Kuvittele, että menet kokoukseen ilman lämmittelyä. Kokouksen avaaminen heti esityslistalla ei ole paras tapa sitouttaa yleisöä. Siksi avauspohdinnat ovat sopivia lämmittelyksi ennen kokousta. Ne saattavat tuntua pieniltä, mutta niillä on strateginen rooli kokoustesi suunnittelussa ja järjestämisessä.
Tämän päivän blogissa aiomme perehtyä siihen, miksi nämä avauspohdinnat ovat tärkeitä, sekä tarjoamme vinkkejä, kuinka voit toteuttaa ne ennen seuraavan tapaamisesi alkua. Tämä pätee myös kaikkiin tapaamisiin! Olipa kyse viikoittaisesta catch-upista tai tärkeästä kokouksesta, huonosti suunnitelluille kokouksille ei ole enää tekosyitä!
1. Tervetuloa ja kiitollisuus
Kuvittele, että astut huoneeseen ja kuulet ensimmäisenä lämpimän "Tervetuloa! Olemme niin iloisia, että olet täällä." Sinusta tuntuu heti tärkeältä. Sitä tekee kiitollisuuden ilmaiseminen ja osallistujien toivottaminen tervetulleeksi. Se saa kokouksen liikkeelle ja saa kaikki tuntemaan olevansa osa jotain merkityksellistä. Ja kun ihmiset tuntevat olevansa arvostettuja, arvaa mitä? He ovat todennäköisemmin sitoutuneita ja valmiita osallistumaan, joka puolestaan johtaa tuottaviin keskusteluihin.
Kokoukset voivat joskus olla hieman ikäviä, eikö niin? Olet keskellä töitä, ja yhtäkkiä onkin kokousaika. Mutta kun joku aloittaa kokouksen sanomalla: ”Kiitos, että olet täällä; läsnäolollasi on merkitystä”, se lisää työmoraalia huomattavasti. Se muistuttaa kaikkia siitä, että tämä kokous ei ole pelkkää ajanhukkaa, vaan se on merkityksellinen.
Kokeile: "Hyvää [huomenta/iltapäivää/iltaa] kaikille. Haluan aloittaa ilmaisemalla kiitokseni ajastanne ja läsnäolostanne täällä tänään. Kiitos, että olette osana tätä kokousta."
Surf Officen vinkki: Tervetuliaiskättely on erinomainen valinta, kun haluat edistää tervetulleeksi toivottamisen ja kiitollisuuden tunnetta kokouksissa, olivatpa ne sitten fyysisiä tai virtuaalisia. Se auttaa luomaan lämpimän ja osallistavan ilmapiirin ja saa osallistujat tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja arvokkaiksi heti alusta alkaen.
Muista nämä vaiheet!
- Ojenna avoin käsi hymyillen.
- Odota osallistujien vastausta (fyysisesti tai virtuaalisesti).
- Ilmaise kiitollisuutesi suullisesti: "Kiitos, että olette täällä."
- Säilytä katsekontakti virtuaalikokouksissa.
2. Tarkoitus ja tavoitteet
Oletko koskaan ollut kokouksessa, jossa sinulla ei ollut aavistustakaan, miksi olit siellä tai mitä sinun piti saada aikaan? Tarkoituksen ja tavoitteiden ilmoittaminen heti alussa on kuin valojen sytyttäminen. Kaikki tietävät heti, miksi he ovat kokoontuneet ja mitä heidän on tarkoitus saavuttaa. Selkeys on paras ystäväsi kokouksessa.
Kokeile: "Hei, tiimi. Tänään olemme kokoontuneet tänne [ilmoita kokouksen tarkoitus tai tavoitteet]. Tehdään yhdessä töitä saavuttaaksemme tavoitteemme."
