Most mistakes people make when organizing their first company offsites are easily avoided. 

Tässä artikkelissa teemme yhteenvedon näistä virheistä ja opetamme, miten voit välttää ne.

Olemme Surf Officessa järjestäneet satoja yritysretriittejä asiakkaillemme ja jopa muutaman omalle tiimillemme. Olemme etäyritys, joten tapaaminen henkilökohtaisesti silloin tällöin on välttämätöntä.

Olemme siis vuosien varrella havainneet joitain yleisiä suunnitteluvirheitä.

Tässä on hieman lisätietoa SurfOfficesta ennen kuin aloitamme:

• Customers who work with Surf Office get help choosing the destination and venue. Then we assist with the whole retreat planning process.
  ‍
• While we try to do as much as possible to help, certain decisions are ultimately up to the customer.
  ‍
• Emme osallistu retriitin ”työosuuteen”. Kukin asiakas päättää, mitä hän haluaa tehdä retriitin aikana, ja me suunnittelemme kaiken logistiikan sen ympärille.

‍

# 1 Sijaintia ja päivämääriä ei ole tutkittu ennen valintaa.

It's easy to get excited about your next offsite and try to quickly gather feedback from your colleagues about their date and location preferences. 

This can generate a long discussion that produces tonnes of ideas. Your colleagues will campaign for their favorite destinations and start sharing all their planned weddings, family anniversaries, and vacations. 

This is overwhelming, but most importantly, it doesn't trigger a productive discussion. 
‍

You might have already guessed the right approach: conduct research by yourself or with a small team of people.

Sen jälkeen voit ehdottaa rajoitetun määrän vaihtoehtoja koko yritykselle. Suosittelemme aloittamaan sijainnista ja jatkamaan sitten päivämäärillä.

Hyödyllisiä linkkejä:

• 7 tapaa valita seuraava yrityksesi retriittipaikka
• Milloin sinun pitäisi aloittaa seuraavan retriittisi suunnittelu?

‍

#2 Kahden paikan yhdistäminen retriittiäsi varten

It's hard not to get excited about all the possible locations you can visit on your next dream offsite. 

Joskus nämä paikat ovat ”sopivasti” lähellä toisiaan, mikä voi saada sinut miettimään: Mitä jos vietämme kolme päivää yhdessä paikassa ja siirrymme sitten toiseen paikkaan retriitin loppuajaksi?

We have this type of request often from customers that want to combine Lisbon and Ericeira, as they are only a 30-minute drive from each other. 
‍

A company retreat is not a road trip. 

Imagine all the logistics, check-ins/check-outs, transfers, etc. So much wasted time that you could better invest in team bonding or productive workshops. 

Not to mention that some of your colleagues might not be big fans of traveling in general. 

The intention behind combining two locations is to improve the retreat experience, but this usually achieves the opposite. 

‍

# 3 Etäisyys suurelta kansainväliseltä lentokentältä

When you travel on your own, you are willing to put in some effort to get to your dream destination. 

Mutta kun järjestät matkan kollegoillesi, tavoitteesi on minimoida vaiva saada kaikki perille. Tämä tarkoittaa ylimääräisten tuntien välttämistä lentokentältä lopulliseen sijaintiin.

This is especially important for colleagues who couldn’t fly directly and have already spent hours in a plane. 

Once the plane lands, they want to get to the final destination and enjoy a bit of rest. Not wait for everyone to board a bus or rent cars and drive another 2+ hours. It's exhausting. 
‍

The vast majority of our retreat venues are within a 1-hour drive from the airport. We’ve found about 30 minutes to be optimal. The downside, of course, is that this dramatically limits the number of possible destinations.

‍

# 4 Liian monta tavoitetta

At Surf Office, we always recommend you have one main goal for your retreat. 

Yleisimmät tavoitteet ovat:

• Tiiminrakennus - Luo luottamusta ja ihmissuhteita kollegojesi välille. Tämä on erittäin tärkeää etätiimeille.
• Visio - Johtoryhmät voivat keskustella yrityksestä, sen tulevaisuudesta ja saada paremman näkemyksen nykyisestä tilanteestaan ja yrityksen maisemasta.
• Strategia tai taktiset retriitit - Nämä on suunniteltu yrityksen sisäisille tiimeille kokoontumaan yhteen ja ratkaisemaan tiettyä ongelmaa (täydellinen suunnittelusprinteihin, hackathoneihin, työpajoihin).

‍

It's easy to get excited and create multiple goals. And the result is exactly what you’d expect = not achieving any of them. 

This doesn't mean that if your retreat is focused around a hackathon, you can't organize team-building activities. In fact, we generally recommend that you incorporate one or two team-building activities into any type of offsite.

Kyse on todella keskittymisestäsi ja yhden tavoitteen viestimisestä koko yritykselle.

‍

# 5 Vaikeasti saavutettavan paikan valitseminen

Choosing the location for your retreat sounds like a fun task. You ask all your colleagues for their opinion and then you choose one or two of the most popular options. 

