"Workation" is een relatief nieuwe term waarin de woorden "work" en "vacation" worden gecombineerd. Het idee is eenvoudig, maar vernieuwend: laat je werknemers werk en ontspanning combineren door hun werk te doen terwijl ze reizen. Want, waarom niet? Dankzij online communicatie-, samenwerkings- en productiviteitstools ben je als bedrijf niet langer beperkt tot traditionele werkvormen. Moderne teams kunnen, mits er snel internet beschikbaar is, overal vandaan werken!
Het is dus tijd om afscheid te nemen van je kantoor en een tropisch strand op te zoeken – deze verandering van omgeving geeft werknemers een welverdiende 'break' zonder dat het de productiviteit in de weg staat.
Op workation gaan klinkt misschien onpraktisch, maar ons eigen Surf Office team doet het al jaren (en met succes!). Zo brengt Simon elk jaar een paar maanden door op Bali, waar hij surft en tegelijkertijd de relaties met onze klanten onderhoudt. En Peter slaagde erin nieuwe hotelpartners aan boord te krijgen tijdens een hike in het Zion National Park.
Het was onze eigen positieve ervaring met workations – in combinatie met onze ervaring met het organiseren van honderden retreats voor bedrijven – die ons ertoe bracht om onze klanten te gaan helpen bij het realiseren van workations voor hun werknemers.
Niet alle workations zijn hetzelfde. Het is geen exacte wetenschap, maar er zijn grofweg drie verschillende typen: korte , middellange en lange workations. Elk type heeft zijn eigen doel en voordelen. Daarom volgt hier een korte samenvatting om je te helpen beslissen welk type het meest geschikt is voor je team:
Korte workation
Heb je wel eens een lang weekend besteed aan het inhalen van werk? Nou, een kortdurende workation lijkt daar een beetje op. Je stapt alleen eerst in de trein of het vliegtuig en doet je werk op afstand. Het is als het ware een weekendje weg waarin je werk met plezier combineert.
Een workation hoeft echter niet in het weekend plaats te vinden. Een midweek zou beter zijn. Zo kan je team een paar ontspannende dagen doorbrengen in een nieuwe omgeving en genieten van een standaard weekendje thuis.
Gezien de beperkte tijd wil je niet te ver reizen voor een korte workation. Een korte treinreis of een korte vlucht is het maximaal haalbare. Een team in San Diego zou bijvoorbeeld naar Las Vegas kunnen vliegen. Of een bedrijf in Londen zou naar een schilderachtig dorpje in Noord-Frankrijk kunnen reizen. Je snapt het al: korte workations zijn... kort. Ze zijn bedoeld als snelle 'opfrisser' en welverdiende verandering van werkomgeving voor je hardwerkende team.
Middellange workation
Als je meer tijd beschikbaar hebt kun je een middellange workation organiseren. Deze duurt een week tot een maand. Het voordeel van deze extra tijd is tweeledig: werknemers krijgen een langere pauze van kantoor en kunnen een stuk verder weg reizen.
Hetzelfde team uit San Diego zou bijvoorbeeld naar New York kunnen vliegen. En het bedrijf uit Londen zou naar de Portugese kust kunnen reizen of zelfs ergens aan de oostkust van Amerika! Ongeacht de precieze bestemming, als je voldoende tijd hebt, wordt het reizen de vrijetijdsbesteding ter plaatse een stuk minder stressvol. Je team krijgt de tijd om te wennen aan hun tijdelijke 'thuis'. Ze kunnen werken, ontdekken en genieten van hun omgeving zonder buitensporige FOMO- of tijdsdruk.
Bovendien is de kans veel groter dat werknemers zich, als het uiteindelijk tijd is om te vertrekken, uitgerust en geïnspireerd voelen en weer klaar zijn voor alle uitdagingen die hen te wachten staan bij thuiskomst. Oftewel: de effectiviteit van een workation neemt toe naarmate deze langer duurt.
Lange workation
Last but not least zijn er langdurige workations, die maanden of zelfs jaren kunnen duren. In tegenstelling tot de vorige typen lijken deze reizen meer op tijdelijke verhuizingen dan op vakanties. Het zijn geweldige mogelijkheden voor werknemers om naar een nieuwe plek (of meerdere plekken) te verhuizen en van daaruit op afstand te werken.
