Las conferencias son una parte importante para desarrollar tanto tus habilidades profesionales como tu negocio. Ofrecen la oportunidad de establecer contactos, aprender de los líderes de la industria, reunirse con los que toman las decisiones y pasar tiempo con personas con ideas afines. Sin embargo, no son baratas.

El costo promedio de una conferencia industrial o académica es de aproximadamente $1000 y, por lo general, eso no incluye los costos asociados, como vuelos o comida. Por lo tanto, los asistentes (y posiblemente sus empleadores) tienen expectativas altas. Es esencial que los planificadores y organizadores de conferencias hagan todo lo posible no solo para involucrar a los asistentes, sino también para brindarles una experiencia por la que se alegrarán de haber pagado y a la que querrán regresar el próximo año. Aquí presentamos 30 de nuestras ideas favoritas para hacer que tu conferencia sea más interesante.

Actividades atractivas de conferencias presenciales

1. Equipos de mesa

Este es un concepto simple que se puede aplicar a todo un evento y agregarle un toque extra. Es ideal para conferencias de un día en las que las personas se sientan en la misma mesa durante la mayoría de las actividades. Pide a las personas de la mesa que se presenten y piensen en un personaje de equipo. Pueden pensar en un nombre, una mascota, cualquier cosa que los diferencie de las otras mesas. Haz que cada mesa elija un representante que pueda compartir las opiniones o ideas del grupo durante los ejercicios. Esta es una manera fácil de desarrollar cierta cohesión natural entre las personas en tu evento y ayudarlos a desarrollar nuevas amistades en el camino. Incluso puedes dedicar unos minutos a actividades de team building para que todos disfruten de una relación más fuerte.

2. Búsqueda del tesoro

Una búsqueda del tesoro es casi siempre una gran incorporación a un evento. Puedes hacer que la gente explore sus alrededores, conozca una nueva oficina o ciudad y se conozca entre sí. Si quieres que las cosas sean realmente sencillas, puedes hacer una versión de una búsqueda del tesoro digital, por ejemplo, una búsqueda del tesoro con fotografías en la que la gente solo use sus teléfonos y no necesite moverse físicamente.

3. Tablero de anuncios del equipo

Para esta actividad, deberás proporcionar a cada mesa una pizarra blanca o un tablero de corcho. Los asistentes pueden usar este espacio para compartir comentarios, lecciones aprendidas, información de contacto comercial o mensajes. Esto aumenta la cantidad de participantes de la mesa que pueden establecer contactos y conectarse entre sí, así como recordar puntos importantes compartidos a lo largo del día.

4. Juegos de trivia

A todo el mundo le encantan los juegos de trivia, así que ¿por qué no añadirlos a tu evento de conferencia? Es una buena manera de promover una competencia amistosa y de ayudar a la gente a absorber nueva información. La mayoría de los líderes de conferencias consideran que los juegos de trivia son una forma eficaz de aumentar la participación. Los temas de los juegos de trivia pueden variar desde temas relevantes para la conferencia hasta películas, deportes, cultura pop... ¡lo que creas que interesaría a los asistentes!

5. Mesas redondas

Un panel es una excelente manera de aumentar la interacción y el compromiso, a la vez que se enseña y se brinda información relevante. En lugar de tener una sesión tipo conferencia en la que se habla a la gente, puedes invitar a algunos expertos o líderes de opinión a sentarse al frente de la sala para tener una discusión guiada. Debes elegir algunos temas con anticipación y darles una agenda, pero dejar que la conversación fluya naturalmente. Asegúrate de dejar suficiente tiempo para preguntas y respuestas, ya que es probable que el diálogo genere algunas ideas y preguntas de los asistentes a la conferencia.

6. Pregúntame cualquier cosa

Una actividad divertida pero productiva en una conferencia es una sesión de “Pregúntame cualquier cosa”. Para esta idea, necesitarás contar con un experto que tenga conocimientos y sea agradable, y que se sienta cómodo frente a una multitud. Luego, los asistentes deberían poder preguntar lo que quieran (dentro de lo razonable). Los temas pueden abarcar no solo el tema de la conferencia, sino también la vida personal, los deportes, los pasatiempos, cualquier cosa (como lo indica el nombre).

7. Mapa de calor humano

Puedes crear un espectrograma humano haciendo que todos los asistentes se pongan de pie. Luego, harás preguntas y los participantes deberán responder caminando hacia el área de la sala que indica su respuesta. Esto creará agrupaciones naturales para que los asistentes puedan tener una visión de las similitudes y también de la diversidad de las personas presentes. Puedes basar las preguntas en aspectos como la geografía, los pasatiempos, el puesto de trabajo o incluso los resultados que desean obtener de la conferencia.