Surf Officen vinkki: Ilmoita kokouksen pöytäkirja selkeästi tiimille ja pidä kiinni varatuista aikaväleistä. Jos haluat puhua tuottavuudesta, ilmoita, että se vie X minuuttia. Aiheesta poikkeaminen voi pidentää kokousta ja kaikki kova työsi ja valmistelusi ovat olleet turhaan!
3. Saavutusten tunnustaminen
Mieti, miltä tuntuu, kun kova työsi tunnustetaan ja sitä juhlitaan. Se on kuin piristysruiske suoraan sydämeen. Saavutusten tunnustaminen kokouksen alussa tekee juuri niin - se antaa tiimisi jäsenille lisää motivaatiota. Se kertoo heille, että heidän ponnistelunsa eivät jää huomaamatta ja että heidän työtään arvostetaan.
Kun ihmiset kokevat, että heitä arvostetaan, he suhtautuvat kokoukseen todennäköisemmin innostuneesti ja positiivisella asenteella. Tämä myönteinen energia voi tarttua koko tiimiin ja luoda keskustelun sävyyn tuottavan ilmapiirin.
Kokeile: ”Ennen kuin paneudumme asialistaan, haluaisin juhlistaa hetken joitakin viimeaikaisia saavutuksia. [Mainitse jokin viimeaikainen menestys tai saavutus].”
Surf Officen vinkki: Luo palkinto- tai sertifikaattijärjestelmä erinomaisten saavutusten kunniaksi. Anna nämä palkinnot ennen kokouksen alkua tiimin jäsenille, jotka ovat menestyneet eri osa-alueilla, kuten projektien loppuun saattamisessa tai innovaatiossa. Voit tehdä tästä säännöllisen ominaisuuden kokouksissasi.
4. Tiiminrakennus
Me kaikki tiedämme, että jäänmurtajat lämmittävät aivoja ja sydäntä. Tiedätkö sen kiusallisen hetken, kun kokous alkaa ja kaikki ovat hiljaa? Jäänmurtajat ovat täydellisiä näiden tilanteiden purkamiseen. Ne tekevät kaikesta leppoisaa ja mukavaa!
Oletetaan siis, että olemme jo aloittaneet jäänmurtajapelin, ja sinulle selviää, että työkaverisi rakastaa laskentataulukoita ja harrastaa myös salsatanssia. Tällaisten henkilökohtaisten asioiden jakaminen auttaa meitä luomaan syvemmän yhteyden. Se on kuin huomaisi, että molemmat kannattavat samaa urheilujoukkuetta; se on välitön yhteys. Ja usko tai älä, tämä yhteys voi tehdä meistä parempia yhteistyökumppaneita.
Kokeile: "Aloita tämä tapaaminen nopealla jäänmurtajalla. Kerro yhdellä lauseella jotain mielenkiintoista tai jännittävää, mitä sinulle on tapahtunut äskettäin."
Surf Officen vinkki: Yksi suosikkijäänmurtajistamme kokouksiin on "Kaksi totuutta ja valhe" – täydellinen ystävällisen sävyn asettamiseen ennen kokousta!
Näin se menee:
- Jokainen teistä ajattelee kahta asiaa itsestänne, jotka ovat totta, ja yhtä asiaa, joka on valetta.
- Kun on sinun vuorosi, jaa kaikki kolme ryhmän kanssa – mutta pidä pokkasi!
- Nyt on muiden tehtävä arvata, kumpi on valhe.
- Kun äänet on saatu, paljasta totuus ja jaa tarina valheen takana.
Miksi tämä peli on niin tehokas? Se on kuin sosiaalinen palapeli. Se saa kaikki puhumaan, nauramaan ja oppimaan hauskoja faktoja toisistaan. Lisäksi se on näppärä tapa murtaa jäät ja tehostaa tiimiä!
