Uusi vuosi on monelle yritykselle uusi alku. Uuden vuoden lupaukset eivät koske vain yksilöitä. Nyt monet yritykset asettavat tavoitteita ja jakavat näkemyksensä kasvusta. Työntekijät ovat erityisen tuottavia talvitauon jälkeen.

Alkuvuotta merkitsevä uusi energia voi hiipua hetken kuluttua. Jotta vauhti jatkuu, aloita seuraavan yritysretriitin suunnittelu. Yritysretriitti voi:

• Kehittää moraalia
• Auttaa tiimejä työskentelemään kohti yhteistä päämäärää
• Luoda vahvempia tiimejä, jotka kommunikoivat paremmin
• Auttaa etätyöntekijöitä tutustumaan toisiinsa

‍

Nyt on aika valmistella ja hyväksyä seuraavan yritysretriitin budjetti. Kun laadit yleistä toimintabudjettiasi, varaa varoja retriittiä varten. Tarvitsemasi budjetti riippuu useista tekijöistä. Näitä tekijöitä ovat:

• Retriitin tarkoitus (työ tai tiiminrakennus)
• Sijainti (Eurooppa tai Yhdysvallat)
1. Tapahtumapaikka
2. Osallistujien määrä
3. Kuljetuskulut
4. Ryhmätoiminta
5. Retriitin pituus

‍

Surf Officessa olemme järjestäneet useita yritysretriittejä. Meillä on runsaasti omakohtaista kokemusta retriittien suunnittelusta ja hinnoittelusta. Olemme oppineet, että suurin kulu on yleensä majoituskustannukset. Tämän seurauksena aloitamme ottamalla huomioon sijainnin, ryhmän koon, retriitin pituuden ja hinnan per henkilöä per yötä kohden.

Sinun ei tarvitse olla retriittisuunnittelun asiantuntija arvioidaksesi budjetin. On olemassa yksinkertainen kaava, joka voi antaa sinulle hyvän arvion, jonka perusteella voit työskennellä.

‍

Käytä peruskaavaa:
hinta per henkilö per yö x öiden lukumäärä x henkilömäärä = ensimmäinen arvio budjetista.

Lisää sitten kuljetusarvio ja ylimääräinen 20 % lisä saadaksesi lopullisen arvion. Tai käytä vain Surf Officen ilmaista retriittibudjettilaskuria aloittaaksesi.

Kuinka suunnitella budjettisi

‍

Yritysretriitin budjetoinnissa on otettava huomioon useita tekijöitä. Retriittiasiantuntijamme Jolanda suosittelee aloittamaan sijainnista.

”Oikean sijainnin valitseminen on luultavasti tärkein tekemäsi päätös. Euroopassa on monia paikkoja, jotka ovat budjettiystävällisiä, mutta tarjoavat silti upean retriittikokemuksen”, Jolanda kertoo.

Oikea sijaintipaikan valinta riippuu pitkälti siitä, missä yrityksesi sijaitsee. Mieti esimerkiksi, mitä nämä oikeat yritykset käyttivät Surf Officen retriitteihin (hinta ei sisällä lento-/matkakuluja):

‍

Skenaario 1:
EU-pohjainen tiimi matkustaa EU:n sisällä

• Joukkueen koko: 34
• Retriitin pituus: 3 yötä
• Paikkatyyppi: Villa
• Retriittipaikka: Toscana
• Hinta per henkilö per yö: 230 EUR
• Yhteensä: 230 EUR x 34 x 3 = 23 460 EUR

‍

Skenaario 2:
Yhdysvaltalainen ryhmä matkustaa Yhdysvaltojen sisällä

• Ryhmän koko: 45
• Retriitin pituus: 4 yötä
• Paikkatyyppi: Hotelli
• Retriittipaikka: Santa Cruz
• Hinta per henkilö per yö: 390 USD
• Yhteensä: 390 USD x 45 x 4 = 70 200 USD

‍

Skenaario 3:
Yhdysvaltalainen ryhmä matkustaa EU:hun

• Joukkueen koko: 55
• Retriitin pituus: 4 yötä
• Paikkatyyppi: Boutique-hotelli
• Retriittipaikka: Lissabon
• Hinta per henkilö per yö: 280 EUR
• Yhteensä: 280 EUR x 55 x 4 = 61 600 EUR

‍

Skenaario 4:
Täysin jakautunut tiimi matkustaa EU:hun

• Joukkueen koko: 72
• Retriitin pituus: 5 yötä
• Paikkatyyppi: Kaupunkihotelli
• Retriittipaikka: Madrid
• Hinta per henkilö per yö: 260 EUR
• Yhteensä: 260 EUR x 72 x 5 = 93 600 EUR

‍

As you can see, European locations often make more sense budget-wise, even for fully (or partly) distributed teams. Even remote US companies can save on costs, after adding transportation expenses but having their retreat in Europe. For help choosing a location, try Surf Office’s Sijaintihaku tool, which can recommend where people from a distributed team should meet.            