However, these locations are often extremely hard to get to for many of your colleagues. We already discussed the distance from the international airport. But first, you need to get there. 

Kaikki ovat jo uupuneita saapuessaan ja odotat heidän olevan tuottavia ja sosiaalisia seuraavina päivinä ulkomailla? Ei tule kuuloonkaan.

It's sometimes worth the effort for longer offsites, especially if it’s a location that everyone is dreaming about. But in most cases, it's very inefficient. 

Hyvä ratkaisu tällaisten vaikeasti saavutettavien paikkojen välttämiseen on Sijaintihaku-ominaisuuden käyttö.

You add the current locations of your colleagues, and the tool will calculate the optimal place to meet based on flight times and transfers.

‍

#6 Retriittisi on liian lyhyt

Retriitin järjestäminen on yritykselle merkittävä kustannuserä, joka vain kasvaa, mitä pidempään siellä oleskelet. Talous- tai johtoryhmä saattaa pyrkiä leikkaamaan kustannuksia, ja on helppo sortua siihen, että matkasta tehdään liian lyhyt.

First of all, you should have a clear vision of what you want to achieve during your retreat, then define a brief agenda to understand how many days you need. 

We recommend an absolute minimum of three days and two nights if you’re flying everyone to the destination. 

Lisää luettavaa: Miten yritysretriitti rakennetaan

‍

# 7 Aikataulusta ei pidetä kiinni

Retriitin ohjelman suunnittelu viime hetkellä on hyvin yleinen virhe. Keksit luultavasti kunnollisen suunnitelman siitä huolimatta, mutta sinua vaivaa aina ajatus siitä, että se olisi voinut olla parempi.

Suunnitelmassasi saattaa olla halkeamia, jotka huomaat vasta ollessasi paikan päällä ulkomailla. Silloin aletaan improvisoida. Ehkä olet aina tehnyt niin startup-yrityksen ensimmäisillä retriiteilläsi, kun tiimi oli pieni.

Improvisointi ei aina kuitenkaan toimi suuremman ryhmän kanssa.

Advice:

• Avoid confusion: don't try to change the agenda last minute. 
• Varmista, että ihmiset noudattavat kunkin istunnon ja toiminnan alkamisaikaa. Jos 50 ihmistä odottaa 10 minuuttia, se on yhteensä yli 8 tuntia hukkaan heitettyä aikaa.

‍

# 8 Liikaa keskittymistä juhlimiseen

Assembling your remote team is often about socializing and team bonding. 

So going for drinks and partying sounds like the easiest way to do it. 

Emme vastusta juhlimista, mutta ole varovainen siinä, miten sisällytät sen ohjelmaasi:

• There is a lot of excitement about the first day when everyone meets. 
• The first day is the worst time to party unless you want to ruin your program for the next day. Some people will stay longer for drinks anyway, so you don't have to plan it for the whole company. 
• Viimeinen päivä sopii parhaiten juhliin.

#9 Insanely packed schedule

This might be the most common mistake organizers make. 

It makes sense that you want to achieve a lot in a very short time. 

Your startup has just completed a huge investment round recently, the team is growing, the sales team is crushing it and you are all pumped! 

An offsite should be an energetic and inspiring experience for your employees but you don't want to completely exhaust them. 

Jos he joutuvat pitämään vapaapäiviä retriitin jälkeen, ohjelmasi oli luultavasti liian täynnä.

Näin uuvutat kollegoitasi retriitillä:

• No proper breaks in your agenda 
• Ei omaa aikaa: ihmiset haluavat vain vapaata aikaa lyhyelle kävelylenkille, FaceTimingin lähettämiseen perheelle tai vain lyhyille päiväunille.
• Liian monta tiiminrakennusaktiviteettia: aikomuksesi rakentaa ystävyyssuhteita kostautuu, jos pakkaat niitä liian monta yhteen.

‍

# 10 Vaihtoehtojen rajoittaminen

We have seen this too often: customers come to us with inflexible dates and budgets. 

This typically cuts 95% of the options. 

Ehkä toimitusjohtaja mainitsi, että retriitin pitäisi olla elokuun ensimmäisellä viikolla, jolloin jätit huomiotta muut mahdolliset syys- tai lokakuun päivämäärät. Enemmän joustavuutta tarkoittaa, että käytettävissä on enemmän paikkoja ja luultavasti paljon parempi ”diili”.

Asiantuntijamme opastavat sinua mielellään vaihtoehdoista ensimmäisen puhelun aikana. Sitten lähetämme sinulle ehdotuksia, joita voit joko harkita tai jättää huomiotta. Sinun ei tarvitse tehdä kiinteitä päätöksiä heti tutustumisen alussa.

‍

‍

Älä anna näiden kuitenkaan lannistaa itseäsi.

You can make all these mistakes and still have a great time, so don't be anxious about planning your next offsite yourself. 

But if you manage to avoid them, you can make your offsite truly awesome. 

Surf Office has helped hundreds of companies simplify the whole process of venue scouting and retreat planning. 

Ota yhteyttä, jos tarvitset auttavan käden seuraavan yritysretriittisi kanssa.