Le conferenze sono una parte importante della crescita del tuo set di competenze professionali e del tuo business. Offrono l'opportunità di creare connessioni, imparare dai leader di pensiero del settore, incontrare i decisori e trascorrere del tempo con persone che la pensano come te. Tuttavia, non sono economiche.

Una conferenza accademica o di settore media costa circa $ 1.000 e di solito non include i costi associati come voli o cibo. Pertanto, i partecipanti (e potenzialmente i loro datori di lavoro) hanno grandi aspettative. È essenziale che gli organizzatori e i pianificatori di conferenze facciano tutto il possibile non solo per coinvolgere i partecipanti, ma anche per dare un'esperienza per cui saranno contenti di aver pagato e a cui vorranno tornare l'anno prossimo! Ecco 30 delle nostre idee preferite per rendere la tua conferenza più coinvolgente.

Coinvolgere con le attività della conferenza

1. Squadre in classifica

Questo è un concetto semplice che può essere portato avanti durante un evento e aggiungere quel piccolo extra. È fantastico per le conferenze di un giorno in cui le persone siedono allo stesso tavolo per la maggior parte delle attività. Fai in modo che le persone al tavolo si presentino e creino un personaggio del team. Possono pensare a un nome, una mascotte, qualsiasi cosa che li distingua dagli altri tavoli. Fai in modo che ogni tavolo scelga un rappresentante che possa condividere le opinioni o le idee del gruppo durante gli esercizi. Questo è un modo semplice per sviluppare una coesione naturale tra le persone al tuo evento e aiutarle a sviluppare nuove amicizie lungo il percorso. Puoi anche dedicare qualche minuto ad attività di team building in modo che tutti possano godere di una relazione più forte.

2. Caccia al tesoro

Una caccia al tesoro è quasi sempre un'ottimo bonus per un evento. Puoi far sì che le persone esplorino i dintorni, imparino a conoscere un nuovo ufficio o una nuova città e si conoscano a vicenda. Se vuoi mantenere le cose davvero semplici, puoi fare una versione di una caccia al tesoro digitale, ad esempio una caccia al tesoro fotografica in cui le persone usano solo i loro telefoni e non hanno bisogno di muoversi fisicamente.

3. Bacheca del team

Per questa attività, dovrai fornire a ogni tavolo una lavagna bianca o una bacheca di sughero. I partecipanti possono usare questo spazio per condividere commenti, lezioni apprese, informazioni di contatto aziendali o messaggi. Ciò aumenta la quantità di networking che i partecipanti al tavolo possono creare e connettersi tra loro, nonché ricordare punti importanti condivisi durante la giornata.

4. Giochi a quiz

Tutti amano i quiz, quindi perché non aggiungerli al tuo evento di conferenza? È un buon modo per promuovere una competizione amichevole e per aiutare le persone ad assorbire nuove informazioni. La maggior parte dei leader di conferenze ritiene che i quiz siano un modo potente per aumentare il coinvolgimento. Gli argomenti dei quiz possono spaziare da argomenti pertinenti alla conferenza, a film, sport, cultura pop, qualsiasi cosa pensi possa interessare ai tuoi partecipanti!

5. Panel per dibattiti

Un panel è un ottimo modo per aumentare l'interazione e il coinvolgimento, continuando a insegnare e fornire informazioni rilevanti. Invece di avere una sessione in stile lezione in cui le persone vengono essenzialmente interpellate, puoi invitare alcuni esperti o leader di pensiero a sedersi nella parte anteriore della stanza per una discussione guidata. Dovresti scegliere alcuni argomenti in anticipo e dare loro un ordine del giorno, ma lasciare che la conversazione scorra naturalmente. Assicurati di lasciare abbastanza tempo per le domande e risposte, poiché è probabile che il dialogo susciti pensieri e domande da parte dei partecipanti alla conferenza.

