Start met het doel van je retreat. Zo zijn er verschillende redenen om een offsite voor je team (bekijk hier enkele van onze casestudies) te organiseren, waaronder:
- Verbetering van de teamcommunicatie en samenwerking
- Innovatie of het organiseren van een hackathon
- Een remote team samenbrengen voor meer teambinding
- Ontwikkelen van een productroadmap
- Oplossen van spanningen tussen teamleden
- Identificeren wat er niet werkt in het bedrijf en dit oplossen
Op basis van onze ervaring met het organiseren van retreats - voor teams waarmee we met veel plezier hebben samengewerkt - hebben we 7 stappen voor een goede organisatie op papier gezet.
1. Bepaal hoeveel dagen je retreat moet duren
Om een retreat succesvol te laten zijn moet deze minimaal 2 dagen duren (waarvan 1 dag off-site). Het ideale aantal ligt doorgaans tussen de 3 en 5 dagen – dit is afhankelijk van de grootte van je team en of je je wel of niet moet concentreren op grotere projecten. Er zijn ook teams die 2 of 3 weken bij Surf Office verblijven.
2. Stel het budget in
Het budget voor je retreat bestaat uit transportkosten, verblijfskosten, maaltijdvergoedingen en teamactiviteiten. Het bedrijf Buffer stelt bijvoorbeeld het budget voor hun jaarlijkse retreat vast op $5.000 per persoon en de mini-retreats op $1.400 per persoon. Lees hier meer over hoe je het retreatbudget kunt optimaliseren of neem contact met ons op voor hulp en advies.
3. Kies de juiste locatie
Het kiezen van de juiste bestemming is de belangrijkste beslissing die je neemt tijdens het planningsproces van je retreat. Het heeft direct invloed op de kosten en de teamtevredenheid. Ga je voor een betaalbare locatie zoals Praag of Lissabon of geef je de voorkeur aan zonnige locaties vlakbij het strand, zoals Ericeira of Gran Canaria? Veel teams kiezen ook voor leuke activiteiten in historische steden (en komen samen in Barcelona, Madrid en Berlijn). Om je beslissing makkelijker te maken hebben we onze locaties in categorieën onderverdeeld. Met behulp van onze locatiezoeker vind je snel en eenvoudig de ideale locatie voor je volgende retreat.
4. Bepaal de locatie van het retreat
Voor veel teams is de locatie van het retreat belangrijker dan de bestemming. Als je bijvoorbeeld een team van 30 werknemers bij elkaar wilt brengen is een goed idee om een volledige retreat villa (of een klein boetiekhotel) te reserveren. Een villa die precies past bij het aantal teamleden kan moeilijk te vinden zijn. Daarom is het vinden van de villa met de juiste capaciteit belangrijker dan de locatie ervan – het is dan niet zo relevant of de villa zich in de buurt van Barcelona, Valencia of Lissabon bevindt.
5. Stel de structuur van je retreat op
De beste retreats bestaan uit een mix van werken en teambuilding. Zo ontvingen we teams in Lissabon die hun dagen begonnen met werken op kantoor. Na de lunch werd er gesurfd en de middagen werden afgesloten met brainstormsessies en presentaties. In de avonden was er ruimte voor gezamenlijke diners en borrels: mooie momenten voor het creëren van meer teambinding.
6. Houd rekening met alle teamleden
Vanwege de aard van hun werk zullen sommige teamleden niet altijd aanwezig kunnen zijn. Zo zullen verkoop- en klantenservice medewerkers tijdens het retreat enkele uren aan hun dagelijkse taken moeten besteden. Tenzij u ervoor zorgt dat iemand deze taken voor hen overneemt. Op afstand of op het hoofdkantoor bijvoorbeeld.
7. Bepaal het doel van de werksessies, eetmomenten en teambuilding activiteiten
Ben je van plan om tijdens het retreat een aantal bedrijfsproblemen op te lossen? Of ga je innoveren via prouct roadmapping, een hackathon of design sprint? De ochtenden zijn ideaal om werk gedaan te krijgen en buiten de muren van het kantoor is het makkelijker om je te concentreren. Er zijn ook teams die ervoor kiezen om hun tijd voornamelijk aan teambinding te besteden. Want wat zullen je medewerkers onthouden? De leuke teambuilding activiteiten natuurlijk. PS: Vergeet de dieetvoorkeuren en -beperkingen van je team niet bij het plannen van gezamenlijke eetmomenten!
Tijdens een retreat is het belangrijk om een goede balans te vinden tussen werk en plezier. Welke van de twee het belangrijkst is bepaald voor een groot gedeelte de sfeer en de inhoud van het retreat. Hieronder onderscheiden we 5 soorten team retreats.
Het eerste type is een werkretreat, een teambijeenkomst waarbij werk prioriteit heeft en teamactiviteiten iets extra's zijn. Het tweede type is een teambuilding retreat, waarbij de nadruk ligt op teambinding. Ook zijn er team retreats voor verschillende soorten teams. Denk hierbij aan retreats voor managementteams, start-up teams en remote teams. Elk soort retreat heeft zijn eigen vereisten.
Wat wil je bereiken met je team? Wil je de prestaties van het team verbeteren? Onderlinge frictie aanpakken? Of gewoon plezier hebben en een band opbouwen met je team na het vele harde werken? Er zijn verschillende soorten teambuildingactiviteiten. Je kunt kiezen uit communicatieactiviteiten of activiteiten die zich richten op het opbouwen van vertrouwen, probleemoplossing of aanpassingsvermogen.
