Es hora de reunir al equipo y pensar en grande. Mira más allá de los aspectos prácticos habituales de los negocios y aclara tu estrategia a largo plazo. Quieres mirar el horizonte de la empresa y evaluarlo todo, desde los objetivos del negocio hasta los proyectos que determinarán su futuro.

Sin embargo, para una tarea de esta magnitud, la sala de reuniones habitual no es suficiente. En su lugar, prefiere reunirte en algún lugar fuera de la oficina.

…En otras palabras, deseas organizar una reunión offsite.

Pero, ¿cómo se planifica una reunión externa eficaz que justifique la inversión de tiempo, energía y dinero que implica llevarla a cabo? Hoy lo vamos a descubrir. Continúa leyendo para obtener una guía completa para planificar reuniones offsite efectivas (y cómo tu empresa puede beneficiarse).
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¿Qué es una reunión offsite?

En esencia, una reunión offsite es exactamente lo que parece: una reunión que se lleva a cabo fuera del lugar de trabajo típico.

Sin embargo, la ubicación no es la única distinción. De hecho, la principal diferencia se relaciona con el propósito. En lugar de un simple registro, un anuncio o una reunión all-hands, las reuniones offsite abordan un propósito u objetivo específico. Esto puede implicar que los equipos de liderazgo trabajen juntos para abordar cuestiones estratégicas y un pensamiento amplio. Pero también puede incluir cosas como lanzamientos de productos, hackathons, sesiones de lluvia de ideas y/o creación de una hoja de ruta de producto.

Además, vale la pena señalar que las reuniones offsite no son lo mismo que los retiros para formar equipos. El vínculo de equipo es un componente definitivo, pero es secundario respecto de la reunión en sí. ¡El énfasis en las reuniones offsite es hacer un trabajo real!
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Cómo planificar y organizar una reunión offsite eficaz

Ahora que sabemos cuáles son, pasemos al evento principal: cómo planificar y llevar a cabo una reunión externa efectiva. Énfasis en efectividad. Después de todo, ¡una cosa es organizar una reunión y otra sacar algo de ella! Con demasiada frecuencia, pasa aproximadamente un año y no está claro qué lograron realmente.

Por lo tanto, con trabajo vital por hacer, objetivos que alcanzar y valiosos recursos en juego, es importante prestar especial cuidado y atención al realizar estos eventos. A continuación se ofrecen algunos consejos e ideas importantes que te ayudarán a tener éxito.
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Planificación

El éxito de cualquier reunión offsite a menudo depende de cómo te prepares para ella. Desde organizar el lugar hasta decidir el horario, hay mucho en qué pensar. En esta sección, describiremos cómo planificar adecuadamente tu empresa fuera del sitio:

1. No te demores

Regla número uno: ¡no esperes hasta el último minuto para comenzar a planificar tu reunión offsite! Cuanto antes puedas poner la pelota en marcha, mejor. Recomendamos un período aproximado de dos meses entre los preparativos iniciales y el gran día.

Un primer paso clave es determinar los principales resultados que deseas obtener de la reunión. Por ejemplo, ¿se trata de una reunión general de ejecutivos en la que decidirás los próximos pasos de la empresa? ¿O estás intentando organizar un codefest/hackathon?

Una vez que sepas cuál es su propósito, podrás sumergirte en la maleza: averiguar quién dirigirá la reunión, quién debería asistir, cuánto tiempo debería durar, etc. A partir de ahí, puedes refinar tus objetivos, recopilar los datos internos que puedas necesitar e invitar a los expertos externos que creas que deberían estar allí.

2. Restringir el alcance

Regla número 2: no intentes lograr demasiado. Por muy tentador que pueda ser establecer metas elevadas y abordar un sinfín de problemas, casi siempre menos es más.

Si te extiendes demasiado, corres el riesgo de no obtener nada tangible de la reunión. Es posible que te sientas bien con la larga lista de pasos de acción que has elaborado, pero te falta una estrategia concreta con la que lograr algo.

Un mejor enfoque es restringir el alcance de la discusión y comunicarlo a los asistentes. Esto debería conducir a un conjunto enfocado de iniciativas diseñadas para abordar un problema específico en el negocio.