6. AMA (Ask me Anything)

Un'attività divertente ma produttiva da inserire in una conferenza è una sessione "Ask me anything". Per questa idea, avrai bisogno di un esperto che sia competente e affabile, e a suo agio di fronte a una folla. Quindi, i partecipanti dovrebbero essere in grado di chiedere qualsiasi cosa (entro limiti ragionevoli). Gli argomenti possono riguardare non solo l'oggetto della conferenza, ma anche la vita personale, gli sport, gli hobby, qualsiasi cosa (come suggerisce il nome).

7. Mappa del calore umano

Puoi creare uno spettrogramma umano facendo alzare in piedi tutti i partecipanti. Poi, farai delle domande e i partecipanti dovranno rispondere camminando verso l'area della stanza che indica la loro risposta. Ciò creerà dei raggruppamenti naturali in modo che i partecipanti possano avere una visuale delle somiglianze e anche della diversità delle persone presenti. Puoi basare le domande su cose come geografia, hobby, ruolo lavorativo o persino i risultati desiderati dalla conferenza.

8. Rompighiaccio

These simple questions are always a great idea; many would consider them a must for any conference or event. You can use these in the beginning of the general conference, or in each breakout session. This is an easy way to begin various sessions, and they only take a  few minutes and no preparation. Of course, icebreakers offer a great way for attendees to meet and interact with each other too, which is an important feature of a successful conference. Make sure to follow our blog for hundreds of unique icebreaker and team warm-up games (and large group energizers, too). 

9. “Tavoli musicali”

Questo è un gioco sul gioco della sedia. Ricordi l'attività in cui la musica suonava e i giocatori si spostavano su una sedia diversa prima che scadesse il tempo? Per questo gioco, fai in modo che tutti si dividano in piccoli gruppi a un tavolo. Idealmente, non ci dovrebbero essere più di 10-12 persone a tavolo. Inizia ogni sessione ponendo una domanda specifica e dando al tavolo 10 o 15 minuti per discutere. Quindi, ogni membro del gruppo dovrebbe alzarsi e spostarsi a un tavolo diverso. Questo dovrebbe andare avanti finché ogni persona non ha avuto un turno a diversi tavoli e ha potuto discutere di più argomenti. Un modo unico per dare una svolta a questa idea è quello di ottenere le domande di discussione in anticipo. Puoi inviare un'e-mail prima della conferenza chiedendo ai partecipanti di inviare le loro domande più urgenti e di scegliere tra quelle, in questo modo puoi essere sicuro che ciò che viene discusso offrirà un valore reale ai presenti.

10. Cerchio di discussione

Questa attività interattiva consente alle persone di partecipare nella misura in cui preferiscono. Predisporre diverse aree in tutta la sede dell'evento, con argomenti specifici per ogni area. I partecipanti si metteranno in cerchio, e poi tutti nel cerchio saranno invitati a entrare e condividere i propri pensieri. Ovviamente, nessuno dovrebbe monopolizzare la conversazione, e alcune persone potrebbero preferire non farsi avanti affatto. Ma per coloro che lo fanno, questo è un buon modo per consentire alle persone di condividere i propri pensieri e opinioni in modo interattivo.

11. “Braindates”

Questa attività richiede un po' di lavoro prima della conferenza, ma ne varrà la pena per l'esperienza che offre ai tuoi partecipanti. Inizia qualche settimana prima dell'evento e invia un'e-mail a tutti i partecipanti per ottenere domande specifiche o per condividere gli argomenti in cui sono particolarmente competenti. Quindi, puoi confrontare le risposte per abbinare le persone in piccoli gruppi una volta che arrivano all'evento. Una volta abbinati i partecipanti in base alle loro risposte, i partecipanti possono connettersi con i loro "match" e programmare un incontro di persona. Questo è un ottimo modo per le persone di acquisire nuove conoscenze incontrando persone con idee simili. Garantisce inoltre che trarranno valore dalla conferenza poiché saranno sicuri di avere discussioni basate sui loro interessi specifici.

