Las comidas son sin duda uno de los elementos más importantes de un evento para grupos grandes, como un retiro de empresa.
Ofrecen a los miembros del equipo la oportunidad de establecer vínculos a través de buena comida y bebida, y crear recuerdos que recordarán mucho después de regresar a casa.
Como tal, organizar las comidas es una de las partes más críticas del proceso de planificación del retiro.
En la mayoría de los casos, las empresas deciden reservar restaurantes para cenar o almorzar durante los retiros de su equipo. Si bien este proceso parece bastante simple, puede ser mucho más complejo de lo que parece inicialmente.
Esta parte del retiro es una en la que hemos estado trabajando constantemente para mejorar y simplificar, de tal manera que nuestros clientes puedan simplemente completar un formulario mientras nosotros hacemos el resto.
Si deseas reservar restaurantes para grupos grandes, estas son algunas de nuestras conclusiones sobre cómo hacerlo de forma rápida y eficiente.
Antes de empezar
Lo primero y más importante que debes saber es:
Reservar un restaurante para un grupo grande es muy diferente a reservar para ti o un grupo de amigos.
Para comenzar, puedes iniciar la investigación como lo harías tú mismo: utilizando reseñas de Google, Yelp o TripAdvisor, combinadas con recomendaciones de las redes sociales.
Esto puede parecer increíblemente divertido, pero recuerda que las reseñas que estás leyendo son para una, dos o un par de personas como máximo. Lo que deberías buscar son restaurantes que reciban a grupos grandes con regularidad y que tengan experiencia en atender a un gran número de invitados.
Esto se puede hacer fácilmente marcando la casilla Bueno para grupos grandes en los sitios mencionados anteriormente.
Es fácil perderse leyendo reseñas y mirando fotografías de comidas deliciosas. De hecho, puedes perder innumerables horas sólo en esta fase de investigación. Pero así es como puedes evitarlo.
Haz tu tarea
Antes de realizar cualquier investigación, es hora de preparar los detalles.
Es fundamental que este sea tu primer paso porque no hacerlo correctamente resultará en problemas en cada paso del camino posterior.
Antes de comenzar la investigación de tu restaurante, prepara la siguiente información:
- El número de personas
- Fecha(s) deseada(s)
- Hora(s) deseada(s)
- Restricciones de la dieta
- Cocina preferida
- Otras preferencias (¿Quieres quedarte después a tomar algo?, ¿Tiene que estar a poca distancia?, ¿Quieres tener el espacio completamente privado para tu grupo?, etc.)
Estas son las preguntas que te harán todos los restaurantes cuando quieras reservar para una cena o un almuerzo. Al tener estos detalles preparados con antelación, ahorrarás mucho tiempo y evitarás idas y venidas con restaurantes durante el proceso de reserva.
Haz una lista de restaurantes
Ahora comienza la diversión y puedes empezar a crear una lista de restaurantes para contactar y esperar ofertas.
La forma más sencilla de hacerlo es contactar con algunos amigos que conozcan la zona. Aún mejor: ponte en contacto con alguien que ya haya organizado un evento similar y sepa qué restaurantes A) tienen excelente comida y B) pueden acomodar a grupos grandes.
We work with food experts in each of our retreat locations to maintain an updated, curated list of the best restaurants for group bookings. If you want to make sure you get the right restaurant for your company offsite, contact us at Surf Office first.
5 Errores comunes al reservar restaurantes para grupos grandes
Después de haber organizado bastantes retiros, hemos cometido uno o dos errores que nos han ayudado a perfeccionar nuestro proceso de reserva actual. Estos son los errores más comunes que puedes cometer al reservar restaurantes para grupos grandes de personas.
1. No querer elegir del menú del grupo
Si has encontrado un restaurante que trabaja con grupos grandes, estás de suerte.
Este tipo de restaurantes suelen tener un menú exclusivo para grupos. Algunos incluso pueden tener más de un menú, depende del restaurante y del tamaño de tu grupo.
La cuestión es que, una vez que intentes cambiar o personalizar este menú de alguna manera, es muy probable que el restaurante rechace tu solicitud. Los menús para grupos se crean por una razón y las personas que están detrás de ellos han dedicado una buena cantidad de tiempo a diseñarlos. Lo último que quieren hacer es esforzarse por personalizarlos para tu grupo.
Póntelo fácil a ti y a todos: confía en que el restaurante sabe lo que hace. Después de todo, ¡probablemente no sea su primer rodeo en el que se sirve comida para un grupo grande!
2. Centrarse en las restricciones dietéticas
No nos malinterpretes, no estamos diciendo que debas descuidar a nadie con necesidades dietéticas específicas.
Pero, si tienes un grupo de 50 personas con 5 veganos, no busques un restaurante vegano. Hacerlo limitaría drásticamente tus opciones, sin mencionar que molestarías a las otras 45 personas.
En su lugar, busca el mejor restaurante que se ajuste a todos los demás criterios y simplemente solicita 5 menús veganos.
3. Hacer demasiados cambios
¿Recuerdas que mencionamos que lo más importante es hacer tu tarea y conocer tus requisitos antes que nada?
Si no tienes una visión clara de lo que quieres y terminas haciendo demasiados cambios (agregando personas, haciendo pedidos de comida locos, cambiando la hora), tanto tú como el personal del restaurante se sentirán frustrados. Como resultado, puedes perder el restaurante y te verás obligado a elegir una opción menos deseable.
Investiga, verifica las restricciones dietéticas con tus compañeros de trabajo y luego comunícaselo todo al restaurante. ¡Todos ganan!
4. Reservar un restaurante que esté demasiado lejos
Uno de tus principales criterios debe ser reservar un restaurante a poca distancia del lugar de tu retiro.
La única excepción es si tienes un grupo lo suficientemente pequeño como para llegar al lugar usando Uber o algún otro tipo de transporte local.
De lo contrario, acudir a un restaurante demasiado lejano te hará perder tiempo adicional organizando la logística del transporte. También agregará más costos y dificultará las cosas en tu equipo.
5. Tener demasiados criterios
Ser demasiado exigente con tu restaurante puede perjudicar seriamente tus posibilidades de encontrar el lugar adecuado para que tu equipo disfrute de una comida.
Tener demasiados criterios limitará tus opciones a unos pocos restaurantes en las ciudades más grandes. De hecho, en entornos más pequeños, ¡incluso puedes quedarte sin restaurantes para elegir!
En lugar de eso, mantén la mente abierta y recuerda que lo que realmente importa es reunir a todos para pasar un rato de unión con algo de comida.
¡Disfruta!
Realizar una reserva grupal para tu offsite de empresa es muy diferente a hacer una reserva para dos. Se necesita tiempo para planificar cuidadosamente y encontrar la elección correcta del lugar, pero al final, el esfuerzo vale la pena cuando te sientas a disfrutar de una excelente comida con todo tu equipo.
If you’re organizing an offsite retreat for your company and you want to minimize the hassle when choosing a restaurant, make sure to contact us at Surf Office before you start, we've got plenty of resources to help make the process run smoothly!
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