5. Sävyn asettaminen
Hieno tapa luoda tunnelmaa mihin tahansa kokoukseen on muistuttaa työntekijöitä siitä, miksi he ylipäätään tekevät niin kovasti töitä. Ajattele sitä pienenä kipinänä, joka voi valaista koko huoneen. Kun palaamme yrityksen tehtävään, se on kuin löytäisimme uudelleen sen innostuksen, jota tunsimme tullessamme töihin. Se on kuin intohimon herääminen uudelleen sitä kohtaan, mitä teemme. Ja usko pois, että tällainen tunneside voi antaa meille energiaa ja pitää meidät virkeinä koko kokouksen ajan.
Kokeile: ”Aloittaessamme muistakaamme yhteinen sitoutumisemme [yrityksen arvoihin/tehtäviin/tavoitteisiin]. Antakaa sen ohjata keskustelujamme tänään.”
Surf Officen vinkki: Joskus yrityksen missiot ja arvot voivat tuntua vähän kuin isoilta, hienoilta sanoilta, joita löytyy yritysasiakirjoista. Mutta kun niitä aletaan kutoa osaksi tosielämän tarinaa, niistä tulee yhtäkkiä maanläheisiä ja ymmärrettäviä.
Miksi et siis jakaisi tarinaa tiimin kanssa? Kuvittele, että jaat tarinan jostakin tiimisi jäsenestä, joka joutui vaikeaan tilanteeseen ja joka tuolla hetkellä ilmentää yrityksen arvoja kuin supersankari toiminnassa. Melkein otat nuo sanat pois paperilta ja näytät kaikille, että ne eivät ole vain tyhjiä fraaseja vaan ohjaavia tähtiä, jotka valaisevat tietämme.
Kun kuulet, miten työntekijä on tehnyt kaikkensa asiakkaan hyväksi silloinkin, kun tilanne on vaikea, yrityksesi arvot heräävät henkiin. Se on muistutus siitä, että arvot eivät ole vain näennäisiä, vaan ne ovat toimintasi sykkivä sydän.
6. Inspiraatio ja motivaatio
Inspiroivalla lainauksella aloittaminen on kuin koukku, joka vetää kaikki mukaan kokoukseen. Ihmiset eivät voi vastustaa hyvää lainausta, joka osuu oikeisiin säveliin.
Lisäksi, kun jaat lainauksen, joka on koskettanut sinua henkilökohtaisesti, se luo yhteyden tiimiisi. Se osoittaa, ettet ole vain bisneksessä, vaan tuot osan itsestäsi kokoukseen.
Inspiroivat lainaukset sisältävät yleensä positiivisuutta. Kun aloitat yhdellä, asetat aurinkoisen sävyn, joka voi lisätä kaikkien mielialaa ja motivaatiota.
Kokeile: "Löysin äskettäin lainauksen, joka resonoi minulle: [Jaa inspiroiva lainaus]. Käytetään näitä sanoja motivaatioina tämänpäiväiseen tapaamiseen."
Surf Officen vinkki: Kokeile Internetin avulla etsiä parhaita tarjouksia saadaksesi tiimisi todella liikkeelle. Yritä tehdä siitä olennainen ryhmätyön tai menestyksen kannalta. Jos innostat jopa yhtä henkilöä tapaamisen aikana, olet saavuttanut tavoitteesi!
Tässä on joitain suosikkilainauksiamme:
"Ainoa tapa tehdä suurta työtä on rakastaa sitä, mitä teet." - Steve Jobs
"Menestys ei ole lopullista, epäonnistuminen ei ole kohtalokasta: Rohkeus jatkaa ratkaisemista."- Winston Churchill
"Yksin voimme tehdä niin vähän, yhdessä voimme tehdä niin paljon." - Helen Keller
"Paras tapa ennustaa tulevaisuutta on luoda se." -Peter Drucker
"Kova työ voittaa lahjakkuuden, kun lahjakkuus ei työskentele kovasti."- Tim Notke
"Ero menestyneen ihmisen ja muiden välillä ei ole voiman puute, ei tiedon puute, vaan tahdon puute." - Vince Lombardi
"Menestys kävelee epäonnistumisesta epäonnistumiseen ilman innostuksen menetystä." - Winston Churchill
"Tiimityö tekee unelmista toimivan."- John C. Maxwell
"Tulevaisuus riippuu siitä, mitä teet tänään."-Mahatma Gandhi
7. Tunnepitoiset tarkistukset
Tunnepitoiset tarkistukset ennen tiimikokouksia voivat vaikuttaa merkittävästi tiimisi toimintaan. Se on enemmän kuin pelkkä rutiini; se on käytäntö, joka voi vaikuttaa myönteisesti tiimin dynamiikkaan ja tuottavuuteen.
