El nuevo año supone un nuevo comienzo para muchas empresas. Los propósitos de año nuevo no se aplican sólo a las personas. Ahora es cuando muchas empresas se fijan objetivos y comparten su visión de crecimiento. Los empleados son especialmente productivos después de las vacaciones de invierno.
La nueva energía que marca el inicio del año puede desvanecerse al cabo de un tiempo. Para mantener el impulso, comience a planificar su próximo retiro empresarial. Un retiro de empresa puede:
- Elevar la moral
- Ayudar a los equipos a trabajar hacia un objetivo común
- Crear equipos más fuertes que se comuniquen mejor
- Ayudar a los trabajadores remotos a conocerse entre sí
Ahora es el momento de preparar y aprobar el presupuesto de tu próximo retiro de empresa. A medida que elaboras tu presupuesto operativo general, reserva algunos fondos para utilizarlos en un retiro offsite. El presupuesto que necesitas depende de una variedad de factores. Estos factores incluyen:
- El objetivo del retiro ( trabajo o team building )
- La ubicación ( Europa o EE. UU .)
- El lugar
- El número de personas
- Costos de transporte
- Actividades en equipo
- La duración del retiro
En Surf Office, hemos organizado decenas de retiros empresariales. Tenemos mucha experiencia de primera mano en la planificación y fijación de precios de retiros. Hemos aprendido que el mayor gasto suele ser el de alojamiento. Como resultado, comenzamos considerando la ubicación, el tamaño del equipo, la duración del retiro y el precio por persona por noche.
No es necesario ser un experto en planificación de retiros para estimar el presupuesto. Existe una fórmula simple que puede brindarte una buena estimación a partir de la cual trabajar.
Utiliza la fórmula básica:
Precio por persona por noche x número de noches x número de personas = primera estimación del presupuesto.
Luego agregue la estimación de transporte y un margen adicional del 20 % para obtener una estimación final. O simplemente use la calculadora de presupuesto de retiro gratuita de Surf Office para comenzar.
Cómo planificar tu presupuesto
Hay una serie de factores a considerar al presupuestar el retiro de su empresa. Nuestra experta en retiros, Jolanda, recomienda empezar por la ubicación.
“Elegir la ubicación adecuada es probablemente la decisión más importante que se debe tomar. Hay muchas ubicaciones en Europa que son económicas y al mismo tiempo ofrecen una experiencia increíble fuera del sitio”, dice Jolanda.
La ubicación adecuada para tu offsite depende en gran medida de dónde se encuentre tu empresa. Por ejemplo, considera lo que estas empresas reales gastaron en retiros con Surf Office (el precio no incluye vuelos ni costos de viaje):
Escenario 1:
Equipo con sede en la UE que viaja dentro de la UE
- Tamaño del equipo: 14
- Duración del retiro: 3 días
- Tipo de lugar: Apartamentos urbanos
- Ubicación del retiro: Praga
- Precio por persona por noche: 140 USD
- Total: 140 USD x 14 x 3 = 5.880 USD
Escenario 2:
Equipo con sede en EE. UU. que viaja dentro de EE. UU.
- Tamaño del equipo: 45
- Duración del retiro: 5 días
- Tipo de lugar: Casa de huéspedes
- Ubicación del retiro: Santa Cruz
- Precio por persona por noche: 290 USD
- Total: 290 USD x 45 x 5 = 65 250 USD
Escenario 3:
Equipo con sede en EE. UU. que viaja a la UE
- Tamaño del equipo: 51
- Duración del retiro: 4 días
- Tipo de lugar: Apartamentos
- Ubicación del retiro: Lisboa
- Precio por persona por noche: 190 USD
- Total: 190 dólares x 51 x 4 = 38.760 dólares
Escenario 4:
Equipo completamente distribuido que viaja a la UE
- Tamaño del equipo: 22
- Duración del retiro: 6 días
- Tipo de lugar: Apartamentos
- Ubicación del retiro: Madrid
- Precio por persona por noche: 140 USD
- Total: 140 USD x 22 x 6 = 18,480 USD
Como puede ver, las ubicaciones europeas suelen tener más sentido desde el punto de vista presupuestario, incluso para equipos total (o parcialmente) distribuidos. Incluso las empresas estadounidenses remotas pueden ahorrar costos, después de agregar los gastos de transporte pero teniendo su retirada en Europa. Para obtener ayuda para elegir una ubicación, pruebe la herramienta Buscador de ubicaciones de Surf Office, que puede recomendar dónde deben reunirse las personas de un equipo distribuido.
