"Las reservas de hotel completo son el santo grial de los eventos corporativos".
— Simon Einstein, experto de Surf Office en reservas de hotel completo
Las reservas totales de hoteles se hicieron populares por primera vez en los Estados Unidos como una forma para que las parejas casadas disfrutaran de privacidad y personalización en el lugar de su boda.
Pero no pasó mucho tiempo antes de que las empresas reconocieran las ventajas de adquirir un hotel completo para eventos de la empresa, como retiros de team-building y reuniones anuales.
Hoy en día, la reserva de hotel completo es una opción popular en todo el mundo para quienes buscan agregar un sentido de comunidad y exclusividad a los eventos de su empresa.
Pero reservar un hotel completo no está exento de inconvenientes.
En este artículo, analizaremos los pros y los contras de la reserva de hotel completo, cuándo son necesarias y cuándo deberías considerar una reserva parcial.
¿Qué es la reserva de un hotel completo?
La reserva total de un hotel te otorga a ti y a tu grupo acceso exclusivo a todo o parte de un hotel. Dependiendo de tu acuerdo, esto puede incluir habitaciones, restaurantes, instalaciones de spa y espacios para eventos.
Reservar un hotel en su totalidad te da un toque de privacidad, elegancia y personalización a tu evento. Esto ha hecho que la renta de hoteles completos sea un acuerdo popular para bodas de lujo, así como para ocasiones corporativas como conferencias, convenciones y galas.
“Esto es cierto para grupos de entre 10 y 1000 o más personas. Las rentas completas permiten a los grupos hacer del lugar su hogar durante la duración del evento y aprovechar las áreas comunes, sin preocuparse por molestar a otros invitados”. — Simon Einstein, experto en reservas de hotel completo
Durante la reserva de un hotel completo, tu grupo esencialmente "toma el control" del hotel, lo que te permite adaptar tu evento a tus necesidades. Sin otros huéspedes de los que preocuparte, podrás hacer más ruido, planificar actividades y decorar las zonas comunes a tu gusto.
¿Cuánto cuesta reservar un hotel completo?
El costo de reservar un hotel se basa en los ingresos que generaría el hotel si tuviera una ocupación del 100%.
Esto significa que deberás pagar todas las habitaciones reservadas, más las ganancias previstas de las instalaciones asociadas, como spas y restaurantes.
Por lo tanto, el costo de la reserva de un hotel podría oscilar entre 1.000 €/noche para un hotel ultrabásico hasta más de 100.000 €/noche para un exclusivo resort isleño con todas las comodidades.
Amal y George Clooney eligieron el Hotel Cipriana de Venecia como lugar de celebración de su boda. Llenaron el 95% del hotel, lo que resultó en un estimadocosto de alrededor de $3 millones para la celebración de tres días.
Para evitar que tu reserva de hotel completo afecte las tasas de ocupación en los días cercanos a tu reserva, algunos hoteles incluso te harán cubrir los costos de los días adicionales en ambos lados de tu evento.
Por ejemplo, si el lanzamiento de tu producto está programado para cuatro noches, es posible que debas cubrir el costo de ocho.
Reservar un hotel en su totalidad es un asunto costoso, pero vale la pena si deseas darle marca a tu evento y crear un sentido de comunidad.
¿Cuáles son las alternativas al reservar un hotel completo?
Reservar un hotel completo es el estándar de oro para eventos corporativos. Le permite a tu grupo “tomar control” del lugar y hacerlo suyo. Es la única manera de obtener total libertad en la planificación de tu evento.
Si quieres organizar un evento de empresa sin compromiso, contratar el hotel completo es sin duda la mejor opción.
Pero la reserva de un hotel completo no es una opción viable para todos.
Son caros y, a veces, es imposible encontrar un lugar dispuesto a bloquear fechas o cancelar reservas existentes.
“La parte más difícil de la reserva completa de un hotel es garantizar la disponibilidad. Se necesita mucha confianza por parte del hotel para bloquear todo el lugar para un grupo, además, por lo general no están dispuestos (comprensiblemente) a cancelar reservas preexistentes”. - Simón Einstein
Entonces, ¿qué puedes hacer si deseas organizar un evento privado de empresa pero no puedes conseguir una reserva de hotel completa?
Reserva un piso entero
Reservar un piso completo del hotel es una forma rentable de agregar privacidad y personalización a tu evento. Cuando alquilas solo un piso, obtienes acceso exclusivo a ciertas salas y espacios para eventos en ese nivel.
Con tu equipo reunido en un espacio, puedes poner tu marcar en él y mantener una sensación de unión sin molestar a otros invitados.
La desventaja es que tendrás que compartir instalaciones como el spa y el restaurante con otros huéspedes, lo que limita lo que puedes hacer con esos espacios. También deberás respetar las normas generales de limpieza del hotel.
Bloquear ciertas habitaciones
Otra opción es bloquear un grupo de habitaciones de hotel. Esto es ideal para grupos más pequeños que no pueden llenar hoteles completos pero aún desean alojamiento garantizado.
El bloqueo de habitaciones se suele ofrecer a grupos que quieran reservar entre 10 y 30 habitaciones. Las tarifas se negocian previamente y tendrás que pagar el importe total por adelantado más un depósito. Y no lo olvides, tendrás que pagar por todas las habitaciones que hayas reservado, incluso si algunas quedan desocupadas.