12. Check-in a metà conferenza

È importante fare il check-in con i partecipanti per vedere come stanno andando le cose. Poi puoi scoprire se devi fare qualcos'altro per catturare l'interesse di tutti. Puoi farlo di persona a metà giornata facendo parlare un facilitatore di fronte al gruppo, oppure puoi creare una versione digitale interrogando le persone sui loro cellulari. Poi puoi anche adattare le domande al tuo pubblico. Questo sarà un feedback prezioso non solo per la conferenza immediata, ma anche per qualsiasi conferenza che pianifichi in futuro.

13. Curiosità sui viaggi

La tua conferenza attira un pubblico internazionale? O addirittura un pubblico da tutto il paese? Se è così, scoprire di più sulla provenienza dei partecipanti può essere divertente e istruttivo. Crea domande di quiz basate su ciò che sai sulle città di origine dei partecipanti. Puoi creare un gioco visivo interessante mostrando immagini di monumenti famosi e chiedendo alle persone di indovinare. Oppure, puoi fare varie domande geografiche e vedere chi sembra saperne di più. Punti bonus se offri un premio al vincitore.

14. Riconoscimento dello sponsor

La maggior parte delle conferenze non sono possibili senza sponsor generosi. Assicurati che percepiscano l'amore ringraziandoli pubblicamente durante la conferenza. Sebbene il riconoscimento sia fondamentale, è spesso una parte noiosa dell'evento per i partecipanti. Quindi, è una buona idea farlo in modo rapido ed efficiente. Incoraggiamo tutti a trattenere l'applauso fino alla fine e poi a fare un grande applauso per gli sponsor. Assicurati di avere un sacco di elementi visivi, tra cui un grande cartello o una diapositiva con il logo di ogni sponsor mentre condividi il loro nome con la folla.

15. Chiacchierate davanti al caminetto

Hai mai visto un esperto parlare e ti sei sentito quasi come se fosse una celebrità? Se sai quanto può essere impressionante una sessione principale, allora immagina quanto i tuoi partecipanti apprezzeranno sedersi con l'oratore e parlare con lui in modo più diretto. Puoi creare un'impostazione più informale in cui l'oratore conversa con un moderatore che pone domande, e poi i partecipanti hanno l'opportunità di inviare domande a loro volta. Se utilizzi uno strumento di conferenza interattivo, puoi raccogliere domande tramite la piattaforma e quindi utilizzarle anche nella discussione. In questo modo, puoi creare una conversazione a tutto tondo, in cui i partecipanti sono parte dell'esperienza e non solo a conoscenza di essa.

16. Quiz show di fine conferenza

Un altro modo per evitare che i partecipanti si sentano troppo passivi è interrogarli su ciò che hanno imparato finora alla conferenza. Scegli un formato comune di quiz show, come il Newlywed Game, e fai in modo che un moderatore gestisca l'attività. Puoi anche interrogare il pubblico per ottenere più idee di domande. Questo è un modo divertente per concludere la conferenza e ricapitolare i principali insegnamenti.

17. World cafe

Per questa attività, tutti si divideranno in gruppi più piccoli e si siederanno a un tavolo. È un concetto simile al gioco da tavolo musicale, solo che per ogni sessione solo una persona si muove dal tavolo. Quando arrivano a un nuovo tavolo, dovrebbero diventare gli "ospiti" e moderare una nuova discussione. In questo modo i partecipanti sono sicuri di sperimentare un'ampia varietà di discussioni sugli argomenti e di incontrare nuove persone.

18. Clinica esperta

Spesso, le persone partecipano alle conferenze per ottenere soluzioni su misura per le sfide o i problemi attuali. Per aggiungere più valore ai tuoi partecipanti, dai a tutti l'opportunità di prenotare una volta sola con un esperto del settore. Ogni persona può consultarsi con loro per circa 10-15 minuti. Distribuisci questi slot durante l'evento per dare a più persone l'opportunità di partecipare. In questo modo possono ricevere consigli personalizzati e utili che porteranno con sé.