Het nadeel van lange workations is dat erg complex zijn – en ook het enige type workation waarbij Surf Office niet kan helpen bij de organisatie. Vanwege het lange tijdsbestek moeten er rekening worden gehouden met een aantal belangrijke zaken. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk dat gastlanden speciale visa of vergunningen eisen voor werknemers op afstand. Ook kan het tijdelijke verblijf in een ander land fiscale gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de werkgever. Dit kan tot ingewikkelde situaties leiden.
Wijs ze echter niet direct helemaal af. Langdurige workations zijn perfect voor werknemers met veel reislust. Ze openen de deur naar verre bestemmingen die voor een korter verblijf onhaalbaar zijn. Als teamleden hun huidige routine beu zijn en wanhopig op zoek zijn naar verandering, kunnen lange workations ideaal zijn.
De meest eenvoudige en kosteneffectieve manier om een onvergetelijk workation te organiseren is door Surf Office in te schakelen. Doe je het liever zelf? Houd dan de volgende tips in gedachten:
1. Houd rekening met tijdzones
De lokale tijd is een cruciale factor waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een bestemming voor je workation. Als je hier geen rekening mee houdt, riskeer je onhandige situaties voor je medewerkers en klanten.
Stel je bijvoorbeeld eens voor hoeveel moeilijker het wordt om een online meeting bij te wonen al je normaal gesproken in Californië woont, maar voor een middellange termijn naar Zuid-Frankrijk gaat. Het tijdsverschil is 8 uur, waardoor ochtend meetings nu aan het einde van je werkdag plaatsvinden. Op zich nog niet zo erg, maar het kan ook voorkomen dat je in de vroege uren moet opstaan om een meeting met een collega of een klant bij te wonen.
Het wordt wat makkelijker als het hele bedrijf op workation gaat of als alle werknemers zich in dezelfde timezone bevinden. Het is over het algemeen echter aan te raden om een bestemming te kiezen die past bij de gebruikelijke werktijden.
2. Kies voor een accommodatie met snel internet
Als je wilt dat je videoconferentiesoftware functioneert, dat cloud-based bestanden toegankelijk zijn en samenwerkingstools werken, zorg er dan voor dat je ergens verblijft met geweldige Wi-Fi. Zonder een goede en betrouwbare internetverbinding kun je niet zo efficiënt (of soms helemaal niet) werken en dit heeft een enorme impact op de productiviteit van je team.
Gelukkig hebben de meeste bestemmingen tegenwoordig snel en betrouwbaar internet. Maar het is niet vanzelfsprekend – zeker niet als je ons eerdere advies opvolgt en naar het platteland gaat. Bovendien hebben mensen verschillende ideeën over wat ‘goed internet’ is. Dus het feit dat iemand zegt dat hij het heeft, betekent niet dat het in werkelijkheid voldoende zal zijn.
Dit is een ander voordeel van het organiseren van workations via een bedrijf als Surf Office. Omdat we de locaties hebben bezocht en reeds talloze retreats hebben georganiseerd op de bestemmingen die we aanbevelen, weten we 100% zeker dat het internet op orde is. Wanneer je zelf een workation plant heb je deze garantie niet, mits je de mogelijkheid hebt om de locatie van tevoren te bezoeken.
3. Ga ergens heen met minimale afleiding
Hoewel grote steden meestal het beste internet hebben, zijn ze niet noodzakelijkerwijs de beste bestemming voor een workation. Waarom? Omdat ze vol afleiding zitten! Uit ervaring weten wij dat het een uitdaging is om de juiste balans te vinden: kies een plek met een breed aanbod aan vrijetijdsactiviteiten, maar die ook bevorderlijk is voor focus en productiviteit.
Denk eens terug aan de locaties die we eerder hebben aanbevolen. Van Ericeira tot Napa Valley, elke bestemming is a) vol met dingen om te doen en b) omgeven door prachtige natuur, waar rust en stilte de boventoon voeren. Het beste van twee werelden: het is gemakkelijk om je te concentreren tijdens werkuren en te ontspannen/plezier te hebben in je vrije tijd.