Ensinnäkin nämä tarkistukset antavat tiimin jäsenille mahdollisuuden ilmaista tunteitaan. Ajattele sitä turvallisena tilana tunteiden jakamiseen. Ne saattavat tuntua pieniltä, mutta ne ovat ratkaisevan tärkeitä heidän emotionaaliselle hyvinvoinnille. Kun yksilöt voivat avata tunteistaan, se voi estää ongelmien kärjistymisen tai vaikuttaa negatiivisesti tiimin dynamiikkaan.
Ne myös auttavat rakentamaan luottamusta tiimissä. Luottamus on liima, joka pitää tiimin koossa, ja kun tiimin jäsenet tuntevat olonsa mukavaksi jakaa tunteensa ja huolensa, luottamus kasvaa luonnollisesti. Se on tärkeä osa tehokasta ryhmätyötä, ja nämä tunnepitoiset tarkistukset voivat tasoittaa tietä vahvemmille siteille tiimin jäsenten välillä.
Kokeile: "Ennen kuin aloitamme, kysytään toisillemme tarkistuskysymyksiä. Miten kaikki voivat tänään? Onko jotain, mitä haluaisit jakaa tai keskustella?"
Surf Officen vinkki: Tiettyjä ihmisiä voi olla vaikea saada avautumaan, varsinkin jos he ovat esimerkiksi ärsyyntyneitä toisesta tiimin jäsenestä tai heillä on henkilökohtaisia ongelmia. Vältä käsittelemästä näitä kuin terapiaistuntoa!
Tärkeintä on luoda turvallinen ja mukava ympäristö, jossa tiimin jäsenet tuntevat voivansa avautua, jos he haluavat tehdä niin. Kokeillaan peliä:
Tunteiden jakamisen bingo
Ennen kokouksen alkua jaa kullekin tiimin jäsenelle bingokortteja, joihin on kirjoitettu erilaisia tunteita. Esimerkiksi "onnellinen", "turhautunut", "innostunut", "levoton", "tyytyväinen" ja niin edelleen.
Tarkistustilaisuuden aikana tiimin jäsenet voivat vuorotellen kertoa tämänhetkisestä tunnetilastaan, mutta sen sijaan, että he vain sanoisivat sen suoraan, he pyrkivät sisällyttämään sen luontevasti keskusteluun. Jos joku on esimerkiksi innoissaan, hän voi sanoa: ”Olen kuin lapsi jouluaamuna tästä projektipäivityksestä!”.
Muut ryhmän jäsenet voivat merkitä vastaavan tunteen bingokorttiinsa, kun he kuulevat sen. Tavoitteena ei ole painostaa ketään jakamaan, vaan luoda ihmisille kevyt ja ei-tunkeileva tapa ilmaista itseään halutessaan.
Se, joka täyttää bingokorttinsa ensimmäisenä, voi saada pienen palkinnon tai tunnustuksen, mikä lisää toimintaan hauskan ja ystävällisen kilpailuelementin. Tämä lähestymistapa rohkaisee jakamaan tunteita tekemättä ketään epämukavaksi tai pakottamatta häntä paljastamaan henkilökohtaisia tietoja. Ilmapiiri pysyy kevyenä ja miellyttävänä, mutta tiimin jäsenet voivat silti halutessaan olla yhteydessä toisiinsa tunnetasolla.
