Algunas personas las llaman “reuniones a mano alzada”, otros le dicen "reuniones de todo el personal". Pero, cuando se trata de una reunión all-hands, todos discuten lo mismo: una reunión crucial para toda la empresa donde los empleados, líderes y partes interesadas comparten actualizaciones comerciales, celebran hitos y discuten asuntos organizacionales clave.
Nuestra publicación anterior sobre este tema detalla cómo ejecutar una. Hoy, analizaremos más de cerca cómo crear tu agenda de reuniones all-hands. Al igual que un GPS que te indica a dónde acudir, configurar esto con antelación debería garantizar que la sesión se desarrolle sin problemas, cubre todo sin sobrecargar y mantén a los asistentes interesados de principio a fin. ¿Suena bien? Sigue leyendo para descubrir cómo se ve una agenda eficaz.
Ejemplo de agenda de reunión all-hands
A continuación se presenta una estructura potencial para tu próxima reunión all-hands, incluido el tiempo que sugerimos que dediques a cada elemento. Siéntete libre de utilizar la agenda de muestra tal como está o ajustarla según las necesidades de tu negocio. Si estás buscando ideas adicionales sobre temas para todos, no te pierda la sección final de esta publicación...
- Check-in inicial/bienvenida (5 minutos)
- Actividad o juego para romper el hielo (10 minutos)
- Anuncios, hitos y celebraciones (10 minutos)
- Actualizaciones de la empresa y temas de toda la organización (20 minutos)
- Sesión especial (15 minutos)
- Preguntas y respuestas (10 minutos)
- Despedida (5 minutos)
- Duración total: ~75 minutos
- Frecuencia: Mensual
- Ubicación: En la oficina o virtualmente, además de una reunión offsite una vez al año (pista: ¡podemos ayudarte con eso!)
Desglose de la agenda de reuniones de todo el personal
Ahora que hemos visto sus partes constituyentes, veamos con más detalle cada elemento de nuestra agenda propuesta para la reunión all-hands:
1. Registro inicial/bienvenida (5 minutos)
Ya sea que se reúnan en persona o en línea, un lugar lógico para comenzar una reunión all-hands es darles la bienvenida a todos y agradecerles por asistir. También podrías señalar cualquier ausencia notable, repasar la agenda muy rápidamente y/o indicar lo que esperas lograr a lo largo de la sesión.
Algunas empresas también realizan una actividad interactiva muy breve en este punto, como una encuesta. Mientras esperas que lleguen o se unan las personas, por ejemplo, puedes pedirle a quien ya esté presente que responda una pregunta sobre la empresa o su función (por ejemplo, "Describe la cultura de la empresa en una palabra" o "¿Qué es lo que te gusta de tu trabajo?". Quien dirija la sesión puede comentar las respuestas, reírse con las respuestas divertidas y pedir a los voluntarios que den su opinión sobre lo que se ha dicho.
En última instancia, esta es una forma divertida de pasar lo que de otro modo podrían ser unos minutos incómodos esperando a los que llegan tarde. También mejora el estado de ánimo, fomenta la participación, ayuda a los asistentes a relajarse y hace que las personas se sientan cómodas hablando frente al grupo.
2. Actividades o juegos para romper el hielo (10 minutos)
Bien, ahora todos están presentes y les has dado la bienvenida a la reunión. Ya sea que hayas incluido una actividad breve en la introducción o no, te recomendamos pasar a un juego para romper el hielo.
Los beneficios de esto se parecen a los que comentamos con respecto a la encuesta. Las entretenidas actividades para romper el hielo ponen a la gente de buen humor, lo que marca la pauta para el resto de la sesión, ayuda a todos a relajarse y, por tanto, también facilitan la participación y promueven una sensación de unión que es vital en las reuniones all-hands.
Tenemos un artículo completo dedicado a actividades para romper el hielo que recomendamos consultar. Mientras tanto, aquí tienes algunas rápidas y fáciles de probar:
- Emoji Quiz: Energizante y creativo, este juego consiste en mostrarle al grupo una lista de películas conocidas que has escrito en forma de emoji (por ejemplo, el océano, un tiburón y el símbolo de una calavera podrían ser Tiburón). ¡Su trabajo es adivinar cada uno!