8. Rompehielos

These simple questions are always a great idea; many would consider them a must for any conference or event. You can use these in the beginning of the general conference, or in each breakout session. This is an easy way to begin various sessions, and they only take a  few minutes and no preparation. Of course, icebreakers offer a great way for attendees to meet and interact with each other too, which is an important feature of a successful conference. Make sure to follow our blog for hundreds of unique icebreaker and team warm-up games (and large group energizers, too). 

9. “Mesas musicales”

Este es un juego basado en el juego de las sillas musicales de la infancia. ¿Recuerdas la actividad en la que sonaba la música y los participantes se movían a otra silla antes de que se acabara el tiempo? Para este juego, haz que todos se dividan en pequeños grupos en una mesa. Lo ideal sería que no hubiera más de 10 o 12 personas por mesa. Comienza cada sesión haciendo una pregunta específica y da a la mesa 10 o 15 minutos para debatir. Luego, cada miembro del grupo debe levantarse y moverse a otra mesa. Esto debe continuar hasta que cada persona haya tenido un turno en varias mesas y haya podido debatir sobre varios temas. Una versión única de esta idea es obtener las preguntas para debatir con antelación. Puedes enviar un correo electrónico antes de la conferencia pidiendo a los asistentes que envíen sus preguntas más urgentes y que elijan entre ellas; de esa manera, puedes estar seguro de que lo que se está debatiendo ofrecerá un valor real a los presentes.

10. Círculo de discusión

Esta actividad interactiva permite que las personas participen en la medida que prefieran. Establece varias áreas en el lugar del evento, con temas específicos para cada área. Los participantes se colocarán en un círculo y luego se invitará a cada uno a pasar dentro del círculo y compartir sus pensamientos. Por supuesto, nadie debe monopolizar la conversación y algunas personas pueden preferir no dar un paso adelante en absoluto. Pero para quienes lo hagan, esta es una buena manera de permitir que las personas compartan sus pensamientos y opiniones de manera interactiva.

11. “Citas de ideas”

Esta actividad requiere algo de trabajo previo a la conferencia, pero valdrá la pena por la experiencia que ofrece a los asistentes. Empieza unas semanas antes del evento y envía un correo electrónico a todos los asistentes para obtener preguntas específicas o para compartir en qué temas son particularmente competentes. Luego, puedes comparar las respuestas para unir a las personas en grupos pequeños una vez que lleguen al evento. Una vez que hayas emparejado a los participantes en función de sus respuestas, los asistentes pueden conectarse con sus "emparejamientos" y programar un tiempo para reunirse en persona. Esta es una excelente manera de que las personas adquieran nuevos conocimientos mientras conocen a personas con ideas afines. También garantiza que obtendrán valor de la conferencia, ya que se asegurarán de tener debates basados en sus intereses específicos.

12. Registro a mitad de la conferencia

Es importante que te pongas en contacto con los asistentes para ver cómo van las cosas. De esta manera, podrás descubrir si necesitas hacer algo más para mantener el interés de todos. Puedes hacerlo en persona durante el día, haciendo que un facilitador hable frente al grupo, o puedes crear una versión digital haciendo una encuesta a las personas a través de sus teléfonos celulares. Luego, también puedes adaptar las preguntas a tu audiencia. Esto será una retroalimentación valiosa no solo para la conferencia inmediata, sino también para cualquier otra que planees realizar en el futuro.

13. Curiosidades sobre viajes

¿Tu conferencia atrae a un público internacional? ¿O incluso a un público de todo el país? Si es así, aprender más sobre el lugar de procedencia de los asistentes puede ser divertido y educativo. Crea preguntas de trivia basadas en lo que sabes sobre las ciudades de origen de los asistentes. Puedes crear un juego visual interesante mostrando imágenes de lugares famosos y haciendo que la gente adivine. O bien, puedes hacer varias preguntas geográficas y ver quién parece saber más. Puntos extra si ofreces un premio al ganador.

14. Reconocimiento del patrocinador

La mayoría de las conferencias no son posibles sin patrocinadores generosos. Asegúrate de que sientan el cariño dándoles las gracias públicamente durante la conferencia. Si bien el reconocimiento es fundamental, suele ser una parte aburrida del evento para los asistentes. Por eso, es una buena idea hacerlo de manera rápida y eficiente. Recomendamos que todos retengan los aplausos hasta el final y luego hagan un gran aplauso para los patrocinadores. Asegúrate de tener muchos elementos visuales, incluido un cartel grande o una diapositiva con el logotipo de cada patrocinador mientras compartes su nombre con la multitud.