Bekijk enkele van de teamactiviteiten die we aanbieden via de onderstaande links.
Avocode's retreat: een mini start-up accelerator
Avocode is een tool waarmee ontwerpers en ontwikkelaars kunnen samenwerken op één naadloos platform. Voor hun bedrijfsretreat bracht het team 10 dagen door bij Surf Office Lissabon en organiseerden zij een mini-startup accelerator.
De groep van twintig splitste zich op de eerste dag op in kleine teams en besteedde vervolgens hun tijd aan specifieke projecten. De laatste dag van het retreat was gewijd aan het presenteren van de resultaten van elk team aan de rest van de groep. Deze manier van werken resulteerde in een flinke innovatieboost voor Avocode en is een goed voorbeeld van hoe je beperkte tijd optimaal kunt benutten voor creatieve denkprocessen.
Het retreat van Mynd resulteerde in 12 nieuwe product features
Mynd is een vastgoedbeheerbedrijf gevestigd in Californië. Voor hun werkretraite verhuisde Mynd's team van 32 mensen voor 10 dagen naar Surf Office Barcelona. Net als Avocode voerden ze de eerste drie dagen een hackathon uit. Het team ontwikkelde in een snelle sprint van innovatie twaalf nieuwe productfuncties.
Het team van Mynd had zich goed voorbereid op het retreat. Zo stonden de belangrijkste design elementen al klaar toen ze in Spanje aankwamen. Hierdoor kon het team snel schakelen zonder daarbij hulp nodig te hebben van het design team. Wij raden je aan hetzelfde te doen en tijd te steken in een goede voorbereiding.
Mattermost's innovatieve designretreat
Mattermost is een communicatiesoftwarebedrijf dat een berichtenplatform ontwikkelt als alternatief voor Slack. Hun teamretreat in Lissabon combineerde innovatie en teambuilding in vijf dagen.
Mattermost besteedde hun bedrijfsretreat aan het ontwikkelen van een productroadmap, het bespreken van de kernwaarden, teambuilding en het hosten van een hackathon.
Het team van Invision kwam samen op het strand
Als laatste, InVision is een productontwerptool en een 100% remote bedrijf. Het team kwam bijeen in Ericeira voor een bedrijsretreat met Surf Office.
Ze verdeelden hun tijd tussen teambuilding – suppen, surfen en het eten van heerlijke zeevruchten – en een hackathon. Tijdens hun eendaagse hackathon bouwde InVision nieuwe productfuncties en interne communicatiemiddelen.
Plan je een strategiebijeenkomst, design sprint, hackathon, kickoff meeting van een nieuw project of “enkel” reguliere werktijd?
Wat je ook voor ogen hebt: wij regelen het voor je.
Verwacht een professionele werkomgeving met:
En natuurlijk heel snel internet.
Elk team heeft andere verwachtingen als het gaat om hun retreatervaring en daarom heb je de flexibiliteit om verschillende soorten accommodatie te kiezen, variërend van premium kamers met eigen badkamer tot gedeelde accommodatie.
Al onze accommodaties bevinden zich in centrale gebieden en op loopafstand van restaurants en supermarkten. Je hoeft geen auto te huren of het openbaar vervoer te gebruiken om je te verplaatsen. Wij willen het verblijf zo gemakkelijk mogelijk maken.
Je hebt 100% zekerheid dat de boeking niet wordt geannuleerd (iedereen met ervaring met last-minute geannuleerde groepsboekingen weet hoe belangrijk dit is).
We begrijpen dat je team groeit en dat je in de loop van de tijd mogelijk extra kamers moet toevoegen. Deze flexibiliteit is inbegrepen.
We hebben een systeem gebouwd dat het plannen van retraites eenvoudig en snel maakt.
We plannen elk detail, van begin tot eind, van je retreat zodat jij dat niet hoeft te doen. Wij verzorgen:
Je ontvangt een persoonlijk programma en een online dashboard met alle informatie voordat het retreat begint. Onze ondersteuning ter plaatse laat je bij aankomst alles zien wat je moet weten en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
“Bedankt voor een geweldige offsite @surfoffice – we hebben het fantastisch gehad!”
James Allgrove, Haed of Growth bij Stripe UK
1. Details bevestigen
Bevestig het aantal personen, de bestemming (we kunnen je ook een bestemming aanbevelen op basis van waar het team zich bevindt en de prijzen van vluchten), de data en de gewenste accommodatie.
2. Factuur & betaling
Na bevestiging van de gegevens sturen wij een factuur. Je kunt betalen via overschrijving, creditcard/betaalkaart of PayPal.
3. Retreatplanning
Dit proces is super eenvoudig. Met onze hulp maak je snel een persoonlijk schema. Wij zorgen ervoor dat je alle informatie ruim op tijd - vóórdat het retreat begint - ontvangt en dat een van onze support medewerkers gedurende het hele proces beschikbaar is.
4. Het retreat
Verwacht na aankomst een introductietour. Onze vertegenwoordiger ter plaatse is beschikbaar voor het geval je iets nodig hebt. We geven je lokale tips en herinneren je aan je geplande activiteiten tijdens het retreat.
Kies één van onze 130+ bestemmingen in Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacific.
Europa
Europa
Noord-Amerika