3. Establecer el presupuesto

Un factor que afectará casi todos los aspectos de tu reunión offsite es cuánto dinero tienes para gastar en ella. Después de todo, es posible que el presupuesto tenga que cubrir todo, desde el transporte y el alojamiento hasta la comida y el lugar de celebración en sí (más sobre estos elementos más adelante). También determinará cuánto tiempo puedes quedarte, adónde puedes ir y cuántas personas pueden asistir cómodamente.

Aquí no hay bien ni mal. El alcance de tu presupuesto dependerá del tipo y duración de la reunión que desees organizar. ¡Lo más importante es configurar uno! Si no lo haces, corres el riesgo de gastar demasiado en una reunión que no está a la altura de su potencial.

4. Recuerda los aspectos prácticos

Una vez que hayas considerado la composición básica de la reunión y quiénes asistirán, puedes comenzar a manejar los aspectos prácticos. Esto incluye cosas como:

• Reservar el lugar
• Organizar el transporte y aparcamiento
• Contratar servicios de catering u organizar otra fuente de alimentos/bebidas

En términos del lugar, asegúrate de que sea a) lo suficientemente grande, b) accesible y c) capaz de admitir cualquier tecnología que vayas a utilizar. Por supuesto, también deberás estar disponible durante toda la reunión. ¿Y la comida? Las cantidades son importantes, pero es aún más vital tener en cuenta las restricciones dietéticas de las personas.

Nuevamente, ¡no dejes esto para el último minuto! Reservar con anticipación garantizará que tengas el espacio y la configuración ideales para tu offsite.

5. Establecer la agenda

Realizar una reunión offsite sin una agenda es como intentar arrear gatos. Es una receta para la confusión, el cronometraje ineficiente y, en última instancia, la falta de resultados. ¡Así que hazte un favor y crea uno lo antes posible! Establece metas para cada día, establece el orden de los eventos y proporciona un límite de tiempo aproximado para cada parte de la reunión.

Sin embargo, ten en cuenta que la estructura también es fundamental. Quizás te guste la idea de dedicar mucho tiempo a los temas y abrir el espacio para la discusión. Lamentablemente, este enfoque fluido puede sofocar la creatividad en lugar de fomentarla.

Para que la conversación avance, recomendamos una agenda con franjas horarias designadas para temas específicos junto con objetivos para cada uno. También podrías tener una o dos preguntas clave para formular y revitalizar la discusión con materiales y/o actividades relevantes.

6. Asignar roles y enviar la agenda

¿Necesitas más de una persona para dirigir la reunión? Si es así, ¿quién está haciendo qué y cuándo? Tiene sentido asignar estos roles al crear la agenda y (después de confirmar que están felices de hacerlo) incluir una nota sobre quién facilita cada sección. Por supuesto, este es un punto discutible si tú u otra persona van a dirigir toda la reunión solos.

¡Ah, y no olvides compartir la agenda con los asistentes! Haz esto aproximadamente una semana antes de la reunión offsite para que las personas puedan familiarizarse con el plan.
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Alojamiento

Bien, avancemos e imaginemos que la reunión está a la vuelta de la esquina. En esta sección, ofreceremos algunos consejos e ideas sobre cómo ejecutarla de manera efectiva.

1. Empieza por presentar el objetivo.

Comienza cada día recordando a los asistentes las metas y objetivos de la reunión. Con suerte, todos habrán leído la agenda y estarán familiarizados con ella de todos modos. Pero no hay nada de malo en reiterar por qué estás allí y qué estás tratando de lograr. Definir el propósito de la reunión debe enfocar la conversación y avanzar hacia las metas que te has fijado.

Del mismo modo, vale la pena volver a incluir a la gente en la agenda a lo largo del día. Esto debería evitar que te desvíes demasiado del tema.

2. Fomentar la interacción

Pocas cosas en la vida son más aburridas que escuchar a alguien hablar durante horas y horas. Te desconectas, pones los ojos en blanco y miras el reloj, deseando que el minutero gire un poco más rápido. Por lo tanto, la regla número uno para organizar una reunión offsite es mantener a la gente interesada. No solo te dirijas a ellos. Habla con ellos.

Esta es otra razón para pensar preguntas y actividades para cada espacio de tiempo de la agenda. Ayudan a estimular la conversación, fomentar la interacción e informar la discusión. Haz todo lo que puedas para mantener la concentración de las personas y terminarás con una reunión más productiva y significativa.