15. Charlas magistrales

¿Alguna vez has visto a un experto hablar y te has sentido casi como si fuera una celebridad? Si sabes lo impresionante que puede ser una sesión de presentación, imagina lo mucho que tus asistentes agradecerán poder sentarse con el orador y hablar con él de forma más directa. Puedes crear un entorno más informal en el que el orador converse con un moderador que haga preguntas y luego los asistentes tengan la oportunidad de enviar preguntas también. Si utilizas una herramienta de conferencia interactiva, puedes recopilar preguntas a través de la plataforma y luego usarlas también en la discusión. De esta manera, puedes crear una conversación integral, en la que los asistentes sean parte de la experiencia y no solo estén al tanto de ella.

16. Concurso de fin de conferencia

Otra forma de evitar que los asistentes se sientan demasiado pasivos es hacerles preguntas sobre lo que han aprendido en la conferencia hasta el momento. Elige un formato de concurso común, como el Juego de los recién casados, y pide a un moderador que dirija la actividad. También puede sondear a la audiencia para obtener más ideas de preguntas. Esta es una forma divertida de cerrar la conferencia y recapitular las conclusiones principales.

17. Café del mundo

Para esta actividad, todos se dividirán en grupos más pequeños y se sentarán en una mesa. Es un concepto similar al juego de mesa musical, solo que en cada sesión solo una persona se mueve de la mesa. Cuando llegue a una nueva mesa, debe convertirse en el "anfitrión" y moderar una nueva discusión. De esta manera, los asistentes seguramente experimentarán una amplia variedad de discusiones de temas, así como la posibilidad de conocer gente nueva.

18. Clínica de expertos

Muchas veces, la gente asiste a conferencias para obtener soluciones adaptadas a los desafíos o problemas actuales. Para agregar más valor a los asistentes, bríndales a todos la oportunidad de reservar una cita individual con un experto de la industria. Cada persona puede consultar con ellos durante unos 10 a 15 minutos. Distribuye estos espacios a lo largo del evento para brindarles a más personas la oportunidad de participar. De esta manera, pueden recibir consejos personalizados y útiles que se llevarán consigo.

19. Sala de soluciones

Similar a la idea anterior (pero con un poco más de tiempo invertido), esta actividad ofrece otra oportunidad para obtener asesoramiento personalizado. Para esta idea, organiza varias mesas de aproximadamente 8 personas y deja que cada asistente escriba su problema particular. Luego, toda la mesa debe ponerse de pie y moverse un asiento hacia la izquierda. Cada persona tiene 7 minutos para escribir soluciones al problema que tiene frente a ella. Repite hasta que todos estén nuevamente en su propio asiento. Esta puede ser una forma realmente memorable de dejar a los asistentes con soluciones prácticas.

20. Piensa, forma parejas y comparte

Si deseas que los asistentes experimenten una inmersión profunda en un tema en particular, esta actividad resultará útil. Comienza con una pregunta de encuesta que invite a la reflexión y luego da a las personas 2 minutos para pensar y votar. A continuación, forma parejas de personas que tengan un voto opuesto (es decir, dos personas con votos opuestos). Luego, cada persona debe dedicar un tiempo a debatir e intentar convencer a su compañero de su propia opinión. La actividad termina con otra votación en la que puedes ver cuántas personas han cambiado de opinión.

21. Sesión de presentación

Esta idea de evento es popular en las conferencias de empresas emergentes. En estas sesiones, los emprendedores en formación intentan presentar una idea a un grupo. Dales a las personas suficiente tiempo para preparar sus ideas comerciales y de marketing, y luego promuévelas ante un panel que juzgará las presentaciones. Si quieres que sea más interesante para todos los asistentes, también puedes darles voz. Simplemente crea una encuesta que pregunte cuál es su favorita una vez que todo haya concluido, o incluso puedes ofrecer encuestas después de cada sesión para obtener comentarios más específicos (lo que puede ser realmente útil para los presentadores).

Ideas para conferencias virtuales

22. Utiliza preguntas de encuesta

Siempre que sea posible hacer que los asistentes se sientan parte de los acontecimientos , es algo genial. Las encuestas son la manera perfecta de comenzar o finalizar una conferencia y ofrecen un descanso y un tema de conversación en el medio. Las encuestas son una excelente manera de interactuar y también puedes hacerlas divertidas. También puedes usar las encuestas como un rompehielos para comenzar.

23. Bolsas de regalo para eventos virtuales

Las conferencias virtuales se han vuelto más populares desde la pandemia. Si quieres comenzar de una manera memorable, envía bolsas de regalo a las casas de cada invitado. Asegúrate de que las bolsas tengan un obsequio de bienvenida junto con los materiales que necesitan para todas sus sesiones. También puedes incluir tarjetas con preguntas o afirmaciones para debatir que puedan usar para iniciar conversaciones con otros asistentes.