El bloqueo de habitaciones también te permite ofrecer variedad. Puedes bloquear habitaciones en varios hoteles en diferentes ubicaciones y con diferentes estilos. Ten en cuenta, sin embargo, que este enfoque puede hacer que un grupo se sienta fragmentado.
Contrata un ala de la propiedad
Contratar un ala es lo más parecido a contratar un hotel completo. Este enfoque te permite reservar activos del hotel, como habitaciones y espacios para eventos, sin comprometerse a contratar toda la propiedad.
Tendrás la libertad de personalizar la parte del hotel que has reservado y tendrás control total del ala sin interrupciones de otros huéspedes. Esto te permite llenar tu agenda con ideas divertidas como competiciones de karaoke y noches de juegos.
Contratar un ala de un hotel también amplía tus opciones. Ahora, no necesitarás encontrar un hotel con exactamente suficientes habitaciones para tu equipo. En su lugar, puedes considerar contratar alas de hoteles más grandes.
El único problema es que no se garantiza que los espacios para eventos que necesitas estén en el ala que deseas contratar. En ese caso, deberás reservar estos espacios por separado.
¿Qué eventos de empresa justifican la reserva del hotel completo?
Si estás organizando una reunión externa o un retiro de empresa, es posible que te preguntes cuándo es necesario reservar un hotel completo.
A continuación se muestran algunos eventos populares que pueden beneficiarse de la reserva total de un hotel:
- Retiros de team-building
- Retiros de liderazgo
- Retiros para startups
- Workations en equipo
- Retiros para equipos remotos
- Sprints y hackathons de diseño
- Conferencias y convenciones
- Recompensas de viaje
Como puedes ver, casi cualquier evento empresarial que requiera varios días fuera de la oficina puede beneficiarse de la reserva total o parcial de un hotel.
¿Cuáles son las ventajas de la reserva de hotel completo?
La reserva total del hotel garantiza que tu evento se sienta especial, personalizado y privado.
Cuando reservas un hotel, controlas el uso de todas las habitaciones del edificio, incluido el restaurante, el spa, los salones para eventos y más.
Como no hay otros huéspedes, puedes utilizar cada espacio como quieras. Esto significa que puedes decorar salas con productos de la empresa, poner música a un volumen más alto en las fiestas o utilizar las salas como espacios de descanso exclusivos.
También puedes ser más creativo en cuanto al lugar donde realizas las reuniones. En lugar de estar confinado en la sala de juntas del hotel, puedes reunirte con tu equipo donde quieras, desde la terraza de la azotea hasta el bar de cócteles del sótano.
Otro beneficio de la reserva total de hoteles es la mejor hospitalidad que recibirán.
Sin otros huéspedes a los que atender, el personal del hotel puede centrar toda su atención en ustedes. Esto garantiza que se atiendan todas tus necesidades y que tus empleados disfruten de una experiencia premium.
Reservar un hotel también es sencillo desde el punto de vista de la planificación.
¿Por qué? Porque es mucho más fácil reservar todo de una sola vez en lugar de organizar alojamiento, restaurantes y espacios para eventos de forma individual.
También es más probable que se ciña a tu presupuesto, ya que pagar todo por adelantado minimiza los costos imprevistos.
¿Cuáles son las desventajas de la reserva total de hoteles?
Reservar un hotel para el evento de tu empresa es un gran compromiso financiero.
Dependiendo del tamaño y la ubicación del hotel, los costos de reservar todas las instalaciones pueden ser muy elevados. Ten en cuenta también que es posible que estés pagando por instalaciones que no necesitas.
Esto se debe a que debes compensar al hotel por las ganancias esperadas de cada flujo de ingresos. Eso incluye las habitaciones del hotel, así como las instalaciones asociadas, como restaurantes, servicios de conserjería, salones para eventos, spas, etc.
Como se mencionó anteriormente, también deberás pagar noches adicionales en ambos lados de tu reserva para compensar al hotel por la pérdida de ingresos. Esto podría incrementar el costo de tu reserva hasta en un 100%.
El otro problema importante con las adquisiciones de hoteles es la disponibilidad. La mayoría de los hoteles ya han asegurado reservas con hasta un año y medio de anticipación y rara vez están dispuestos a cancelarlas para una reserva de grupo.
Por lo tanto, para asegurar la reserva total del hotel, es posible que debas organizar tu reserva con hasta 24 meses de anticipación.
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Simon Einstein es nuestro gurú interno de reservas de hoteles para eventos de empresa.
Ha estado ayudando a Surf Office a organizar exitosos offsites empresariales durante años, tiempo durante el cual ha acumulado una impresionante base de datos global de hoteles que ofrecen reservas completas de sus instalaciones.
Organizar tu retiro offsite con Surf Office te brinda tranquilidad. Nuestro equipo de expertos en planificación garantiza que todo funcione sin problemas, desde la comunicación con el personal del hotel hasta la protección contra cancelaciones de último momento.
Si estás considerando reservar un hotel completo para tu próximo evento de empresa, no dudes en comunicarte con Simon si tienes alguna pregunta.
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