8. Visuaaliset jäänmurtajat
Visuaalisen jäänmurtajan lisääminen on kuin ripaus luovuutta kokouscocktailiin. Kyse ei ole vain sanoista, vaan henkilökohtaisemmasta yhteydenpidosta. Kun pyydät tiimiäsi esittelemään nykyisiä työtilojaan, kutsut heidät maailmaasi. Tämä auttaa rikkomaan jään ja saa virtuaaliset suhteet tuntumaan hieman todellisemmilta.
Kokeile: "Hei, aloitetaan visuaalisella jäänmurtajalla. Näytä meille työtilasi, äläkä unohda korostaa jotain erityistä työpöydälläsi."
Surf Officen vinkki: Salaisuus tässä on antaa tiimisi kokeilla kamerakulmia ja taustoja. Se tuo hauskan elementin, ikään kuin pienen arvauspelin. Lisäksi se tarjoaa jokaiselle mahdollisuuden esitellä ainutlaatuista tyyliään.
9. Viimeaikaisten haasteiden pohtiminen
Ennen kuin sukellat pää edellä kokouksen asialistaan, miksi et käyttäisi hetkeä varmistaaksesi, että projektit ja tehtävät sujuvat ongelmitta? Tiimisi viimeaikaisia haasteita pohtimalla kaikilla on mahdollisuus puhua huolenaiheista tai epäonnistumisista, joita on tapahtunut edellisen kokouksen jälkeen.... Se on tilaisuus oppia menneistä seikkailuista, virittää strategioita ja kehittää tärkeää joustavuutta.
Kokeile: ”Okei, aloitetaan pohtimalla viimeaikaista haastetta. Mitä oppeja voimme poimia siitä, ja miten voimme käyttää niitä hyödyksi?”
Surf Officen vinkki: Joskus ihmiset ovat varautuneita myöntäessään epäonnistumisia tai haasteita. Jos näin on tiimisi kohdalla, integroi vaikka peli kokoukseen virkistämään osallistujia!
Opetuskortit
Näin pelaat:
- Anna jokaiselle ryhmän jäsenelle kortti tai muistilappu. Pyydä heitä kirjoittamaan yhdelle puolelle äskettäin kohtaamansa haaste ja toiselle puolelle siitä oppimansa opetus.
- Kerää kaikki kortit ja sekoita ne.
- Valitse satunnaisesti kortti ja lue haaste ja opittu asia ääneen paljastamatta kirjoittajaa.
- Kannusta tiimiä keskustelemaan opitusta asiasta ja siitä, miten sitä voidaan soveltaa tuleviin tehtäviin tai projekteihin. Arvaa, kuka kirjoitti kortin, jos he haluavat, mutta keskity itse opetukseen.
- Jatka korttien valitsemista ja keskustelemista, kunnes olet käsitellyt kaikki haasteet ja opetukset tai kunnes olet käyttänyt halutun ajan toimintoon.
- Tee lopuksi yhteenveto keskusteluissa esiin tulleista tärkeimmistä huomioista ja toiminnoista.
Tämä aktiviteetti rohkaisee pohtimaan viimeaikaisia haasteita ja mahdollistaa mielekkään keskustelun ilman liiallisia resursseja ja suunnittelua!
10. Tietoisuushetki
Olette aloittamassa kokousta, mutta ennen kuin siirrytte varsinaiseen asiaan, pidätte pikaisen hengähdystauon. Painakaa kaikkien aivojen nollausnappia! Lyhyt tietoisuusharjoitus - olipa kyseessä minuutin hengitysharjoitus tai minimeditaatio - auttaa kaikkia laskemaan stressitasojaan ja muuttumaan zen-sotureiksi.