- Adivina la Foto de la Infancia: Para realizar esta actividad divertida y saludable, recopila fotografías de la infancia de los miembros del equipo antes de la sesión y luego pide al grupo que adivinen quién está en cada imagen. Tener un proyector ayuda aquí.
- Mantén los Globos en el Aire: Este rompehielos es simple pero brinda diversión sin fin. ¡Todo lo que debes hacer es llenar la habitación con globos y pedirle al equipo que haga lo que sea necesario para evitar que caigan al suelo! Agrega un elemento competitivo dividiéndote en grupos y dándole a cada uno sus propios globos de colores para mantenerse alejados del suelo.
3. Anuncios, hitos y celebraciones (10 minutos)
Las reuniones all-hands son oportunidades perfectas para celebrar las victorias del equipo, compartir logros individuales en este dominio público y hablar sobre ocasiones especiales, como cumpleaños o aniversarios recientes dentro de la empresa.
Después de haber elevado los niveles de energía con un rompehielos, puedes mantener fluyendo el buen rollo dedicando unos 10 minutos a esta noticia positiva.
Tal vez un cliente le dio al equipo algunos comentarios sorprendentes, o conseguiste un gran cliente nuevo, o la chica nueva vendió su primer widget. Quizás todos superaron sus objetivos este mes o lograron avances sólidos en el proyecto en el que estaban trabajando. Cualquiera sea el caso, esta parte de la agenda de la reunión all-hands seguramente elevará la moral.
Ah, y si has contratado nuevos empleados desde la última reunión all-hands, ahora es un buen momento para presentarlos adecuadamente a otras personas o equipos de la empresa.
4. Actualizaciones comerciales y temas de toda la organización (20 minutos)
¡Pasando a asuntos oficiales! Es hora de que el director ejecutivo hable sobre las métricas clave del mes anterior y cómo avanza la empresa hacia sus objetivos más amplios. Los líderes funcionales también deben actualizar al grupo sobre proyectos individuales, compartiendo noticias clave, resultados notables, etc.
Por supuesto, no todas estas actualizaciones serán positivas. En esta etapa de la reunión all-hands también se menciona cualquier problema o contratiempo que tu equipo deba tener en cuenta, además de lo que se está haciendo (o se ha hecho) para solucionarlo.
Aquí tampoco olvides recordarles a todos la visión más amplia de la empresa. ¿El objetivo? ¡Ayudarlos a comprender por lo que están trabajando tan duro para lograr! Repetir esta visión con regularidad debería dar a sus días un mayor propósito, ayudándoles a mantenerse comprometidos con el negocio y sus aspiraciones.
Además, ¡esta parte de la sesión es cuando es más probable que los asistentes pierdan la concentración! Así que asegúrate de mantener las cosas lo más concisas, atractivas e interactivas siempre que sea posible. Por ejemplo, podrías buscar comentarios instantáneos después de cada presentación o aceptar preguntas rápidas.
5. Sesión especial (15 minutos)
Algunas empresas dedican el quinto segmento de las reuniones all-hands a las llamadas “sesiones especiales”. Depende de ti decidir qué implica esto, pero la idea es hacer algo diferente (es decir, especial) que beneficie al equipo.
Por ejemplo, podrías invitar a un orador a la oficina, realizar una actividad de team-building o realizar una actividad de “héroe silencioso”.
En este último es donde le pides a todo el equipo que nomine a colegas que crean que merecen reconocimiento. Podrían levantar la mano para decir el nombre de la persona y por qué la nominan o enviar sus opciones/razones a través de un canal designado de Slack que luego lee el CEO. Si te reúnes virtualmente, puedes hacer nominaciones en el cuadro de chat.
Como puedes imaginar, cosas como esta a) aumentan la moral y b) hacen que tus reuniones sean eventos que esperan con ansias. Si estás buscando otras formas de ocupar estos 15 minutos, consulta nuestra siguiente sección titulada "Ideas adicionales para reuniones entre todos".