Muita tekijöitä, jotka on otettava huomioon, kun suunnittelet retriittiäsi

‍

Sijainti on luonnollisesti suurin tekijä, joka vaikuttaa retriitin budjettiin. Sijainti ohjaa menojasi näissä muissa tärkeissä asioissa:

Kuljetus

Kuljetus on toinen suuri kulu majoituksen ohella. Eurooppalaiset yritykset voivat välttää lentomatkustamisen Euroopan sisällä, jos ne ovat huolissaan hiilijalanjäljestään. Yhdysvaltalaiset Piilaakson yritykset voivat alentaa retriittihintojaan menemällä jonnekin lähelle kuten Santa Cruziin.

Samoin yhdysvaltalaiset yritykset voivat matkustaa Eurooppaan samalla budjetilla kuin jos ne matkustaisivat Yhdysvalloissa - ja saada kokemuksesta enemmän irti (ks. esimerkiksi skenaario 2 vs. skenaario 3). Kalifornia on yleensä kalliimpi kohde kuin esimerkiksi Portugali. Siksi Kalifornian kalliimpi majoitus, ruoka, työtila ja aktiviteetit ovat kalliimpaa kuin kalliimpi lentolippu Portugaliin.

Älä unohda sisällyttää lentokenttäkuljetuksia budjettiisi. Tiimisi jäsenet arvostavat apua lentokentältä retriittipaikalle pääsemisessä. Pienellä lisämaksulla voit varmistaa, että kaikki saapuvat ajoissa ja että ohjelma voidaan toteuttaa.

‍

Majoitus

Retriittisi majoitustyypillä on merkitystä. Aloita arvioimalla, kuinka monta ihmistä retriittiin osallistuu. Sen jälkeen voit katsoa, mitä vaihtoehtoja on tarjolla. Tarvitsetko viiden tähden hotellin? Voisitko käyttää sen rahan tiimin illallisen tai yhteistoiminta-aktiviteetin sijaan? Tutustu Surf Officen retriittipaikkoihin ja tutustu huoneistoihin, huviloihin, hotelleihin ja muuhun. Jos budjettisi on hyvin rajallinen, huoneiden jakaminen on yksinkertaisin tapa leikata kustannuksia.

‍

Työtila

Jos aiot tehdä töitä retriitin aikana, sinun on ehkä varattava yksityinen työtila tai kokoushuone. Surf Officessa on työtiloja, joihin mahtuu jopa 40 henkilöä. Jokaisessa tilassa on nopea internetyhteys, kokoushuoneet ja puhelinkopit. Päätä, mikä on yrityksesi retriitin tavoite. Jos haluat isännöidä hackathonia tai keskittyä innovaatioihin, huomioi työtila budjettiisi.

‍

Ruokailu ja viihde

Ryhmää rakentavat retriitit voivat kuulostaa lomalta, mutta ne voivat johtaa parempiin liiketoimintatuloksiin. Jopa työhön keskittyvässä retriitissä on hyvä varata aikaa viihteeseen. Budjetoi ryhmäaterioihin, jotta työntekijät voivat kokoontua yhteen ja luoda yhteisiä kokemuksia. Mieti budjetointia tehdessäsi, tarvitsetko täyden ateriapalvelun vai vain muutaman ryhmäaterian. Suunnittele tiimisi ateriat etukäteen ja päätä, haluatko varata ravintoloita, joissa on kala- ja äyriäisruokia, perinteisiä espanjalaisia tapaksia, vegaanisia vaihtoehtoja tai muuta ruokaa, jota tiimisi rakastaisi!

Ruoka on vain yksi asia, joka yhdistää meitä kaikkia. Retriitit ovat paljon hauskempia, kun kollegat viettävät aikaa muistojen tekemiseen. Tutustu Prahan oluen makuihin panimokierroksella, ota surffaustunteja Euroopan parhaalla surffauspaikalla Gran Canarialla tai mene jopa vaeltamaan Catskills-vuorille. Ryhmäaktiviteetit ovat nopein tapa parantaa tiimihenkeä retriitin aikana.

Yhteenveto ja seuraavat vaiheet

‍

Retriittiä suunnittelevien yritysten on hyvä tietää, että Euroopassa budjetti riittää pidemmälle kuin Yhdysvalloissa. Etelä-Euroopassa voi suunnitella yritysretriitin tiukalla budjetilla ja saada silti laadukkaan kokemuksen.

Otetaan esimerkiksi kustannukset Lissabonin ja Santa Cruzin välillä. Surf Office voi Lissabonissa isännöidä yrityksiä hintaan 80-250€ per henkilö/päivä vuodenajasta ja aikataulusta riippuen. Santa Cruzissa puolestaan Surf Office arvioi kustannuksiksi 190-350€, mikä on huomattavasti korkeampi.

Lopputulos: Etelä-Euroopassa voit nauttia korkeatasoisemmista matkoista murto-osalla siitä hinnasta, mitä maksaisit Yhdysvalloissa. Jos etsit budjettiystävällistä kohdetta Yhdysvalloista, voimme tarjota hyviä vaihtoehtoja lähellä teknologiakeskittymiä, jotka sopivat sinulle. Ota yhteyttä Surf Officeen aloittaaksesi.