Kokeile: "Aloitamme asiat tietoisella hetkellä. Sulje mielesi, hengitä syvään ja aloitetaan."
Surf Officen vinkki: Jos olet seikkailunhaluinen, voit jopa ottaa mukaan ohjaajan tai käyttää joitain hienoja meditaatiosovelluksia. Ajan myötä tämä käytäntö voi muuttaa kokouksesi keskittymisen ja rauhallisuuden alueiksi.
11. Vierailevat puhujat
Vierailevan puhujan kutsuminen avaamaan kokouksen on loistava tapaamisidea useista painavista syistä. Se ei vain lisää kerroksen uutuutta ja jännitystä kokoontumisiisi, vaan tuo myös merkittäviä etuja tiimillesi ja organisaatiollesi kokonaisuudessaan.
Nämä ihmiset ovat ammattilaisia; heillä on kaikki ainekset saada ihmisten mielet uusiksi!
Kokeile: "Hyvää [huomenta/iltapäivää/iltaa] kaikille. Ennen kuin aloitamme tämänpäiväisen kokouksemme, meillä on teille erityinen herkku. Olemme kutsuneet motivoivan puhujan, joka jakaa kanssamme arvokkaita näkemyksiä. Kiitos, että olette täällä tekemässä tästä hetkestä entistäkin merkityksellisemmän.”
Surf Officen vinkki: Tehkää oma tutkimuksenne! Jokaisella yrityksellä on erilaiset arvot ja ideologiat, ja arvaa mitä? On olemassa motivaatiopuhujia, jotka sopivat täydellisesti kuvaukseesi. Ota suosituksia muilta samankaltaisissa yrityksissä työskenteleviltä ihmisiltä, selaa internetiä, lue arvosteluja, mutta varmista kaiken kaikkiaan, että motivaatiopuhuja sopii yritykseesi.
12. Muuta asetusta!
Asetelman vaihtaminen avaavaan pohdintaan ennen kokousta voi tehdä ihmeitä. Se on kuin mielen puhdistusaine, varsinkin jos vietät yli 40 tuntia samassa tilassa!
Sen sijaan, että sukelletaan suoraan liiketoimintaan, annetaan kaikille mahdollisuus rentoutua, tyhjentää mieli ja luoda positiivinen sävy. Tämä maisemanvaihdos antaa tiimillesi mahdollisuuden unohtaa häiriötekijät ja keskittyä paremmin. Lisäksi se edistää rennompaa ja avoimempaa ilmapiiriä, mikä edistää parempaa viestintää ja yhteistyötä.
Mitä jos veisit seuraavan kokouksesi retriitille, vaikkapa… rannalle? Aivan oikein, kuvittele itsesi kehittämässä ideoita tiimisi kanssa, taustalla kuuluu lempeä aaltojen ääni ja aurinko suutelee ihoasi. Se saattaa kuulostaa unelmalta, mutta Surf Officen avulla tästä unelmasta voi tulla todellisuutta.
Eikö ranta kiinnosta? Ei hätää! Meillä on myös lukuisia erilaisia kaupunki- ja maaseuturetriittejä sinulle ja tiimillesi. Kuvittele, että voit viedä tiimisi piknikille Irlannin maaseudulle tai vaeltaa Skandinavian metsissä. Erittäin inspiroivia paikkoja!
Surf Office on erikoistunut luomaan ainutlaatuisia työkokemuksia, joissa yhdistyvät liike-elämä ja ilo.
Kun Surf Office on kumppanisi, voit siirtää yrityskokoukset saumattomasti rannalle, jossa tuottavuus kohtaa paratiisin. Mikset siis vaihtaisi neuvotteluhuonettasi rantatoimistoon ja kokisi työn ja vapaa-ajan yhdistämisen taikaa mahdollisimman idyllisessä ympäristössä? Tiimisi kiittää sinua, ja yrityksesi kukoistaa samalla.