6. Preguntas y respuestas (10 minutos)
Ahora que has cubierto todos los puntos principales, considera dar la palabra a las preguntas. ¿Alguien tiene alguna consulta para el CEO o el equipo ejecutivo? ¿Tienen inquietudes que quieran expresar? ¿O les gustaría tener claridad sobre algo de lo que se ha discutido? Si es así, ahora es el momento de preguntar.
Sin embargo, existen algunas formas de ejecutar estas preguntas y respuestas.
La primera es recibir preguntas en el momento y hacer todo lo posible para responder de forma espontánea. Sin embargo, esta puede ser una perspectiva desalentadora y no está exenta de riesgos. Por ejemplo, es posible que no sepas la respuesta pero intentes encontrarla de todos modos, eludiendo la pregunta sin darte cuenta o, en el peor de los casos, incluso mintiendo.
Desgraciadamente, esto envía un mensaje equivocado al equipo y puede desinflar la sala. De ahí que muchas empresas respondan preguntas antes de la sesión.
Una tercera opción es hacer una combinación de ambas: aceptar algunas por adelantado y otras en el acto. Nos gusta este enfoque porque garantiza que habrá preguntas y permite que las personas pregunten sobre cualquier cosa que les venga a la mente durante la reunión.
Si no sabes algo, no te preocupes. ¡Admite que ese es el caso y comprométete a darles la respuesta más tarde! Ah, e intenta responder a cada pregunta que recibas. Si se acaba el tiempo, comunícate con ellos luego por correo electrónico o en una conversación individual rápida.
7. Despedida (5 minutos)
Una vez finalizada la sesión de preguntas y respuestas, todo lo que queda por hacer es agradecer a las personas por asistir y expresar su gratitud por su arduo trabajo continuo. Siéntete libre de resumir la sesión brindando también algunas conclusiones clave u ofrecer algunas palabras inspiradoras para que todos las lleven de vuelta a la oficina.
Sin embargo, antes de que se vayan, también puedes pedirles su opinión sobre la reunión. Utiliza un formulario en papel anónimo o una encuesta en línea para ver qué piensan. ¿Qué disfrutaron los asistentes y en todo caso, qué podría haber sido mejor?, ¿Hay algo que quieran más o menos en futuras sesiones?, ¿Qué hubieran hecho diferente?
Tómalo en cuenta y estos comentarios te ayudarán a perfeccionar futuras reuniones colectivas para garantizar que los asistentes obtengan el mayor valor posible.
Ideas adicionales para reuniones all-hands
Dondequiera que lo hagas, esa agenda de muestra debería proporcionar una estructura exitosa para tu próxima reunión con todo el personal. Sin embargo, ¡hay muchos otros componentes que puedes elegir incluir! En esta sección final, revelaremos una selección de temas e ideas alternativas a considerar:
1. Invita a un orador
Invitar a un orador a dirigir una sección de una reunión all-hands tiene numerosas ventajas. Le da un respiro al equipo directivo. Previene la monotonía que puede surgir en las reuniones rutinarias, y lo más importante, ¡proporciona a los empleados nuevas perspectivas y conocimientos! Como resultado, el compromiso debería aumentar.
En cuanto a los oradores, piensa en invitar a personas de diversos orígenes. Un mes, podrías pedirle al fundador de la empresa que hable sobre su visión original del negocio. El siguiente podría ser un atleta de resistencia de élite que analice el valor de la perseverancia. Y después de eso, podrías contar con un psicólogo que les comparta estrategias comprobadas para el manejo del estrés.
Recuerda, ¡el tema no tiene por qué estar relacionado con el trabajo! Todo lo que buscas es alguien que pueda agregar valor al discutir los temas que deseas cubrir en la reunión.
2. Haz un mini hackathon
Los hackatones son eventos en los que las personas trabajan juntas intensamente para resolver un problema específico o diseñar un nuevo producto. Suelen durar entre 24 y 48 horas, pero no existen reglas estrictas.