Denk echter ook na over het soort workation dat je voor ogen hebt. Als bijvoorbeeld teambuilding voorrang heeft op productiviteit, dan kan een korte stedentrip ideaal zijn.
4. Reserveer van tevoren
Ongeacht de bestemming, probeer zaken als vervoer en accommodatie ruim van tevoren te boeken. Zeker als je workation in het hoogseizoen valt. Dit:
Hetzelfde geldt natuurlijk voor eventuele groepsactiviteiten of gezamenlijke etentjes. Vroeg reserveren is de beste manier om ervoor te zorgen dat er genoeg ruimte is voor iedereen. Zoals je je kunt voorstellen, is dit vooral belangrijk als je een workation voor een grote groep organiseert.
5. Schakel Surf Office in
Met jarenlange ervaring in het organiseren van succesvolle workations en langdurige relaties met vertrouwde lokale partners, beschikt Surf Office over alle benodigheden die je helpen bij het plannen van een perfecte trip. Vertel ons wat je voor ogen hebt en wij zorgen voor de logistiek, waardoor je bedrijf kostbare tijd en geld bespaart.
Geen zin in de stress van het vinden van een geschikte locatie? Wil je gegarandeerd snel internet? Wat dacht je van een perfecte mix van prachtige uitzichten, eersteklas accommodatie en leuke vrijetijdsactiviteiten? Dat is waar je bij Surf Office op kunt rekenen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of om de bal aan het rollen te krijgen.
Er is geen tekort aan bestemmingen die je kunt overwegen voor je volgende workation. De wereld ligt letterlijk aan je voeten! We moedigen bedrijven altijd aan om verder te kijken dan de grote steden. Hoewel deze vol geweldige vrijetijdsactiviteiten zitten, zitten ze ook vol afleidingen die de productiviteit kunnen belemmeren. Onze ervaring is dat bestemmingen op het platteland het beste werken - vooral als ze a) dichtbij genoeg zijn voor de duur van je workation en b) in een tijdzone liggen die vergelijkbaar is met die van je klanten en/of collega's.
Surf Office organiseert retreats voor bedrijven op 130+ verschillende bestemmingen. Hier is een kleine selectie van bestemmingen die we aanbevelen voor workations - ongeacht hun duur:
Op slechts 30 minuten van de luchthaven van Lissabon ligt het prachtige Portugese vissersdorpje Ericeira. Hier kan je team - als ze niet aan het werk zijn - genieten van een adembenemend uitzicht op de zee, vers gevangen vis, surflessen nemen en/of wandelen langs de kliffen. De zonsondergangen, stranden en authentieke sfeer zijn hier fantastisch.
Toscane is één van de meest iconische bestemmingen van Italië (zo niet van Europa). De regio staat bekend om zijn charmante landschappen, middeleeuwse dorpjes, beeldschone wijngaarden en legendarische geschiedenis, en is daarmee een schitterende bestemming voor een workation. De lokale infrastructuur is goed opgezet en kan moderne bedrijven huisvesten die behoefte hebben aan snel internet.
Als je werkt in een team van outdoorliefhebbers, zoek dan niet verder en kies de Catskill Mountains als je bestemming voor een workation. De Catskills, gelegen in het zuidoosten van de staat New York, bieden eindeloos veel natuuractiviteiten die de sfeer verhogen, stressniveaus verlagen en je team dichter bij elkaar brengen.
Zion National Park biedt prachtige canyons, onvergetelijke watervallen en ontzagwekkende uitzichten. Recreatieve activiteiten variëren van avontuurlijk (zei iemand canyoneering?) tot subliem (zoals zwemmen in kristalheldere zwembaden), maar er is werkelijk voor ieder wat wils. De infrastructuur die beschikbaar is in het gezellige stadje Springdale, inclusief verrassend snel internet, is de kers op de taart.
Napa Valley is een andere dromerige bestemming voor hardwerkende natuurliefhebbers. Gelegen in het noorden van Californië, heeft het meer dan 53.000 hectare aan beschermde heuvels, bergen en velden om te verkennen! Combineer dat met eindeloze wijnmakerijen en geweldige eetcultuur, en deze prachtige regio is een ideale setting om op te laden, nader tot elkaar te komen en te innoveren.
