La mayoría de los errores que comete la gente al organizar su primer offsite empresarial se pueden evitar fácilmente.
En este artículo, resumiremos esos errores y le enseñaremos cómo evitarlos.
En Surf Office, hemos organizado cientos de offsites empresariales para nuestros clientes e incluso un par de offsites para nuestro propio equipo. Somos una empresa que prioriza el trabajo remoto, por lo que reunirnos en persona de vez en cuando es esencial.
Entonces, a lo largo de los años, hemos notado algunos errores de planificación comunes.
Aquí hay un contexto adicional sobre SurfOffice antes de comenzar:
- Los clientes que trabajan con Surf Office reciben ayuda para elegir el destino y el lugar. Luego ayudamos con todo el proceso de planificación del retiro.
- Si bien intentamos hacer todo lo posible para ayudar, ciertas decisiones dependen en última instancia del cliente.
- No participamos en la “parte laboral” del retiro. Cada cliente decide qué quiere hacer durante su estancia fuera de las instalaciones y nosotros planificamos toda la logística en torno a ello.
#1 No investigar antes de votar sobre la ubicación y las fechas
Es fácil entusiasmarse con tu próximo offsite e intentar recopilar rápidamente comentarios de tus colegas sobre sus preferencias de fecha y ubicación.
Esto puede generar una larga discusión que produzca toneladas de ideas. Tus colegas harán campaña para sus destinos favoritos y comenzarán a compartir todas sus bodas, aniversarios familiares y vacaciones planeadas.
Esto es abrumador, pero lo más importante es que no desencadena una discusión productiva.
Es posible que ya hayas adivinado el enfoque correcto: realiza una investigación usted mismo o con un pequeño equipo de personas.
Después de eso, podrás proponer un número limitado de opciones de votación para toda la empresa. Recomendamos comenzar con la ubicación y luego seguir con las fechas.
Enlaces útiles:
- 7 Formas de elegir el lugar de tu próximo retiro empresarial
- ¿Cuándo deberías empezar a planificar tu próximo retiro?
#2 Combinar dos ubicaciones para tu retiro
Es difícil no entusiasmarse con todas las ubicaciones posibles que puedes visitar en el próximo offsite de tus sueños.
A veces estos lugares están “convenientemente” cerca uno del otro, lo que puede hacerte preguntar: ¿Qué pasa si pasamos tres días en un lugar y luego nos trasladamos a otro durante el resto del retiro?
A menudo recibimos este tipo de solicitudes de clientes que quieren combinar Lisboa y Ericeira, ya que están a sólo 30 minutos en coche entre sí.
Un retiro de empresa no es un viaje por carretera.
Imagínate toda la logística, check-in/check-out, traslados, etc. Tanto tiempo perdido que mejor podrías invertirlo en hacer team bonding o talleres productivos.
Sin mencionar que es posible que algunos de tus colegas no sean muy aficionados a viajar en general.
La intención detrás de combinar dos ubicaciones es mejorar la experiencia del retiro, pero esto generalmente logra lo contrario.
#3 Distancia de un gran aeropuerto internacional
Cuando viajas solo, estás dispuesto a esforzarte un poco para llegar al destino de tus sueños.
Pero cuando organizas un viaje para tus compañeros, tu objetivo es minimizar el esfuerzo para que todos lleguen al destino. Eso significa evitar horas extras en el tránsito desde el aeropuerto hasta la ubicación final.
Esto es especialmente importante para los compañeros que no pudieron volar directamente y ya han pasado horas en un avión.
Una vez que el avión aterriza, quieren llegar al destino final y disfrutar de un poco de descanso. No esperes a que todos suban a un autobús o alquilen coches y conduzcan otras 2 horas o más. Es agotador.
La gran mayoría de nuestros lugares de retiro se encuentran a 1 hora en auto desde el aeropuerto. Hemos descubierto que unos 30 minutos son óptimos. La desventaja, por supuesto, es que esto limita drásticamente el número de destinos posibles.
#4 Demasiados objetivos
En Surf Office siempre te recomendamos que tengas un objetivo principal para tu retiro.
Los objetivos más comunes son:
- Team building: para generar confianza y vínculos interpersonales entre tus colegas. Esto es extremadamente importante para los equipos remotos.
- Visión: para que los equipos de liderazgo hablen sobre la empresa, su futuro y obtengan una visión general de su situación actual y del panorama de la empresa.
- Retiros estratégicos o tácticos: estos están diseñados para que los equipos dentro de la empresa se reúnan y resuelvan un problema específico (perfectos para sprints de diseño, hackathons, talleres).
Es fácil entusiasmarse y crear múltiples objetivos. Y el resultado es exactamente lo que esperarías: no lograr ninguno de ellos.
Esto no significa que si tu retiro se centra en un hackathon, no puedas organizar actividades de team-building. De hecho, generalmente recomendamos incorporar una o dos actividades de team-building en cualquier tipo de offsite.
Realmente se trata de concentrarse y comunicar un objetivo a toda la empresa.
#5 Elegir un lugar al que sea difícil llegar
Elegir el lugar para tu retiro parece una tarea divertida. Pides la opinión de todos tus compañeros y luego eliges una o dos de las opciones más populares.