Si hay suficiente tiempo, podrías realizar un hackathon durante una o dos horas en el offsite all-hands durante el retiro anual de tu empresa. ¿O por qué no probar un hackathon condensado de 15 minutos en tu evento mensual? En lugar de intentar construir/resolver algo demasiado complicado, puedes establecer este límite de tiempo estricto y desafiar a los equipos a:
- Pensar en nuevos lemas para el negocio
- Diseñar un nuevo logotipo
- Elaborar un guión para futuras llamadas de ventas
- Pensar en una idea para un nuevo producto
- Pensar en formas de relajarse en equipo después del trabajo
- Crear un evento especial
Luego, pedirías a cada equipo/individuo que hiciera presentaciones rápidas de lo que lograron. Confía en nosotros, se sorprenderán gratamente de los resultados que puedes obtener al colaborar de una manera tan breve y concentrada.
3. Organiza un Almuerza y Aprende
Las sesiones de Almuerza y Aprende son presentaciones o talleres que se llevan a cabo durante la hora del almuerzo para educar o mejorar las habilidades de los empleados sobre un tema en particular. La idea es alejarse del escritorio durante una hora, reunirse como equipo y almorzar mientras aprenden algo divertido e informativo.
La asistencia suele ser opcional, pero no hay nada que te impida convertir tu reunión all-hands en un Almuerza y Aprende. De hecho, podría ser una opción perfecta si crees que hay algo que todos ganarán al aprender.
4. Solicita referencias de empleados
Otra opción para tu reunión all-hands es resaltar las vacantes de trabajo en la empresa y pedir a tus empleados actuales que recomienden a cualquiera que consideren adecuado para el puesto.
Este tipo de marketing de referencia es una forma sencilla, eficiente y económica de encontrar candidatos de alta calidad. Solo asegúrate de describir con precisión el puesto y las habilidades/calificaciones que estás buscando, así como también lo que implicará el proceso de solicitud, incluido el cronograma de contratación.
Para recopilar la información necesaria, puedes entregar formularios para que las personas regresen con los detalles de contacto de sus candidatos potenciales o configurar una dirección de correo electrónico designada para recibir referencias. De la misma forma, considera mejorar el trato para tus empleados ofreciendo recompensas, como bonos en efectivo o entradas para eventos.
5. Convierte las presentaciones en juegos
Una forma de hacer que la parte oficial y relacionada con los negocios de tu reunión all-hands sea más atractiva es convertirla en un juego. Por ejemplo, a medida que revisas los números del último mes, podrías tomar ciertas métricas (por ejemplo, número de ventas, número de nuevos clientes, ingresos totales, rotación de clientes, etc.) y pedirle a tu equipo que adivine los resultados antes de revelarlos.
Incluso podrías crear una presentación de diapositivas donde cada diapositiva contenga una estadística particular. Luego plantearías una serie de preguntas (por ejemplo, "¿cuántos ingresos obtuvimos este mes?"), haciendo que la gente adivine y luego divulga las respuestas reales. ¡Quien esté más cerca gana un premio!
6. Muestra y Cuenta departamental
Los empleados de grandes organizaciones no siempre saben o aprecian lo que hacen los demás departamentos de la empresa. Saben que existen, pero sus funciones y responsabilidades reales siguen siendo un misterio. A menos que hagas algo así como un Muestra y Cuenta departamental en tu próxima reunión de toda la empresa...
Esta actividad supone poner a cada departamento en el punto de mira. Tú presentas los diferentes equipos y empleados (o déjalos que ellos mismo lo hagan) a todos los demás en la sala, les explicas sus trabajos y les das a los demás la oportunidad de hacer preguntas.
¿Tienes poco tiempo? Considera presentar un departamento diferente en la “Sesión Especial” de 15 minutos de cada reunión all hands. Alternativamente, podrías pasar una reunión completa repasando cada departamento de la empresa.
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Las reuniones all-hands pueden ayudar a fomentar una cultura empresarial sólida, dar voz a los empleados y celebrar los logros individuales y del equipo. Sin embargo, si deseas que brinden tales recompensas y funcionen sin problemas de principio a fin, es crucial crear una agenda de reuniones para todos antes del gran día.
Esperamos que las ideas de este artículo te ayuden a hacer exactamente eso. Ten en cuenta la estructura, los temas y las ideas de la reunión y estarás un paso más cerca de una sesión exitosa para toda la empresa. ¿Esperas organizar una fuera de las instalaciones?
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