19. Stanza delle soluzioni

Simile all'idea di cui sopra, ma con un po' più di tempo da investire, questa attività offre un'altra opportunità per ottenere consigli personalizzati. Per questa idea, allestisci diversi tavoli da circa 8 persone e lascia che ogni partecipante scriva il suo problema specifico. Quindi, l'intero tavolo dovrebbe alzarsi e spostarsi di un posto a sinistra. Ogni persona ha 7 minuti per scrivere le soluzioni al problema che ha di fronte. Ripeti finché tutti non sono tornati al proprio posto. Questo può essere un modo davvero memorabile per lasciare ai partecipanti soluzioni praticabili.

20. Pensa, accoppia e condividi

Se vuoi che i partecipanti approfondiscano un argomento specifico, questa attività si rivelerà utile. Inizia con una domanda di sondaggio stimolante, quindi dai alle persone 2 minuti per pensare e votare. Quindi, accoppia le persone che hanno un voto opposto tra loro (quindi due persone con voti opposti). Quindi, ogni persona dovrebbe dedicare del tempo a discutere e cercare di convincere il proprio partner della propria opinione. L'attività termina con un altro voto in cui puoi vedere quante persone hanno cambiato opinione.

21. Pitch session

Questa idea di evento è popolare nelle conferenze sulle startup. In queste sessioni, gli imprenditori in erba si cimentano nel lancio di un'idea a un gruppo. Dai alle persone tutto il tempo necessario per preparare le loro idee su business e marketing, poi promuovile a un gruppo che giudicherà le presentazioni. Se vuoi renderlo più coinvolgente per tutti i partecipanti, puoi anche dare la voce a loro. Crea semplicemente un sondaggio che chiede loro di esprimere la loro preferenza una volta che tutto è concluso, oppure puoi anche offrire sondaggi dopo ogni sessione per un feedback più specifico (che può essere davvero utile per i relatori).

Idee per conferenze virtuali

22. Utilizza le domande a sondaggio

Ogni volta che puoi far sentire i partecipanti coinvolti e parte degli eventi, è una cosa grandiosa. Le domande a sondaggio sono il modo perfetto per iniziare o concludere la tua conferenza e offrono una pausa gradita e uno spunto di conversazione nel mezzo. I sondaggi sono un ottimo modo per interagire e puoi anche renderli divertenti. Puoi anche usare i sondaggi come rompighiaccio per dare il via alle cose.

23. Borse regalo per eventi virtuali

Le conferenze virtuali sono diventate più popolari dopo la pandemia. Se vuoi dare il via alle cose in modo memorabile, invia delle buste regalo a casa di ogni ospite. Assicurati che le buste contengano un regalo di benvenuto insieme al materiale di cui hanno bisogno per tutte le loro sessioni. Puoi anche includere delle schede per domande di discussione o dichiarazioni che possono usare per avviare conversazioni con gli altri partecipanti.

24. Concorsi sui social media

Questo è un buon modo per aggiungere un po' di divertimento agli eventi da remoto, anche se possono essere usati anche per conferenze in presenza. Inizia creando un semplice hashtag per il tuo evento. Poi, fai una domanda ai partecipanti. Ad esempio, chiedi loro di inviare una foto della sessione da cui sono appena usciti, o con una nuova persona che hanno incontrato all'evento. Poi puoi usare i post come voci per una specie di lotteria (con fantastici premi per incoraggiare la partecipazione).

25. Degustazione virtuale di birra

Ciò crea un'opportunità unica per i partecipanti per entrare in contatto. Puoi organizzare una sessione e inviare tutto il materiale necessario ai partecipanti in modo che possano partecipare all'orario concordato. Avrai anche bisogno di qualcuno che sia un esperto di birra e che possa guidare la degustazione da una piattaforma virtuale. Puoi anche includere divertenti spunti di discussione come lezioni di storia o suggerimenti sulla produzione della birra. Questa attività ha sicuramente costi associati più elevati rispetto a molte altre attività, ma se hai un budget a disposizione, è piuttosto memorabile e piacevole per i partecipanti all'evento.