Je besteedt het grootste deel van je workation aan hard werken, maar de avonden en weekenden bieden ruimte aan leuke vrijetijdsactiviteiten. Uiteraard bepaal de bestemming voor een groot gedeelte wat de mogelijkheden zijn. Niettemin is hier een voorproefje van wat er op de meeste bestemmingen wordt aangeboden:
Hiking
Of je nu naar het Catskills-gebergte of Gran Canaria, Zion National Park of Lake Tahoe gaat, je bent nooit ver verwijderd van een paar wandelpaden. Ga even weg van je bureau voor een korte lunchwandeling, of trek je wandelschoenen aan voor een langere weekendtocht. Hoe dan ook, je hebt niets anders dan frisse lucht, prachtige uitzichten en elkaar als gezelschap.
Stranddagen
Het zou geen vakantie zijn zonder tijd door te brengen op het plaatselijke strand! Pak een handdoek en ga naar het dichtstbijzijnde strand om tot rust te komen, te zonnebaden, te zwemmen, te surfen of te wandelen – of kies eens wat anders en ga volleyballen of zandkastelen maken! Dankzij een breed aanbod aan activiteiten zijn stranddagen ideaal voor grote groepen.
Wijntours
Op sommige bestemmingen, zoals in de Napa Valley of in Toscane, kun je samen met je team een wijngaard of wijnhuis bezoeken. Een gedenkwaardige activiteit en een heerlijke manier om te ontspannen: stel je eens voor dat je uitkijkt over prachtige landschappen terwijl je leert over fantastische lokale wijnen (en ze allemaal proeft terwijl je midden in de wwijngaard staat).
Zeiltochten
Ga naar Ericeira in Portugal of Mallorca in Spanje en je hebt de oceaan binnen handbereik. Maak er een onvergetelijke workation van en organiseer een zeiltocht voor het hele team. We hebben dit over de hele wereld voor onze klanten gedaan en genoeg boten geboekt om iedereen het water op te nemen – meestal bij zonsondergang!
Spelletjesavonden
De vrijetijdsactiviteiten tijdens een workation hoeven niet altijd extravagant te zijn. Organiseer bijvoorbeeld een spelletjesavond. Laat je team samenkomen voor een avond Monopoly, improvisatiespellen, Triviant of wat je maar wilt spelen. Het is budgetvriendelijk, eenvoudig te organiseren, goed voor teambuilding en ideaal bij slecht weer.
Samen eten
Lekker eten heeft de mooie eigenschap dat het mensen samenbrengt, en een van de leukste dingen van reizen is het ontdekken van de lokale keuken. Het is dan ook geen verrassing dat het gezamenlijk eten een populaire activiteit is - vooral als iedereen zich op dezelfde locatie bevindt. Het maken van grote reserveringen is een uitdaging, maar maak je geen zorgen. Daar kan Surf Office je bij helpen.
Bekijk onze gids voor teambuildingactiviteiten voor grote groepen.
Neem voor meer informatie en om te beginnen met het plannen van je workation contact op met Surf Office. Wij helpen je graag!
Enigma bracht een week door in Ericeira
Dit in Zwitserland gevestigde digitale bureau vloog onlangs zijn 32-koppige team naar Ericeira voor een week hard werken en teambinding. Persoonlijke ontmoetingen, brainstormsessies, inspirerende co-workingruimtes, informele hangouts en legendarische groepssurflessen maakten het tot een daverend succes.
De productiviteit, frisse ideeën en het hernieuwde vertrouwen in hun ‘remote-first’-aanpak brachten Nadine Nassif ertoe te kunnen zeggen: “We hebben absoluut genoten van onze Surf Office-workation. Het was alles en meer dan waar we op hadden gehoopt.”
De workation van Mynd resulteerde in 12 nieuwe productfuncties
Mynd is een vastgoedbeheerbedrijf gevestigd in Californië. Voor hun workation verhuisde het team van 32 mensen voor 10 dagen naar Surf Office Barcelona. In de eerste drie dagen voerden ze een hackathon uit. Het team ontwikkelde in een snelle sprint van innovatie twaalf nieuwe productfuncties.