Otros factores a considerar al planificar tu retiro
Obviamente, la ubicación es el factor más importante que afectará el presupuesto de tu retiro. La ubicación impulsará tus gastos en estas otras categorías importantes:
Transporte
El transporte es otro gran gasto, junto con el alojamiento. Las empresas europeas pueden evitar los viajes aéreos dentro de Europa si les preocupa su huella de carbono. Las empresas estadounidenses de Silicon Valley pueden reducir sus precios de retirada mudándose a algún lugar cercano como Santa Cruz .
Del mismo modo, es posible que las empresas estadounidenses viajen a Europa con el mismo presupuesto que si viajaran dentro de los EE. UU. y sacar más provecho de la experiencia (consulta el Escenario 2 vs. al Escenario 3, por ejemplo). California es generalmente un lugar más caro que Portugal, por ejemplo. Por lo tanto, el alojamiento, la comida, el espacio de trabajo y las actividades más caras de California compensarán el billete de avión más caro a Portugal.
No olvides incluir en tu presupuesto los traslados al aeropuerto. Los miembros de tu equipo apreciarán la ayuda para llegar desde el aeropuerto hasta el lugar del retiro. Por solo un poco de dinero extra, puedes asegurarse de que todos lleguen a tiempo y que tu agenda pueda completarse.
Alojamiento
El tipo de alojamiento que elijas para tu retiro es importante. Empiece por estimar cuántas personas asistirán al retiro. Luego podrás ver qué opciones están disponibles. ¿Necesitas un hotel de 5 estrellas? ¿Podrías usar ese dinero en lugar de una cena de equipo o una actividad de vinculación? Busque los lugares de retiro de Surf Office para explorar apartamentos, villas, hoteles y más. Si tu presupuesto es muy limitado, compartir habitaciones es la forma más sencilla de reducir costes.
Espacio de trabajo
Si planeas trabajar durante este retiro, es posible que necesites reservar un espacio de trabajo privado o una sala de conferencias. Surf Office dispone de espacios de trabajo con capacidad para hasta 40 personas. Cada espacio está equipado con internet rápido, salas de reuniones y cabinas telefónicas. Decida cuál es el objetivo del retiro de su empresa. Si desea organizar un hackathon o centrarse en la innovación, incluya el espacio de trabajo en su presupuesto.
Comida y diversión
Los retiros de formación de equipos pueden parecer unas vacaciones, pero pueden generar mejores resultados comerciales. Incluso en un retiro centrado en el trabajo , reserve tiempo para divertirse. Haga un presupuesto para comidas de equipo para unir a sus empleados y crear vínculos. Al hacer un presupuesto, averigua si necesitas un servicio de catering completo o solo algunas comidas grupales. Planifica las comidas de tu equipo con anticipación y decide si quieres reservar restaurantes con mariscos, tapas tradicionales españolas, opciones veganas o cualquier otra cocina que a tu equipo le encantaría.
La comida es sólo algo por lo que todos podemos unirnos. Los retiros son mucho más divertidos cuando los colegas dedican tiempo a crear recuerdos. Explora los sabores cerveceros de Praga con un recorrido por una microcervecería, toma clases de surf en el mejor lugar para surfear de Europa en Gran Canaria o incluso practica senderismo en las montañas Catskills . Las actividades en equipo son la forma más rápida de mejorar el espíritu de equipo durante su experiencia fuera del sitio.
Conclusión y próximos pasos
Las empresas que estén planeando un retiro deben saberlo: su presupuesto será mayor en Europa que en Estados Unidos. Hay maneras de planificar un retiro de empresa con un presupuesto ajustado en el sur de Europa y aun así tener una experiencia de buena calidad.
Tomemos, por ejemplo, el coste de Lisboa frente a Santa Cruz . Surf Office en Lisboa puede alojar empresas por 80-250 USD por persona/día, dependiendo de la época del año y la agenda. Surf Office Santa Cruz, por el contrario, estima los costes entre 190 y 350 dólares, lo que es significativamente más alto.
En pocas palabras: puedes optar por productos de gama más alta en el sur de Europa por una fracción del precio que costaría en Estados Unidos. Si está preocupado por su presupuesto en los EE. UU., existen excelentes opciones cerca de centros tecnológicos que podemos hacer que funcionen para usted. Póngase en contacto con Surf Office para comenzar.
