasta.
- Strategia tai taktiset retriitit - Nämä on suunniteltu yrityksen sisäisille tiimeille kokoontumaan yhteen ja ratkaisemaan tiettyä ongelmaa (täydellinen suunnittelusprinteihin, hackathoneihin, työpajoihin).
On helppo innostua ja luoda useita tavoitteita. Ja tulos on juuri sellainen kuin odotit = et saavuta mitään niistä.
Tämä ei tarkoita, että jos retriittisi keskittyy esimerkiksi hackathonin ympärille, et voi järjestää tiiminrakennusaktiviteetteja. Itse asiassa suosittelemme yleensä, että sisällytät yhden tai kaksi tiiminrakennustoimintoa minkä tahansa tyyppiseen retriittiin.
Kyse on todella keskittymisestäsi ja yhden tavoitteen viestimisestä koko yritykselle.
# 5 Vaikeasti saavutettavan paikan valitseminen
Retriitin paikan valitseminen kuulostaa hauskalta tehtävältä. Kysyt kaikilta kollegoiltasi mielipidettä ja valitset sitten yhden tai kaksi suosituimmista vaihtoehdoista.
Monille työtovereillesi on kuitenkin usein erittäin vaikea päästä näihin paikkoihin. Keskustelimme jo etäisyydestä kansainväliseltä lentokentältä. Mutta ensin sinun on päästävä sinne.
Kaikki ovat jo uupuneita saapuessaan ja odotat heidän olevan tuottavia ja sosiaalisia seuraavina päivinä ulkomailla? Ei tule kuuloonkaan.
Joskus se on vaivan arvoista pidempien yritysretriittien kohdalla, varsinkin jos kyseessä on paikka, josta kaikki unelmoivat. Useimmissa tapauksissa se on kuitenkin hyvin tehotonta.
Hyvä ratkaisu tällaisten vaikeasti saavutettavien paikkojen välttämiseen on Sijaintihaku-ominaisuuden käyttö.
Lisäät kollegojesi nykyiset sijainnit, ja työkalu laskee optimaalisen tapaamispaikan lentoaikojen ja siirtojen perusteella.
#6 Retriittisi on liian lyhyt
Retriitin järjestäminen on yritykselle merkittävä kustannuserä, joka vain kasvaa, mitä pidempään siellä oleskelet. Talous- tai johtoryhmä saattaa pyrkiä leikkaamaan kustannuksia, ja on helppo sortua siihen, että matkasta tehdään liian lyhyt.
Ensinnäkin sinulla pitäisi olla selkeä visio siitä, mitä haluat saavuttaa retriittisi aikana, ja sen jälkeen määrittele lyhyt esityslista, jotta ymmärrät, kuinka monta päivää tarvitset.
Suosittelemme, että matkan kesto on vähintään kolme päivää ja kaksi yötä, jos kaikki matkustajat lentävät kohteeseen.
Lisää luettavaa: Miten yritysretriitti rakennetaan
# 7 Aikataulusta ei pidetä kiinni
Retriitin ohjelman suunnittelu viime hetkellä on hyvin yleinen virhe. Keksit luultavasti kunnollisen suunnitelman siitä huolimatta, mutta sinua vaivaa aina ajatus siitä, että se olisi voinut olla parempi.
Suunnitelmassasi saattaa olla halkeamia, jotka huomaat vasta ollessasi paikan päällä ulkomailla. Silloin aletaan improvisoida. Ehkä olet aina tehnyt niin startup-yrityksen ensimmäisillä retriiteilläsi, kun tiimi oli pieni.
Improvisointi ei aina kuitenkaan toimi suuremman ryhmän kanssa.
Vinkki:
- Vältä sekaannuksia: älä yritä muuttaa esityslistaa viime hetkellä.
- Varmista, että ihmiset noudattavat kunkin istunnon ja toiminnan alkamisaikaa. Jos 50 ihmistä odottaa 10 minuuttia, se on yhteensä yli 8 tuntia hukkaan heitettyä aikaa.
# 8 Liikaa keskittymistä juhlimiseen
Etätiimin kokoamisessa on kyse usein seurustelusta ja tiimien yhdistämiseen.
Jolloin juominen ja juhliminen kuulostaa helpoimmalta tapaa tehdä se.
Emme vastusta juhlimista, mutta ole varovainen siinä, miten sisällytät sen ohjelmaasi:
- Ensimmäinen päivä, jolloin kaikki tapaavat, on aina erittäin jännittävä.
- Ensimmäinen päivä on huonoin aika juhlia, ellet halua pilata seuraavan päivän ohjelmaasi. Jotkut ihmiset jäävät joka tapauksessa pidemmäksi aikaa juomaan, joten sinun ei tarvitse suunnitella sitä koko yritykselle.
- Viimeinen päivä sopii parhaiten juhliin.
#9 Järjettömän täysi aikataulu
Tämä saattaa olla järjestäjien yleisin virhe.
On järkevää, että haluat saavuttaa paljon hyvin lyhyessä ajassa.
Startup-yrityksesi on juuri saanut hiljattain valtavan investointikierroksen, tiimi kasvaa, myyntitiimi on kovassa vauhdissa ja sinä olet innostunut!
Retriitin tulisi olla energinen ja inspiroiva kokemus työntekijöille, mutta et halua uuvuttaa heitä täysin.
Jos he joutuvat pitämään vapaapäiviä retriitin jälkeen, ohjelmasi oli luultavasti liian täynnä.
Näin uuvutat kollegoitasi retriitillä:
- Ohjelmasi ei sisällä kunnollisia taukoja
- Ei omaa aikaa: ihmiset haluavat vain vapaata aikaa lyhyelle kävelylenkille, FaceTimingin lähettämiseen perheelle tai vain lyhyille päiväunille.
- Liian monta tiiminrakennusaktiviteettia: aikomuksesi rakentaa ystävyyssuhteita kostautuu, jos pakkaat niitä liian monta yhteen.
# 10 Vaihtoehtojen rajoittaminen
Olemme nähneet tämän liian usein: asiakkaat tulevat meille joustamattomilla päivämäärillä ja budjeteilla.
Tämä yleensä leikkaa 95% vaihtoehdoista.
Ehkä toimitusjohtaja mainitsi, että retriitin pitäisi olla elokuun ensimmäisellä viikolla, jolloin jätit huomiotta muut mahdolliset syys- tai lokakuun päivämäärät. Enemmän joustavuutta tarkoittaa, että käytettävissä on enemmän paikkoja ja luultavasti paljon parempi ”diili”.
Asiantuntijamme opastavat sinua mielellään vaihtoehdoista ensimmäisen puhelun aikana. Sitten lähetämme sinulle ehdotuksia, joita voit joko harkita tai jättää huomiotta. Sinun ei tarvitse tehdä kiinteitä päätöksiä heti tutustumisen alussa.
Älä anna näiden kuitenkaan lannistaa itseäsi.
Voit tehdä kaikki nämä virheet ja silti pitää hauskaa, joten älä ole huolissasi siitä, että suunnittelet seuraavan retriittisi itse.
Mutta jos onnistut välttämään ne, voit tehdä retriitistäsi todella mahtavan.
Surf Office on auttanut satoja yrityksiä yksinkertaistamaan koko tapahtumapaikkojen etsintä- ja retriittisuunnitteluprosessia.
Ota yhteyttä, jos tarvitset auttavan käden seuraavan yritysretriittisi kanssa.
.webp)