3. Haz descansos regulares

Concentrarse en temas complicados, generar ideas y entablar conversaciones estimulantes es agotador. Protege los niveles de energía de las personas programando descansos regulares. Detenerte para tomar té, café, comida e ir al baño cada pocas horas debería evitar que las personas decaigan.

Consejo principal: recuerda tener clara la duración de cada descanso (incluso podrías marcarlo en la agenda). Cualquier confusión podría provocar retrasos y contratiempos que consumirían el limitado tiempo disponible.

4. Tómate tiempo para crear vínculos en equipo

El objetivo principal de cualquier reunión externa es la productividad. Sin embargo, eso no significa que no puedas incorporar el team-building en la experiencia. Después de todo, ¿con qué frecuencia se reúne tu equipo fuera de la oficina? Ahora que están todos en un solo lugar, es una excelente oportunidad para conocerse.

El team-building ni siquiera tiene por qué estar incluido en la agenda per se. Podría ser tan simple como hacer descansos entre sesiones lo suficientemente largos como para tener una conversación significativa. También puedes asignar asientos en lugar de dejar que todos elijan. Esto garantizaría que las personas se mezclaran y socializaran con colegas diferentes a los habituales.

5. Busca comentarios

Al final de tu reunión offsite, te recomendamos intentar descubrir qué salió bien y qué podría haber sido mejor. Puedes preguntar a los asistentes directamente, darles formularios de comentarios anónimos para que los devuelvan más adelante o ahorrar papel utilizando uno de los muchos sitios web de encuestas de retroalimentación.

Busca comentarios sobre cualquier cosa que parezca relevante. Por ejemplo, ¿qué tan satisfechas estuvieron las personas con la reunión en general? ¿Qué tan productivo lo encontraron? ¿Tienen alguna idea sobre cómo aumentar la productividad la próxima vez? ¿Se divirtieron? Si existiera algo que hubieras hecho diferente, ¿qué sería? Independientemente de los datos que recopiles, serán invaluables para la próxima reunión offsite que lleves a cabo.
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¿Por qué son importantes las reuniones offsite?

¿Todo lo que acabamos de comentar parece demasiado trabajo duro? Bueno, ¡escuchar acerca de los beneficios involucrados podría convencerte de hacerlo de todos modos! Confía en nosotros, organizar una reunión offsite puede brindar una variedad de ventajas convincentes. Aquí hay algunas principales maneras en las que ganarás:

Cambian el estado mental

En primer lugar, trabajar juntos en una nueva ubicación coloca a las personas en un espacio mental diferente.

La reunión se siente significativa. El cambio es refrescante y la novedad apasionante. Ya no se siente como "trabajo". En última instancia, reunirse en un lugar diferente favorece la creatividad, los niveles de compromiso y la claridad de pensamiento necesarios para las tareas en cuestión.

Aumentan la productividad y el espíritu de equipo

El beneficio anterior tiene el efecto dominó de aumentar la productividad y el compromiso, un resultado positivo que se ve realzado por la ausencia de distracciones e interrupciones que puedas enfrentar en la oficina. La resolución de problemas y la lluvia de ideas se vuelven más fáciles y el equipo se marcha sintiéndose fortalecido.

Los asistentes terminan con un nuevo sentido de propósito y unión: satisfechos por lo que han logrado y unidos en aquello por lo que están trabajando.

Proporcionan un descanso de la normalidad

Por supuesto, otra ventaja es el descanso que todos obtienen de su rutina habitual. Hasta cierto punto, las reuniones offsite representan un tiempo alejado del estrés cotidiano de la oficina. Sales con colegas, tienes nuevas conversaciones y aceptas diferentes desafíos.

De esta manera, las reuniones fuera del sitio pueden ser reconfortantes tanto para los empleados individuales como para la empresa en general.
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¿Quieres ayuda para planificar tu reunión offsite?

Las reuniones offsite son poderosas herramientas comerciales para pensar en grande, planificar el futuro, estimular la productividad e impulsar el espíritu de equipo. ¡Sin embargo, no se puede negar cuánto tiempo, energía y recursos se necesitan para organizarse!

Eso, o la preocupación por cometer errores costosos, es lo que te impide tener uno propio. Entonces, Surf Office puede ayudarte. Como expertos en la organización de retiros de trabajo, podrás aprovechar los numerosos beneficios de una reunión offsite sin la molestia de organizarla. Contáctanos hoy para aprender más.