26. Stazioni radiofoniche

Aiuta i partecipanti ad accedere a diversi esperti in un evento. Per farlo, dovrai dotare tutti di cuffie wireless con canali diversi. Ogni esperto avrà il proprio canale e tutti i partecipanti potranno scegliere su quale canale sintonizzarsi. In questo modo puoi assicurarti che gli ospiti possano apprendere ciò che conta davvero per loro.

27. 20 secondi per 20 diapositive

Questa attività è una forma di blitz di dati in cui i partecipanti possono apprendere un po' di più su molti argomenti diversi. Fai preparare a più relatori delle brevi presentazioni che includono 20 slide, usando 20 secondi per esaminare ogni slide. Questo dà ai relatori circa 7 minuti per completare la loro presentazione e ciascuna dovrebbe includere un breve approfondimento di un'idea, un prodotto o un problema.

28. Risoluzione di situazioni specifiche

Per offrire più valore ai partecipanti alla conferenza, fornisci loro soluzioni reali e discussioni approfondite. Crea alcuni scenari diversi che siano pertinenti al tuo campo, quindi fai discutere i tavoli. Puoi scegliere tra sfide quotidiane sul posto di lavoro o ostacoli più seri e specifici. Quindi dai a tutti mezz'ora per trovare le loro migliori soluzioni e condividerle con il gruppo. Assicurati che ogni tavolo abbia l'opportunità di condividere in modo che tutti i presenti possano trarre vantaggio da diverse prospettive.

29. Strumenti di streaming live

Le Q&A tradizionali alle conferenze possono creare molti problemi. Puoi semplificare le cose raccogliendo le domande più pertinenti ed eliminando anche la paura del palcoscenico che le persone potrebbero avere quando chiedono. Utilizzando piattaforme tecnologiche specifiche, i partecipanti possono inviare domande e quindi votare quelle a cui desiderano di più vedere una risposta. Le persone possono farlo in forma anonima o con un nome e il moderatore può mettere la domanda sullo schermo della presentazione in modo che tutti possano vederla mentre la affrontano.

30. Software di networking

Aiuta i tuoi partecipanti a incontrare persone specifiche implementando un software di networking prima dell'evento e promuovendolo ai tuoi partecipanti. Consideralo come una sorta di strumento di matchmaking per le aziende, in cui i partecipanti possono annotare le proprie competenze, il proprio ruolo e ciò che stanno cercando. Sulla base di ciò, il software creerà per loro corrispondenze pertinenti. I partecipanti al tuo evento apprezzeranno il fatto che tu abbia creato questa opportunità per fargli fare networking e incontrare altre persone, poiché gran parte del ROI di una conferenza si riduce a chi incontri lì.

Ottieni aiuto per pianificare una conferenza degna di nota

Esistono diversi tipi di conferenze per diversi tipi di pubblico. Puoi trovare una conferenza per tutto, dall'istruzione al B2C, B2B, team building, networking, ecc. Alcune grandi aziende organizzano la propria conferenza "all hands" (spesso chiamata summit aziendale) in cui riuniscono persone da tutto il paese o persino dal mondo. Si tratta essenzialmente di solidi eventi di team building per grandi gruppi in cui il tuo personale può divertirsi a connettersi e imparare con altre persone all'interno della tua azienda.

Ovviamente, questo tipo di evento è un'impresa notevole. Ottieni un aiuto professionale per la logistica per realizzare un evento che entusiasmerà i partecipanti. Surf Office può aiutarti a gestire la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione in modo da poter mettere insieme un coinvolgente evento di team building che includa networking, apprendimento e tanto divertimento.