Het team van Mynd had zich goed voorbereid op hun workation. Zo stonden de belangrijkste design elementen al klaar toen ze in Spanje aankwamen. Hierdoor kon het team snel schakelen zonder daarbij hulp nodig te hebben van het design team. Wij raden je aan hetzelfde te doen en tijd te steken in een goede voorbereiding.
De 48 uur durende hackathon van Amun op Mallorca
Deze toonaangevende uitgever van cryptocurrency nam zijn team van 45 ondernemers, ingenieurs en productontwikkelaars mee naar Mallorca voor een 6-daagse workation, waarbij veel tijd werd gemaakt voor teambinding.
De workation concentreerde zich op een intense hackathon van 48 uur, die werd omlijst een prachtig uitzicht op de oceaan, karaoke en koffie. Zoals Brian Aznar, VP Engineering, zei: “Iedere keer dat ons bedrijf samenkomt om elkaar in levende lijve te ontmoeten, heeft dit een impact op iedereen; of ze nu nieuw of al langer in dienst zijn, iedereen neemt er iets van mee.”
Parkside gebruikte hun workation om hun merk een boost te geven
Parkside een digitaal bureau gevestigd in Zwitserland, dat 12 dagen bij ons op Gran Canaria verbleef met als doel tijd en ruimte te nemen om zich te concentreren op hun eigen bedrijf, rebranding en een nieuwe website.
Ze wilden zich kunnen concentreren zonder afgeleid te worden door klantprojecten. Het waren een paar intensieve, lange dagen, maar omdat ze slechts enkele meters van het strand verwijderd waren, hadden ze ook tijd om te ontspannen en te surfen.
Plan je een strategiebijeenkomst, design sprint, hackathon, kickoff meeting van een nieuw project of “enkel” reguliere werktijd?
Wat je ook voor ogen hebt: wij regelen het voor je.
Verwacht een professionele werkomgeving met:
En natuurlijk heel snel internet.
Elk team heeft andere verwachtingen als het gaat om hun workation en daarom heb je de flexibiliteit om verschillende soorten accommodatie te kiezen, variërend van premium kamers met eigen badkamer tot gedeelde accommodatie.
Al onze accommodaties bevinden zich in centrale gebieden en op loopafstand van restaurants en supermarkten. Je hoeft geen auto te huren of het openbaar vervoer te gebruiken om je te verplaatsen. Wij willen het verblijf zo gemakkelijk mogelijk maken.
Je hebt 100% zekerheid dat de boeking niet wordt geannuleerd (iedereen met ervaring met last-minute geannuleerde groepsboekingen weet hoe belangrijk dit is).
We begrijpen dat je team groeit en dat je in de loop van de tijd mogelijk extra kamers moet toevoegen. Deze flexibiliteit is inbegrepen.
We hebben een systeem gebouwd dat het plannen van workations eenvoudig en snel maakt.
We plannen elk detail, van begin tot eind, van je workation zodat jij dat niet hoeft te doen. Wij verzorgen:
Je ontvangt een persoonlijk programma en een online dashboard met alle informatie voordat het retreat begint. Onze ondersteuning ter plaatse laat je bij aankomst alles zien wat je moet weten en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
“Bedankt voor een geweldige offsite @surfoffice – we hebben het fantastisch gehad!”
James Allgrove, hoofd groei bij Stripe UK
1. Bevestig de details
Bevestig het aantal personen, de bestemming (we kunnen je ook een bestemming aanbevelen op basis van waar het team zich bevindt en de prijzen van vluchten), de data en de gewenste accommodatie.
2. Factuur & betaling
Na bevestiging van de gegevens sturen wij een factuur. Je kunt betalen via overschrijving, creditcard/betaalkaart of PayPal.
3. Retreatplanning
Dit proces is super eenvoudig. Met onze hulp maak je snel een persoonlijk schema. Wij zorgen ervoor dat je alle informatie ruim op tijd - vóórdat de workation begint - ontvangt en dat een van onze support medewerkers gedurende het hele proces beschikbaar is.
4. De workation
Verwacht na aankomst een introductietour. Onze vertegenwoordiger ter plaatse is beschikbaar voor het geval je iets nodig hebt. We geven je lokale tips en herinneren je aan je geplande activiteiten tijdens de workation.
Kies één van onze 130+ bestemmingen in Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacific.
Europa
Europa
Noord-Amerika
