¿Estás organizando tu primer retiro?
¿O ya tienes experiencia y te sientes seguro de volver a hacerlo porque todo salió bien la primera vez?
Llevamos casi 10 años organizando actividades offsite de empresa y durante este tiempo hemos conocido a una buena cantidad de planificadores "hazlo tú mismo" de retiros.
Algunos han tenido suerte y han obtenido un gran éxito, mientras que otros han sufrido enormes pérdidas financieras debido a circunstancias imprevistas.
Para aumentar tus posibilidades de éxito, enumeramos los problemas más comunes al planificar un retiro tú mismo.
1. El lugar cancela a última hora
Justo cuando crees que lo tienes todo planeado, el lugar cancela en el último momento.
Y no tienes ningún alojamiento de respaldo.
Esto parece una pesadilla, pero sucede con más frecuencia de lo que podrías esperar.
Los hoteles pueden cancelar tu reserva porque tienen una propuesta de grupo más atractiva y, con Airbnb, esto sucede aún más a menudo.
Entonces, debes comenzar a buscar hotel nuevamente, 3 semanas antes del retiro y estás mucho más limitado con la ubicación porque ya reservaste vuelos y todos los demás servicios.
Como resultado, pagarás más de lo planeado y tu experiencia se verá comprometida.
Reservar alojamiento a través de un planificador externo evita este posible error. Los hoteles no cancelan reservas a socios a largo plazo como Surf Office porque saben que no les traeríamos ningún otro grupo nuevamente.
2. Costos ocultos
Es común que los hoteles agreguen tarifas e impuestos adicionales durante el proceso de planificación offsite. Y cualquier cambio en una reserva es ridículamente caro.
Es casi imposible firmar un contrato con un hotel que sea favorable para ti si es la primera (y probablemente la última) reservando el lugar.
Surf Office tiene asociaciones a largo plazo con hoteles. Siempre te mostramos el precio total al principio, sin sorpresas. Aquellos que organizan un retiro ellos mismos normalmente pagarán más que aquellos que organizan su retiro con Surf Office.
3. Proveedores de actividades poco confiables
Comprender la calidad del servicio para grupos corporativos es extremadamente difícil de evaluar a partir de reseñas en línea porque generalmente las escriben clientes individuales.
Imagínate tener un grupo de 50 personas esperando un recorrido. El guía no aparece y nadie contesta el teléfono. Suena como una pesadilla, ¿verdad?
Esto sucede todo el tiempo.
Surf Office ha establecido relaciones a largo plazo con proveedores de actividades probados y examinados, lo que minimiza problemas como este. Además, siempre tenemos una copia de seguridad.
4. Elegir actividades y restaurantes equivocados
Reservar un retiro tiene matices muy diferentes a reservar unas vacaciones.
Hay muy pocos restaurantes que acepten reservas de grupos Y ADEMÁS ofrezcan buena calidad. Algunas actividades parecen interesantes pero no tienen sentido para un grupo, etc.
Estas malas experiencias se agravan cuando haces planes para un grupo grande.
A menudo escuchamos cosas como: "Pero uno de nuestros colegas conoce muy bien la zona".
A lo que respondemos: “¿Cuántas veces tu colega ha reservado una actividad de team building para 50 personas?”
Con nuestra experiencia local, hacemos que tu retiro sea épico recomendandoactividades de trabajo en equipoque ya han sido probados por cientos de clientes.
5. Cientos de horas desperdiciadas comunicándote con proveedores
Hilos de correo electrónico interminables o, peor aún, proveedores que no responden en absoluto.
Mensajes de Whatsapp a medianoche. Facturas falsas. No hay respuestas después del pago. Llamadas telefónicas sin respuesta...
Todos los vendedores quieren un pago por adelantado. Pero, ¿cómo puedes entregarles el dinero si no confías en ellos?
Con Surf Office, no hay intercambio de correos electrónicos ni llamadas con proveedores. La facturación se simplifica y tu planificador de retiros exclusivo es el único punto de contacto. Tu reserva está 100% garantizada (pase lo que pase, siempre tenemos un respaldo) y puedes dedicar tu tiempo a planificar un programa interno.
6. Condiciones climáticas desfavorables
Has pasado meses planificando tu itinerario de retiro perfecto: una semana en la playa donde la gente puede disfrutar de actividades como surf, voleibol de playa y cócteles al aire libre.
Parece que nada podría salir mal... hasta que te das cuenta de que se pronostica una tormenta tropical durante toda tu estadía.
Nuestros experimentados planificadores de retiros monitorean cualquier posible problema imprevisto, como las condiciones climáticas. Si vemos que se avecina una tormenta y la mayoría de tus actividades se realizan al aire libre, organizaremos rápidamente opciones alternativas en interiores para que tú elijas y coordinaremos con los proveedores para obtener reembolsos por las actividades que no se llevarán a cabo.
7. Traslados fallidos
Los traslados son una de las partes más desafiantes de la planificación de un retiro. Incluso para nosotros, después de organizar cientos de retiros. Encontrar una empresa de traslados confiable es una cosa, pero si eres un equipo remoto y tus compañeros llegan en horarios distintos, programar todo esto es una “bestia” distinta.
En cada ubicación de Surf Office tenemos más de 3 socios de transferencia confiables con los que trabajamos a largo plazo y dependen del volumen que les enviamos cada año. Los retiros para empresas remotas son nuestro pan de cada día. Eliminar retrasos en las transferencias programadas es nuestra principal prioridad.
8. Tu administrador de eventos interno deja de estar disponible
Digamos que tienes una persona interna capaz de organizar un retiro. Quizás ese seas tú.
En primer lugar, es una presión inmensa ejercer sobre esa persona. Porque los directores ejecutivos esperan nada menos que una retirada PERFECTA.
¿Pero qué pasa si esa persona se enferma o deja la empresa?
En estas situaciones, es necesario tener una copia de seguridad.
Hemos visto docenas de ejemplos en los que el punto de contacto de un cliente no pudo continuar a mitad de la planificación de un retiro. Aunque nos encargamos de toda la logística, siempre fue muy difícil para la empresa encontrar un respaldo y gestionar el resto.
Surf Office cuenta con un equipo de planificadores de retiros que pueden reemplazarse fácilmente entre sí en cualquier momento.
Surf Office te ayuda a encontrar el lugar adecuado y se encarga de toda la logística. Pero nuestro mayor valor es asegurarnos de que nada salga mal durante tu retiro. Se podría decir que está comprando un “seguro”.