24. Concursos en redes sociales

Esta es una buena manera de agregar un poco de diversión a los eventos remotos, aunque también se pueden usar para conferencias en persona. Comienza creando un hashtag simple para tu evento. Luego, hazles una pregunta a los asistentes. Por ejemplo, pídeles que envíen una foto de la sesión de la que acaban de salir o con una persona nueva que conocieron en el evento. Luego, puedes usar las publicaciones como entradas para una especie de sorteo (con premios geniales para alentar la participación).

25. Cata de cerveza virtual

Esto crea una oportunidad única para que los asistentes se conecten. Puedes organizar una sesión y enviarles todo el material necesario para que puedan participar en el horario acordado. También necesitarás a alguien que sea experto en cerveza y que pueda guiar la cata desde una plataforma virtual. También puedes incluir temas de debate divertidos, como lecciones de historia o consejos para la elaboración de cerveza. Esta actividad definitivamente tiene costos asociados más altos que muchas otras actividades, pero si tienes algo de presupuesto, es bastante memorable y agradable para los asistentes al evento.

26. Presentadores de estaciones de radio

Ayuda a los asistentes a acceder a varios expertos en un mismo evento. Para ello, tendrás que equipar a todos con auriculares inalámbricos que tengan diferentes canales. Cada experto tendrá su propio canal y todos los participantes podrán elegir el canal que quieran sintonizar. De esta forma, puedes asegurarte de que los invitados conozcan lo que realmente les importa.

27. 20 segundos para 20 diapositivas

Esta actividad es una forma de bombardeo de datos en la que los asistentes pueden aprender un poco sobre muchos temas diferentes. Pide a varios oradores que preparen presentaciones breves que incluyan 20 diapositivas y que utilicen 20 segundos para repasar cada diapositiva. Esto les da a los oradores aproximadamente 7 minutos para hacer su presentación y cada una debe incluir un análisis profundo y breve de una idea, un producto o un problema.

28. Resolución de situaciones específicas

Para ofrecer más valor a los asistentes a la conferencia, proporciónales soluciones reales y debates profundos. Piensa en algunos escenarios diferentes que sean relevantes para su campo y luego haz que las mesas los debatan. Puedes elegir entre desafíos laborales diarios u obstáculos más serios y específicos. Luego, dales a todos media hora para que propongan sus mejores soluciones y las compartan con el grupo. Asegúrate de que cada mesa tenga la oportunidad de compartir para que todos los presentes puedan beneficiarse de diferentes perspectivas.

29. Herramientas de transmisión en vivo

Las preguntas y respuestas tradicionales en las conferencias pueden plantear muchos problemas. Puedes facilitar las cosas recopilando las preguntas más relevantes y eliminando también el miedo escénico que la gente pueda tener al hacerlas. Mediante plataformas tecnológicas específicas, los asistentes pueden enviar preguntas y luego votar a favor de las que más desean que se respondan. Las personas pueden hacerlo de forma anónima o con un nombre, y el moderador puede poner la pregunta en la pantalla de presentación para que todos la vean mientras la responden.

30. Software de redes

Ayuda a tus asistentes a conocer a personas específicas implementando un software de networking antes del evento y promocionándolo entre sus asistentes. Piensa en ello como una especie de herramienta de búsqueda de pareja para empresas, donde los participantes pueden indicar sus habilidades, su función y lo que están buscando. En función de eso, el software les asignará las personas adecuadas. Los asistentes a tu evento apreciarán que les brindes esta oportunidad para establecer contactos y conocer a otras personas, ya que gran parte del retorno de la inversión de una conferencia depende de a quién conozcas allí.

Obtén ayuda para planificar una conferencia que valga la pena

Existen distintos tipos de conferencias para distintos públicos. Puedes encontrar una conferencia para todo, desde educación hasta B2C, B2B, team building, networking, etc. Algunas grandes empresas organizan su propia conferencia para “todos” (a menudo llamada cumbre de la empresa) en la que reúnen a personas de todo el país o incluso del mundo. Se trata básicamente de sólidos eventos de team building para grupos grandes en los que tu personal puede disfrutar conectándose y aprendiendo con otras personas de tu empresa.

Obviamente, este tipo de eventos son una gran tarea. Consigue ayuda profesional con la logística para organizar un evento que entusiasme a los asistentes. Surf Office puede ayudarte con la planificación, organización y ejecución para que puedas organizar un evento de team building atractivo que incluya networking, aprendizaje y mucha diversión.