Sin embargo, estos lugares suelen ser de difícil acceso para muchos de tus colegas. Ya hablamos de la distancia desde el aeropuerto internacional. Pero primero hay que llegar allí.
¿Todos ya están agotados al llegar y esperas que sean productivos y sociables en los próximos días fuera de sus instalaciones? No va a pasar.
A veces vale la pena el esfuerzo para offsites más largos, especialmente si se trata de un lugar con el que todo el mundo sueña. Pero en la mayoría de los casos es muy ineficiente.
Una buena solución para evitar lugares tan difíciles de llegar es utilizar un Location Finder.
Agrega las ubicaciones actuales de tus colegas y la herramienta calculará el lugar óptimo para reunirse en función de los horarios de los vuelos y los traslados.
#6 Offsite demasiado corto
Organizar un offsite es un gasto importante para la empresa, que sólo aumenta cuanto más tiempo permanezcas. Puede haber un impulso por parte del equipo ejecutivo o de finanzas para reducir costos, y es fácil caer en la trampa de hacerlo demasiado corto.
En primer lugar, debes tener una visión clara de lo que quieres lograr durante tu retiro, luego define una breve agenda para entender cuántos días necesitas.
Recomendamos un mínimo absoluto de tres días y dos noches si llevas a todos al destino.
Más lectura: Cómo estructurar el retiro de tu empresa
#7 No cumplir con el horario
Diseñar tu agenda offsite a última hora es un error muy común. Probablemente se te ocurra un plan decente de todos modos, pero siempre te atormentará la idea de que podría haber sido mejor.
Es posible que haya algunas fallas en tu plan que solo notarás una vez que estés en el sitio durante el offsite. Y ese es el momento en el que empiezas a improvisar. Quizás eso es lo que siempre has hecho durante tus primeros retiros de startups cuando el equipo era pequeño.
Improvisar simplemente no funciona con un grupo más grande de personas.
Consejo:
- Evita la confusión: no intentes cambiar la agenda en el último momento.
- Asegúrate de que las personas sigan la hora de inicio de cada sesión y actividad. Si hay 50 personas esperando durante 10 minutos, son más de 8 horas de tiempo perdido en total.
#8 Centrarse demasiado en la fiesta
Reunir tu equipo remoto a menudo implica socializar y crear vínculos de equipo.
Así que ir a tomar unas copas y salir de fiesta parece la forma más fácil de hacerlo.
No tenemos nada en contra de la fiesta, pero cuidado con cómo la incorporas a tu agenda:
- Hay mucha emoción el primer día cuando todos se reúnen.
- El primer día es el peor momento para salir de fiesta a menos que quieras arruinar tu programa para el día siguiente. De todos modos, algunas personas se quedarán más tiempo para tomar una copa, por lo que no es necesario planificarlo para toda la empresa.
- El último día es el que mejor funciona para una fiesta.
#9 Agenda increíblemente repleta
Este podría ser el error más común que cometen los organizadores.
Tiene sentido que quieras lograr mucho en muy poco tiempo.
Tu startup acaba de completar una gran ronda de inversión recientemente, el equipo está creciendo, el equipo de ventas la está rompiendo y ¡están todos muy entusiasmados!
Un offsite debe ser una experiencia energética e inspiradora para tus empleados, pero no deseas agotarlos por completo.
Si necesitan tomarse algunos días libres después de estar offsite, entonces probablemente tu agenda estaba demasiado apretada.
Cómo agotar a tus colegas durante un offsite:
- No hay pausas adecuadas en tu agenda
- No hay “tiempo para mí”: la gente solo quiere tener algo de tiempo libre para dar un paseo corto, hacer FaceTime en familia o simplemente tomar una siesta corta.
- Demasiadas actividades de team-building: tu intención de construir amistades resulta contraproducente si juntas demasiadas de ellas
#10 Limitando tus opciones
Lo hemos visto con demasiada frecuencia: los clientes acuden a nosotros con fechas y presupuestos inflexibles.
Esto normalmente reduce el 95% de las opciones.
Tal vez el CEO mencionó que el retiro debería ser la primera semana de agosto y tú tuviste una visión de túnel, lo que hizo ignorar otras posibles fechas en septiembre u octubre. Más flexibilidad significa más lugares disponibles y probablemente un “trato” mucho mejor.
Nuestros expertos en retiros estarán encantados de guiarte a través de las opciones durante una llamada inicial. Luego te enviamos propuestas que puedes considerar o descartar. No es necesario tomar decisiones fijas al comienzo de tu exploración.
Por favor, no te sientas disuadido ni desmotivado.
Puedes cometer todos estos errores y aun así pasar un buen rato, así que no te preocupes por planificar tú mismo tu próximo offsite.
Pero si logras evitarlos, puedes hacer que tu offsite sea realmente asombroso.
Surf Office ha ayudado a cientos de empresas a simplificar todo el proceso de búsqueda de lugares y planificación de retiros.
No dudes en comunicarte con nosotros si necesitas ayuda con tu próximo offsite épico.
